Alegerea software-ului pentru înregistrările de defecte și întreținere

Dacă alegi software pentru scopuri DVSA, nu te opri la o aplicație de raportare a defectelor. Ceea ce contează pentru un manager de transport este dacă sistemul poate păstra o înregistrare completă și defensibilă a întreținerii pentru fiecare vehicul și remorcă, arătând cine a făcut ce și când, și producând dovezi semnate rapid dacă DVSA sau Traffic Commissioner (Comisarul pentru trafic) o cere.

Asta este motivul pentru care sfătuim operatorii să evalueze software-ul pe baza întregii înregistrări a licenței de operator, nu doar pe baza verificărilor zilnice. Un sistem bun ar trebui să lege defectele, inspecțiile, rectificările, datele MOT sau ale testului anual, perioadele VOR, documentele de suport și semnătura șoferului sau a mecanicului într-o singură istorie. Dacă te lasă să gestionezi termenele în foi de calcul sau să urmărești documentele în email, nu își îndeplinește corect sarcina de conformitate.

Ce au nevoie operatorii din Marea Britanie de la înregistrările de defecte și întreținere

Pentru operatorii de bunuri și pasageri din Marea Britanie, înregistrarea defectelor este doar o parte din înregistrarea pe care trebuie să o păstrezi. DVSA așteaptă un sistem clar de întreținere, iar Ghidul pentru menținerea stării de funcționare este standardul practic la care lucrează mulți manageri de transport. Dacă software-ul nu poate susține acel standard, va avea dificultăți când sistemele tale sunt revizuite.

Cel puțin, operatorii trebuie de obicei să păstreze înregistrări pentru vehicule și remorci care acoperă:

• verificările zilnice și defectele raportate
• raportarea defectelor nule, acolo unde este folosită în procesul tău
• datele inspecției de siguranță și rapoartele de inspecție finalizate
• fișele de inspecție pentru întreținerea preventivă
• lucrările de reparare și rectificare
• înregistrările testului de frână, acolo unde se aplică regimului tău de întreținere
• datele și rezultatele MOT și ale testului anual
• citirile odometrului sau măsurile de utilizare folosite pentru a planifica inspecțiile
• perioadele de inactivitate ale vehiculului, inclusiv statutul VOR
• documentele de suport, cum ar fi facturile de atelier, fișele de servicii, certificatele de testare și fotografiile
• dovezile revizuirii și semnării de către persoana responsabilă

Pentru remorci, același principiu se aplică. O remorcă are propria sa istorie de inspecție și reparare și nu ar trebui să dispară într-un câmp de notițe pe înregistrarea unității de tracțiune. Dacă gestionezi active mixte, software-ul trebuie să trateze remorcile ca înregistrări de primă clasă, cu programe, defecte și documente separate.

Pentru furgonete, poziția licenței de operator depinde de caz și greutate, iar unii cititori vor fi în afara regimului de licență pentru vehicule comerciale grele (HGV). Chiar și atunci, păstrarea înregistrărilor corecte de întreținere este în continuare standardul practic pentru starea de funcționare și datoria de diligență. Flotele de taxiuri și închiriere privată au, de asemenea, cerințe de autoritate locală pe lângă înregistrările de vehicule de rutină. Software-ul ar trebui să reflecte flota pe care o gestionezi efectiv, nu să forțeze fiecare activ într-un șablon exclusiv pentru HGV.

Motivele pentru care software-ul de defecte singur nu este suficient sunt simple. Un raport zilnic de defecte îți spune ce a fost găsit într-o zi. Nu dovedește, de la sine, că repararea a fost evaluată corect, finalizată la timp, semnată de persoana potrivită și legată de istoricul planificat de întreținere al vehiculului. Când DVSA îți examinează sistemele, întrebarea nu este rar doar „Pot șoferii să raporteze defecte?” Este mai des „Poți arăta un traseu complet de întreținere?”

Acel traseu complet ar trebui să ne permită să deschidem o înregistrare a unui vehicul sau remorcă și să vedem secvența clar. Data limită a inspecției stabilită. Inspecția finalizată. Defect raportat. Rectificarea ridicată. Piesele montate. Vehiculul plasat VOR dacă este necesar. Revenirea în serviciu autorizată. MOT sau testul anual rezervat și trecut. Documentele atașate. Nimic lipsă, nimic trăind într-o foaie de calcul separată.

Aici este locul unde software-ul adecvat pentru înregistrările de defecte și întreținere ale flotei își câștigă locul. Nu ar trebui doar să captureze evenimente, ci ar trebui să păstreze relația dintre ele. Asta face ca înregistrarea să fie utilă pentru conformitate, controlul atelierului și revizuirea internă.

Dacă vrei o listă de verificare practică a înregistrărilor pe care operatorii sunt așteptați să le păstreze, ghidul nostru pentru înregistrările de întreținere ale licenței de operator prezintă documentele esențiale și de ce sunt importante.

Cum să compari traseul de audit și dovezile semnate

Când compari sistemele, traseul de audit contează la fel de mult ca forma în sine. Un PDF ordonat nu este suficient dacă nimeni nu poate arăta când a fost creat, cine l-a modificat și dacă defectul a fost închis corect.

Îți sugerăm să verifici aceste puncte în orice listă scurtă:

• date și ore pe fiecare trimitere, editare și semnare
• înregistrări de utilizatori numiți, nu logins generice partajate în întreaga depou
• o istorie vizibilă a modificărilor, mai ales dacă severitatea defectului sau data de finalizare este modificată
• separare clară între persoana care raportează un defect și persoana care autorizează revenirea în serviciu
• stocarea fotografiilor, facturilor, certificatelor și fișelor de atelier împotriva activului și evenimentului relevant
• capacitatea de a arăta defecte deschise, rectificări întârziate și inspecții ratate fără a exporta date mai întâi
• dovezi semnate de șoferi, mecanici, personal de atelier sau manageri de transport, acolo unde procesul tău o cere

Punctul cheie este calitatea probelor. Dacă DVSA vizitează sau Comisarul pentru trafic solicită înregistrări, trebuie să produci documente care au sens pentru un revizor extern. Asta înseamnă că un raport ar trebui să arate mai mult decât o listă de lucrări. Ar trebui să arate cronologia.

De exemplu, dacă un șofer raportează un defect de anvelopă la 06:15, sistemul ar trebui să arate ora raportului, vehiculul, categoria defectului, orice imagine atașată, acțiunea întreprinsă, dacă vehiculul a fost marcat VOR, cine l-a revizuit, ce reparație a fost finalizată, cine a finalizat-o și cine a autorizat revenirea în serviciu. Dacă defectul a fost evaluat ca fiind sigur de amânat, înregistrarea ar trebui să arate acea decizie și baza pentru aceasta, nu pur și simplu să lase elementul marcat „finalizat”.

Dovezile semnate sunt, de asemenea, mai ample decât o casetă de semnătură digitală. În practică, operatorii au adesea nevoie de o înregistrare că un șofer a finalizat o verificare de rutină, un mecanic a finalizat rectificarea și un manager de transport a revizuit excepțiile sau elementele întârziate. Software-ul ar trebui să susțină acea lanț. Dacă doar capturează primul raport și lasă restul pe hârtie, traseul de audit se întrerupe.

Stocarea documentelor este un alt punct slab comun. Întreabă dacă documentele sunt stocate împotriva vehiculului, remorcii, defectului individual sau evenimentului de inspecție, sau toate cele trei, acolo unde este relevant. Dacă o fișă de testare a frânelor este încărcată, poți să o găsești din înregistrarea inspecției mai târziu? Dacă un certificat MOT este stocat, poți să-l accesezi imediat din cronologia vehiculului? Dacă nu, oamenii vor începe să salveze fișiere în altă parte.

De asemenea, verifică ce se întâmplă când înregistrările sunt corectate. În munca de conformitate, editările sunt normale, dar suprascrierea silențioasă este o problemă. Vrem să vedem cine a schimbat intrarea, când a schimbat-o și care a fost statutul anterior. Asta este diferența dintre un traseu de audit și o bază de date care arată pur și simplu cea mai recentă versiune.

Pentru operatorii care construiesc pachete de revizuire lunare, software-ul ar trebui să faciliteze, de asemenea, colectarea dovezilor pentru verificările de management. Articolul nostru despre alegerea unui pachet lunar pentru flotă care să reziste la DVSA explică ce ar trebui să conțină acele pachete de revizuire și cum software-ul poate reduce munca manuală.

Poate gestiona inspecțiile, datele MOT și termenele testului anual?

Un sistem care înregistrează istoria, dar nu poate controla termenele viitoare, face doar jumătate din muncă. Managerii de transport au nevoie de software care planifică inspecțiile în avans, semnalează ce urmează să fie dator și arată ce a fost ratat sau mutat.

Începe cu intervalele de inspecție de siguranță. Software-ul ar trebui să îți permită să stabilești frecvențele inspecțiilor pentru vehicule sau remorci, pe baza regimului tău de întreținere, și apoi să calculeze corect datele viitoare. Unii operatori planifică după data calendaristică, alții după utilizare, iar unii au nevoie de ambele. Dacă inspecțiile tale sunt gestionate după săptămâna ISO, sistemul ar trebui să gestioneze asta fără soluții de lucru manuale.

Planificarea în avans contează deoarece capacitatea atelierului și a testului nu este niciodată nelimitată. Trebuie să vedem inspecțiile și datele testului viitoare suficient de devreme pentru a le rezerva, a muta activele și a evita aglomerarea. O reamintire de bază trimisă cu câteva zile înainte de data limită nu este suficient dacă flota trebuie programată cu săptămâni în avans.

Caută:

• programe de inspecție recurente pentru vehicule și remorci
• viziuni viitoare în calendar pe date, depou sau tip de activ
• alerte pentru inspecțiile viitoare, datele MOT și termenele testului anual
• vizibilitatea evenimentelor ratate și acțiunilor întârziate
• capacitatea de a înregistra datele reprogramate cu un motiv
• rapoarte care arată întreținerea planificată versus cea finalizată

Gestionarea evenimentelor ratate este deosebit de importantă. În operațiuni reale, inspecțiile sunt uneori mutate deoarece un vehicul este plecat, în reparație, vândut, off-road sau indisponibil. Software-ul ar trebui să captureze acea excepție și să păstreze istoria. Nu ar trebui pur și simplu să înlocuiască vechea dată limită și să pretindă că prima nu a existat niciodată.

Datale MOT și ale testului anual necesită aceeași disciplină. Pentru HGV-uri și PSVs în Marea Britanie, testarea anuală este un eveniment distinct de conformitate și ar trebui urmărită ca atare. Software-ul construit pentru întreținerea generală a flotei presupune uneori că fiecare activ are doar o aniversare MOT. Asta nu este suficient pentru operatorii care trebuie să arate planificarea și rezultatele testului anual pentru vehiculele reglementate. Acolo unde poziția legală diferă între clasele de vehicule, sistemul ar trebui să facă față ambelor fără a forța o regulă asupra tuturor activelor.

Aici este, de asemenea, unde foile de calcul separate cauzează probleme. Odată ce datele inspecției sunt într-un sistem, datele testului anual într-altul și reamintirile în calendarul cuiva, nu există o sursă unică de adevăr. Devine mai greu să dovedești controlul și mai ușor să ratezi un termen când personalul se schimbă sau un depou este ocupat.

Am construit Operator Compliance în jurul unui program pentru un singur record de flotă, deoarece așa lucrează de fapt managerii de transport. Dacă te bazezi încă pe emailuri și foi de calcul pentru a prinde termenele, ghidul nostru pentru software care semnalează termenele de conformitate prin email este un pas util următor.

Cum ar trebui raportarea defectelor să se lege de istoricul întreținerii

Cea mai bună modalitate de a compara sistemele este să urmezi un defect de la început până la sfârșit și să întrebi unde se află fiecare parte a înregistrării.

Un șofer finalizează o verificare de rutină. Se găsește un defect. Vehiculul poate fi oprit, sau problema poate fi evaluată pentru rectificare ulterioară. Atelierul efectuează lucrările. Piesele pot fi montate. Timpul de inactivitate poate necesita înregistrare. Vehiculul este apoi returnat în serviciu de o persoană autorizată. Dacă acești pași se află în sisteme diferite, sau unele nu sunt înregistrate deloc, istoricul de întreținere este incomplet.

Asta este motivul pentru care raportarea zilnică ar trebui să se alimenteze direct în înregistrarea vehiculului și remorcii. Ar trebui să putem deschide istoricul activului și să vedem:

• raportul original de defect
• imagini sau note furnizate de șofer
• dacă defectul a afectat starea de funcționare
• dacă activul a fost plasat VOR
• diagnosticarea atelierului și acțiunea întreprinsă
• piese montate sau detalii despre reparația externă
• timpul de inactivitate și momentul revenirii în serviciu
• semnătura persoanei responsabile
• orice legătură cu următoarea inspecție, serviciu sau eveniment de testare

Această înregistrare integrată ajută în trei moduri.

În primul rând, îmbunătățește procesul decizional. Dacă un vehicul are defecte repetate legate de anvelope, iluminat sau frâne, modelul este vizibil. Un manager de transport poate contesta calitatea inspecției, standardele atelierului sau obiceiurile de raportare ale șoferului înainte ca problema să devină un punct de audiere.

În al doilea rând, îmbunătățește calitatea probelor. Dacă DVSA întreabă ce s-a întâmplat după ce un defect a fost raportat, răspunsul se află în aceeași istorie. Nu este nevoie să recuperezi un raport din aplicația șoferului, altul din sistemul atelierului și un al treilea dintr-un drive partajat.

În al treilea rând, îmbunătățește controlul operațional. Timpul VOR poate fi văzut în raport cu evenimentele de întreținere, ceea ce ne ajută să înțelegem nu doar conformitatea, ci și disponibilitatea. Instrumentele de defecte autonome se opresc adesea la „raportat” și „închis”. Asta pierde imaginea operațională reală.

Pentru flotele care doresc să strângă partea de început a procesului, ghidul nostru pentru verificările de rutină ale șoferului și raportarea defectelor acoperă cum ar trebui să arate un flux de raportare utilizabil în operațiunile zilnice.

Când revizuiești software-ul, pune întrebări practice. Poate un defect să apară automat în cronologia activului? Poate o lucrare de atelier să fie legată de raportul original? Poate un defect de remorcă să fie urmărit independent de unitate? Poate decizia de revenire în serviciu să fie înregistrată de un utilizator numit? Dacă răspunsul este nu, vei continua să îmbini istoricul de întreținere manual.

Când o platformă de conformitate mai largă este mai potrivită

Unii operatori au nevoie doar de un proces simplu de defecte pentru un număr mic de active. Dar mulți descoperă că software-ul de defecte autonom este prea îngust odată ce analizează întreaga sarcină de lucru a licenței de operator.

Un manager de transport nu gestionează doar defectele. Rolul include de obicei programele pentru vehicule și remorci, datele MOT și ale testului anual, verificările licenței șoferului, expirarea Driver CPC, valabilitatea DQC, analiza tahografului, documentele de asigurare și dovezile revizuirii interne. Dacă aceste înregistrări se află în instrumente separate, povara de conformitate se mută de pe hârtie în administrarea sistemului.

Asta este de obicei punctul în care o platformă mai largă este mai potrivită.

Un sistem de conformitate mai amplu ar trebui să ne permită să gestionăm, într-un singur loc:

• vehicule și remorci
• inspecții și istoricul întreținerii
• raportarea defectelor și rectificarea
• termenii MOT și ai testului anual
• înregistrările șoferilor și expirarea documentelor
• starea Driver CPC și DQC
• analiza tahografului și urmărirea infracțiunilor
• stocarea documentelor și pachetele de revizuire
• alerte pentru acțiuni viitoare și întârziate

Asta contează pentru operatorii mai mici la fel de mult ca pentru cei mai mari. Un șofer-proprietar poate să nu aibă o echipă de back-office pentru a reconcilia patru sisteme. Un operator de autobuze sau autocare poate avea nevoie de un control mai puternic asupra șoferilor și vehiculelor împreună. O flotă de curierat sau furgonete poate fi la fel de preocupată de verificările licenței și expirarea documentelor ca de înregistrările atelierului. Flotele de taxiuri și închiriere privată au adesea nevoie de un singur loc pentru dovezile atât ale vehiculului, cât și ale șoferului. Răspunsul corect depinde de obligațiile pe care le ai de fapt.

Există, de asemenea, o întrebare practică de integrare. Dacă folosești deja alte sisteme, întreabă dacă software-ul oferă un API REST sau webhook-uri și ce poate fi de fapt schimbat. O platformă de conformitate nu ar trebui să pretindă integrarea doar pentru că poate exporta fișiere CSV. Dacă ai nevoie de date de la askMID, Motor Insurers' Bureau, MIB, DVLA sau alte fluxuri de lucru terțe, fii clar în legătură cu ce este nativ, ce este manual și ce depinde de servicii externe.

Poziția din Marea Britanie contează, de asemenea, aici. Unele produse software sunt construite pentru utilizarea mai largă a flotei în UE și nu se potrivesc perfect cu practica licenței de operator din Marea Britanie. Pot fi bune pentru reamintiri de servicii generice, dar mai slabe în controlul testului anual, dovezile Comisarului pentru trafic sau modul în care managerii de transport din Marea Britanie își structurează înregistrările. Acesta este un motiv pentru care am construit OperatorCompliance în jurul modului în care operatorii din Marea Britanie se pregătesc efectiv pentru examinarea DVSA.

Pentru că suntem Fleeta Limited și operăm camioane sub o licență de operator noi înșine, am construit Operator Compliance în jurul înregistrărilor și punctelor de revizuire pe care știm că managerii de transport trebuie să le producă, nu în jurul unui tablou de bord generic pentru flotă. Asta înseamnă un singur sistem pentru istoricul întreținerii, termenele, înregistrările șoferilor și dovezile tahografului, în loc de un instrument de defecte pe o parte și o combinație de foi de calcul pe cealaltă.

Dacă compari produse precum Fleetalyse, Logivo.AI sau orice altă platformă, păstrează testul simplu. Întreabă dacă sistemul ți-ar permite să satisfaci o întâlnire cu DVSA sau o solicitare a Comisarului pentru trafic fără a aduna dovezi din trei locuri. Dacă nu, poate fi o aplicație utilă, dar nu este încă sistemul tău de conformitate.

Software-ul potrivit pentru scopuri DVSA este cel care ne oferă o înregistrare completă, datată, semnată și revizuită a modului în care fiecare vehicul, remorcă și șofer a fost gestionat. Asta este standardul la care trebuie să cumpărăm. Nu doar dacă un defect poate fi raportat, ci dacă întreaga istorie de conformitate rezistă atunci când cineva cere să o vadă.