· 12 min de citit
Regula de 15 luni: Raportarea defectelor pentru managerii de transport
Raportarea defectelor conform reglementărilor pentru managerii de transport din Marea Britanie: ce să înregistrați, să păstrați timp de 15 luni
Regula de 15 luni: Raportarea defectelor pentru managerii de transport din Marea Britanie
Fiecare șofer trebuie să raporteze un defect în momentul în care îl găsește, în scris sau electronic, iar fiecare operator trebuie să aibă un sistem care evaluează, rectifică și înregistrează acel raport. Rapoartele care listează defectele trebuie păstrate timp de cel puțin 15 luni, rapoartele nule sunt de asemenea valoroase, iar fotografiile sau înregistrările digitale contează ca dovezi valide. Dacă te încurci în documentație, DVSA va afla la fața locului, nu în timpul unui audit.
TL;DR:
- Înregistrările precise ale defectelor trebuie păstrate timp de cel puțin 15 luni, cu fotografii și dovezi digitale acceptate ca documentație validă.
- O persoană desemnată trebuie să triageze rapoartele de defecte imediat, prioritizând defectele periculoase pentru îndepărtarea imediată din serviciu.
- Șoferii trebuie să efectueze verificări zilnice în jurul vehiculului cel puțin o dată în 24 de ore și să raporteze detalii specifice, inclusiv severitatea, reparația și semnătura.
- Sistemele digitale ar trebui să includă timbre de timp securizate, semnături, atașamente foto și un pachet de audit exportabil pentru a asigura pregătirea la fața locului.
- Rapoartele de defecte lipsă sau vagi pot duce la avertismente, evaluări de eșec sistemic și dificultăți în contestarea interdicțiilor vehiculului la inspecții.
Cuprins
- Obligații legale și riscuri de aplicare în cadrul procesului de raportare a defectelor
- Verificări zilnice în jurul vehiculului: ce trebuie să inspecteze și să înregistreze șoferii
- De la raport la rectificare: un flux de lucru practic pentru operatori
- Păstrarea înregistrărilor, pregătirea pentru audit și ce vor cere inspectorii
- Raportarea digitală a defectelor: ce trebuie să facă un sistem bun
- Unde se rupe de obicei raportarea defectelor
- Faceți-vă calea defectelor pregătită pentru audit cu software de conformitate
- Surse
- Întrebări frecvente
Obligații legale și riscuri de aplicare în cadrul procesului de raportare a defectelor
Șoferii au datoria de a observa și raporta; operatorii au datoria de a construi un sistem care să prindă efectiv ceea ce raportează șoferii. Această separare contează deoarece examinatorii judecă partea operatorului, nu memoria individuală a șoferului. Un proces funcțional de raportare a defectelor are nevoie de un traseu pentru ca raportul să circule, cineva care să-l primească și o înregistrare care să arate ce s-a întâmplat mai departe.
Examinatorii DVSA se bazează mult pe acest lucru în timpul unei vizite de investigare a întreținerii. Dovezile clare că verificările în jurul vehiculului au fost sărite sau că un vehicul a funcționat cu un defect cunoscut sunt unele dintre cele mai rapide căi de a fi trimis la Traffic Commissioner.
Înregistrările slabe ale defectelor contribuie de asemenea la Scorul de Risc de Conformitate al Operatorului, colorând fiecare întâlnire viitoare pe care vehiculele tale o au la fața locului.
De ce aceasta are un impact mai mare decât se așteaptă majoritatea operatorilor:
- Un raport de defect lipsă sau vag în timpul unui MIVR poate declanșa un avertisment formal chiar și atunci când niciun vehicul nu era de fapt nesigur în ziua respectivă.
- Gaps repetate în raportare sunt tratate ca un eșec sistemic de întreținere, nu ca o simplă eroare de documentație.
- Înregistrările slabe fac mai greu să contestezi o interdicție, deoarece examinatorii se bazează pe note contemporane și jurnale semnate pentru a-și justifica decizia.
O statistică demnă de luat în considerare: rapoartele de defecte trebuie păstrate timp de cel puțin 15 luni. Dacă pierzi această fereastră, nu ai apărare când un inspector cere să vadă istoricul tău.
Verificări zilnice în jurul vehiculului: ce trebuie să inspecteze și să înregistreze șoferii
O verificare în jurul vehiculului trebuie să aibă loc cel puțin o dată în fiecare perioadă de 24 de ore în care un vehicul este folosit, și poate fi delegată oricui conduce în acea zi, cu condiția să știe ce să caute. DVSA se așteaptă ca șoferii să efectueze verificarea înainte de a începe călătoria, apoi să raporteze orice găsit, inclusiv defecte care apar în timpul călătoriei.
Punctele de inspecție de bază sunt:
- Anvelope și roți, verificând uzura, daunele, presiunea și siguranța piulițelor de roată.
- Lămpi și semnalizatoare, față, spate, frână și de urgență.
- Frâne, inclusiv lumini de avertizare și orice senzație neobișnuită a pedalei.
- Direcție și oglinzi, verificând jocul, daunele și vizibilitatea.
- Ieșiri de urgență și echipamente pe vehiculele de pasageri.
- Securitatea încărcăturii și orice indicatoare de avertizare de pe tabloul de bord.
Indiferent de ceea ce găsește un șofer, raportul are nevoie de câteva câmpuri specifice pentru a fi util mai târziu: înmatricularea vehiculului, data, o descriere a defectului, numele reporterului, cui i-a raportat, o evaluare a severității, ce rectificare a fost efectuată, cine a reparat-o și data la care a fost finalizată. Template-ul de verificare HGV al DVSA acoperă exact acest lucru, iar utilizarea acestuia (sau a unui formular digital echivalent) menține fiecare șofer raportând în același mod.
Pro Tip: Tratați un zgomot sau o scurgere lentă la fel de serios ca o lumină de avertizare. Simptomele minore sunt adesea primul semn al unei defectiuni care devine critică pentru siguranță în câteva zile.
De la raport la rectificare: un flux de lucru practic pentru operatori
Fiecare flotă are nevoie de o persoană desemnată care să primească fiecare raport de defect și să aibă autoritatea de a scoate un vehicul din serviciu. Fără acel proprietar, rapoartele ajung în inbox-uri pe care nimeni nu le verifică, iar un defect periculos rămâne nerezolvat pentru că trei persoane au presupus că altcineva se ocupă de el.
Odată ce un raport ajunge, triagează-l imediat după severitate:
- Defecte periculoase înseamnă că vehiculul trebuie să se oprească imediat, fără excepții.
- Defecte semnificative sunt prioritizate pentru reparație, de obicei înainte de următoarea utilizare programată a vehiculului.
- Elemente de avertizare sunt programate pentru următoarea vizită de întreținere planificată, mai degrabă decât să fie reparate pe loc.
De acolo, fluxul de lucru are nevoie de o documentație care să reziste la examinare: cine a evaluat defectul, care reparator l-a reparat, ce piese au fost folosite și o confirmare semnată și datată înainte ca vehiculul să revină pe drum. Acea parte a procesului este ceea ce separă o flotă care poate dovedi diligența de una care doar speră că nimic nu va merge prost. Săriți pasul de semnare este cea mai comună lacună pe care o găsesc examinatorii, deoarece este pasul care pare cel mai puțin urgent atunci când un vehicul trebuie să revină în curte.
Păstrarea înregistrărilor, pregătirea pentru audit și ce vor cere inspectorii
Păstrați fiecare raport de defect care listează un defect timp de cel puțin 15 luni. Rapoartele nule, în care un șofer confirmă că nu a fost găsit nimic, nu necesită aceeași durată de păstrare, dar păstrarea lor timp de cel puțin trei luni vă oferă dovezi că verificările au avut loc efectiv în zilele fără defect.
Ceea ce vor inspectorii să vadă, dincolo de raportul în sine:
- Timbre de timp care arată când a avut loc verificarea și când a fost depus raportul.
- O semnătură sau un echivalent digital care identifică cine a evaluat defectul.
- Fotografii sau videoclipuri unde un defect a fost suficient de semnificativ pentru a justifica acestea.
- Facturi de reparație sau foi de lucru legate de raportul original.
Aceasta nu este documentație doar de dragul documentației. O interdicție marcată cu 'S' semnalează un eșec semnificativ de întreținere pentru Traffic Commissioner, iar operatorii care evită acea marcare tind să fie cei care pot produce un istoric curat, legat, în câteva minute de la solicitare, nu zile.
Raportarea digitală a defectelor: ce trebuie să facă un sistem bun
Formele pe hârtie încă sunt acceptate de DVSA, dar sunt lente de căutat și ușor de pierdut. Înregistrările electronice sunt acceptate explicit cu condiția să conțină câmpurile esențiale, un timbru de timp și să fie ușor accesibile atunci când un examinator le cere.
Un sistem digital construit pentru această sarcină ar trebui să vă ofere:
- Timbre de dată și oră securizate pe fiecare raport, nu doar data la care a fost redactat.
- Semnături digitale atât de la șoferul care raportează, cât și de la managerul care evaluează.
- Atașamente foto sau video stocate împotriva înregistrării specifice a defectului.
- Înregistrări căutabile pe care le puteți extrage după vehicul, interval de date sau tip de defect în câteva secunde.
- Un pachet de audit exportabil gata de predat unui examinator DVSA fără a fi necesar să-l asamblați pe loc.
Configurați fluxul de lucru astfel încât un vehicul să nu poată fi marcat fizic ca fiind returnat în serviciu până când cineva nu a semnat evaluarea. Acea regulă unică închide cea mai comună lacună în înregistrările operatorului.
O aplicație digitală pentru șoferi care suportă raportarea multilingvă pentru flote cu naționalitate mixtă, alerte automate atunci când un defect rămâne deschis prea mult timp și pachete pregătite pentru audit construite în jurul acelorași câmpuri stabilite de ghidul DVSA pot ajuta la gestionarea eficientă a raportării defectelor.
Pro Tip: Dacă șoferii tăi vorbesc mai multe limbi, un raport de defect redactat în terminologia greșită este la fel de bun ca un raport inexistent. Formele multilingve elimină complet acest risc.
Unde se rupe de obicei raportarea defectelor
Cele mai multe sisteme de defecte nu eșuează pentru că șoferii încetează să raporteze. Ele eșuează pentru că cineva încetează să citească rapoartele sau pentru că nu există o singură persoană desemnată responsabilă pentru închiderea acestora. Am văzut flote cu o conformitate excelentă în jurul vehiculului și o documentație complet inutilă, pentru că rapoartele stăteau într-un sertar fără evaluare atașată.
Trebuie să rezolvăm majoritatea problemelor cu trei soluții: o cutie de inbox pentru defecte prin care trec toate rapoartele, un formular de verificare în jurul vehiculului compus cu un câmp nule pe care șoferii nu-l pot sări și o semnătură obligatorie înainte ca orice vehicul să revină în serviciu. Nimic din toate acestea nu este complicat. Este nevoie doar ca cineva să insiste asupra acestora în fiecare zi, nu doar înainte de un audit.
- Vytautas
Faceți-vă calea defectelor pregătită pentru audit cu software de conformitate
Software-ul de conformitate pentru operatori poate fi mapat direct pe câmpurile pe care DVSA le așteaptă: semnături digitale, timbre automate de timp, dovezi foto atașate fiecărui raport și un pachet de audit pe care îl puteți exporta dintr-o dată, mai degrabă decât să-l asamblați din mai multe foldere.
Pentru managerii de transport care conduc flote cu naționalitate mixtă, aplicația pentru șoferi funcționează în engleză, poloneză, română, lituaniană și bulgară, astfel încât un defect să fie raportat în limba pe care un șofer o înțelege efectiv. Alertele automate semnalează orice raport care rămâne deschis prea mult timp, ceea ce înseamnă mai puține defecte încă active la verificările de la fața locului și o cale mai rapidă de închidere atunci când ceva trebuie reparat. Revizuirea unui MIVR devine o chestiune de exportare a unui pachet, mai degrabă decât de a căuta prin hârtii.
Planurile încep de la £9 pe lună la nivelul Starter, crescând prin Standard și Professional pe măsură ce flota ta crește. Vezi cum se potrivește operațiunii tale pe pagina de prețuri sau uită-te la ce este construit specific pentru managerii de transport care se ocupă de conformitate zilnică.
Surse
- Ghid pentru menținerea stării de funcționare: vehicule comerciale de marfă și transport de pasageri
- Categorisirea defectelor vehiculului
Întrebări frecvente
Care este procedura pentru raportarea unui defect al vehiculului?
Un șofer raportează orice defect găsit în timpul unei verificări în jurul vehiculului sau al unei călătorii în scris sau electronic, oferind înmatricularea vehiculului, detaliile defectului și severitatea. Operatorul apoi îl evaluează, aranjează rectificarea și înregistrează detaliile reparației înainte ca vehiculul să revină în serviciu.
Cât timp trebuie să păstrez rapoartele de defecte ale vehiculului?
Rapoartele care listează un defect real trebuie păstrate timp de cel puțin 15 luni. Rapoartele nule, care confirmă că nu a fost găsit niciun defect, se recomandă să fie păstrate timp de cel puțin trei luni ca dovadă că verificările au fost efectuate.
Cum raportez un vehicul nesigur la DVSA?
DVSA oferă un formular online pentru raportarea unui defect de siguranță gravă sau a unei rechemări a vehiculului. Problemele grave de siguranță găsite în timpul verificărilor operatorului ar trebui de asemenea să fie înregistrate intern și pot duce la o interdicție imediată sau întârziată dacă examinatorii DVSA le găsesc la fața locului.
Ce contează ca un defect periculos versus unul de avertizare?
Un defect periculos înseamnă că vehiculul trebuie să se oprească imediat, în timp ce un defect de avertizare poate fi programat pentru următoarea vizită de întreținere. Distincția provine din categorisirea defectelor vehiculului de către DVSA, pe care examinatorii o folosesc pentru a decide dacă o interdicție este justificată.
Pot rapoartele digitale de defecte să înlocuiască formularele pe hârtie pentru verificarea în jurul vehiculului?
Da, cu condiția ca înregistrarea electronică să includă câmpurile esențiale, un timbru de timp și să fie ușor accesibilă atunci când DVSA cere să o vadă. Instrumente precum OperatorCompliance integrează acest lucru ca standard, cu semnături și dovezi foto atașate fiecărui raport.
Recomandat
procesul de raportare a defectelor