Software pentru verificarea permiselor de conducere pentru flotele

Când operatorii de curierat compară software pentru a urmări verificările permiselor de conducere pentru flotele de curierat, alegerea corectă se reduce de obicei la o întrebare. Avem nevoie doar de o modalitate de a efectua și înregistra verificările permiselor, sau avem nevoie de un sistem care să mențină sub control și dosarul mai larg al licenței operatorului?

Pentru multe flote de curierat, verificarea permiselor nu este o sarcină independentă. Aceasta se află alături de datele de expirare ale Driver CPC și DQC, inspecțiile vehiculelor, termenele pentru MOT și testele anuale, raportarea defectelor, înregistrările tachografului, integrarea șoferilor de agenție și dovezile pentru Traffic Commissioner (Comisarul pentru trafic). Aici comparațiile devin mai practice. Un sistem poate părea bun pentru a verifica un permis o dată, dar poate lăsa în continuare managerii de transport să caute documente prin email, să stocheze dovezi în foldere separate și să reconstruiască un traseu de audit atunci când DVSA pune întrebări.

Ce au nevoie flotele de curierat de la software-ul de verificare a permiselor

Flotele de curierat au nevoie de un sistem care să reflecte modul în care funcționează de fapt verificarea permiselor în operațiunile zilnice. Asta înseamnă mai mult decât un rezultat de aprobat sau respins de la DVLA. Înseamnă stabilirea unei politici de verificare, aplicarea acesteia în mod constant, înregistrarea a ceea ce a fost verificat și păstrarea dovezilor care pot fi prezentate ulterior.

Prima cerință este frecvența. În Marea Britanie, nu există un interval legal fix care să se aplice fiecărui operator în fiecare circumstanță. Operatorii sunt așteptați să aibă un proces bazat pe risc. Un șofer cu un permis curat poate fi verificat mai rar decât un șofer cu puncte, infracțiuni recente, restricții de categorie sau un rol care implică un kilometraj mai mare și termene de livrare mai stricte. Un sistem bun trebuie să ne permită să stabilim intervale de revizuire diferite în funcție de nivelul de risc, fără a forța fiecare șofer în același ciclu.

A doua cerință este verificarea bazată pe declanșatoare. Flotele de curierat se confruntă regulat cu evenimente care ar trebui să determine o verificare suplimentară în afara programului normal. Exemple comune includ:

• un nou angajat care se alătură flotei
• un șofer care trece la un alt tip de vehicul
• o coliziune sau o infracțiune de trafic
• un șofer care revine după o absență lungă
• un șofer de agenție sau temporar rezervat pentru muncă
• un manager care devine conștient de probleme medicale sau restricții
• un drept de permis necesar pentru un nou contract

Dacă software-ul nu poate captura aceste verificări excepționale în mod clar, înregistrarea devine incompletă. În practică, aceasta este adesea zona în care operatorii sunt prinși. Verificarea programată a fost efectuată, dar evenimentul cu risc mai mare din între timp nu a fost înregistrat corect.

Dovezile sunt la fel de importante ca și verificarea în sine. Pentru un operator de curierat, dosarul ar trebui să arate când a fost solicitată verificarea, când a fost finalizată, care a fost rezultatul, cine a revizuit-o și ce acțiune a urmat. Dacă un permis a revenit cu mențiuni, restricții sau drepturi lipsă, avem nevoie ca software-ul să arate că problema a fost escaladată și rezolvată. Un traseu de audit nu este un lux. Este diferența dintre un proces controlat și un folder de capturi de ecran.

Șoferii de agenție și temporari necesită o atenție deosebită. Multe flote de curierat se bazează pe acoperiri cu notificare scurtă, muncă în sezon de vârf și resurse subcontractate. Aceasta creează o lacună în sistemele mai slabe, deoarece software-ul este construit doar în jurul angajaților permanenți. În realitate, șoferii de agenție trebuie în continuare să aibă permisul verificat, dreptul confirmat și documentele stocate în raport cu munca pe care o fac pentru noi. Dacă înregistrările rămân cu agenția și nicăieri în propriul nostru sistem, s-ar putea să avem dificultăți în a arăta un control adecvat.

Operatorii de curierat ar trebui să se gândească și dincolo de data de expirare a cardului foto. Un card care arată valabil nu este suficient. Procesul de verificare ar trebui să confirme dreptul actual, categoriile, mențiunile și orice probleme care afectează adecvarea pentru rol. Acolo unde rolul necesită de asemenea Driver CPC, software-ul nu ar trebui să trateze acest lucru ca pe o idee separată. Ar trebui să fie inclus în același dosar al șoferului.

Aici contează și procesul specific din Marea Britanie. Operatorii britanici vor lucra de obicei cu datele DVLA și așteptările legate de licența operatorului din Marea Britanie. Dacă un furnizor de software vorbește în termeni generali despre UE fără a reflecta înregistrările reale din Marea Britanie, fluxurile de lucru și standardele de dovezi, acesta este un semn de avertizare. Procesul din Marea Britanie trebuie să se potrivească așteptărilor DVSA și realității practice a ceea ce un manager de transport ar putea avea nevoie să arate unui Traffic Commissioner.

Pentru o imagine mai completă a ceea ce operatorii ar trebui să înregistreze și să păstreze, ghidul nostru pentru verificările permiselor de conducere pentru operatori detaliază procesul în mai multe detalii.

Ce caracteristici contează cel mai mult atunci când comparăm sistemele

Când comparăm sistemele, cea mai utilă abordare este să ignorăm afirmațiile generale și să ne concentrăm pe fluxul de lucru de la început până la sfârșit.

Începeți cu procesul de verificare DVLA. Cum este inițiată verificarea? Susține sistemul un flux de lucru curat și repetabil pentru obținerea informațiilor necesare, efectuarea verificării și salvarea rezultatului în dosarul șoferului? Poate un birou de transport să vadă care verificări sunt datorate, în curs de desfășurare sau întârziate fără a deschide fiecare înregistrare individual? Dacă un furnizor spune doar că „se integrează cu DVLA”, aceasta nu este suficient. Trebuie să știm cum arată procesul zilnic.

Rapoartele sunt următorul test practic. O flotă de curierat are nevoie de rapoarte care sunt vizibile înainte de a pierde un termen limită, nu după. Sistemele bune permit rapoarte pe rol, depozit sau nivel de risc și fac evidente elementele întârziate. Mai bine, ele arată următoarea acțiune necesară, mai degrabă decât să producă doar o listă de date.

Stocarea documentelor este importantă deoarece verificarea permiselor rareori stă singură. Adesea trebuie să păstrăm copii ale declarațiilor, notelor de revizuire semnate, dovezilor de urmărire și documentelor de integrare conexe. Dacă software-ul stochează doar rezultatul verificării, dar forțează restul în foldere de email sau unități partajate, înregistrarea este fragmentată de la început.

Urmărirea Driver CPC și DQC ar trebui să fie integrată acolo unde rolul o necesită. Un sistem care urmărește permisul de conducere, dar ignoră valabilitatea Driver CPC lasă managerii de transport cu două procese de conformitate separate pentru aceeași persoană. Aceasta creează un risc evitabil. Același lucru se aplică dacă software-ul înregistrează expirarea DQC, dar nu poate arăta dacă șoferul a fost scos din sarcinile de conducere atunci când expiră.

Raportarea este un alt separator util. Operatorii de curierat au nevoie de mai mult decât o listă cu toți șoferii. Avem nevoie de rapoarte care să răspundă rapid la întrebările operaționale, cum ar fi:

• Care șoferi trebuie să aibă o verificare a permisului în următoarele 30 de zile?
• Care șoferi au mențiuni sau restricții?
• Care șoferi de agenție au înregistrări incomplete?
• Care depozite au verificări întârziate?
• Care șoferi au un permis curent, dar un DQC expirat?

Accesul utilizatorilor ar trebui să reflecte modul în care flotele funcționează de fapt. O afacere națională de curierat poate avea nevoie de supraveghere centralizată a conformității, vizibilitate la nivel de depozit, acces restricționat pentru agenție și acces doar în citire pentru managerii seniori. Dacă toată lumea vede totul, sau dacă permisiunile sunt prea rigide, sistemul devine fie riscant, fie inutilizabil.

În cele din urmă, analizați cu atenție traseul de audit. Putem vedea cine a adăugat, a schimbat sau a aprobat o înregistrare? Putem spune dacă un document a fost încărcat înainte sau după un incident? Putem dovedi că un manager de transport a revizuit un rezultat eșuat sau cu risc ridicat? Aceste detalii contează atunci când DVSA solicită înregistrări sau când un dosar este pregătit pentru Traffic Commissioner.

Dacă comparația dumneavoastră este mai largă decât înregistrările șoferilor, articolul nostru despre alegerea software-ului care menține dosarul O-licenței pregătit acoperă standardul mai larg de dovezi pe care operatorii ar trebui să-l aibă în vedere.

Instrumentele de verificare a șoferilor versus platformele complete de conformitate

Unele flote de curierat au nevoie cu adevărat doar de un instrument de verificare a șoferilor. Dacă afacerea are un număr mic de șoferi, fără obligații de licență operator decât înregistrări de bază, și un proces separat stabilit pentru vehicule și tachografe, un sistem independent poate fi suficient.

Asta nu este poziția obișnuită odată ce o flotă crește. De îndată ce gestionăm mai multe depozite, tipuri de vehicule mixte, muncă de agenție sau examinarea licenței operatorului, instrumentele separate încep să creeze lacune. Un sistem păstrează verificările permiselor. Altul păstrează datele Driver CPC. Altul stochează fișele de inspecție. Fișierele tachografului se află în altă parte. Managerul de transport devine apoi legătura între înregistrările deconectate.

Această abordare eșuează de obicei în două locuri. În primul rând, termenele sunt ratate deoarece niciun tablou de bord unic nu arată întreaga imagine. În al doilea rând, dovezile devin greu de produs deoarece povestea unui șofer sau a unui vehicul este răspândită pe mai multe sisteme.

O platformă completă de conformitate este de obicei mai potrivită acolo unde flotele de curierat au nevoie de:

• verificări ale permiselor de conducere și urmărirea Driver CPC în aceeași înregistrare
• termenele vehiculului, remorcii și șoferului într-o singură vedere a calendarului
• dovezi de inspecție și defecte legate de activul relevant
• analiza tachografului și urmărirea sub același proces de conformitate
• înregistrări care pot fi revizuite după depozit, contract sau centru de operare
• un dosar care să reziste la examinarea externă fără reconstrucție manuală

Există, de asemenea, un punct practic despre responsabilitate. Dacă un sistem semnalează o problemă cu un permis și un alt sistem controlează alocarea șoferilor, cineva trebuie să conecteze cele două. Într-o operațiune de curierat aglomerată, aceasta înseamnă adesea urmăriri manuale evitabile.

La Operator Compliance, nu suntem o soluție punctuală pentru o sarcină izolată. Suntem construiți pentru operatorii care au nevoie ca verificarea permiselor să fie alături de restul dosarului de licență al operatorului. Aceasta include înregistrările șoferilor, înregistrările vehiculului și remorcii, datele MOT și testele anuale, inspecțiile, statutul VOR și dovezile tachografului. Deoarece OperatorCompliance este construit de Fleeta Limited, cu produsul modelat în jurul Ghidului DVSA pentru menținerea stării de drum și realităților de funcționare sub o licență de operator, comparația nu este între o aplicație de verificare și un spreadsheet. Este între un proces fragmentat și un sistem de conformitate.

Pentru unii operatori, integrarea contează de asemenea. Dacă o afacere folosește deja alte sisteme pentru gestionarea atelierelor, resurse umane sau telematică, merită să întrebăm dacă datele pot fi transferate curat prin REST API sau webhooks. Asta contează mai puțin decât utilizabilitatea de bază, dar poate economisi reintroducerea datelor acolo unde sistemele înconjurătoare sunt deja stabilite.

Cum să evaluăm utilizabilitatea zilnică pentru managerii de transport

Cea mai bună modalitate de a judeca utilizabilitatea este să urmăriți o sarcină reală, nu un script de demonstrație. Întrebați ce se întâmplă când un nou șofer de curierat începe mâine, când un șofer de agenție apare cu informații incomplete sau când o verificare programată a permisului revine cu mențiuni care necesită revizuire.

Configurarea ar trebui să fie simplă. Ar trebui să putem adăuga șoferi, să atribuim intervale de revizuire, să înregistrăm categoriile de permise și să atașăm documente de suport fără un proiect lung de implementare. Dacă sistemul este incomod la punctul de intrare, calitatea datelor scade rapid.

Gestionarea excepțiilor este locul în care multe produse își arată limitele. Este ușor să demonstrezi un permis curat și un dosar complet. Este mai greu să gestionezi date lipsă, verificări eșuate, lucrători temporari și documente care sosesc târziu. Un manager de transport ar trebui să întrebe:

• Ce se întâmplă dacă un șofer nu are DQC în dosar?
• Ce se întâmplă dacă o verificare a permisului este datorată, dar șoferul nu a furnizat informațiile necesare?
• Putem marca un șofer ca neautorizat pentru conducere?
• Putem înregistra acțiuni de urmărire și dovezi semnate?
• Putem separa documentele întârziate de conducerea cu adevărat interzisă?

Dovezile semnate sunt deosebit de importante. Dacă un manager revizuiește un rezultat și decide asupra unei acțiuni, software-ul ar trebui să păstreze acea decizie în mod clar. Același lucru se aplică pentru declarații, recunoașteri și orice note de suport. Dacă sistemul se bazează pe comentarii libere fără structură, consistența va suferi.

Vizibilitatea tabloului de bord ar trebui să susțină acțiunea, nu doar să afișeze date. Un tablou de bord util pentru o flotă de curierat arată ce este datorat, ce este întârziat, ce este cu risc ridicat și ce împiedică utilizarea unui șofer. Nu ar trebui să necesite multiple exporturi și filtre pentru a ajunge la răspunsuri de bază.

Testul final este dacă sistemul reduce urmărirea manuală. Un software bun ar trebui să reducă necesitatea de memento-uri separate în agendă, spreadsheet-uri și fire de email. Dacă managerii de transport trebuie în continuare să mențină propriul proces de umbră pentru a se simți în siguranță, sistemul nu face suficient.

Utilizabilitatea include de asemenea înregistrările din jurul șoferului, nu doar permisul în sine. În multe flote de curierat, un dosar de șofer ar trebui să fie aproape de raportarea defectelor, formularele de integrare și dovezile de drept de muncă. Ghidul nostru despre verificările dreptului de muncă pentru șoferi este relevant aici deoarece înregistrările incomplete ale șoferilor rareori se opresc la un singur tip de document.

Cum se potrivește Operator Compliance flotelor de curierat

Operator Compliance se potrivește flotelor de curierat care au nevoie de verificări ale permiselor ca parte a unui sistem mai larg de conformitate, nu ca un exercițiu de bifare independent.

În practică, asta înseamnă că suntem cei mai puternici acolo unde flota trebuie să controleze împreună înregistrările șoferilor, vehiculelor și remorcilor. Operatorii de curierat încep adesea prin a căuta software pentru a urmări verificările permiselor de conducere pentru flotele de curierat, apoi își dau seama că problema reală este mai largă. De asemenea, au nevoie de datele MOT și testele anuale într-un singur loc. Au nevoie de programe de inspecție. Au nevoie de raportarea defectelor. Au nevoie de înregistrările tachografului și de urmărire. Au nevoie de un dosar care poate fi prezentat DVSA fără a extrage documente din cinci surse diferite.

Asta este lacuna pe care suntem construiți să o închidem.

Cu OperatorCompliance, înregistrarea șoferului se află în același mediu cu restul activității de conformitate a operatorului. Asta contează pentru flotele de curierat care folosesc furgonete, HGV-uri sau active mixte, și pentru operatorii care gestionează atât șoferi angajați, cât și de agenție. De asemenea, contează acolo unde biroul de transport trebuie să răspundă pentru ce s-a întâmplat, cine a revizuit-o și ce acțiune a fost luată.

Abordarea noastră este practică. Ne concentrăm pe înregistrările și termenele pe care operatorii sunt așteptați să le controleze. Asta include verificările permiselor, datele Driver CPC și DQC, articolele de conformitate pentru vehicule și remorci, planificarea MOT și testelor anuale, dovezile de inspecție, înregistrările tachografului și gestionarea VOR. Dacă un vehicul este oprit, dacă o înregistrare a șoferului este incompletă sau dacă un termen limită se apropie, vrem ca asta să fie vizibil într-o singură vedere operațională.

Recunoaștem de asemenea că flotele de curierat lucrează adesea în mai multe centre de operare și cu programe în mișcare rapidă. Un sistem trebuie să fie suficient de clar pentru utilizarea zilnică, nu doar suficient de formal pentru un audit. De aceea, comparația nu ar trebui să se oprească la listele de caracteristici. Întrebarea reală este dacă software-ul ne ajută să gestionăm flotă și să menținem dosarul în același timp.

Acolo unde operatorii doresc să conecteze înregistrările mai departe, pot exista și puncte de date mai largi de considerat, cum ar fi verificarea asigurării prin askMID, care este gestionată de Motor Insurers' Bureau, de asemenea, numit MIB, sau legături cu alte sisteme de flotă. Unele afaceri ne vor compara cu produse de flotă mai largi sau servicii de date precum Fleetalyse sau Logivo.AI. Aceste comparații sunt utile doar dacă revin la același standard operațional. Poate sistemul să mențină dosarul de licență operatorului clar, actual și defensibil?

Asta este standardul la care lucrăm. Nu încercăm să fim o aplicație simplă de memento pentru un tip de document. Suntem construiți pentru operatorii din Marea Britanie care au nevoie ca înregistrările lor de conformitate să fie în ordine, într-o formă care reflectă modul în care aplicarea DVSA și examinarea Traffic Commissioner funcționează de fapt.

Pentru flotele de curierat, aceasta duce de obicei la o concluzie simplă. Dacă verificările permiselor sunt doar o parte mobilă într-o imagine mai mare de conformitate, este mai bine să le gestionăm în cadrul aceluiași sistem ca restul dosarului operatorului. Aici se află Operator Compliance în comparație.