Recunoașterea câștigată DVSA: Un ghid practic pentru operatorii

Cea mai mare parte a sfaturilor despre Recunoașterea câștigată DVSA începe cu beneficiul, mai puține inspecții pe drum, o reputație de conformitate mai puternică și mai puține întreruperi. Acesta este punctul de plecare greșit. Schema nu elimină supravegherea. O schimbă în locație și frecvență, înlocuind unele intervenții reactive cu o obligație continuă de a produce dovezi fiabile, de a raporta performanța și de a demonstra controlul.

Pentru un operator HGV sau PSV din Marea Britanie, întrebarea importantă nu este dacă schema sună atractiv. Este dacă sistemele dvs. de licență de operator ar rezista unei eșantionări detaliate astăzi, fără o vânătoare grăbită de documente, lacune neexplicate sau un manager de transport încercând să reconstruiască deciziile din memorie. Acest ghid adoptă o viziune practică: Recunoașterea câștigată poate fi potrivită pentru operatorii maturi, dar nu va salva un sistem de conformitate slab.

Cuprins

• Recunoașterea câștigată nu este câștigul ușor pe care operatorii îl așteaptă
  • Ce speră operatorii să primească
  • Povara pe care o acceptă operatorii
• Ce este de fapt Recunoașterea câștigată DVSA
  • Trei forme de supraveghere
  • Ce nu este schema
  • Ce primește DVSA
• Criterii de eligibilitate și praguri KPI pe care trebuie să le depășiți
  • Pragul PSV care îi prinde pe oameni
  • Praguri KPI pe scurt
• Așteptările privind dovezile și auditul în cadrul schemei
  • Construiește dovezi în jurul deciziilor
  • Cum arată o cerere la distanță
• Pași pentru a aplica fără a pierde fereastra de audit
  • Stabiliți baza operațională
  • Selectați structura de suport
  • Trimiteți doar după ce controalele funcționează
• Cum o platformă de conformitate sprijină Recunoașterea câștigată
  • Capacitate comparată cu responsabilitate
• Merită Recunoașterea câștigată pentru flota dvs.
  • Comparați decizia comercială

Recunoașterea câștigată nu este câștigul ușor pe care operatorii îl așteaptă

Expresia „vacanță de aplicare” ar trebui eliminată din fiecare prezentare a Recunoașterii câștigate. DVSA spune că membrii împărtășesc informații despre performanță și vehiculele lor sunt mai puțin susceptibile de a fi oprite pentru inspecție, dar materialul oficial nu cuantifică reducerea sau promite imunitate. Beneficiul este, prin urmare, operațional, nu absolut. Un vehicul poate fi în continuare inspectat, iar angajamentele licenței de operator rămân în vigoare.

Comerțul este simplu. Aplicarea tradițională poate apărea ca o întâlnire pe drum, o intervenție bazată pe birou sau o preocupare a Comisarului de Transport. Recunoașterea câștigată pune un accent mai mare pe raportarea continuă a KPI, calitatea dovezilor, revizuirea la distanță și accesul la audit. Este posibil să experimentați mai puține întreruperi pe drum, dar DVSA se așteaptă ca sistemele din spatele aplicației dvs. să continue să funcționeze între audite.

Ce speră operatorii să primească

Operatorii se așteaptă în mod obișnuit la un statut de operator de încredere, intervenții reduse și o relație mai lină cu clienții sau asigurătorii. Unele dintre aceste rezultate pot urma dintr-un istoric de conformitate demonstrabil, dar Recunoașterea câștigată în sine nu este o garanție a unei fricțiuni mai mici în asigurare, a unei preferințe comerciale sau a unor operațiuni neîntrerupte.

Ceea ce primesc membrii este o relație definită cu DVSA, acces la procesul de raportare al schemei și oportunitatea de a demonstra controlul susținut prin informații validate. Schema a fost lansată oficial pe 24 aprilie 2018, după un pilot de un an care a implicat mai mult de 60 de operatori de vehicule comerciale reprezentând mai mult de 43.000 de vehicule în informațiile organizaționale ale DVSA.

Povara pe care o acceptă operatorii

La lansare, DVSA a descris schema ca fiind voluntară, gratuită pentru a adera și deschisă organizațiilor de orice dimensiune care dețineau o licență de operator de cel puțin 2 ani. Înregistrarea publicată a enumerat 143 de operatori acreditați, în timp ce 41 de operatori au fost deja eliminați de la începutul schemei în raportul și conturile anuale ale DVSA. Aceste cifre nu dovedesc că eliminarea este comună, dar dovedesc că apartenența nu este permanentă.

Regulă practică: Adereți doar când pachetul dvs. normal de conformitate arată deja ca un dosar de audit.

Testul corect este incomod, dar util. Dacă DVSA ar selecta mai multe vehicule, remorci, șoferi, date de întreținere, închideri de defecte și înregistrări de tahograf mâine, ar putea echipa dvs. să dovedească cine a acționat, când a acționat și de ce decizia a fost rezonabilă? Dacă nu, reparați mai întâi sistemul de control.

Ce este de fapt Recunoașterea câștigată DVSA

Recunoașterea câștigată DVSA este o schemă de conformitate voluntară pentru operatorii HGV și PSV eligibili. Aceasta se află alături de licența de operator. Nu înlocuiește licența, angajamentele acesteia, condițiile acesteia, jurisdicția Comisarului de Transport sau datoria operatorului de a întreține vehiculele și de a gestiona șoferii corespunzător.

Designul schemei este cel mai bine înțeles ca un model de control continuu. Un operator trebuie să fi deținut licența relevantă timp de cel puțin 2 ani, nu trebuie să fi avut acțiuni de reglementare din partea Comisarului de Transport în ultimii 2 ani, în afară de un avertisment formal, și trebuie să opereze sisteme de management pentru întreținerea vehiculelor și orele șoferilor care pot identifica abaterile KPI și sprijini raportarea continuă conform ghidului de aderare al DVSA.

Trei forme de supraveghere

Aderarea nu înseamnă un singur audit de aprobat urmat de tăcere. Operatorul acceptă verificarea continuă prin:

• Audite la distanță, unde evaluatorul testează informațiile și înregistrările de suport trimise.
• Audite la fața locului, unde funcția de conformitate, persoanele, sistemele și practicile operaționale sunt examinate.
• Inspecții ale flotei, care testează dacă vehiculele reprezentate de înregistrări îndeplinesc standardul așteptat în practică.

Aranjamentele precise de audit depind de cerințele curente ale schemei și de circumstanțele operatorului. Nu construiți planul dvs. intern pe baza presupunerii că o vizită de succes încheie relația.

Ce nu este schema

Recunoașterea câștigată nu este același lucru cu OCRS. OCRS este abordarea de evaluare a riscurilor a DVSA pentru prioritizarea activităților de aplicare, în timp ce Recunoașterea câștigată este un aranjament voluntar cu standarde de intrare definite, obligații de raportare și audite. De asemenea, nu este FORS, care este un program de acreditare a industriei, sau un atelier DVSA. Un atelier poate ajuta la îmbunătățirea cunoștințelor, dar nu creează apartenența la Recunoașterea câștigată.

Operatorul deține în continuare rezultatul. Managerul de transport trebuie să păstreze controlul eficient, furnizorii de întreținere trebuie să finalizeze lucrări competente, șoferii trebuie să efectueze verificări semnificative, iar analiștii de tahograf trebuie să identifice și să abordeze abaterile. Software-ul, consultanții și furnizorii de audit pot sprijini aceste activități, dar niciunul dintre ei nu transferă responsabilitatea legală a operatorului.

Ce primește DVSA

DVSA primește informații structurate despre performanță, raportări de anomalii și dovezi că operatorul își monitorizează propriile controale. Aceasta permite agenției să se concentreze pe intervenții în funcție de risc în întreaga populație de operatori. În schimb, operatorul primește o cale mai formală de a demonstra că managementul său de conformitate este activ, măsurabil și susținut.

Aderarea este voluntară, dar revocabilă. Tratați schema ca pe o disciplină operațională activă, nu ca pe un semn pentru subsolul site-ului web.

Criterii de eligibilitate și praguri KPI pe care trebuie să le depășiți

Eligibilitatea începe cu licența de operator, nu cu software-ul pe care intenționați să-l cumpărați. Ghidul de aplicare necesită un istoric minim al licenței, o poziție de reglementare recentă curată și sisteme de management capabile să urmărească performanța. DVSA mai cere ca solicitanții să utilizeze un furnizor de sistem IT și un furnizor de audit înregistrat la DVSA prin ghidul și formularele sale de Recunoaștere câștigată.

Autoevaluarea dvs. ar trebui să acopere controalele de lucru din spatele aplicației:

• Guvernanța licenței: Confirmați entitatea legală corectă, vehiculele autorizate, centrele de operare, angajamentele și condițiile.
• Managementul transportului: Verificați că managerul de transport numit are competența, autoritatea și implicarea practică pentru a demonstra controlul continuu.
• Întreținerea: Testați planificarea inspecției, finalizarea inspecției de siguranță, raportarea defectelor, rectificarea, pregătirea pentru testul anual și înregistrările remorcilor.
• Managementul șoferilor: Revizuiți monitorizarea licenței, CPC și a cardului de tahograf, integrarea șoferilor, verificările de tip walkaround și urmărirea abaterilor.
• Controlul orelor: Confirmați că descărcările, analiza, semnarea și acțiunea corectivă funcționează ca un circuit închis. O platformă precum software-ul de analiză a tahografelor poate organiza dovezile, dar managerul de transport decide în continuare ce acțiune este adecvată.

Pragul PSV care îi prinde pe oameni

Pentru flotele PSV, criteriile de evaluare publicate conțin un KPI de istoric de test care depinde de dimensiune. Dacă flota are mai mult de 20 de vehicule, rata inițială de succes pentru ultimii 2 ani trebuie să fie 95% sau mai mult. Dacă flota are 20 sau mai puține vehicule, acel procentaj de test nu se aplică, dar operatorul nu trebuie să aibă mai mult de o eșec inițial într-o perioadă de 12 luni conform standardelor operatorilor PSV ale DVSA.

Această distincție contează. Un operator mai mic nu scapă de supraveghere deoarece un procentaj poate părea stabil pe un eșantion mic. Controlul devine un plafon absolut pentru eșecurile inițiale.

Praguri KPI pe scurt

Tabelul de mai jos separă ceea ce poate fi declarat din materialul verificat furnizat din zonele care necesită verificare împotriva standardului aplicabil curent. Nu inserați un reper inventat pentru vehiculele de marfă în pachetul dvs. de pregătire.

Zona KPI	Reper pentru vehicule de marfă	Reper pentru PSV	Cadenta raportării
Istoricul testelor	Confirmați standardul DVSA aplicabil curent înainte de a aplica	Mai mult de 20 de vehicule, rata inițială de succes de 95% sau mai mult pentru ultimii 2 ani	Raportare continuă și revizuire a auditului
Istoricul testelor pentru flote mici	Confirmați standardul DVSA aplicabil curent înainte de a aplica	20 sau mai puține vehicule, nu mai mult de o eșec inițial într-o perioadă de 12 luni	Monitorizare continuă
Controlul întreținerii	Planificare demonstrabilă a întreținerii, înregistrări și raportare KPI	Planificare demonstrabilă a întreținerii, înregistrări și raportare KPI	Continuă
Orele șoferilor	Analiză demonstrabilă, monitorizare KPI și acțiune asupra abaterilor	Analiză demonstrabilă, monitorizare KPI și acțiune asupra abaterilor	Continuă
Anomalii și incidente	Înregistrați, investigați și raportați prin procesul necesar	Înregistrați, investigați și raportați prin procesul necesar	Pe măsură ce apar, cu revizuire periodică

Un operator care nu poate produce date fiabile pentru operațiunea sa curentă nu este pregătit deoarece intenționează să se îmbunătățească. Pregătirea înseamnă că înregistrările existente arată deja control.

Așteptările privind dovezile și auditul în cadrul schemei

Pregătirea pentru audit este capacitatea de a răspunde rapid și complet la o întrebare țintă. Nu este volumul de documente dintr-un drive partajat.

Ghidul DVSA privind starea de drum spune că înregistrările de inspecție de siguranță și reparație trebuie păstrate timp de cel puțin 15 luni, inclusiv înregistrările pentru vehiculele vândute sau eliminate din licența de operator în Ghidul pentru menținerea stării de drum. Ghidul de licențiere a operatorilor de vehicule de marfă mai cere ca înregistrările de întreținere să fie păstrate timp de cel puțin 15 luni și explică că, acolo unde este cazul, datele digitale ale tahografului ar trebui descărcate din unitatea vehiculului cel puțin o dată la 90 de zile și din cardul fiecărui șofer cel puțin o dată la 28 de zile în ghidul de licențiere a operatorilor.

Construiește dovezi în jurul deciziilor

Un dosar de audit util ar trebui să permită unui evaluator să urmeze lanțul de la cerință la rezultat:

1. Planificatorul de întreținere arată data limită și inspecția planificată.
2. Înregistrarea inspecției arată ce a găsit tehnicianul.
3. Jurnalul de defecte identifică problema și severitatea acesteia.
4. Înregistrarea de rectificare arată lucrările finalizate.
5. Decizia de returnare la serviciu identifică cine a autorizat utilizarea.
6. Pachetul KPI sau de conformitate arată dacă evenimentul a afectat performanța.

Aceași logică se aplică și tahografelor. Păstrați fișierul descărcat, rezultatul analizei, comunicarea abaterii, răspunsul șoferului, debrief-ul semnat și acțiunea corectivă împreună. Un raport fără dovezi de acțiune este doar un avertisment că cineva ar fi putut observa o problemă.

Cum arată o cerere la distanță

În timpul unui audit la distanță, un evaluator poate selecta vehicule, remorci, șoferi și date specifice. Echipa dvs. ar trebui să fie capabilă să exporte înregistrări folosind convenții de numire stabile, timpi clari și o st