Cum să gestionezi un planificator de flotă care să reziste la DVSA

Un planificator de flotă care să reziste la DVSA nu este doar un jurnal al datelor limită. Este controlul care arată că știm ce are nevoie fiecare vehicul și remorcă, când are nevoie, cine l-a verificat, ce defecte au fost găsite, ce a fost reparat și dacă a fost ceva omis sau scos de pe drum. Dacă DVSA sau Traffic Commissioner (Comisarul pentru trafic) întreabă cum gestionăm starea de roadworthiness, planificatorul este unul dintre primele locuri în care se așteaptă să vadă acest control funcționând în practică.

Din acest motiv, un planificator de întreținere a vehiculelor adecvat trebuie să facă mai mult decât să trimită memento-uri. Trebuie să lege împreună inspecțiile, rezervările pentru MOT sau testul anual, raportarea defectelor de către șoferi, activitatea din atelier, perioadele VOR, datele de expirare a documentelor și dosarul de dovezi din spatele fiecărui eveniment. Dacă nu poate arăta întreaga poveste rapid, nu își îndeplinește sarcina de conformitate pe care avem nevoie să o facă.

Ce trebuie să facă un planificator de întreținere a vehiculelor

Cel puțin, un planificator de întreținere a vehiculelor ar trebui să arate fiecare inspecție de siguranță și cerință de testare pentru fiecare vehicul și remorcă din flotă, cu date limită calculate în avans și vizibile într-un singur loc. Asta pare evident, dar standardul de conformitate este mai ridicat decât un simplu calendar.

DVSA se uită la sisteme, nu doar la înregistrări izolate. Un planificator ar trebui, prin urmare, să funcționeze ca un control de conformitate. În practică, asta înseamnă că ar trebui să:

• scheduling toate evenimentele de întreținere planificate
• să arate ce a fost finalizat
• să semnaleze ce urmează să vină
• să evidențieze orice întârziere sau omisiune
• să lege defectele și reparațiile de activul relevant
• să păstreze dovezi ale muncii efectuate
• să arate cine a revizuit și a semnat evenimentul
• să facă clar când un vehicul a fost indisponibil sau VOR

Pentru operatorii HGV și PSV din Marea Britanie, asta înseamnă de obicei construirea planificatorului în jurul regimului de inspecție stabilit în Ghidul DVSA pentru menținerea stării de roadworthiness. Pentru furgonete și flote mixte, aceeași disciplină este încă importantă, chiar și acolo unde cadrul legal diferă de sistemele de întreținere ale licenței operatorului. O flotă de furgonete de 3.5 tone poate să nu fie pe o licență O, dar dacă operăm comercial și punem șoferi pe drum în fiecare zi, avem în continuare nevoie de un proces de întreținere defensibil.

Planificatorul ar trebui să acopere, de asemenea, remorcile ca active separate, nu doar ca note împotriva unei unități de tractor. Remorcile au propriile intervale de inspecție, cerințe de test anual acolo unde este cazul, probleme cu anvelopele și frânele și istorii de reparații. Dacă o remorcă poate circula independent prin operațiune, are nevoie de propriul său dosar.

Un planificator bun înregistrează, de asemenea, dovezi, nu doar date. O inspecție finalizată are nevoie de fișa de inspecție, constatările mecanicului, lucrările de rectificare, orice decizie de amânare, dacă este legală și sigură, și semnătura care arată că vehiculul era roadworthy înainte de a fi readus în serviciu. Dacă suntem întrebați să producem înregistrări, nu ar trebui să căutăm prin inboxuri, fișiere pe hârtie și tablouri albe din atelier.

Ce date și intervale ar trebui să fie în planificator?

Principiul de bază este simplu. Dacă o dată afectează roadworthiness, utilizarea legală sau capacitatea noastră de a dovedi controlul, aparține planificatorului.

Pentru majoritatea operatorilor, elementele cheie programate sunt:

• inspecții de siguranță pentru vehicule
• inspecții de siguranță pentru remorci
• date MOT pentru vehiculele relevante
• date de test anual pentru HGV-uri, PSV-uri și remorci testabile
• servicii de rutină
• inspecții de frâne și teste de performanță a frânelor
• date de calibrare a tahografului
• inspecții ale limitatoarelor de viteză, acolo unde este cazul
• date LOLER pentru orice echipament de ridicare montat pe vehicul
• reînnoirea licenței de drum, acolo unde este gestionată centralizat
• date de asigurare
• date de verificare a licenței de șofer
• date de expirare a Driver CPC și DQC
• orice date de revizuire stabilite de companie pentru verificările și declarațiile de rundă ale șoferilor

În munca cu licența operatorului din Marea Britanie, testul anual nu este doar un alt eveniment de serviciu. Are nevoie de vizibilitate separată, deoarece timpul de rezervare, lucrările de pregătire și consecințele eșecului sunt diferite. Același lucru se aplică pentru MOT pe vehiculele din afara regimului de test anual. Planificatorul ar trebui să facă distincția clar între aceste tipuri de evenimente.

Verificările șoferilor au nevoie, de asemenea, de un loc. Verificările zilnice de rundă nu sunt programate în același mod ca o inspecție la fiecare șase săptămâni, dar au nevoie în continuare de control. Ar trebui să știm dacă raportarea defectelor a fost finalizată, dacă nu există defecte declarate acolo unde este necesar de procesul nostru și dacă verificările lipsă sunt vizibile. Dacă un șofer raportează un defect la 06:00 și vehiculul pleacă totuși la 07:00, avem nevoie de o înregistrare care să arate de ce a fost sigur și autorizat, sau de ce nu ar fi trebuit să plece.

Datale de expirare a documentelor sunt importante deoarece adesea expun eșecuri mai largi de control. Dacă un vehicul este în serviciu, dar înregistrarea asigurării, DQC, verificarea licenței de conducere, calibrarea tahografului sau data testului anual a expirat în sistem, asta spune DVSA că supravegherea noastră este slabă. Ar trebui, de asemenea, să urmărim vehiculele închiriate, remorcile închiriate și adăugările temporare din momentul în care intră în serviciu. Ghidul nostru despre aducerea unui vehicul în serviciu cu înregistrările de conformitate corecte acoperă acel punct de predare în detaliu.

În cazul în care o regulă diferă între Marea Britanie și UE în general, planificatorul ar trebui să urmeze cerința din Marea Britanie care se aplică operațiunii noastre. De exemplu, așteptările pentru testul anual și licența operatorului din Marea Britanie nu sunt pur și simplu o copie a practicii de flotă la nivelul UE. Operatorii care lucrează internațional ar putea, de asemenea, să fie atenți la cerințele locale de testare, emisii sau acces, dar planificatorul orientat către DVSA trebuie să reflecte mai întâi standardul de control din Marea Britanie.

Mulți operatori includ, de asemenea, memento-uri administrative în jurul acțiunilor VOL, punctelor de revizuire legate de OCRS și condițiilor asigurătorului. Acestea nu sunt substituente pentru evenimentele de întreținere, dar sunt adesea parte a aceluiași dosar de control operațional.

Cum stabilești frecvența inspecțiilor?

Nu există un interval unic care să se potrivească fiecărei flote. Frecvența corectă a inspecțiilor este cea pe care o putem justifica din utilizarea, condiția și profilul de risc al vehiculului, și care îndeplinește în continuare așteptările DVSA.

Managerii de transport încep de obicei cu îndrumările producătorului și Ghidul DVSA pentru menținerea stării de roadworthiness, apoi ajustează în funcție de operațiunea efectivă. Factorii care contează includ:

• vârsta vehiculului
• kilometrajul
• orele lucrate
• tipul și greutatea încărcăturii
• utilizarea urbană stop-start
• funcționarea pe teren accidentat sau off-road
• medii costiere sau corozive
• utilizarea remorcilor
• istoricul uzurii frânelor
• tendințele defectelor
• vârfurile sezoniere
• dacă vehiculul este pe muncă de zi, transport de marfă, muncă de tip gunoi sau rute școlare și de servicii

O unitate de tractor mai nouă pe muncă constantă pe autostradă poate justifica un interval mai lung decât un rigid mai vechi care face livrări urbane frecvente cu curburi, frânare bruscă și utilizare a liftului. Un PSV pe muncă locală intensivă poate necesita un regim diferit de un autobuz care efectuează închirieri private pe distanțe lungi. O remorcă folosită ușor, parcată pentru perioade, are în continuare nevoie de un interval adecvat, deoarece utilizarea scăzută nu elimină riscurile de deteriorare, cum ar fi blocarea frânelor, îmbătrânirea anvelopelor sau defectele de iluminare.

Cheia este ca intervalul să fie realist și documentat. Dacă efectuăm inspecții la fiecare 10 săptămâni pe hârtie, dar aducem repetat vehiculele târziu, transferăm defecte sau vedem probleme recurente cu frânele și anvelopele, sistemul real nu este de 10 săptămâni. Este necontrolat. DVSA și Traffic Commissioner se vor uita la rezultatele efective, nu doar la politica declarată.

Cei mai mulți operatori stabilesc un interval maxim și apoi gestionează vehiculele mai devreme, acolo unde utilizarea o impune. Planificatorul ar trebui să susțină atât controlul pe date fixe, cât și cel bazat pe utilizare. Dacă un vehicul parcurge mai mult kilometraj decât se aștepta sau este reasignat la muncă mai grea, următoarea dată de inspecție ar trebui să fie adusă înainte. Dacă folosim planificarea pe săptămâna ISO în întreaga atelier, este în regulă, dar data limită de bază trebuie să fie clară pentru fiecare activ.

Performanța frânelor merită o atenție specială. Un sistem de roadworthiness este slab dacă verificările frânelor sunt tratate ca adăugiri ocazionale. Ar trebui să planificăm inspecțiile frânelor, dovezile testului de frână și lucrările de urmărire ca parte a ciclului regulat de întreținere, nu să așteptăm pregătirea pentru testul anual pentru a descoperi dezechilibrul sau performanța slabă.

Dacă avem nevoie să demonstrăm de ce intervalele noastre sunt stabilite așa cum sunt, ar trebui să putem arăta politica, factorii de risc considerați și istoricul de întreținere care susține decizia. Ghidul nostru despre înregistrările de întreținere ale licenței operatorului este util dacă revizuiești dacă dosarul tău actual ar rezista acelei examinări.

Cum ar trebui să fie înregistrate defectele, reparațiile și timpul VOR?

O înregistrare a defectelor trebuie să spună întreaga poveste de la raportare la rectificare. Orice mai puțin lasă goluri care devin greu de apărat mai târziu.

Când un defect este raportat, ar trebui să înregistrăm:

• data și ora raportării
• ID-ul vehiculului sau remorcii
• numele șoferului
• kilometrajul sau odometrul, acolo unde este relevant
• descrierea defectului în termeni simpli
• dacă defectul face vehiculul nesigur sau necorespunzător
• dacă vehiculul a fost oprit imediat
• cine a revizuit raportul
• decizia luată, reparare acum, monitorizare sau scoatere din serviciu

Pentru acțiunea din atelier, înregistrarea ar trebui apoi să arate:

• data și ora în care a fost deschisă lucrarea
• tehnicianul sau reparatorul
• diagnostic
• lucrările efectuate
• piese montate
• orice furnizor extern utilizat
• dacă a fost efectuat un test de drum sau un test de frână
• data și ora finalizării
• cine a semnat vehiculul înapoi în serviciu

În cazul în care un defect este critic pentru siguranță, vehiculul ar trebui să fie marcat VOR imediat. Perioada VOR ar trebui să aibă un timp de început și sfârșit clar, cu motivul pentru timpul de nefuncționare înregistrat. Acest lucru este important operațional și ca dovadă. Dacă DVSA întreabă de ce un loc de muncă programat a întârziat, o perioadă VOR documentată poate explica. Dacă întreabă de ce un vehicul a fost folosit în ciuda unei probleme raportate, absența unui marcaj VOR poate sugera că defectul nu a fost controlat corespunzător.

Lucrările omise și amânate necesită atenție. Dacă o inspecție a găsit defecte care ar putea fi amânate în siguranță, înregistrarea ar trebui să arate exact ce a fost amânat, de ce acea decizie a fost sigură, cine a autorizat-o și termenul limită pentru rectificare. Dacă o inspecție de siguranță a fost omisă sau finalizată târziu, aceasta nu ar trebui să dispară. Ar trebui să rămână vizibilă cu motivul, autorizarea și acțiunea de recuperare. Încercarea de a ascunde evenimentele omise creează o problemă mai gravă atunci când înregistrările sunt revizuite.

Aici contează și dovezile semnate. Declarațiile șoferilor, semnătura mecanicului, finalizarea atelierului și revizuirea managerului de transport ar trebui să fie atribuite persoanelor numite. Semnăturile digitale, timpii de marcaj și un audit trail corespunzător sunt mult mai puternice decât copiile pe hârtie fără dată sau celulele editate din foi de calcul.

Dacă vrei să testezi dacă procesul tău actual ar supraviețui unei interdicții pe drum sau unei investigații de întreținere, articolul nostru despre ce înseamnă un PG9 pentru vehiculul și riscul tău de licență este un reper util.

Ce dovezi ar trebui să fie pregătite pentru DVSA sau Traffic Commissioner?

Ar trebui să presupunem că, dacă DVSA vizitează sau dacă Traffic Commissioner ne cheamă la o anchetă publică, ar putea fi necesar să producem înregistrări rapid și în ordine. Testul nu este dacă documentele există undeva. Este dacă putem să le punem în fața unui examinator fără întârziere și fără contradicții.

Dosarul de dovezi de bază include de obicei:

• fișe de inspecție de siguranță completate
• planificator de întreținere pentru vehicule și remorci
• istoric MOT și test anual
• înregistrări de teste de frână
• istoric de servicii și reparații
• rapoarte de defecte, inclusiv declarații de defecte nule, dacă fac parte din procesul nostru
• înregistrări de rectificare și semnătura
• înregistrări ale inspecțiilor omise sau ale evenimentelor târzii, cu motive
• istoric VOR
• fișe PMI, acolo unde sunt utilizate în operațiune
• certificate de calibrare pentru tahografe
• înregistrări de verificare a licenței de șofer cu rezultatele DVLA
• înregistrări Driver CPC și DQC
• detalii și contracte ale furnizorului de întreținere, acolo unde lucrările sunt externalizate
• dovezi că managerii de transport revizuiesc performanța de conformitate
• înregistrări de analiză a tahografului și urmărirea infracțiunilor
• debriefing-uri ale șoferilor, recunoașteri și declarații legate de orele de conducere și timpul de lucru, acolo unde este relevant

Dovezile tahografului sunt adesea revizuite împreună cu întreținerea, deoarece se referă la controlul general. Dacă dosarul nostru de întreținere este ordonat, dar urmărirea tahografului este slabă, asta indică în continuare o gestionare slabă a operatorului. Același lucru este valabil și pentru verificările licenței de șofer. Dacă un planificator de flotă urmărește inspecțiile perfect, dar nu expirarea licenței și DQC, rezolvă doar o parte a problemei licenței operatorului.

Pentru asigurare și verificări de identitate a vehiculului, unii operatori păstrează, de asemenea, dovezi de susținere de la askMID sau înregistrări legate de Motor Insurers' Bureau, uneori scris ca MIB, mai ales acolo unde sunt implicate vehicule închiriate sau adăugate recent. Aceasta nu este un substitut pentru controalele noastre de asigurare, dar poate susține dosarul.

Cel mai bun test este să întrebăm, dacă DVSA a solicitat șase luni de înregistrări pentru un vehicul, o remorcă și un șofer, am putea exporta totul în câteva minute? Dacă nu, sistemul este prea fragmentat. Ghidul nostru despre pregătirea pentru o investigație de întreținere DVSA stabilește tipul de revizuire a dosarului pe care îl recomandăm înainte de o vizită externă.

Când devine un spreadsheet insuficient?

Un spreadsheet poate funcționa pentru o flotă foarte mică și stabilă cu o persoană responsabilă, un depozit, intervale de inspecție simple și administrare disciplinată. Mulți proprietari-șoferi încep de acolo. Unii operatori mici de PSV și furgonete fac la fel. Problema nu este că spreadsheet-urile sunt întotdeauna greșite. Este că devin fragile foarte repede.

Un spreadsheet de obicei încetează să fie suficient atunci când unul sau mai multe dintre acestea se aplică:

• se adaugă mai multe vehicule sau remorci
• activele se mută între depozite
• frecvențele inspecțiilor diferă în întreaga flotă
• întreținerea este împărțită între ateliere interne și externe
• mai mult de o persoană actualizează înregistrările
• șoferii raportează defecte din drum
• avem nevoie de declarații semnate și timpi de marcaj
• memento-urile sunt omise
• pregătirea pentru testul anual este gestionată separat de planificarea de rutină
• avem nevoie de un audit trail clar al editărilor și semnăturilor
• dosarul Traffic Commissioner trebuie să fie produs cu notificare scurtă

Remorcile sunt adesea punctul de cotitură. Operatorii pot gestiona vehiculele rezonabil într-un spreadsheet, apoi își pierd controlul când remorcile se rotesc, defectele sunt raportate împotriva înregistrării în loc de numărul flotei, iar înregistrările din atelier se află în altă parte. Operațiunile multi-depozit agravează acest lucru. La fel și responsabilitatea împărțită între echipele de transport, atelier și administrare.

Un alt semn de avertizare este atunci când planificatorul nu mai se potrivește realității fără urmărire manuală. Dacă datele limită sunt menținute într-o foaie, rapoartele de defecte în email, reparațiile într-un sistem de garaj, verificările licenței într-un alt fișier și dovezile tahografului în altă parte, avem mai multe adevăruri parțiale în loc de un singur dosar de conformitate de încredere.

Asta este motivul pentru care am construit Operator Compliance așa cum am făcut. La OperatorCompliance, folosim perspectiva practică a operatorului de la Fleeta Limited, inclusiv gestionarea camioanelor sub o licență de operator, pentru a structura înregistrările în jurul controalelor pe care DVSA se așteaptă să le vadă. Asta înseamnă vehicule, remorci, șoferi, termene, dovezi semnate și înregistrări tahografice într-un singur loc, cu opțiuni pentru integrări printr-o API REST și webhooks acolo unde operatorii au nevoie ca datele să se miște între sisteme. Unele flote compară, de asemenea, instrumente precum Fleetalyse sau Logivo.AI atunci când își revizuiesc stiva mai largă de software, dar întrebarea cheie este mai simplă decât comparația de branduri. Poate sistemul să arate că controlul nostru de întreținere este activ, complet și auditabil?

Dacă procesul tău actual este aproape de limită, merită să revizuiești ce ar trebui să includă un sistem mai puternic înainte ca o problemă de conformitate să forțeze schimbarea. Articolul nostru despre cum să compari planificatoarele de întreținere pentru camioane din Marea Britanie este un loc practic pentru a începe.

Un planificator care să reziste la DVSA este unul pe care ne putem baza zilnic, nu unul pe care să-l aranjăm când începe o investigație. Dacă controlează datele, capturează dovezile, înregistrează excepțiile și arată cine a făcut ce, își îndeplinește sarcina. Dacă doar ne amintește că ceva este dator, nu este încă un sistem de conformitate.