Inspecții de siguranță și teste de frână care rezistă la DVSA

Stabilirea corectă a intervalelor de inspecție de siguranță și a testelor de frână nu este o simplă exercițiu de birocrație. Este unul dintre primele locuri unde DVSA și un Traffic Commissioner (Comisar pentru trafic) vor căuta atunci când doresc să știe dacă un operator controlează întreținerea. Dacă intervalele nu sunt justificate, dovezile de frână lipsesc sau defectele nu sunt clar remediate și semnate, înregistrarea își spune singură povestea.

Pentru operatorii din Marea Britanie, punctul de plecare este simplu. Stabilim intervalul de inspecție, trebuie să putem să-l justificăm, iar fiecare inspecție de siguranță necesită o evaluare a performanței frânelor cu dovezi corespunzătoare. Documentele trebuie să arate apoi că inspecția a fost finalizată, defectele au fost remediate, iar vehiculul sau remorca nu a fost returnată în serviciu până când acest lucru nu s-a întâmplat. Acest lucru se aplică fie că întreținerea este efectuată intern, fie de un atelier extern.

Cum stabilesc operatorii intervalele de inspecție de siguranță

DVSA nu stabilește o frecvență fixă de inspecție pentru fiecare flotă. Operatorul stabilește intervalul și trebuie să fie capabil să-l justifice prin referire la activitatea vehiculului, condițiile în care lucrează, vârsta sa, kilometrajul și, unde este relevant, utilizarea remorcilor.

Asta înseamnă că un model de șase săptămâni nu este automat corect, iar un interval mai lung nu este automat greșit. Ceea ce contează este dacă intervalul este adecvat pentru operațiunea efectivă și dacă înregistrările arată că funcționează. Un vehicul care efectuează lucrări ușoare de transport, în principal pe autostradă, poate justifica un interval diferit față de o basculantă pe șantiere dificile, un vehicul de colectare a deșeurilor pe lucrări urbane cu opriri repetate sau o remorcă care are o utilizare sezonieră intensă și perioade lungi de parcare. De asemenea, un vehicul mai vechi cu defecte recurente poate necesita un control mai strict decât unul mai nou.

Când stabilim intervale, ar trebui să ne uităm la factori precum:

• tipul de operațiune și profilul de încărcare
• condițiile de drum și de șantier
• kilometrajul anual și utilizarea săptămână de săptămână
• vârsta vehiculului și a remorcii
• recomandările producătorului
• istoricul defectelor din inspecțiile anterioare
• defectele raportate de șoferi și problemele recurente
• dacă remorcile sunt utilizate intensiv, intermitent sau partajate între depozite

Ideea nu este de a produce o explicație teoretică după eveniment. Ideea este de a stabili un interval care se potrivește flotei așa cum este utilizată efectiv, apoi să-l menținem sub revizuire.

Această revizuire este importantă. Dacă fișele de inspecție arată defecte repetate legate de uzură, daune la anvelope, probleme cu frânele, defecte la suspensie sau rapoarte de defecte de la șoferi care apar între inspecțiile programate, aceasta este o dovadă că intervalul poate să nu funcționeze. Același lucru se aplică dacă inspecțiile găsesc în mod obișnuit defecte grave care ar fi trebuit să fie identificate mai devreme. În aceste cazuri, DVSA se va aștepta să reconsiderăm intervalul, mai degrabă decât să continuăm pentru că planificatorul de pereți spune șase, opt sau zece săptămâni.

Aceleași reguli se aplică și remorcilor. Acestea sunt adesea punctul slab în sistemele de întreținere deoarece se deplasează între unități, depozite și lucrări subcontractate. O remorcă cu utilizare neregulată are în continuare nevoie de un regim de inspecție planificat. Dacă o remorcă este parcată pentru o perioadă, trebuie să gestionăm în continuare starea de roadworthiness înainte de a reveni în serviciu. Ignorarea remorcilor sau tratarea lor ca o idee secundară este o eroare comună.

Dacă revizuiți programul actual, ghidul nostru pentru stabilirea frecvențelor de inspecție de siguranță justificate este un punct de plecare util.

Ce așteaptă DVSA de la testarea frânelor la fiecare inspecție

DVSA așteaptă o evaluare a performanței frânelor la fiecare inspecție de siguranță. În practică, asta înseamnă că testarea frânelor nu poate fi lăsată doar pe seama MOT-ului sau a testului anual. Înregistrarea inspecției ar trebui să arate că performanța frânelor a fost evaluată ca parte a regimului de întreținere de rutină.

Metoda preferată este un test de frână cu role încărcate. Aceasta oferă cele mai clare și obiective dovezi ale performanței frânelor pe axele vehiculului sau remorcii prezentate pentru inspecție. Când vehiculul poate fi testat în mod rezonabil încărcat, aceasta este ceea ce se așteaptă să vadă DVSA.

Cuvântul rezonabil contează, dar nu este o scutire. Unele operațiuni vor avea dificultăți în a prezenta fiecare vehicul încărcat la atelier. Aceasta nu elimină cerința pentru o evaluare a performanței frânelor. Asta înseamnă că avem nevoie de un proces alternativ defensibil și suficiente dovezi de susținere pentru a arăta de ce un test de frână cu role încărcate nu a fost practicabil în acea ocazie.

În cazul în care un vehicul nu poate fi testat în mod rezonabil încărcat, înregistrările ar trebui să arate:

• de ce un test de frână cu role încărcate nu a fost practicabil
• ce metodă alternativă de evaluare a frânelor a fost utilizată
• rezultatul acelei evaluări
• ce dovezi de susținere au fost considerate alături de aceasta

În funcție de vehicul și operațiune, acea alternativă poate implica un test de frână cu role neîncărcate susținut de alte dovezi, sau un decelerometru sau o evaluare electronică a performanței frânelor, unde este cazul. Punctul cheie este că trebuie să fie o evaluare reală a performanței frânelor, nu o bifare într-o căsuță. O verificare vizuală a garniturilor, camerelor, țevilor sau ajustării nu este același lucru.

Dovezile de susținere devin deosebit de importante atunci când vehiculul nu este testat încărcat. Operatorii ar trebui să fie capabili să arate un proces consistent, nu o explicație ad-hoc creată pentru o investigație. Dacă atelierul folosește o metodă specificată pentru testarea neîncărcată, calcule de prag sau verificări suplimentare, acestea ar trebui documentate și păstrate împreună cu istoricul inspecției.

Pentru multe flote, răspunsul practic este de a integra inspecțiile de siguranță HGV și remorcă în procesul de programare a inspecțiilor, astfel încât accesul la atelier, disponibilitatea încărcăturii și prezentarea remorcilor să fie planificate, nu lăsate la întâmplare. Dacă un vehicul poate fi prezentat încărcat în ziua respectivă, aceasta este de obicei cea mai puternică dovadă. Dacă nu poate, motivul ar trebui să fie înregistrat acolo și atunci.

Aceasta este o zonă în care înregistrările slabe devin rapid vizibile. Dacă fiecare fișă de inspecție spune că frânele au fost verificate, dar nu există un rezultat corespunzător al testului de frână, DVSA este puțin probabil să accepte acest lucru la valoarea nominală. Ghidul nostru pentru evaluarea performanței frânelor și testarea frânelor cu role stabilește standardul practic la care operatorii ar trebui să lucreze.

Ce trebuie să arate un dosar complet de inspecție

Un dosar de inspecție de siguranță trebuie să facă mai mult decât să dovedească că vehiculul a fost prezent la atelier. Trebuie să arate ce a fost inspectat, ce defecte au fost găsite, ce acțiune a fost întreprinsă și cine a confirmat că vehiculul sau remorca era aptă pentru a reveni în serviciu.

În termeni practici, fișa de inspecție și dosarul de susținere ar trebui să identifice clar:

• numărul de înmatriculare sau numărul flotei vehiculului sau remorcii
• data inspecției
• citirea odometrului, unde este relevant
• elementele de inspecție acoperite
• orice defecte sau elemente de consiliere găsite
• rezultatul evaluării performanței frânelor
• dacă vehiculul sau remorca a fost aprobată, respinsă sau făcută VOR
• lucrările de rectificare efectuate
• data la care defectele au fost remediate
• cine a efectuat repararea
• cine a semnat că rectificarea a fost finalizată

Inspecția în sine ar trebui să se bazeze pe un program corespunzător, nu pe o fișă generică de garaj care omite cerințele licenței operatorului. Ar trebui să acopere elementele așteptate pentru o inspecție de roadworthiness a vehiculului sau remorcii în serviciu. Dacă doriți o reîmprospătare asupra domeniului, articolul nostru despre ce ar trebui să acopere o inspecție de siguranță completă merită să fie păstrat alături de documentele dumneavoastră de atelier.

Defectele trebuie să fie înregistrate suficient de specific pentru a fi semnificative. „Frâne verificate” sau „lumini făcute” nu este o înregistrare utilă. Dacă a existat un defect, înregistrarea ar trebui să spună ce a fost. Dacă nu a existat defect, fișa ar trebui să arate în continuare că elementul de inspecție a fost examinat.

Rectificarea este locul unde multe fișiere se destramă. Un defect notat la inspecție necesită o înregistrare de reparare corespunzătoare sau o intrare de rectificare. Dacă vehiculul a fost făcut VOR, înregistrările ar trebui să arate când a fost scos din serviciu și când a fost autorizat să revină în utilizare. Dacă defectele au fost amânate, trebuie să existe un motiv legal și defensibil, cu un control clar asupra utilizării continue. Defectele grave de siguranță nu ar trebui să rămână în fișier așteptând următoarea vizită.

Semnătura este la fel de importantă ca nota defectului. Cineva competent trebuie să confirme că repararea a fost finalizată. O intrare de rectificare nesemnată lasă o lacună între „defect găsit” și „vehicul returnat în serviciu”. Acea lacună este exact tipul de lucru pe care DVSA și un Traffic Commissioner îl observă.

Retenția este importantă de asemenea. Înregistrările inspecțiilor de siguranță, reparațiilor și documentației de întreținere asociate ar trebui păstrate pentru o perioadă semnificativă astfel încât istoricul întreținerii să poată fi revizuit. În scopuri de licență operator, așteptarea este ca înregistrările de întreținere a vehiculului să fie păstrate timp de cel puțin 15 luni. În practică, mulți operatori le păstrează mai mult pentru analiza tendințelor, audit și istoricul activelor, dar 15 luni este dosarul de bază care ar trebui să fie întotdeauna disponibil atât pentru vehicule, cât și pentru remorci.

Ce caută DVSA și un Traffic Commissioner în înregistrări

La o investigație de întreținere sau o anchetă publică, dosarul nu este citit ca documente izolate. Este citit ca dovadă a controlului. DVSA și un Traffic Commissioner caută dacă sistemul funcționează în viața reală, săptămână de săptămână, activ cu activ.

De obicei, vor începe cu istoricul inspecției și vor pune întrebări simple.

Au avut loc inspecțiile când trebuiau să aibă loc?

Dacă un operator spune că flota este supusă inspecțiilor la fiecare șase săptămâni, datele ar trebui să susțină acest lucru. Întârzierea repetată sugerează că intervalul declarat nu este intervalul real. O întârziere unică cu o explicație clară este un lucru. Un model de inspecții întârziate este altceva. Dacă intervalul dintre inspecții depășește în mod repetat frecvența planificată, acest lucru poate fi interpretat ca o eșec de a respecta angajamentul.

Există dovezi de testare a frânelor la fiecare inspecție?

Dacă fișele de inspecție se referă la verificări ale frânelor, dar rapoartele de testare a frânelor lipsesc, acest lucru va ieși imediat în evidență. Dacă unele vehicule au printuri corespunzătoare ale frânelor și altele nu, urmează întrebări. Dacă o flotă se bazează pe testarea neîncărcată, înregistrările trebuie să arate de ce și ce metodă de susținere a fost utilizată. Lipsa dovezilor de frână este una dintre cele mai comune slăbiciuni în fișierele atelierului.

Au fost defectele de fapt remediate?

O fișă de inspecție care arată defecte este doar jumătate din poveste. Investigatorii vor căuta înregistrarea de reparare legată, piesele montate, dacă este cazul, data finalizării și semnătura. Dacă fișierul conține defect după defect fără o rectificare semnată, pare că operatorul nu poate dovedi că vehiculul a fost făcut apt pentru circulație înainte de a reveni în serviciu.

Au fost remorcile incluse corect?

Remorcile sunt adesea omise în revizuirile de întreținere deoarece operatorii se concentrează mai întâi pe vehiculele motorizate. Un Traffic Commissioner nu va face acest lucru. Istoricul remorcilor este verificat pentru aceleași lucruri, inspecții planificate, teste de frână, defecte și rectificare. Dacă fișierele remorcilor sunt mai subțiri, neregulate sau incomplete, acest lucru sugerează o lacună în sistemul de întreținere.

Au fost activele off-road sau activele utilizate neregulat trecute cu vederea?

O remorcă parcată în curte, un vehicul de rezervă sau un vehicul de pasageri sezonier pot ieși din planul activ, cu excepția cazului în care cineva deține procesul. Faptul că un activ nu a fost utilizat în fiecare zi nu scuză controlul slab al întreținerii atunci când este readus în serviciu.

Se potrivesc documentele între ele?

Rapoartele de defecte ale șoferilor, rezultatele MOT sau ale testului anual, istoricul interdicțiilor, întâlnirile de pe drum și înregistrările atelierului ar trebui să spună în mare parte aceeași poveste. Dacă rapoartele zilnice de defecte menționează în mod repetat anvelopele sau frânele, dar inspecțiile de siguranță nu arată nimic notabil, acea inconsistență invită la o examinare mai profundă.

Aceasta este motivul pentru care înregistrările curate și complete contează atât de mult. La ancheta publică, operatorii rareori au dificultăți din cauza unei fișe greșit arhivate. Ei au dificultăți pentru că istoricul arată un model, intervale care alunecă, teste de frână absente, rectificări nesemnate, remorci uitate sau defecte recurente fără nicio schimbare în planul de întreținere.

Utilizarea unui contractor de întreținere fără a pierde controlul

Mulți operatori folosesc un atelier extern pentru întreținerea parțială sau totală. Acest lucru poate funcționa foarte bine, dar nu transferă responsabilitatea. Angajamentele din licență rămân cu operatorul. Dacă înregistrările sunt slabe sau inspecțiile sunt întârziate, „atelierul trebuia să se ocupe de asta” nu este o apărare.

Când alegem un contractor de întreținere, ar trebui să căutăm mai mult decât proximitatea și rata forțată. Atelierul trebuie să înțeleagă standardele de întreținere ale licenței operatorului, nu doar întreținerea generală a vehiculelor. Asta înseamnă să punem întrebări practice precum:

• lucrează la un standard de inspecție de siguranță potrivit pentru HGV, PSV sau lucrările de licență pentru remorci
• pot oferi evaluări ale performanței frânelor la fiecare inspecție
• pot susține testarea frânelor cu role încărcate, unde este practicabil
• ce fișă de inspecție folosesc
• cum înregistrează defectele și rectificarea
• cine semnează reparările finalizate
• cât de repede returnează fișele de inspecție și rapoartele de frână
• cum comunică constatările VOR și autorizarea revenirii în serviciu
• pot gestiona remorcile la fel de bine ca unitățile
• pot menține un model de programare fiabil care protejează intervalul planificat

Operatorul ar trebui să stabilească standardul clar de la început. Ar trebui să specificăm frecvența inspecției, documentele necesare după fiecare vizită, așteptarea testării frânelor, calea de escaladare pentru defecte grave și timpul de întoarcere pentru documente. Dacă atelierul nu poate produce înregistrări complete rapid, acesta este un risc pentru deținătorul licenței, nu doar o inconveniență administrativă.

Comunicarea trebuie să fie disciplinată. Dacă un vehicul este inspectat și pică, cineva din partea operatorului trebuie să știe imediat dacă este VOR, care sunt defectele și când rectificarea este completă. Dacă remorcile sunt trimise la un contractor diferit de unități, fluxul de înregistrări trebuie să ajungă în continuare într-un istoric de întreținere controlat.

Aici ajută un singur sistem de conformitate. Avem nevoie de un loc pentru a urmări datele inspecției, defectele, dovezile de frână, termenele limită pentru MOT și testul anual, și documentele de susținere, astfel încât managerul de transport să poată vedea ce este datorat, ce este întârziat și ce așteaptă semnătura. Acesta este exact tipul de control pe care l-am integrat în Operator Compliance, bazându-ne pe experiența practică a licenței operatorului din cadrul Fleeta Limited.

Punctul principal, totuși, este operațional mai degrabă decât tehnic. Externalizarea întreținerii nu contractează responsabilitatea. Operatorul deține în continuare planul de întreținere, decizia privind intervalul de inspecție, dosarul de dovezi și angajamentele din licență. Dacă un contractor ratează programările, omite înregistrările testului de frână sau returnează fișe de rectificare nesemnate, operatorul va răspunde pentru asta în fața DVSA sau a unui Traffic Commissioner.

Pentru managerii de transport, abordarea cea mai sigură este simplă. Stabiliți intervale pe care le puteți justifica. Revizuiți-le atunci când dovezile spun că nu funcționează. Asigurați-vă că fiecare inspecție are o evaluare a performanței frânelor cu dovezi păstrate. Păstrați înregistrările inspecției și rectificării complete, semnate și accesibile atât pentru vehicule, cât și pentru remorci. Și dacă întreținerea este externalizată, gestionați contractorul la fel de atent cum ați gestiona propriul atelier, deoarece responsabilitatea nu părăsește niciodată deținătorul licenței.