Evitarea verificărilor DVSA: Reguli pentru atestarea activităților

Evitarea verificărilor DVSA: Regulile de atestare a activităților pentru flotele din Marea Britanie

O atestare a activităților este valabilă doar atunci când un șofer nu a putut înregistra o perioadă pe tahograf, folosind șablonul nealterat al Comisiei Europene, semnat de operator și șofer înainte de începerea călătoriei. DVSA o acceptă pentru utilizare în Marea Britanie, dar o consideră un document care merită verificat, nu un substitut de rutină pentru înregistrările corecte ale tahografului.

TL;DR:

• Atestările trebuie completate și semnate înainte de începerea activității, folosind șablonul original, nealterat al Comisiei Europene, cu ambele semnături de la șofer și operator.
• Formularul este valabil doar pentru imposibilități tehnice sau practice reale, cum ar fi absența de la vehicul sau defecte ale tahografului, nu pentru comoditate sau utilizare obișnuită.
• Dependenta repetată de atestări în loc de înregistrări corecte ale tahografului poate semnala probleme de gestionare a tahografului care vor atrage o atenție sporită în timpul auditurilor.
• Menținerea unor înregistrări precise implică corelarea atestărilor cu datele de plată, concediu și tahograf, și păstrarea originalelor semnate accesibile pentru inspecție.
• Instrumentele și software-urile digitale care citesc automat descărcările și stochează înregistrările semnate ajută la menținerea unui set de înregistrări pregătit pentru audit și reduc erorile comune.

Cuprins

• Ce este formularul de atestare a activităților?
• Când puteți folosi o atestare în loc de o înregistrare manuală?
• Cum să completați corect o atestare
• Exemple practice și greșeli comune de evitat
• Obligațiile de păstrare a înregistrărilor și ce caută controalele de aplicare
• Cum păstrează operatorii înregistrările pregătite pentru audit fără a se baza pe hârtie
• De ce practica strictă a atestării contează mai mult decât cred operatorii
• Gestionați atestările și înregistrările orelor șoferilor fără a urmări hârtiile
• Surse
• Întrebări frecvente

Ce este formularul de atestare a activităților?

Formularul de atestare a activităților este un document standard al Comisiei Europene care contabilizează perioadele pe care un șofer nu le-a putut înregistra pe tahograf, fie din cauza concediului, bolii sau a unei defectiuni tehnice. Fundamentul său legal se află în cadrul de timp de conducere al UE, și funcționează conform intenției doar atunci când nimic din formulare nu a fost modificat.

Regulamentul (UE) Nr. 165/2014 face ca înregistrările manuale ale tahografului să fie datoria principală a șoferilor; atestarea există ca o soluție de rezervă, nu ca o opțiune paralelă. Legislația secundară din Marea Britanie aduce aceste obligații în dreptul intern prin Regulamentele privind orele de conducere, amendate în 2022 pentru a reflecta cadrul UE păstrat după Brexit.

Crucial, șablonul Comisiei Europene trebuie să rămână exact așa cum a fost publicat. Modificarea layout-ului, adăugarea de câmpuri sau reformularea secțiunilor îl invalidează. Numai un original semnat contează. Fotocopiile, scanările prezentate în locul originalului sau formularele completate după eveniment nu au nicio valoare la un control rutier.

Când puteți folosi o atestare în loc de o înregistrare manuală?

Atestările există pentru imposibilități tehnice sau practice reale, nu pentru comoditate. Scenariile tipice valide includ un șofer care a fost departe de vehicul pe întreaga perioadă în cauză, o defectiune a tahografului care împiedică înregistrarea manuală sau șoferul care nu are acces la vehicul deloc în timpul concediului anual sau bolii.

Înregistrările digitale ale tahografului rămân cerința legală principală conform Regulamentului (UE) Nr. 165/2014, iar această ierarhie contează în timpul aplicării. Un șofer care ar fi putut face în mod rezonabil o înregistrare manuală, dar a folosit o atestare în schimb, nu a îndeplinit standardul pe care regulile îl așteaptă.

Operatorii care observă atestări apărând săptămână după săptămână pentru același șofer sau vehicul ar trebui să trateze acest lucru ca un semn de avertizare, nu ca un model. O atestare unică pentru un cititor de carduri defect este defensibilă. O dependență recurentă de atestări în loc de înregistrări manuale indică o problemă de gestionare a tahografului pe care DVSA o va observa în timpul oricărui audit, și invită o atenție mai mare asupra fiecărei alte înregistrări pe care le dețineți.

Cum să completați corect o atestare

Obținerea documentelor corecte contează mai mult decât își imaginează majoritatea operatorilor, deoarece o atestare completată greșit este adesea tratată la fel ca și cum nu ar exista deloc. Urmați această secvență de fiecare dată:

1. Completați-o înainte de călătorie. Formularul trebuie să fie completat și semnat înainte ca șoferul să plece, nu să fie dat retroactiv pentru a acoperi o lacună pe care cineva a observat-o mai târziu.
2. Obțineți ambele semnături. Reprezentantul companiei și șoferul semnează amândoi. Dacă șoferul este lucrător pe cont propriu, acesta semnează de două ori, o dată ca „companie” și o dată ca șofer, confirmând ambele roluri pe același document.
3. Păstrați șablonul nealterat. Numele companiei, adresa și detaliile șoferului merg în câmpurile existente. Nimic din structura formularului nu se schimbă.
4. Folosiți un formular pentru fiecare activitate. Concediul, boala și alte lucrări necesită fiecare o atestare separată cu datele sale.
5. Păstrați originalul. Șoferul păstrează originalul semnat în vehicul și îl prezintă în timpul oricărui control DVSA, nu o copie stocată pe un telefon.

Exemple practice și greșeli comune de evitat

Imaginați-vă un șofer care ia o săptămână de concediu anual. Acea săptămână necesită o atestare care să acopere întreaga perioadă de concediu, datată corect și semnată înainte de începerea concediului, nu un formular separat pentru fiecare zi. Comparati acest lucru cu un șofer care petrece o singură după-amiază la îndatoriri de depozit departe de cabină. Această situație necesită propria atestare, acoperind doar acea activitate și acea perioadă, păstrată distinctă de orice înregistrare de concediu sau boală.

Greșelile care cauzează respingerea sunt aproape întotdeauna evitabile:

• Folosirea unei versiuni modificate sau reformate a șablonului în loc de layout-ul original.
• Semnarea formularului după ce activitatea a avut deja loc.
• Combinarea a două activități diferite, cum ar fi boala și alte lucrări, pe un singur formular.
• Părăsirea originalului semnat la depozit în loc de a-l păstra în vehicul.

Pro Tip: Păstrați un stoc mic de șabloane de atestare nealterate în fiecare cabină. Un șofer care trebuie să caute formularul corect sub presiune este mult mai probabil să completeze versiunea greșită sau să sară o semnătură.

Obligațiile de păstrare a înregistrărilor și ce caută controalele de aplicare

Șoferii trebuie să dețină înregistrări complete care să acopere ziua curentă și cele 28 de zile calendaristice anterioare, iar această cerință se aplică atestărilor la fel de mult ca și printurile tahografului sau descărcările digitale, conform Gov. O atestare nu este o favoare unică pentru un șofer; devine parte din setul formal de înregistrări pe care un examinator le poate solicita pe loc.

O atestare incompletă sau completată greșit este adesea tratată la fel ca o înregistrare de tahograf lipsă, ceea ce poate duce direct la un aviz de interzicere sau o penalizare, mai degrabă decât la o solicitare politicosă de a corecta documentele. Cea mai sigură abordare este să corelați fiecare atestare cu datele de plată, rezervările de concediu și înregistrările de boală, și să o stocați alături de descărcările tahografului relevante, astfel încât un auditor să poată vedea întreaga imagine într-un singur loc, mai degrabă decât să o reconstituie din sisteme separate.

Cum păstrează operatorii înregistrările pregătite pentru audit fără a se baza pe hârtie

O politică internă scurtă rezolvă cea mai mare parte din aceasta: numiți un semnatar, stocați fiecare original semnat centralizat și înregistrați motivul specific pentru fiecare atestare, mai degrabă decât să lăsați „de ce” în memorie. Verificarea atestărilor în raport cu datele tahografului închide golul pe care examinatorii îl caută primii.

Instrumentele digitale ajută aici într-un mod concret. Software-ul de analiză a tahografului care citește descărcările .DDD semnalează automat golurile care ar putea necesita o atestare pe hârtie, iar rapoartele semnate electronic elimină riscul ca un formular să dispară între depozit și cabină. O aplicație pentru șoferi multilingvă reduce, de asemenea, erorile de completare în rândul șoferilor care sunt mai încrezători să citească formulare în poloneză, română, lituaniană sau bulgară decât în engleză.

De ce practica strictă a atestării contează mai mult decât cred operatorii

Cele mai multe constatări de aplicare referitoare la atestări se reduc la aceeași mână de erori, repetate în diferite flote: o semnătură lipsă, un formular completat cu zile întârziere sau activități amestecate pe o singură foaie. Niciuna dintre acestea nu este complicată de corectat, ceea ce este exact motivul pentru care examinatorii le tratează atât de necruțător atunci când apar.

Operatorii care evită problemele sunt cei care tratează atestarea ca o excepție reală, nu ca un obicei. Păstrați originale semnate centralizat, legați fiecare atestare de o înregistrare de plată sau concediu și revizuiți cât de des sunt utilizate. Dacă numărul continuă să crească, problema reală se află de obicei în gestionarea tahografului, nu în documentele care o acoperă.

- Vytautas

Gestionați atestările și înregistrările orelor șoferilor fără a urmări hârtiile

Anumite software-uri de conformitate oferă managerilor de transport un loc pentru a stoca atestările semnate alături de datele tahografului care le susțin, ceea ce contează atunci când DVSA cere ambele simultan în timpul unui audit. În loc să urmăriți originale pe hârtie între depozite, totul este asociat cu înregistrarea șoferului căreia îi aparține.

Platforma citește automat descărcările digitale ale tahografului (.DDD), semnalează problemele orelor șoferilor înainte de a deveni încălcări și permite șoferilor să semneze electronic rapoartele de încălcare și atestările în aplicație. Stocarea centralizată înseamnă că un original semnat nu va fi niciodată în cutia de mănuși atunci când un examinator îl cere, iar pachetul de conformitate pregătit pentru audit reunește înregistrările relevante în formatul așteptat de DVSA și comisarii de trafic. Cu ecrane pentru șoferi disponibile în engleză, poloneză, română, lituaniană și bulgară, mai puține formulare revin incomplete în primul rând.

Dacă flota dumneavoastră completează atestări mai des decât ar trebui, începeți prin a vedea cum funcțiile Operatorcompliance se potrivesc cu fluxul dumneavoastră actual de lucru pentru tahograf și orele șoferilor, și verificați cum arată un set de înregistrări corect legat înainte de următorul audit.

Surse

• Orele șoferilor: înregistrarea altor lucrări
• Formular de atestare a activităților - Transport UE
• Regulamentul (UE) Nr. 165/2014 (tahografe)

Întrebări frecvente

Care sunt regulile tahografului pentru operatorii din Marea Britanie în 2026?

Obligațiile de bază rămân cele stabilite prin Regulamentul (UE) Nr. 165/2014, așa cum este păstrat în legislația din Marea Britanie, cu înregistrările manuale ca datoria principală și atestările rezervate pentru imposibilități tehnice sau practice reale.

Care este regula de 6 și 9 ore?

Aceasta se referă la perioadele maxime neîntrerupte de conducere înainte de a fi necesară o pauză conform regulilor orelor șoferilor, deși structura exactă a pauzelor depinde de categoria vehiculului și tipul de călătorie, mai degrabă decât de o cifră fixă.

Pot șoferii să renunțe la Directiva privind timpul de lucru?

Lucrătorii mobili acoperiți de regulile privind timpul de lucru în transportul rutier nu pot renunța la săptămâna medie maximă de lucru în același mod în care o pot face unele alte sectoare, deoarece regulile de transport rutier sunt stabilite separat de Regulamentele generale privind timpul de lucru.

Sunt înregistrările manuale ale tahografului o cerință legală?

Da. Înregistrările manuale sunt cerința legală principală conform Regulamentului (UE) Nr. 165/2014, iar o atestare a activităților se aplică doar atunci când realizarea unei înregistrări manuale a fost cu adevărat imposibilă.

Acceptă DVSA formularul de atestare a activităților?

Da, DVSA acceptă șablonul standard al Comisiei Europene pentru utilizare internă, dar supune atestările unor verificări secundare în raport cu alte înregistrări, mai degrabă decât să le accepte la valoarea nominală.

Recomandat

• Centrul de cunoștințe - Ghiduri pentru O-licență și siguranță rutieră
• Intervalele inspecției de siguranță explicate
• Software de analiză a tahografului pentru flotele din Marea Britanie: Un ghid practic

Acest articol este un ghid general pentru oper