Alegerea unei aplicații pentru verificarea HGV care respectă DVSA

Dacă alegi o aplicație pentru verificarea zilnică a HGV-urilor, întrebarea principală nu este dacă poate înlocui hârtia. Ci dacă înregistrările pe care le produce ne-ar ajuta să explicăm sistemele noastre la DVSA și, dacă este necesar, unui Traffic Commissioner. O listă de verificare atractivă nu este suficientă dacă lasă lacune în detaliile defectelor, timpii, semnăturile, controlul VOR sau dovada că reparațiile au fost finalizate înainte ca vehiculul să reintre în serviciu.

Pentru operatorii din Marea Britanie, aplicația potrivită ar trebui să susțină îndatoririle practice din spatele verificării zilnice. Ar trebui să ajute șoferii să finalizeze o inspecție corectă, să ajute managerii de transport să controleze defectele de siguranță și să creeze înregistrări care să reziste atunci când cineva întreabă ce a fost găsit, ce decizie a fost luată, cine a luat-o și când a fost utilizat din nou vehiculul. Acesta este standardul cu care ar trebui să ne comparăm.

Ce trebuie să facă o aplicație de verificare zilnică în practică

În cel mai simplu caz, o aplicație de verificare pentru operațiunile HGV trebuie să susțină procesul zilnic de raportare a defectelor de către șoferi, așa cum este stabilit în practica normală de licențiere a operatorilor din Marea Britanie. Asta înseamnă că trebuie să facă mai mult decât să prezinte o listă de anvelope, lumini și oglinzi cu o casetă de bifat lângă fiecare element.

Ar trebui să ne așteptăm să facă cinci sarcini esențiale.

În primul rând, trebuie să ne permită să construim formulare de inspecție care să reflecte vehiculele și remorcile pe care le operăm efectiv. O unitate rigidă, un vehicul articulat, o remorcă, un microbuz și un PSV nu au nevoie toate de aceeași secvență sau formulare. Aplicația ar trebui să ne permită să separăm verificările unității și remorcii, să stabilim elemente obligatorii și să personalizăm formularele pentru vehiculele de marfă și cele de pasageri acolo unde modelul de operare diferă. Dacă folosim flote mixte, un șablon pentru toate de obicei creează fie pași inutili, fie verificări omise.

În al doilea rând, trebuie să înregistreze cine a efectuat verificarea și care activ a fost verificat. Asta pare evident, dar detaliile contează. Avem nevoie de un link clar către marca de înmatriculare a vehiculului, numărul remorcii, dacă este cazul, identitatea șoferului, data și ora, și depozitul sau locația dacă face parte din procesul nostru. Dacă o aplicație permite intrări vagi sau text liber care pot fi greșit scrise, înregistrarea devine mai slabă atunci când este revizuită ulterior.

În al treilea rând, trebuie să gestioneze la fel de bine rapoartele de defecte nule și cele de defecte. Multe sisteme sunt bune la înregistrarea unei verificări curate, dar slabe atunci când ceva este de fapt greșit. În practică, aplicația ar trebui să permită șoferului să identifice defectul, să-l descrie corect, să adauge fotografii acolo unde este util și să direcționeze acel raport către persoana potrivită fără întârziere. Aplicația nu ar trebui să încurajeze șoferii să aleagă cea mai apropiată categorie generică și să treacă mai departe.

În al patrulea rând, trebuie să susțină o decizie reală cu privire la roadworthiness. Un raport de defect nu este același lucru cu o decizie VOR. Aplicația ar trebui să permită unei persoane autorizate să revizuiască problema și să decidă dacă vehiculul poate fi utilizat, restricționat sau scos de pe drum. Dacă acea decizie se află în afara sistemului în mesaje, apeluri sau memorie, pierdem traseul de audit.

În al cincilea rând, trebuie să păstreze înregistrările într-un mod în care să le putem recupera rapid. Dacă DVSA cere dovezi în timpul unei vizite, sau dacă ne pregătim documentele pentru o anchetă publică, trebuie să găsim verificările după vehicul, remorcă, dată și șofer fără a căuta prin telefoane sau inboxuri.

Aici este locul unde mulți cumpărători fac comparația greșită. Compară aspectele ecranului și lungimea listei de verificare, dar nu dacă aplicația îi ajută să desfășoare procesul descris în Ghidul DVSA pentru menținerea roadworthiness. Acest ghid este încă standardul practic pentru operatorii din Marea Britanie. O aplicație de verificare zilnică pentru șoferii HGV ar trebui să se încadreze în jurul acestui standard, nu să ne ceară să-l coborâm pentru a se potrivi software-ului.

Dacă operăm și furgonete sub pragurile HGV, același sistem poate fi în continuare util, dar ar trebui să ne amintim că cadrul de licențiere a operatorului este diferit. Riscul de conformitate pentru un vehicul articulat de 44 de tone și o furgonetă ușoară nu este identic, chiar dacă ambele beneficiază de un proces disciplinat de verificare zilnică.

Cum să compari calitatea dovezilor, nu doar să bifezi casete

Aplicațiile de verificare cele mai puternice creează dovezi, nu doar formulare completate. Această distincție contează atunci când o înregistrare este testată.

Începe cu semnăturile. Ar trebui să ne uităm la modul în care șoferul semnează verificarea și ce înseamnă acea semnătură în sistem. Este legată de un login numit, dată și oră, și conținutul exact al listei de verificare completate în acel moment? Sau este doar o semnătură pe un ecran care ar fi putut fi adăugată ulterior? O înregistrare de semnătură utilă ar trebui să arate cine a completat verificarea și să blocheze acea trimitere ca parte a traseului de audit.

Apoi, uită-te la timpi. Avem nevoie de mai mult decât ziua. O înregistrare corectă ar trebui să arate ora trimiterii și, ideal, orice acțiuni ulterioare, cum ar fi revizuirea defectului, decizia VOR, semnătura reparației și revenirea în serviciu. Dacă un vehicul a fost oprit la 07:15 și verificarea a fost aparent finalizată la 09:40, trebuie să știm asta. Un sistem care nu poate arăta clar secvența evenimentelor poate deveni incomod foarte repede.

Detaliile defectului sunt o altă linie de demarcație. Dacă fiecare problemă apare ca „defect de lumină” sau „problemă cu anvelopa”, înregistrarea nu ne spune multe. Sistemele mai bune permit șoferului să declare care lampă, care poziție a anvelopei, ce daune au fost observate și dacă defectul a afectat utilizarea în siguranță. Textul liber contează aici, dar la fel și structura. Vrem suficientă standardizare pentru a raporta constant, fără a reduce fiecare problemă din lumea reală la o etichetă vagă.

Fotografiile sunt utile, dar doar dacă fac parte din lanțul de dovezi. Ar trebui să verificăm dacă imaginile sunt atașate raportului cu o dată și o oră, dacă rămân legate de defect și dacă vizitatorii ulteriori pot vedea contextul complet. Fotografii ar trebui să susțină raportul scris, nu să-l înlocuiască. O imagine neclară a unei tăieturi de pe lateral fără nicio notă despre poziția axei sau starea benzii de rulare nu este de mare ajutor.

Apoi există traseul de audit. Aici este locul unde sistemele mai puternice se separă de aplicațiile simple de formulare. Ar trebui să putem vedea cine a creat verificarea, cine a revizuit defectul, cine a schimbat statutul, cine a autorizat eliberarea din VOR și dacă ceva a fost editat ulterior. Dacă înregistrările pot fi suprascrise fără urmă, devin mult mai greu de utilizat.

Păstrarea și recuperarea contează la fel de mult ca și capturarea. În timpul unei vizite DVSA, poate fi necesar să producem un model de dovezi, nu o singură verificare izolată. De exemplu, înregistrările care arată rapoarte repetate de defecte nule pe un vehicul care ulterior a prezentat probleme evidente pot atrage o atenție mai mare. Aplicația ar trebui să faciliteze căutarea și exportarea înregistrărilor după vehicul, remorcă, șofer și interval de date.

Aici este, de asemenea, momentul să întrebăm dacă sistemul poate susține supravegherea managementului. Putem identifica verificările omise, verificările întârziate, defectele repetate sau vehiculele utilizate înainte ca un defect să fie închis? O înregistrare care există, dar nu este niciodată adusă în fața biroului de transport este doar o soluție pe jumătate.

Acoperim partea operațională a acestui lucru în mai multe detalii în ghidul nostru despre verificările de mers pe jos ale șoferului și raportarea defectelor. Principiul este simplu. Dacă înregistrarea nu ne-ar ajuta să explicăm acțiunile noastre sub incidența controlului, nu este o dovadă suficient de puternică.

Raportarea defectelor, controlul VOR și urmărirea reparațiilor

Testul real al oricărei aplicații de verificare începe atunci când un șofer găsește un defect care poate afecta roadworthiness.

O aplicație de bază va înregistra defectul și va trimite un e-mail. Una mai bună va susține întreaga lanț de la raport, la decizie, la reparație, la eliberare. Asta ar trebui să compare managerii de transport.

Primul punct este escaladarea. Când un defect legat de siguranță este raportat, cine este alertat și cât de repede? Sistemul ar trebui să permită notificarea imediată a persoanelor care pot acționa, nu doar să grupeze totul într-o căsuță generală. Dacă atelierul, inginerul de flotă și biroul de transport au nevoie de vizibilitate, aplicația ar trebui să susțină clar acel flux de lucru.

Al doilea punct este controlul statutului. Avem nevoie de mai mult decât deschis și închis. În practică, statusuri utile pot include raportat, în revizuire, VOR, rezervat pentru reparație, reparat, verificat și returnat în serviciu. Etichetele exacte contează mai puțin decât disciplina din spatele lor. Trebuie să putem arăta că vehiculul nu a fost pur și simplu „reparat” în teorie, ci a trecut printr-un proces controlat.

Gestionarea VOR merită o atenție specială. Dacă un defect înseamnă că vehiculul nu ar trebui utilizat, sistemul ar trebui să facă acest lucru evident și greu de ocolit. Ideal, statutul vehiculului sau remorcii ar trebui să fie vizibil pentru planificatori și personalul de transport astfel încât să nu poată fi alocat din greșeală. O notă îngropată într-un raport de șofer nu este suficientă. Ar trebui să putem, de asemenea, să înregistrăm cine a luat decizia VOR și pe ce bază.

Urmărirea reparațiilor este locul unde mulți operatori revin la hârtie sau WhatsApp. Asta slăbește dosarul. Abordarea mai bună este să menținem comunicarea atelierului și dovada finalizării legate de defectul original. Asta poate include note ale mecanicilor, detalii ale reparatorilor externi, piese înlocuite și data și ora la care reparația a fost finalizată. Dacă o inspecție de siguranță, PMI sau alt eveniment de atelier este relevant, înregistrările ar trebui să se coreleze clar.

Cel mai important, trebuie să existe dovada că defectul a fost rezolvat înainte ca vehiculul să fie utilizat din nou, acolo unde a fost necesar. Asta ar putea însemna o semnătură de întreținere, o confirmare a unui al doilea șofer sau o eliberare de către un manager, în funcție de procesul nostru. Ceea ce contează este că înregistrarea arată un clar înainte și după.

Asta este deosebit de important în cazul remorcilor. În curțile aglomerate, defectele remorcilor pot fi raportate de un șofer, discutate de altul și preluate de o unitate dintr-un alt depozit. Dacă aplicația nu urmărește corect statutul remorcii, este ușor ca o remorcă defectă să revină în utilizare.

Pentru operatorii care folosesc ateliere terțe, software-ul ar trebui să ne permită în continuare să păstrăm dovezile într-un singur loc. Responsabilitatea legală sub licența operatorului rămâne cu noi. Nu este o apărare să spunem că atelierul avea detaliile în propriul său sistem.

Utilizabilitatea șoferului, lucrul offline și flotele mixte

Un proces de conformitate funcționează doar dacă șoferii îl pot finaliza corect, în fiecare zi, în condițiile în care lucrează efectiv.

Asta înseamnă că utilizabilitatea contează, dar nu în sensul aplicațiilor pentru consumatori. Nu căutăm divertisment. Căutăm un proces care poate fi finalizat rapid, precis și constant la 04:30 în ploaie, pe un dispozitiv partajat, de către un șofer care are o muncă de început.

Aplicația ar trebui să fie simplă de navigat, cu un ordin de inspecție clar și formulări pe care șoferii le înțeleg. Dacă lista de verificare este aglomerată, ascunsă în spatele prea multor atingeri sau plină de limbaj de birou, calitatea finalizării scade. Ar trebui să căutăm, de asemenea, controale sensibile, cum ar fi note obligatorii de defect atunci când un defect este raportat, selecție ușoară a remorcii și solicitări clare pentru fotografii acolo unde este util.

Lucrul offline nu este opțional pentru mulți operatori. Depozitele rurale, carierele, porturile, șantierele de construcții și părți ale rețelei principale au în continuare semnal slab. Dacă aplicația funcționează doar cu o conexiune live, șoferii vor sări peste verificări sau le vor recrea mai târziu, ambele subminează înregistrarea. Un mod offline adecvat ar trebui să permită finalizarea verificării pe dispozitiv și apoi să se sincronizeze automat odată ce semnalul revine, păstrând timpul original de finalizare.

Flotele partajate și mixte necesită o gândire atentă. Dacă operăm HGV-uri, furgonete, remorci și PSV, aplicația ar trebui să permită fiecărei operațiuni să folosească fluxul de lucru corect fără a crea confuzie. Un operator de autobuze sau autocare poate avea nevoie de solicitări diferite de raportare zilnică față de o flotă de transport general. O flotă de curierat care folosește vehicule mai ușoare beneficiază în continuare de raportarea defectelor, dar contextul licenței operatorului și al testului anual nu este identic.

Șoferii temporari și de agenție sunt un alt test practic. Pot fi configurați rapid cu permisiunile corecte și pot lăsa în continuare înregistrări numite, semnate? Dacă ne bazăm regulat pe forța de muncă de agenție, procesul de verificare trebuie să funcționeze fără a slăbi controalele de identitate. Ghidul nostru despre utilizarea șoferilor de agenție în mod conform și verificările licenței de șofer pentru operatori se află alături de acesta dintr-un motiv. Verificarea zilnică este doar o parte din a dovedi că persoana potrivită conduce legal și sub control.

Pentru șoferii proprietari, același punct se aplică într-o formă mai simplă. Dacă o persoană este șofer, operator și adesea primul reporter de defecte, aplicația trebuie să separe în continuare etapele suficient de clar pentru a arăta controlul. Acesta este un motiv pentru care mulți operatori cu un singur vehicul trec de la hârtie la software pe măsură ce afacerea crește. Instrumentele noastre de conformitate pentru șoferii proprietari sunt construite în jurul acestei realități.

Când o aplicație de verificare ar trebui să facă parte dintr-un sistem mai larg de conformitate

O aplicație de verificare autonomă poate fi suficientă dacă operațiunea noastră este mică, simplă și deja bine controlată în altă parte. Dar odată ce gestionăm mai multe vehicule, remorci, șoferi, intervale de inspecție și termene limită pentru documente, verificările zilnice ar trebui să facă parte dintr-un sistem mai larg de conformitate.

Motivul este simplu. Un raport de verificare rareori stă singur. Se leagă de planificarea întreținerii vehiculului, datele MOT sau ale testului anual, programele de inspecție de siguranță, înregistrările șoferilor, dovezile tahografului, asigurarea și uneori gestionarea incidentelor. Dacă acele înregistrări se află în instrumente separate fără o istorie comună a activelor, petrecem prea mult timp reconciliindu-le atunci când apar întrebări.

De exemplu, dacă un vehicul arată defecte repetate legate de anvelope în verificările zilnice, poate dorim să vedem istoricul său de inspecție și rezultatele atelierului alături de acele rapoarte. Dacă un șofer trimite în mod repetat verificări de defecte nule de slabă calitate, poate dorim să revizuim înregistrările de formare, verificările licenței cu DVLA, statutul Driver CPC, expirarea DQC și orice modele tahografului care sugerează începuturi grăbite. Asta este dificil dacă aplicația de verificare este izolată.

Un sistem mai larg ajută, de asemenea, cu termenele limită și dovada controlului. Operatorii trebuie să urmărească rezervările MOT, planificarea testului anual pentru PSV, frecvențele de inspecție, verificările licenței șoferului, Driver CPC, DQC, asigurarea și alte înregistrări într-un singur loc. Acolo unde există așteptări specifice pentru licența operatorului din Marea Britanie, acea viziune integrată contează mai mult decât ar putea în cazul unui instrument general pentru flote din UE. Mediul de aplicare din Marea Britanie este modelat de practica DVSA, regimul de licențiere a operatorilor și rolul Traffic Commissioner-ului.

Asta este motivul pentru care am construit Operator Compliance ca parte a unei platforme mai largi de conformitate a licenței operatorului, nu doar ca o aplicație de formulare. Fleeta Limited operează camioane sub o licență de operator, așa că am construit în jurul înregistrărilor pe care știm că operatorii sunt solicitați să le producă. În practică, asta înseamnă că verificările zilnice trebuie să se conecteze la restul dosarului, nu să stea într-un siloz.

Integrarea poate conta, de asemenea. Dacă folosim deja alte sisteme, întreabă ce este disponibil dincolo de un export de foi de calcul. O API REST și webhook-urile pot fi utile acolo unde datele flotei trebuie să se miște între atelier, telematică sau sisteme HR. Dar integrarea nu ar trebui să distragă atenția de la întrebarea principală de conformitate. O aplicație frumos conectată care produce dovezi slabe este în continuare alegerea greșită.

Aceeași regulă se aplică și adăugărilor și serviciilor adiacente. Legăturile cu askMID, Biroul Asigurătorilor de Automobile sau datele MIB pot ajuta în unele fluxuri de lucru. Conexiunile cu Fleetalyse sau Logivo.AI pot fi potrivite pentru operatori particulari. Accesul la înregistrările VOL poate fi, de asemenea, important din punct de vedere operațional. Nimic din toate acestea nu înlocuiește nevoia de dovezi clare de defecte zilnice, decizii VOR controlate și înregistrări recuperabile.

Așadar, când ar trebui să alegem un sistem mai larg de conformitate în loc de o aplicație autonomă? De obicei, când se aplică oricare dintre acestea:

• operăm mai multe vehicule sau remorci
• mai mult de o persoană gestionează conformitatea
• defectele necesită urmărirea în atelier între depozite
• avem nevoie de un dosar pentru vizitele DVSA
• dorim vizibilitate asupra verificărilor omise și acțiunilor întârziate
• înregistrările șoferilor, dovezile tahografului și termenele limită pentru întreținere sunt în prezent răspândite în locuri diferite

Pe scurt, cea mai bună aplicație de verificare zilnică pentru șoferii HGV este cea care ne ajută să dovedim controlul, nu doar să colectăm bifări. Dacă susține raportarea corectă a defectelor, dovezi puternice, decizii clare VOR și se leagă natural de restul îndatoririlor noastre de licență a operatorului, își va face treaba atunci când contează. Dacă nu poate, este doar o versiune digitală a hârtiei, iar hârtia nu a fost niciodată adevărata problemă.