Alegerea unui software care menține înregistrările șoferilor pregătite

Dacă alegeți un software pentru a menține înregistrările șoferilor pregătite pentru audit, începeți cu o întrebare. Ne va ajuta să dovedim, rapid și clar, că fiecare verificare a licenței, revizuirea Driver CPC și acțiunile ulterioare au fost efectuate atunci când ar fi trebuit, de persoana potrivită, cu dovezi pe care le putem produce ulterior?

Pentru operatorii din Marea Britanie, acest lucru contează mai mult decât o listă lungă de funcții. Un sistem care arată bine nu este de mare ajutor dacă nu poate arăta un istoric curat pentru o anchetă a Traffic Commissioner (Comisarul pentru trafic), o vizită DVSA, un audit intern sau o verificare de pre-calificare a unui client. Un software bun pentru verificarea licențelor șoferilor și urmărirea CPC ar trebui să reducă urmărirea manuală, să semnaleze riscurile corecte devreme și să păstreze înregistrările legate de restul conformității licenței operatorului, în loc să le lase în foi de calcul, inboxuri și dosare separate.

Ce ar trebui să compare operatorii din Marea Britanie mai întâi

Punctul de comparație inițial nu este tabloul de bord. Este calea de audit.

Într-un cadru de licență de operator din Marea Britanie, managerii de transport au nevoie de un software care să înregistreze ce a fost verificat, când a fost verificat, cine l-a revizuit, care a fost rezultatul și ce s-a întâmplat mai departe. Dacă un șofer are puncte noi, o restricție de categorie, un DQC expirat sau o rezervare de formare lipsă, avem nevoie ca sistemul să arate atât alerta, cât și acțiunea întreprinsă.

Când comparați sistemele, uitați-vă mai întâi la aceste puncte practice:

1. Cum sunt obținute și stocate verificările licențelor DVLA

Software-ul ar trebui să susțină fluxuri de lucru corespunzătoare pentru verificarea licențelor DVLA, nu doar o notă care spune „licență verificată”. Avem nevoie de un rezultat care să poată fi păstrat împotriva înregistrării șoferului, cu data, rezultatul și orice endorsemene sau probleme de drepturi capturate într-un format utilizabil.

Pentru mulți operatori, diferența dintre un sistem acceptabil și unul util este dacă rezultatul poate fi revizuit ulterior fără a depinde de un lanț de emailuri separat sau de un PDF descărcat stocat undeva altundeva.

2. Dacă regulile de risc sunt configurabile

Nu fiecare șofer ar trebui să fie pe același ciclu de revizuire. Un curier de 23 de ani care face livrări multiple, un șofer de autobuz care transportă pasageri și un șofer de Clasa 1 cu o istorie curată pot necesita intervale de revizuire diferite.

Un sistem util ne permite să stabilim frecvențele de revizuire în funcție de profilul de risc, rol, vârstă, nivel de puncte, istoric de reclamații sau unitate de afaceri. De asemenea, ar trebui să ne permită să declanșăm o revizuire imediată atunci când o verificare arată endorsemene noi, drepturi pierdute, restricții medicale sau orice altceva care schimbă dacă șoferul este apt pentru muncă.

3. Controalele Driver CPC și DQC

Un sistem care se ocupă doar de verificările licențelor face doar jumătate din muncă. Pentru majoritatea operatorilor de mărfuri și pasageri, statutul Driver CPC și expirarea DQC sunt la fel de importante din punct de vedere operațional. Avem nevoie de un singur loc pentru a vedea dacă un șofer este legal și practic pregătit să lucreze, fără a schimba între instrumente separate.

4. Păstrarea dovezilor și înregistrările semnate

Pentru scopuri de audit, avem nevoie de înregistrări care să rămână atașate de dosarul șoferului. Acest lucru include rezultatele verificărilor, documentele încărcate, notele managerului, înregistrările de formare, formularele de confirmare și, unde este relevant, dovezile semnate. Un sistem ar trebui să facă ușor să păstrăm înregistrările pentru cei care pleacă, precum și pentru personalul actual, deoarece dovezile istorice sunt adesea ceea ce se solicită.

5. Raportare care se potrivește realității licenței operatorului

Un manager de transport are nevoie de mai mult decât o listă de expirări. Avem nevoie de rapoarte care să arate verificările întârziate, expirările DQC viitoare, documentele lipsă, acțiunile nerezolvate și excepțiile pe depozit, contract sau centru de operare. De asemenea, avem nevoie de rapoarte pe care le putem exporta pentru revizuirea internă și raportarea către consiliu.

6. Legături cu conformitatea mai largă

Înregistrările șoferilor nu stau în izolare. Dacă același operator se ocupă și de rezervările MOT, testele anuale, inspecțiile de întreținere preventivă, analiza tahografului, raportarea defectelor și expirarea documentelor, atunci păstrarea șoferilor într-un instrument separat creează lacune. Aceste lacune sunt exact locul unde apar termenele limită ratate și lanțurile de dovezi slabe.

Dacă doriți o listă mai detaliată înainte de a compara furnizorii, ghidul nostru despre cum să comparați software-ul de verificare a licențelor pentru conformitatea flotei prezintă punctele pe care le vedem că operatorii le ratează cel mai des.

Cum ar trebui să funcționeze verificarea licențelor în practică

În practică, verificarea licențelor ar trebui să urmeze un proces repetabil, nu o sarcină administrativă ad-hoc.

În primul rând, înregistrarea șoferului ar trebui să conțină informațiile de bază: numele complet, data nașterii, adresa, numărul de licență, categoriile, data de început, rolul, depozitul, managerul de linie și orice note de risc. Acest lucru oferă contextul de afaceri pentru stabilirea frecvenței de revizuire și decizia cu privire la ce să facem cu orice constatări.

În al doilea rând, verificarea DVLA în sine ar trebui să fie simplă de inițiat și ușor de interpretat. Rezultatul ar trebui să arate drepturile, expirarea, endorsemenele și orice lucru relevant pentru rol. De exemplu, un șofer poate avea în continuare o licență valabilă, dar să nu mai aibă categoria necesară pentru vehiculul la care este asignat. Software-ul trebuie să facă acest lucru vizibil.

În al treilea rând, sistemul ar trebui să transforme constatări în acțiuni. Un rezultat curat ar putea stabili pur și simplu următoarea dată de revizuire. Un rezultat cu puncte poate declanșa o revizuire de către manager. O problemă serioasă, cum ar fi revocarea drepturilor sau o infracțiune care duce la descalificare pentru rol, ar trebui să declanșeze escaladarea, restricționarea muncii și o decizie documentată.

Asta înseamnă că software-ul ar trebui să susțină:

• verificări programate pe grupuri de risc
• verificări manuale atunci când un incident sau o notificare necesită una
• semnale de excepție pentru endorsemene, schimbări de drepturi și probleme de expirare
• atribuirea sarcinilor biroului de transport sau managerului de linie
• note și atașamente împotriva rezultatului
• un istoric blocat al verificărilor și acțiunilor finalizate

Intervalele de revizuire contează aici. Nu există un interval statutar unic în Marea Britanie care să se potrivească fiecărui operator și fiecărui rol. Ceea ce contează este să avem o politică bazată pe risc și să o urmăm constant. Unii operatori verifică anual pentru șoferii cu risc scăzut, mai des pentru șoferii cu risc mai mare și imediat după incidente, plângeri, coliziuni sau probleme de asigurare. Cheia este că sistemul ar trebui să impună politica pe care o stabilim, nu să o lase la amintiri și memento-uri în agendă.

Păstrarea dovezilor este la fel de importantă ca și verificarea în sine. Dacă DVSA întreabă cum monitorizăm drepturile șoferilor, trebuie să arătăm politica, programul, verificările finalizate, excepțiile și urmărirea. O notă într-o foaie de calcul care spune „totul ok” este o dovadă slabă. O înregistrare datată cu rezultatul sursă, revizorul, rezultatul de risc și următoarea dată datorată este mult mai puternică.

Pentru operatorii care gestionează și șoferi de agenție, fluxul de lucru ar trebui să acopere și șoferii neangajați. Trebuie să avem dovezi că verificările au fost efectuate înainte ca aceștia să conducă pentru noi și din nou la intervale care se potrivesc politicii noastre. Același lucru se aplică șoferilor proprietari și aranjamentelor subcontractate, unde configurația contractuală nu ne elimină nevoia de a controla cine conduce sub munca noastră.

Dacă doriți detalii despre frecvența verificărilor, dovezi și designul politicii, ghidul nostru despre verificările licențelor șoferilor pentru operatori acoperă partea operațională în mai multă profunzime.

Ce ar trebui să arate o bună urmărire a Driver CPC

O bună urmărire a Driver CPC nu este doar un memento de expirare.

Pentru operatorii de mărfuri și pasageri din Marea Britanie, trebuie să știm dacă fiecare șofer relevant deține un DQC valid, când expiră, ce formare a fost finalizată, ce rămâne de făcut și ce acțiuni au fost întreprinse dacă șoferul se apropie de expirare sau a depășit-o. Dacă software-ul stochează doar un câmp de dată, lasă prea multă muncă în afara sistemului.

Un proces practic pentru Driver CPC ar trebui să includă:

Statusul DQC dintr-o privire

Fișa șoferului ar trebui să arate clar statutul DQC curent. Nu ar trebui să fie nevoie să deschidem mai multe ecrane pentru a vedea dacă șoferul este în termen, se apropie de expirare sau deja a expirat.

Alerte de expirare cu timp pentru a acționa

Reminderele trebuie să înceapă suficient de devreme pentru a rezerva formarea, nu doar să ne avertizeze odată ce cardul este pe cale să expire. În practică, operatorii doresc adesea alerte etapizate, de exemplu, cu câteva luni înainte, apoi mai aproape de expirare, apoi zilnic sau săptămânal odată ce suntem într-o fereastră critică.

Istoricul formării și dovezile

Sistemul ar trebui să stocheze datele modulelor finalizate, certificatele încărcate, detaliile furnizorului și orice note despre cursurile planificate. Chiar și atunci când statutul legal final este problema principală, păstrarea traseului de formare ajută atunci când șoferii se mută între depozite, schimbă planificatorii sau contestă ce a fost deja făcut.

Acțiuni de urmărire

O expirare apropiată ar trebui să genereze muncă, nu doar culoare pe un ecran. Avem nevoie de sarcini pentru rezervarea formării, contactarea șoferului, confirmarea prezenței, verificarea finalizării și, dacă este necesar, restricționarea muncii până când statutul este restabilit.

Excepții și filtrare pe roluri

Nu fiecare șofer dintr-o flotă va avea nevoie de urmărirea Driver CPC în același mod. Unele flote de furgonete vor avea un amestec de roluri, unele afaceri de închiriere privată și taxiuri vor avea cerințe de licențiere locale diferite alături de obligațiile pentru vehicule grele, iar unii angajați din birou pot deține licențe, dar nu conduc niciodată operațional. Sistemul ar trebui să ne permită să aplicăm controalele Driver CPC doar acolo unde este relevant.

Aceasta este un loc în care contextul din Marea Britanie și din întreaga UE poate diferi în practică. Operatorii care lucrează doar în Marea Britanie tind să se concentreze pe regulile din Marea Britanie și dovezile așteptate de la DVSA și Comisarul pentru trafic. Dacă desfășurați lucrări transfrontaliere, este posibil să trebuiască să luați în considerare și modul în care sunt prezentate înregistrările pentru alte autorități și furnizori de formare. Software-ul nu ar trebui să presupună o configurație unică dacă operațiunea dvs. se întinde pe mai mult de un regim.

Un sistem bun ar trebui, de asemenea, să se ocupe corect de înregistrările DQC expirate. Nu este suficient să le marcăm în roșu. Trebuie să arătăm ce decizie a fost luată, dacă șoferul a fost suspendat, mutat în sarcini non-conducere, rezervat pentru formare sau eliminat din lista activă. Acea acțiune de management este adesea ceea ce dovedește că controlul este real.

De ce înregistrările șoferilor ar trebui să fie alături de restul conformității

Operatorii încep de obicei prin rezolvarea unei probleme, verificările licențelor, datele CPC, analiza tahografului, planificarea MOT. Problema apare mai târziu, când dovezile sunt împărțite între mai multe sisteme care nu comunică între ele.

În managementul zilnic al transportului, înregistrările șoferilor trebuie adesea să se conecteze cu:

• programările MOT și testele anuale
• inspecțiile de întreținere preventivă
• verificările de mers pe jos ale șoferilor și raportarea defectelor
• înregistrările tahografului și infracțiunile
• formările și recunoașterile politicii
• expirarea documentelor și înregistrările asigurării
• alocarea centrului de operare, vehiculului și remorcii
• acțiunile VOL și administrarea licenței
• deciziile VOR și statutul atelierului

Luați un exemplu simplu. Un șofer raportează un defect în timpul unei verificări de mers pe jos, vehiculul devine VOR, planificatorul alocă o altă unitate, iar biroul de transport revizuiește ulterior dacă șoferul a finalizat corect și la timp verificarea. Dacă sistemul de defecte, fișa vehiculului și fișa șoferului sunt toate separate, pierdem timp reconstruind ce s-a întâmplat. Dacă stau împreună, lanțul de dovezi este mult mai clar.

Aceeași situație se aplică problemelor tahografului. Un șofer cu infracțiuni repetate poate necesita revizuiri mai frecvente ale licenței, formare suplimentară sau urmărire formală. Dacă analiza tahografului este detașată de înregistrarea șoferului, acele legături depind de cineva care își amintește să unească manual punctele.

Asta este un motiv pentru care am construit Operator Compliance în jurul realității licenței operatorului, nu în jurul unei caracteristici izolate. Fleeta Limited operează camioane sub o licență de operator, așa că știm că punctele de presiune sunt conectate. Ghidul DVSA pentru menținerea stării de funcționare nu tratează conformitatea ca pe o colecție de sarcini administrative fără legătură, și nici software-ul nu ar trebui.

Există, de asemenea, verificări externe ale înregistrărilor pe care unii operatori trebuie să le ia în considerare alături de fișele șoferilor. Validarea asigurării poate implica date askMID de la Biroul Asigurătorilor de Automobile, cunoscut și sub numele de MIB. În funcție de fluxul de lucru, operatorii pot dori memento-uri sau câmpuri de dovezi care să arate dacă asigurarea, alocarea vehiculului și drepturile șoferului erau toate aliniate în momentul utilizării.

În cazul în care afacerile folosesc deja alte sisteme, integrarea este importantă. Unii operatori au deja telematică, HR, salarii, atelier sau instrumente de planificare. Alții pot folosi straturi de analiză precum Fleetalyse sau instrumente de flux de lucru precum Logivo.AI. În aceste cazuri, valoarea nu constă în înlocuirea totului. Este în asigurarea că înregistrările de conformitate ale șoferilor rămân complete, actualizate și urmărite în sistemele care contează.

Ghidul nostru despre verificările de mers pe jos ale șoferilor și raportarea defectelor explică de ce înregistrarea șoferului și înregistrarea vehiculului trebuie să se susțină reciproc, în loc să fie gestionate ca sarcini de conformitate separate.

Întrebări de pus înainte de a alege un sistem

Înainte de a alege un sistem, întrebați furnizorii întrebări care testează cum va funcționa software-ul sub presiunea auditului, nu doar într-o demonstrație de vânzări.

Întrebări operaționale

• Putem stabili intervale diferite de verificare a licențelor în funcție de rol, depozit, vârstă, nivel de puncte sau categorie de risc?
• Putem declanșa verificări DVLA nescheduled și înregistra de ce au fost efectuate?
• Cum sunt semnalizate endorsemenele, schimbările de drepturi și problemele medicale?
• Putem urmări statutul Driver CPC și DQC în aceeași înregistrare a șoferului ca și verificările licențelor?
• Putem înregistra acțiunile întreprinse, nu doar data expirării sau rezultatul de acceptare/respingere?
• Pot fi păstrați șoferii de agenție, șoferii proprietari și cei care pleacă în sistem cu întreaga istorie?

Întrebări de raportare

• Putem raporta despre verificările întârziate, expirările viitoare și acțiunile nerezolvate pe depozit sau centru de operare?
• Putem exporta rapoarte pregătite pentru audit pentru revizuirea managementului și dovezi pentru Comisarul pentru trafic?
• Putem vedea statutul istoric la o dată anterioară, nu doar înregistrarea curentă?
• Sunt încărcările de documente, notele și recunoașterile semnate incluse în rapoarte sau ușor de recuperat?

Întrebări de audit și dovezi

• Fiecare modificare are o dată, o oră și un utilizator marcat?
• Pot fi editate înregistrările fără un istoric de audit?
• Cât timp sunt păstrate înregistrările istorice?
• Putem stoca recunoașterile politicii, notele de investigație și documentele scanate împotriva fișei șoferului?
• Dacă un șofer a fost suspendat pentru un DQC expirat sau o problemă de drepturi, putem dovedi când a fost luată acea decizie?

Întrebări de integrare

• Există o API REST pentru datele despre șoferi, vehicule și conformitate?
• Sunt disponibile webhook-uri astfel încât alte sisteme să poată reacționa la alerte noi, expirări sau schimbări de statut?
• Poate sistemul să schimbe date cu HR, salarii, telematică sau platforme tahograf?
• Dacă folosim deja o altă platformă pentru o parte din fluxul de lucru, ce date pot fi sincronizate și ce trebuie introdus manual?

Întrebări practice de implementare

• Cum sunt importate înregistrările existente ale șoferilor?
• Putem migra verificările istorice ale licențelor și datele CPC sau începem de la zero?
• Cât de repede pot vedea managerii de transport cine este dator, întârziat sau restricționat de la conducere?
• Ce arată procesul zilnic de excepție pentru biroul de trafic?

Răspunsul corect nu este de obicei sistemul cu cele mai multe caracteristici. Este cel care face procesul de control repetabil, vizibil și ușor de dovedit.

Pentru majoritatea operatorilor din Marea Britanie, asta înseamnă alegerea unui software de verificare a licențelor șoferilor și urmărire CPC care funcționează ca parte a unui sistem mai larg de conformitate a operatorului, nu ca un instrument de memento de sine stătător. Dacă poate arăta verificarea, riscul, acțiunea și rezultatul, și dacă se conectează curat la restul înregistrării flotei, va face mult mai mult pentru a ne menține pregătiți pentru audit decât o altă foaie de calcul va face vreodată.

La OperatorCompliance, acesta este standardul pe care îl construim pentru Operator Compliance, deoarece managerii de transport au nevoie de înregistrări care să reziste în lumea reală, cu așteptările DVSA, obligațiile licenței operatorului și presiunea zilnică a flotei toate în aceeași imagine.

Care este principalul rol al software-ului de verificare a licențelor șoferilor și urmărire CPC?

Ajută operatorii să păstreze verificările drepturilor șoferilor, datele Driver CPC, înregistrările DQC, memento-urile și dovezile într-un singur loc pentru a putea arăta un proces clar de conformitate.

Este o verificare DVLA de una singură suficientă?

Nu. O verificare DVLA este doar o parte a înregistrării. Operatorii au nevoie, de asemenea, de datele de revizuire, acțiunile de urmărire, dovezile stocate și un proces care poate fi arătat DVSA dacă este solicitat.

De ce are nevoie urmărirea Driver CPC de propriul flux de lucru?

Pentru că datele de expirare, cardurile lipsă, șoferii de agenție și formarea planificată necesită toate acțiune înainte de a trece un termen limită. O simplă listă de memento-uri nu este adesea suficientă.

Ar trebui ca software-ul pentru șoferi să fie separat de software-ul de conformitate a vehiculelor?

Unele flote pot gestiona instrumente separate, dar mulți operatori beneficiază atunci când înregistrările șoferilor stau alături de conformitatea vehiculului, remorcii și tahografului într-un singur sistem.

Ce integrare merită întrebat?

Întrebați despre gestionarea datelor DVLA, importurile tahografului, stocarea documentelor, exporturile de raportare, opțiunile API REST și webhook-urile dacă aveți nevoie ca datele să se miște între sisteme.