Alegerea unui sistem de conformitate pentru mai multe depozite

Dacă gestionezi vehicule din mai mult de un centru de operare, partea dificilă nu este rar colectarea datelor. Este menținerea dovezilor corecte într-un singur loc fără a dezvălui echipele de depozit de responsabilitatea necesară pentru a gestiona vehiculele, remorcile și șoferii zi de zi. Un bun sistem de conformitate pentru flote multi-depozit ar trebui să permită biroului central să vadă riscurile pe întreaga licență, în timp ce fiecare depozit își păstrează responsabilitatea pentru inspecții, defecte, verificări de licență și urmăriri.

Asta contează în Marea Britanie deoarece conformitatea cu licența de operator este judecată pe baza dovezilor la fel de mult ca și a intenției. Când DVSA vizitează, sau când un dosar pentru Traffic Commissioner (Comisarul pentru trafic) este pregătit, trebuie să arăți ce era datorat, ce s-a făcut, ce a fost ratat, cine știa despre asta și ce s-a întâmplat mai departe. Dacă acele informații sunt dispersate în foi de calcul, jurnale de atelier, lanțuri de emailuri și portaluri separate de tahograf, problema nu este doar administrativă. Este control.

Ce trebuie să controleze un sistem multi-depozit într-un singur loc

Pentru mai multe depozite, un sistem ar trebui să dețină întreaga evidență a licenței de operator la nivel de vehicul, remorcă, șofer și depozit. Asta înseamnă mai mult decât o listă de active și date de expirare. Înseamnă un fișier de conformitate activ care reflectă modul în care flota ta funcționează efectiv.

Începe cu registrul de active de bază. Fiecare vehicul și remorcă ar trebui să aibă un singur dosar cu numărul de înmatriculare sau numărul flotei, alocarea depozitului, centrul de operare, clasa de impozitare unde este relevant, data limită pentru MOT sau testul anual, detalii de înmatriculare pentru remorci, programul de PMI sau inspecție de siguranță, istoricul odometrului, statutul de proprietate și stocarea documentelor. Dacă o unitate se mută de la un depozit la altul, istoricul ar trebui să rămână intact. Ar trebui să poți vedea unde este acum, unde a fost înainte și ce inspecții sau defecte sunt înregistrate împotriva ei.

Șoferii au nevoie de același tratament. Un dosar corespunzător ar trebui să includă categoriile de licență, expirarea licenței, dovezi de drept de muncă unde le deții, termenele limită pentru Driver CPC, expirarea DQC, datele medicale unde este cazul, înregistrările de inductie, statutul agenției, alocarea depozitului și istoricul verificărilor de licență. Pentru flotele de pasageri și unele operațiuni de închiriere privată, înregistrările autorităților locale pot conta de asemenea, dar poziția de bază a licenței de operator din Marea Britanie rămâne aceeași. Ai nevoie ca fișierul șoferului să arate dreptul actual și un istoric clar de revizuire.

Inspecțiile și planificarea întreținerii trebuie de asemenea să fie centralizate. Pentru operatorii de bunuri și PSV din Marea Britanie, sistemul ar trebui să programeze inspecțiile de siguranță în conformitate cu regimul tău de întreținere declarat și Ghidul DVSA pentru menținerea stării de circulație. Asta înseamnă stabilirea intervalelor de inspecție pe baza vehiculului sau grupului de flote, planificarea pe baza datei calendaristice și a kilometrilor unde este necesar, și păstrarea unui dosar al inspecțiilor finalizate, testelor de frână, reparațiilor, semnăturilor tehnicienilor și oricăror evenimente ratate sau amânate. Dacă atelierul tău lucrează conform unui plan săptămânal ISO, sistemul ar trebui să susțină asta clar, astfel încât echipele de depozit să poată vedea ce este datorat în săptămâna 32, săptămâna 33 și așa mai departe, fără a-și construi propriul planificator paralel.

Dovezile tahografului sunt un alt domeniu în care instrumentele separate creează adesea riscuri. Nu este suficient să ai analiza undeva altundeva și să speri că cineva se conectează. Un sistem integrat ar trebui să dețină înregistrările tahografului pentru șoferi și vehicule, infracțiuni, kilometri lipsă sau perioade necontabilizate și confirmarea că s-a făcut urmărirea. Operatorii ar trebui să fie capabili să conecteze imaginea tahografului la fișierul șoferului și la depozitul responsabil, mai degrabă decât să o trateze ca pe o insulă de conformitate autonomă. Dacă compari opțiuni, ghidul nostru pentru analiza tahografului pentru flote mici este util deoarece aceleași probleme de flux de lucru se aplică la scară mai mare.

Pentru flotele care includ furgonete, cadrul legal nu este identic cu cel al operării HGV și PSV, dar nevoia de management este similară. Furgonetele pot să nu se încadreze sub aceleași cerințe de test anual și tahograf în fiecare caz, totuși operatorii au nevoie de un singur dosar de inspecții, defecte, verificări de licență și control al documentelor. De aceea, mulți operatori mixti caută software de conformitate pentru flote de furgonete care poate funcționa alături de vehicule mai grele într-un singur sistem, mai degrabă decât să împartă flota pe tipuri de vehicule.

Cum să compari controlul centralizat cu responsabilitatea la nivel de depozit

Cele mai bune sisteme nu impun o alegere între controlul biroului central și responsabilitatea depozitului. Ele separă vizibilitatea de permisiune.

Când compari sisteme, uită-te mai întâi la permisiunile utilizatorilor. Un manager de transport de la un depozit poate avea nevoie să adauge defecte, să completeze înregistrările inspecțiilor, să aloce șoferi și să marcheze un vehicul VOR, dar să nu editeze înregistrările pentru alt depozit sau să schimbe setările globale. Biroul central poate avea nevoie de raportare la nivel de grup, acces la audit și drepturi de escaladare, dar nu pentru a interveni în notele locale ale atelierului. Dacă fiecare utilizator vede totul și poate edita totul, nu ai control. Dacă doar un utilizator central poate actualiza înregistrările, echipele de depozit vor reveni la sisteme paralele și emailuri.

Vederile depozitului contează la fel de mult. Un planificator din Birmingham ar trebui să poată deschide un tablou de bord care arată doar vehiculele, remorcile și șoferii din Birmingham, cu articole întârziate, datele viitoare pentru MOT sau testul anual, defecte deschise, verificări de licență datorate și excepții tahograf care necesită acțiune. Managementul grupului ar trebui apoi să fie capabil să adune aceste informații din toate depozitele pentru a identifica tipare, cum ar fi un site care ratează repetat finalizarea PMI sau un birou de trafic care întârzie în urmărirea Driver CPC.

Escaladarea este locul unde multe sisteme devin superficiale. Este ușor să generezi memento-uri. Este mai greu să dovedești ce s-a întâmplat când un memento a fost ignorat. Un sistem de conformitate util ar trebui să îți permită să definești ce se întâmplă dacă o inspecție nu este rezervată, dacă un defect rămâne deschis, dacă un DQC este aproape de expirare sau dacă o verificare a licenței nu a fost finalizată. Urmărirea auditului ar trebui să arate data limită, alerta emisă, cine a primit-o, dacă a fost recunoscută și cine a escaladat-o. Aceasta este diferența dintre software-ul administrativ și un sistem de control al conformității.

Gestionarea VOR merită o atenție specială. În practică, VOR nu este doar un statut de atelier. Este un control operațional. Când un defect serios este raportat, sistemul ar trebui să permită marcarea vehiculului sau remorcii ca VOR imediat, să prevină închiderea casuală, să înregistreze motivul, să înregistreze cine a aplicat statutul și să arate decizia de eliberare cu data, ora și semnătura. Dacă un depozit poate elimina statutul VOR fără dovezi de reparație sau autorizare, procesul este slab. Dacă biroul central poate vedea evenimentele VOR, dar echipele de depozit pot acționa rapid, ai un echilibru mai bun.

Managerii de transport au nevoie de responsabilitate locală păstrată. Sub regimul din Marea Britanie, managerii de transport nominalizați poartă o responsabilitate reală pentru managementul continuu și eficient. Un sistem central ar trebui să susțină asta, nu să o estompeze. Întrebarea corectă nu este dacă biroul central poate vedea totul. Este dacă fiecare manager de transport poate demonstra controlul asupra propriilor vehicule, șoferi și aranjamente de întreținere, în timp ce operatorul păstrează supravegherea asupra licenței.

Ce înregistrări contează cel mai mult când DVSA cere dovezi

Când DVSA cere dovezi, viteza contează, dar structura contează mai mult. Trebuie să produci înregistrări care sunt complete, lizibile, datate și atribuibile unei persoane.

Prima prioritate este dosarul de întreținere preventivă. Pentru fiecare vehicul și remorcă, ar trebui să poți produce planificatorul de inspecții, fișele de inspecție completate, înregistrările de reparații, dovezile testării frânelor unde sunt disponibile, citirile odometrului și orice înregistrare a inspecțiilor ratate sau a modificărilor de interval. Dacă o inspecție a fost întârziată, dosarul ar trebui să arate de ce, cine a aprobat deviația și ce s-a făcut pentru a gestiona riscul. O lacună goală este mult mai gravă decât o excepție documentată.

Înregistrările de verificare zilnică și raportarea defectelor sunt următoarele. Verificările semnate, fie prin aplicație, portal sau semnătură capturată, trebuie să arate vehiculul, șoferul, data, ora și condiția raportată. Dacă a fost găsit un defect, sistemul ar trebui să lege raportul de reparația sau decizia luată. Dacă nu a fost găsit niciun defect, înregistrarea fără defect ar trebui să fie totuși recuperabilă. Pentru unii operatori, în special unde depozitele sunt dispersate, acesta este unul dintre primele domenii în care documentele lipsesc. Un sistem care poate recupera ultimele 90 de zile de verificări pentru un vehicul dat în câteva secunde face o muncă reală.

Verificările de licență ale șoferului și istoricul verificărilor DVLA sunt la fel de importante. Ai nevoie de dreptul actual, datele anterioare ale verificărilor, rezultatele și orice restricții sau mențiuni notate. Pentru șoferii agenți și personalul ocazional, înregistrarea ar trebui să fie totuși legată de depozit și datele lucrate. Dacă un șofer a fost împiedicat de alocare deoarece o verificare era întârziată sau o categorie de licență lipsea, acea decizie ar trebui să fie vizibilă. Același lucru se aplică înregistrărilor Driver CPC și DQC. Nu este suficient să știi o dată de expirare. Trebuie să arăți că reînnoirea a fost monitorizată și urmărită.

Dovezile tahografului decid adesea dacă un dosar pare controlat sau fragmentat. O urmărire puternică a auditului va arăta descărcările sau analizele importate, revizuirea infracțiunilor, kilometri lipsă sau înregistrări lipsă, recunoașterea șoferului unde este utilizată și acțiunea de management. Dacă sistemul nu poate conecta o excepție tahografică la un șofer numit și o dată pentru revizuire, lasă prea mult loc pentru explicații după eveniment.

Ar trebui să te aștepți de asemenea să produci rapid istoricul documentelor. Asta include programele de asigurare, monitorizarea internă legată de OCRS dacă o păstrezi, înregistrările de calibrare unde este relevant, stocarea permiselor sau certificatelor și notele de corespondență. Asigurarea în sine poate fi gestionată de o altă echipă, dar mulți operatori beneficiază în continuare de verificarea detaliilor de acoperire a vehiculului împotriva askMID, care este serviciul public susținut de Motor Insurers' Bureau, cunoscut și sub numele de MIB. Aceasta nu înlocuiește înregistrările tale proprii de poliță, dar poate ajuta la identificarea nepotrivirilor evidente.

Pentru operatorii care trebuie să pregătească un dosar pentru o anchetă publică sau o revizuire formală, același principiu se aplică. Comisarul pentru trafic nu va fi impresionat de un set de capturi de ecran fără o cronologie. Ai nevoie de un sistem care poate arăta secvența evenimentelor, acțiunile utilizatorilor, excepțiile și acțiunile corective întreprinse.

Compararea fluxurilor de lucru pentru tahograf, licență și întreținere

O greșeală comună de cumpărare este să compari modulele unul câte unul. Tahograful într-o coloană, verificarea licenței în alta, planificatorul de întreținere într-o a treia. Această abordare ratează testul real, care este dacă fluxurile de lucru se unesc.

Ia un exemplu simplu. Un șofer acumulează infracțiuni repetate la tahograf. Într-un sistem slab, analiza stă într-un portal, verificarea licenței într-altul și înregistrarea de formare într-o foaie de calcul. Într-un sistem mai puternic, managerul de transport poate vedea modelul infracțiunilor pe fișierul șoferului, confirma cea mai recentă verificare DVLA, revizui statutul Driver CPC, adăuga note de urmărire și programa o revizuire fără a părăsi fluxul de lucru de conformitate.

Acelasi lucru se aplică întreținerii. Un defect zilnic nu ar trebui să dispară într-o coadă de atelier fără a avea o legătură înapoi la verificarea inițială. Vrei lanțul de la defectul raportat, la triere, la VOR dacă este necesar, la reparație, la semnătură, la eliberarea vehiculului. Dacă o inspecție este datorată în timp ce vehiculul este oprit, planificatorul ar trebui să reflecte asta și urmărirea auditului ar trebui să o explice. Modulele separate pot părea capabile într-o demonstrație, dar dacă nu împărtășesc evenimente și stări, echipa ta ajunge să facă legăturile.

Verificările de licență și drepturile de alocare ar trebui de asemenea să interacționeze cu deciziile de alocare. Dacă un DQC expiră, dacă o verificare DVLA returnează o problemă sau dacă o dată medicală este întârziată, sistemul ar trebui să semnaleze asta în același loc unde se gestionează șoferul. Asta nu înseamnă că fiecare sistem are nevoie de programare completă. Înseamnă că alertele de conformitate ar trebui să fie vizibile acolo unde se iau deciziile operaționale.

Gestionarea excepțiilor este adesea locul unde sistemele mai bune se detașează. Întreabă ce se întâmplă când un vehicul ratează o inspecție, o remorcă își schimbă depozitul, un șofer revine după o absență lungă sau o înregistrare tahografică lipsește deoarece cardul a fost pierdut sau deteriorat. Dacă răspunsul este „îl notăm altundeva”, fluxul de lucru este incomplet. Dacă răspunsul este „excepția este înregistrată, atribuită, escaladată și închisă cu dovezi”, te uiți la ceva mai util.

Aceasta este un motiv pentru care operatorii compară sistemele într-un mod practic, mai degrabă decât doar printr-o listă de caracteristici. Pagina noastră de comparare a sistemelor pentru software de conformitate pentru flote este construită în jurul acelei perspective operaționale, deoarece eșecurile de conformitate rareori se întâmplă în cadrul unui singur modul.

Ce să verifici la configurare, migrarea datelor și integrare

Implementarea este locul unde o decizie bună de cumpărare poate merge prost. Întrebarea corectă nu este doar cât durează configurarea. Este cât de mult risc de conformitate există în tranziție.

Începe cu migrarea datelor. Cei mai mulți operatori au deja înregistrări undeva, foi de calcul, software de atelier, platforme de conformitate vechi, unități partajate, foi de inspecție pe hârtie sau instrumente separate de tahograf precum Fleetalyse sau Logivo.AI. Înainte de a alege un sistem, confirmă exact ce poate fi importat. Listele de active sunt partea ușoară. Întrebările mai dificile sunt dacă poți aduce inspecții istorice, istoricul defectelor, datele de expirare ale documentelor, înregistrările șoferilor, datele verificărilor de licență, termenele Driver CPC și DQC și alocările depozitului fără a reconstrui totul manual.

Ar trebui să întrebi de asemenea cum gestionează sistemul lacunele moștenite. Dacă datele tale existente sunt incomplete, procesul de configurare ar trebui să facă acele lacune vizibile pentru a putea fi corectate, nu să le ascundă într-un import în masă. O lansare curată depinde de o proprietate clară a detaliilor de înregistrare lipsă, a datelor de inspecție absente, a înregistrărilor de șoferi duplicate și a denumirilor de depozit inconsistente.

Structura de planificare contează de asemenea. Operatorii cu furnizori de întreținere externi, ateliere interne și flote mixte lucrează adesea la cicluri diferite. Dacă planificatorii tăi sunt construiți în jurul programării săptămânale ISO, asigură-te că sistemul susține asta nativ. Dacă funcționează doar pe intervale fixe lunare, echipele de depozit ar putea ajunge să ruleze un planificator de perete separat pentru a menține controlul asupra rezervărilor reale.

Integrările merită verificate devreme, nu după semnarea contractului. Dacă folosești deja software de atelier, telematică, sisteme HR sau instrumente de documente, întreabă ce legături sunt disponibile printr-un REST API și dacă webhook-urile sunt acceptate pentru modificările de stare și notificările de eveniment. O integrare corespunzătoare poate elimina introducerea dublă pentru vehicule noi, șoferi noi, actualizări ale odometrului sau reparații finalizate. Una slabă poate crea mai multe excepții decât rezolvă.

Pentru unii operatori, legăturile cu asigurarea și procesele de verificare contează de asemenea. Deși askMID nu este un substitut pentru înregistrările tale, poate face parte dintr-un proces mai larg de asigurare a vehiculului. Flotele de taxi și închiriere privată au adesea verificări locale suplimentare și cerințe documentare, așa că dacă gestionezi un astfel de tip de operațiune, ghidul nostru pentru sistemele de înregistrare care rezistă verificărilor pentru șoferii de taxi acoperă unele dintre diferențele practice.

În cele din urmă, verifică dacă sistemul se potrivește modului în care depozitele tale lucrează deja sau dacă se așteaptă ca toată lumea să își schimbe locul de muncă pentru a se adapta software-ului. O bună platformă de conformitate ar trebui să întărească controlul atelierului, urmărirea biroului de transport și raportarea managementului fără a forța utilizarea foilor de calcul paralele. La Operator Compliance, construit de Fleeta Limited, am modelat OperatorCompliance în jurul înregistrărilor și rutinelor de care operatorii au nevoie efectiv pentru a produce conform Ghidului DVSA pentru menținerea stării de circulație, deoarece acesta este standardul pe care sistemul tău trebuie să îl susțină atunci când dosarul este deschis și întrebările încep.