Cum să compari sistemele de conformitate pentru flote pentru O-licență

Alegerea între sistemele de conformitate pentru flote pentru lucrările cu O-licență se reduce la o întrebare. Ne va ajuta sistemul să gestionăm licența corect, în fiecare zi, și să o dovedim ulterior în fața DVSA sau a Traffic Commissioner-ului?

Pentru operatorii din Marea Britanie, asta înseamnă mai mult decât simple memento-uri. Un sistem util trebuie să păstreze înregistrări complete pentru vehicule, remorci și șoferi, să programeze și să dovedească sarcinile de siguranță, să urmărească datele MOT și ale testelor anuale, să susțină conformitatea tahografului și a șoferilor și să lase o urmă de audit clară. Când comparăm software-ul de conformitate pentru vehicule și remorci, ar trebui să ne concentrăm mai puțin pe tablouri de bord și mai mult pe dacă platforma reflectă munca reală a unei licențe de operator.

Ce au cu adevărat nevoie operatorii din Marea Britanie de la un sistem de conformitate

Un sistem de conformitate pentru lucrările cu O-licență ar trebui să acopere corect patru domenii: active, șoferi, sarcini și dovezi.

Pentru vehicule și remorci, avem nevoie de un dosar complet al activelor. Acesta include de obicei marca de înmatriculare, numărul flotei, VIN sau numărul de șasiu, marca și modelul, data primei utilizări, clasa de impozitare, data limită pentru MOT sau testul anual, intervalul de inspecție PMI sau de siguranță, programul testelor de frână, înregistrările testelor de încărcare, informațiile despre anvelope și dacă activul este activ, vândut, off road sau VOR. Pentru remorci, software-ul ar trebui să le trateze ca active de primă clasă în sine, nu ca o idee secundară sub unitatea tractor.

Pentru șoferi, sistemul trebuie să păstreze categoriile de licență, datele de expirare, înregistrările dreptului de muncă, unde le păstrăm, expirarea Driver CPC, detaliile DQC, detaliile cardului tahografului, statutul agenției, dacă este relevant, și un istoric al verificărilor. Un sistem care stochează doar nume și numere de telefon nu este un sistem de conformitate.

Pentru sarcini, avem nevoie de fluxuri de lucru planificate și repetabile. Inspecțiile de siguranță, rezervările MOT, pregătirea pentru testul anual, datele de calibrare, reînnoirile asigurării, verificările licenței șoferului, urmărirea Driver CPC, descărcările tahografului, raportarea defectelor și revizuirile documentelor ar trebui să fie toate programabile. Sistemele mai bune ne permit să programăm după dată, după interval, după utilizare sau după un model, cum ar fi săptămâna ISO, acolo unde se potrivește cu modul în care atelierul și biroul de trafic planifică efectiv.

Pentru dovezi, standardul este simplu. Dacă sarcina a avut loc, trebuie să putem arăta când a avut loc, cine a făcut-o, ce s-a găsit, ce acțiune a urmat și când activul sau șoferul a fost readus în serviciu. Foi de inspecție semnate, rectificarea defectelor, semnarea de către atelier și versiunile documentelor sunt toate importante. Un memento fără dovezi este un suport slab atunci când cineva cere să vadă înregistrarea luni mai târziu.

Asta este motivul pentru care compararea software-ului de conformitate pentru vehicule și remorci pentru flotele din Marea Britanie este diferită de compararea instrumentelor generice pentru flote. O platformă generală de flotă poate urmări datele de service și cardurile de combustibil foarte bine, dar lucrările cu O-licență depind de sistemele de siguranță rutieră, supravegherea șoferilor și dovezile documentare. În Marea Britanie, standardul este regimul de licență de operator și așteptările stabilite de DVSA. Sistemele de flotă din UE pot acoperi întreținerea și tahografele, dar acolo unde nu reflectă practica licenței de operator din Marea Britanie, lasă lacune.

Cum să compari înregistrările vehiculelor și remorcilor față în față

Când comparăm sistemele, este util să luăm un vehicul și o remorcă și să încercăm să urmărim întreaga înregistrare de la integrare până la eliminare.

Începe cu dosarul activului în sine. Putem vedea starea curentă, datele cheie, intervalul de inspecție, centrul de operare asignat și o bibliotecă de documente într-un singur loc? Dacă o remorcă își schimbă frecvența de inspecție, putem vedea când a fost făcută acea schimbare și de cine? Dacă un vehicul este vândut, putem să-l arhivăm fără a pierde istoricul? Acestea sunt teste de bază pentru a determina dacă sistemul este construit pentru conformitate, nu doar pentru un inventar simplu.

Apoi verifică programarea inspecțiilor. Un manager de transport ar trebui să fie capabil să stabilească un model de inspecție de siguranță recurent și să vadă lucrările viitoare clar. Caută flexibilitate aici. Unii operatori planifică la fiecare 6, 8 sau 10 săptămâni. Alții operează flote mixte cu frecvențe diferite în funcție de tipul de activ, modelul de utilizare sau risc. Un sistem bun face față tuturor acestor cerințe și arată în continuare sarcinile restante în mod clar. De asemenea, ar trebui să facă față realităților atelierului, cum ar fi aducerea unei inspecții înainte fără a pierde ritmul planificat.

Pentru urmărirea MOT și a testelor anuale, întrebarea nu este doar dacă data poate fi stocată. Trebuie să știm dacă sistemul poate gestiona pregătirea, rezervarea, rezultatele de aprobat și respins, urmărirea interdicțiilor, unde este relevant, și documentele de susținere. Pentru HGV-uri, PSV-uri și remorci, gestionarea testului anual este adesea mai complexă decât un simplu memento MOT pentru o mașină privată. Acoperim acest subiect în detaliu în ghidul nostru despre gestionarea înregistrărilor testului anual HGV și remorcă.

Starea VOR este un alt punct de comparație util. Dacă un activ are un defect critic de siguranță, putem să-l marcăm VOR imediat? Acea stare apare clar în întregul sistem astfel încât personalul de trafic, personalul atelierului și managerii să vadă toți aceeași situație? Putem înregistra cine a scos vehiculul din serviciu, de ce, ce rectificare a fost finalizată și cine a autorizat întoarcerea în serviciu? Dacă procesul VOR este informal, software-ul nu va ajuta mult atunci când o decizie este contestată mai târziu.

Stocarea documentelor contează mai mult decât se așteaptă mulți cumpărători. Ar trebui să putem stoca foi de inspecție, certificate de test anual, înregistrări MOT, unde este relevant, documente de plăcuțe, documente de asigurare, acorduri de închiriere, certificate de calibrare și fotografii pentru activul corespunzător. Punctul important este recuperarea. Într-un audit, putem aduce rapid înregistrarea exactă, fie că este vorba de un vehicul sau o remorcă, cu datele și istoricul versiunii intacte? Dacă nu, documentele ar putea fi la fel de bine într-un dulap de fișiere.

Dacă aducem active pe licență în mod regulat, merită de asemenea să verificăm dacă sistemul susține un proces de integrare adecvat. Articolul nostru despre aducerea unui vehicul în serviciu cu înregistrările corecte în vigoare arată tipul de pași pe care software-ul ar trebui să-i susțină, în loc să le lase la memorie și lanțuri de email.

Pentru remorci în special, compară cât de serios le tratează platforma. Mulți operatori descoperă prea târziu că un sistem este condus de vehicule și susține doar vag remorcile. Dacă remorcile au istorii de inspecție separate, date de test anual, înregistrări de teste de frână și pachete de documente, au nevoie de înregistrări proprii corespunzătoare. Am acoperit punctele practice în ghidul nostru despre alegerea software-ului de inspecție a remorcilor pentru înregistrările DVSA.

Unde tahograful și conformitatea șoferului fac cea mai mare diferență

Foarte multe eșecuri de conformitate nu încep cu întreținerea. Ele încep cu șoferii, excepțiile tahografului și urmărirea care nu se întâmplă niciodată complet.

Când comparăm sistemele, întreabă mai întâi cum este gestionată analiza tahografului. Platforma importă pur și simplu rapoartele de încălcare sau susține un proces real de revizuire? Ar trebui să putem vedea excepțiile, să atribuim urmărirea, să înregistrăm că un șofer a fost abordat, să stocăm notele de consiliere semnate dacă le folosim și să arătăm un model în timp. Un sistem tahograf care produce rapoarte dar nu lasă o urmă de management lasă managerul de transport să construiască dovezile în altă parte.

Verificările licenței șoferului sunt un alt punct cheie. Software-ul ar trebui să înregistreze când sunt datorii verificările, când au fost finalizate, rezultatul și orice restricții sau adnotări care necesită acțiune. În Marea Britanie, mulți operatori se bazează pe fluxurile de lucru de verificare DVLA sau pe servicii de verificare terță parte. Întrebarea este dacă sistemul de conformitate transformă asta într-un proces de management vizibil, mai degrabă decât într-un PDF detașat.

Înregistrările Driver CPC și DQC necesită de asemenea mai mult decât o dată de expirare. Trebuie să știm cine se apropie de expirare, cine a finalizat formarea periodică, dacă detaliile DQC sunt actuale și ce dovezi sunt păstrate. Acest lucru este important în special în operațiuni mixte care folosesc șoferi angajați și agenți. Dacă sistemul nu poate distinge între înregistrările active, expirate, suspendate și în așteptare, creează un risc evitabil.

Urmărirea excepțiilor este locul unde o platformă se separă de alta. Dacă un șofer ratează o descărcare tahografică, are încălcări repetate sau lasă să expire Driver CPC, ce se întâmplă în continuare în sistem? Putem crea o sarcină, să o atribuim, să stabilim o dată limită și să stocăm rezultatul? Putem arăta că managementul a observat, a acționat și a escaladat unde a fost nevoie? Asta este ceea ce caută investigatorii și auditorii, nu doar dacă software-ul poate afișa un avertisment roșu.

Aceasta este de asemenea o zonă în care cerințele din Marea Britanie trebuie citite în contextul britanic. Regulile tahografului sunt mai largi decât Marea Britanie, dar supravegherea operatorului, angajamentele de licență și modul în care dovezile sunt prezentate către DVSA sau Traffic Commissioner sunt chestiuni de practică britanică. Un sistem conceput în jurul administrării flotei pan-europene poate să nu ofere unui manager de transport din Marea Britanie istoricul de caz de care are nevoie.

Ce ar trebui să caute un manager de transport în urma auditului

Când un sistem pretinde că este pregătit pentru audit, ar trebui să testăm această afirmație cu înregistrări reale.

Dovezile semnate vin mai întâi. Poate sistemul să captureze semnăturile pe verificările de inspecție, inspecții, rectificarea defectelor și revizuirile managerului? Sunt acele semnături legate de înregistrare într-un mod care nu poate fi suprascris casual? Dacă un defect a fost raportat de un șofer și eliminat de un tehnician, ar trebui să putem vedea ambele părți ale acestei lanț.

Timpii de dată contează la fel de mult. Fiecare eveniment cheie ar trebui să aibă o dată și o oră clare, ideal cu identitatea utilizatorului atașată. Aceasta include crearea de înregistrări, modificări, finalizarea sarcinilor, încărcarea documentelor de susținere și modificările de statut, cum ar fi de la VOR la apt pentru circulație. Dacă înregistrările pot fi schimbate fără urmă, urma de audit este slabă.

Istoricul defectelor ar trebui să fie ușor de urmărit în timp. Ar trebui să putem vedea defecte recurente pe un vehicul sau o remorcă, nu doar lucrări izolate. Problemele repetate de frână, anvelope, iluminat sau cuplare spun o poveste despre controlul întreținerii. Un manager de transport are nevoie de această vizibilitate pentru a contesta procesul atelierului, furnizorul sau modelul de operare înainte ca povestea să devină o problemă de audiere.

Vizibilitatea sarcinilor ratate este un alt test practic. Unele sisteme sunt bune la arătarea a ceea ce a fost făcut și mult mai puțin bune la arătarea a ceea ce a fost ratat. Avem nevoie de ambele. Inspecțiile restante, semnarea tardivă a defectelor, documentele expirate, verificările de licență ratate și excepțiile tahografului neexaminat ar trebui să iasă în evidență clar. Nu ar trebui să dureze un spreadsheet personalizat pentru a vedea ce a scăpat.

Raportarea este locul unde urma de audit devine utilizabilă. Înainte de a alege o platformă, cere exemple de rapoarte care ar ajuta la o vizită DVSA sau la un dosar de anchetă publică a Traffic Commissioner-ului. Putem produce un istoric de inspecție pentru o remorcă pe o perioadă definită? Putem arăta toate PMI-urile ratate în ultimele șase luni, cu motive și date de recuperare? Putem exporta statutul de conformitate al șoferului, verificările de licență, datele Driver CPC și urmărirea tahografului într-o formă pe care un manager să o poată folosi efectiv?

Asta este standardul la care lucrăm în Operator Compliance pentru că știm că software-ul trebuie să reziste în afara biroului. Fleeta Limited a construit platforma în jurul tipului de înregistrări pe care operatorii sunt așteptați să le păstreze conform Ghidului DVSA pentru menținerea aptitudinii rutiere, nu în jurul unui model generic de administrare a flotei. Dacă te gândești la ce înseamnă asta în practică, articolul nostru despre software-ul care rezistă la un audit DVSA intră în detalii.

Întrebări de pus înainte de a alege Operator Compliance sau o altă platformă

Odată ce potrivirea de bază pentru conformitate este clară, decizia de cumpărare se reduce de obicei la implementare, suport și cât de bine se potrivește sistemul cu operațiunea pe care o desfășurăm efectiv.

Întreabă cât de mult efort de configurare este necesar. Putem importa vehicule, remorci și șoferi în vrac? Ce format este necesar? Cum sunt aduse inspecțiile istorice și documentele? Dacă avem ani de înregistrări în foi de calcul, sisteme de atelier, foldere partajate sau o altă platformă, planul de migrare contează. Un sistem care arată ordonat într-o demonstrație poate deveni o muncă grea dacă integrarea este manuală.

Întreabă cum arată suportul după activare. Există ajutor cu configurarea, șabloane, programe de inspecție și permisiuni pentru utilizatori? Dacă un manager de transport dorește să schimbe fluxurile de lucru mai târziu, este asta simplu? În software-ul de conformitate, suportul nu este doar tehnic. Implică adesea ajutarea operatorului să structureze înregistrările într-un mod care funcționează sub supraveghere.

Integrările merită examinate cu atenție. Dacă deja folosim software de atelier, telematică, instrumente de analiză a tahografului, sisteme HR sau servicii de verificare a licenței, ce poate fi legat și cum? O API REST adecvată poate conta aici, în special pentru flote mai mari sau grupuri cu sisteme interne. webhook-urile sunt utile acolo unde avem nevoie ca evenimentele să declanșeze acțiuni în altă parte, cum ar fi crearea unei sarcini, actualizarea unui tablou de bord sau arhivarea documentelor automat.

Dacă validarea asigurării face parte din procesul tău, întreabă dacă sistemul poate susține verificările împotriva askMID, care este serviciul public susținut de Motor Insurers' Bureau, cunoscut și sub numele de MIB. Aceasta nu va înlocui datoria noastră de a păstra dovezile corecte, dar poate fi relevantă în anumite fluxuri de lucru care implică vehicule închiriate, subcontractate sau furnizate extern.

De asemenea, este înțelept să întrebi cum se potrivește platforma diferitelor tipuri de flote. Transportatorii, flotele de furgonete, operatorii de autobuze și autocare, șoferii proprietari, firmele de taxi și închiriere privată și agențiile de șoferi au toate nevoi suprapuse, dar nu identice. Un operator PSV poate fi mai preocupat de pregătirea testului anual și de fluxurile de lucru pentru defecte în cadrul programelor de service. O flotă de curierat poate necesita un suport mai puternic pentru furgonete mixte și înregistrările șoferilor proprietari. O agenție poate pune accent mai mult pe controlul documentelor șoferilor, valabilitatea DQC și pregătirea pentru alocare. Sistemul potrivit ar trebui să se potrivească fără a forța fiecare operațiune în același tipar.

În cazul în care instrumentele de comparație includ produse precum Fleetalyse sau Logivo.AI, pune aceleași întrebări operaționale fiecăruia. Poate platforma să păstreze un set complet de înregistrări O-licență? Poate să dovedească acțiunea managementului? Poate să arate ce a fost ratat, nu doar ce a fost planificat? Poate să susțină lucrările cu licența de operator din Marea Britanie direct, fără a necesita procese secundare în emailuri și foi de calcul?

În cele din urmă, întreabă ce fișier ai putea produce mâine dacă DVSA ar suna sau dacă ar sosi o scrisoare de anchetă de la Traffic Commissioner. Această întrebare tinde să taie rapid prin listele de caracteristici. Dacă răspunsul este că ai avea nevoie să aduni înregistrări din mai multe locuri, să urmărești semnături și să explici manual lacunele, sistemul poate să nu facă suficient.

O platformă bună de conformitate ar trebui să reducă această agitație. Ar trebui să ne ajute să gestionăm flota corect zi de zi, să menținem obligațiile VOL sub control și să lăsăm o înregistrare clară a deciziilor, acțiunilor și dovezilor. Aceasta este adevărata bază pentru compararea software-ului de conformitate pentru vehicule și remorci pentru lucrările cu O-licență. Nu care sistem are cel mai strălucitor ecran, ci care ne ajută să păstrăm licența în siguranță.