Cum să compari sistemele de conformitate pentru flotele de furgon

Alegerea între sistemele de conformitate pentru flotele de furgon în Marea Britanie se reduce la un singur test. Poate sistemul să ne ajute să gestionăm flota corect în fiecare zi și poate produce dovezi clare atunci când DVSA, un client, un auditor sau Traffic Commissioner (Comisarul pentru trafic) o cere?

Asta înseamnă să privim dincolo de listele de funcții. O platformă poate părea puternică în ceea ce privește tablourile de bord și mementourile, dar poate lăsa în continuare lacune în înregistrările de inspecție, fișierele șoferilor, controlul remorcilor sau istoricul de întreținere. Pentru majoritatea operatorilor, cea mai bună modalitate de a compara software-ul de conformitate pentru flotele de furgon în Marea Britanie este să începem cu sarcinile reale de conformitate pe care trebuie să le finalizăm, apoi să verificăm dacă sistemul ne oferă un traseu de audit fiabil pentru fiecare dintre ele.

Ce trebuie să acopere software-ul de conformitate pentru flotele de furgon în operațiunile din Marea Britanie

Un operator de furgon din Marea Britanie are nevoie de mai mult decât un jurnal de rezervări cu câteva alerte de expirare. Chiar și acolo unde unele vehicule se află în afara domeniului de aplicare al licenței operatorului, standardul de management așteptat de clienți, asigurători și organisme de aplicare depinde în continuare de înregistrări precise, întreținere planificată și dovezi că defectele sunt identificate și remediate.

Cel puțin, sistemul ar trebui să dețină o înregistrare corespunzătoare a vehiculului pentru fiecare furgon. Asta înseamnă înregistrare, VIN, detalii fiscale unde este cazul, date MOT, program de servicii, interval de inspecție de siguranță, informații despre anvelope, detalii de leasing sau proprietate și orice note care afectează utilizarea. Dacă gestionăm și remorci, acestea au nevoie de propriile înregistrări, programe de inspecție și istoricul defectelor, nu doar o notă atașată vehiculului de remorcare.

Managementul inspecțiilor este central. Software-ul ar trebui să ne permită să programăm inspecții de siguranță de rutină, să capturăm fișele de inspecție completate, să înregistrăm defectele, să atribuim acțiuni de reparare și să arătăm când vehiculul a fost returnat în serviciu. Dacă un furgon este oprit, sistemul ar trebui să-l arate ca VOR și să facă acest statut vizibil pentru persoanele care alocă muncă.

Înregistrările șoferilor contează la fel de mult. Avem nevoie de un loc pentru a stoca detalii despre licență, date de verificare, categorii, avize, documente de drept de muncă unde este necesar, statutul Driver CPC, expirarea DQC, examenele medicale dacă sunt relevante pentru operațiune și înregistrările șoferilor agenției unde folosim muncă temporară. Pentru multe flote de furgon, Driver CPC nu se va aplica fiecărui șofer, dar dacă o parte a flotei sau o parte a muncii aduce aceste cerințe în domeniu, sistemul trebuie să gestioneze acest lucru în mod clar.

Datale care declanșează acțiuni trebuie gestionate corect. Asta include MOT, testul anual unde este cazul, inspecții, servicii, date de calibrare, date de asigurare și expirarea documentelor. Un sistem bun nu ar trebui doar să stocheze date. Ar trebui să emită mementouri suficient de devreme pentru a putea acționa, să escaladeze elementele restante și să arate clar cine s-a ocupat de ele. Dacă revizuiești opțiunile, ghidul nostru pentru software-ul de flotă care semnalează termenele de conformitate prin email acoperă ce trebuie să facă aceste alerte în practică.

Pentru lucrările legate de licența operatorului, sistemul ar trebui să susțină și dosarul Traffic Commissioner. În termeni reali, asta înseamnă să putem produce dovezi ale frecvenței inspecțiilor, întreținerea finalizată, rectificarea defectelor, verificările șoferilor, urmărirea interdicțiilor, acțiuni de management legate de OCRS unde este cazul și politicile sau înregistrările care arată control continuu și eficient. Dacă o platformă nu ne poate ajuta să construim acel dosar pe parcurs, este probabil să creeze muncă mai târziu când suntem sub presiune.

În Marea Britanie, acest lucru trebuie judecat în raport cu așteptările DVSA și practica licenței operatorului, nu cu un șablon general pentru flote din UE. Unele software-uri sunt construite pentru administrarea pe scară largă a flotelor europene și s-ar putea să nu reflecte modul în care operatorii din Marea Britanie trebuie să dovedească intervalele de întreținere, pregătirea pentru testul anual, înregistrările tahografului sau angajamentele Traffic Commissioner.

Cum să compari sistemele în funcție de riscurile reale ale flotei tale

Sistemul potrivit pentru o flotă locală de furgon care efectuează lucrări ușoare de livrare poate fi greșit pentru o operațiune mixtă care rulează furgonete de 3.5 tone, vehicule de 7.5 tone, remorci și HGV-uri din același depozit. Comparația are sens doar dacă începem cu profilul nostru de risc.

În primul rând, cartografiază flota. Listează tipurile de vehicule, dacă vreunul se află în domeniul de aplicare al licenței operatorului, dacă tragem remorci, dacă gestionăm tipuri de caroserie specializate și dacă unele vehicule sunt alocate în timp ce altele sunt partajate. Vehiculele partajate au nevoie de obicei de raportări mai puternice ale defectelor zilnice și de un control mai strict al cheilor, deoarece responsabilitatea este distribuită între mai mulți șoferi.

Apoi, analizează expunerea la licența operatorului. Unii operatori de furgon au acum obligații care se află mai aproape de conformitatea tradițională a vehiculelor de marfă decât se așteaptă, în special acolo unde sunt implicate vehicule mai grele, remorci sau flote cu utilizare mixtă. Dacă deja deținem o licență sau ne așteptăm să obținem una, software-ul ar trebui să fie evaluat în funcție de dacă susține acel mediu încă din prima zi. Dacă gestionăm vehicule de marfă, furgonete și posibil vehicule de pasageri în aceeași afacere, utilizarea unui singur sistem pentru toate acestea reduce de obicei duplicarea și termenele ratate.

Utilizarea mixtă a vehiculelor este un alt punct care este adesea omis. Un furgon folosit o săptămână pentru livrări locale și săptămâna următoare pentru lucrări pe distanțe lungi cu o remorcă creează o nevoie diferită de păstrare a înregistrărilor față de un furgon care face aceeași rută în oraș în fiecare zi. Sistemul trebuie să facă față utilizării schimbătoare, șoferilor schimbători și cerințelor de întreținere schimbătoare fără a deveni o soluție manuală.

Șoferii agenției merită o atenție specifică. Dacă aducem șoferi cu un preaviz scurt, software-ul ar trebui să ne permită să creăm și să controlăm rapid înregistrările șoferilor temporari, să stocăm dovezi de licență și Driver CPC unde este necesar, să înregistrăm recunoașterea instruirii sau a politicii și să eliminăm accesul când rezervarea se încheie. Dacă software-ul presupune că fiecare șofer este un angajat permanent cu un profil fix, poate crea lacune.

Dacă remorcile sunt parte a operațiunii, testează acea zonă corespunzător. Multe sisteme spun că gestionează remorci, dar oferă doar un câmp de înregistrare și o dată de memento. În practică, avem nevoie de înregistrări separate de inspecție, rapoarte de defecte, istoric de întreținere și stocare a documentelor. Am acoperit acest lucru în detaliu în ghidul nostru pentru alegerea software-ului de inspecție a remorcilor pentru înregistrările DVSA.

În cele din urmă, decide dacă afacerea are nevoie de o platformă unică pentru furgonete, HGV-uri și lucrări PSV. Pentru managerii de transport responsabili pe mai multe tipuri de licențe, sistemele separate înseamnă adesea introducerea de date duplicate, raportări inconsistente și muncă suplimentară în pregătirea pentru audit. La Operator Compliance, am construit platforma prin Fleeta Limited în jurul muncii reale legate de licența operatorului, deoarece multe flote nu se încadrează perfect într-o singură clasă de vehicule.

Funcțiile care contează cel mai mult pentru managerii de transport

Managerii de transport tind să fie mai puțin interesați de prezentare și mai mult de faptul că sistemul economisește pașii omisi. Cele mai puternice comparații se reduc de obicei la câteva funcții practice.

Raportarea defectelor este una dintre ele. Avem nevoie ca șoferii să poată finaliza verificările pe mobil, să înregistreze defecte nule, precum și defecte reale, să adauge fotografii unde este util, să semneze raportul și să-l trimită fără fricțiune. Partea de birou este la fel de importantă. Putem revizui defectul rapid, decide dacă vehiculul este VOR, să atribuim reparația, să înregistrăm rectificarea și să arătăm când vehiculul a fost eliberat? Dacă procesul se întrerupe între raportul șoferului și acțiunea din atelier, traseul de audit este slab.

Programarea întreținerii este un alt domeniu cheie. Sistemul ar trebui să susțină inspecții recurente după dată sau interval, rezervări în atelier, rezervări de furnizori externi, planificarea serviciilor și pregătirea pentru testul anual. De asemenea, trebuie să vedem ce urmează să fie dator de către depozit, de către contractor sau de către clasa de vehicule. Pentru mulți operatori, planificarea pe săptămâna ISO este mai utilă decât planificarea pe luna calendaristică, deoarece capacitatea atelierului și pachetele flotei sunt adesea gestionate în acest mod.

Urmărirea licenței șoferului și a Driver CPC ar trebui să fie mai mult decât o listă de expirare. Sistemul ar trebui să stocheze datele de verificare, rezultatele, avizele, categoriile și înregistrările DQC și ar trebui să facă ușor de văzut cine este dator pentru re-verificare. Dacă procesul tău include verificări online cu DVLA, întreabă cum sunt capturate și păstrate acele rezultate. Dacă furnizorul spune că verificarea se face în altă parte și trebuie încărcată manual, aceasta reprezintă o administrare suplimentară de contabilizat.

Analiza tahografului este importantă dacă flota include vehicule în domeniu. Un operator de furgon poate să nu aibă nevoie de aceasta pentru întreaga flotă, dar flotele mixte adesea au. În acest caz, compară dacă datele tahografului, revizuirea infracțiunilor, kilometrajul lipsă sau urmărirea descărcărilor lipsă se află în aceeași înregistrare de conformitate ca gestionarea vehiculului și a șoferului. Am prezentat punctele operaționale în articolul nostru despre software-ul de analiză a tahografului pentru flote mici.

Stocarea documentelor pare de bază, dar este adesea locul în care sistemele eșuează în timpul auditului. Avem nevoie de stocare structurată, nu de un folder de încărcare liber. Fișierele vehiculului, fișierele șoferilor, asigurarea, facturile de întreținere, fișele de inspecție, înregistrările de instruire, contractele și recunoașterile politicii ar trebui să fie ușor de găsit, datate și legate de înregistrarea corectă.

Controlul VOR necesită o comparație atentă. Un sistem conform ar trebui să ne permită să oprim un vehicul să fie tratat ca disponibil odată ce o defectare serioasă este semnalată și ar trebui să păstreze cronologia. Cine l-a marcat VOR, când a fost autorizată reparația, când a fost finalizată lucrarea și cine l-a returnat în serviciu? Acea secvență contează atât în revizuirile interne, cât și în vizitele externe.

Raportarea ar trebui să susțină managementul zilnic, nu doar rezumatele de la sfârșitul lunii. Inspecțiile restante, reparațiile restante, documentele care expiră, verificările șoferilor omise, defectele deschise, vehiculele fără rapoarte recente de defecte nule și încărcarea atelierului pe săptămâna ISO sunt toate rapoarte demne de cerut să fie văzute într-o demonstrație.

Ce arată o bună dovadă de audit atunci când DVSA întreabă

Când DVSA vizitează, problema rar este dacă avem unele date undeva. Problema este dacă putem produce rapid un record clar și complet pentru a arăta controlul.

Pentru inspecții, o dovadă bună înseamnă o înregistrare semnată care arată data inspecției, vehiculul sau remorca inspectată, articolele verificate, defectele găsite, persoana care a efectuat inspecția și rezultatul. Dacă defectele au fost identificate, dosarul ar trebui să arate, de asemenea, rectificarea, piesele sau lucrările efectuate unde este cazul și data la care vehiculul a fost returnat în serviciu.

Pentru istoricul de întreținere, ar trebui să putem produce o secvență care are sens. Data planificată a inspecției, data efectivă a inspecției, defectele ridicate, reparațiile finalizate, orice muncă reprogramată cu motiv și dovezi că intervalul a rămas sub control. Dacă o inspecție a fost întârziată, sistemul nu ar trebui să o ascundă. Ar trebui să o arate, împreună cu explicația și acțiunea de management.

Pentru conformitatea șoferilor, o dovadă bună include verificările de licență, înregistrările Driver CPC unde este cazul, datele de expirare DQC, orice înregistrări de instruire și dovada că problemele au fost urmărite. Dacă se folosesc șoferi de agenție, înregistrările lor ar trebui să fie la fel de accesibile ca și cele ale angajaților permanenți.

Elementele restante trebuie să fie vizibile. O platformă care pur și simplu suprascrie datele ratate cu următoarea dată dator poate face un operator să pară mai bine pe ecran decât în realitate, dar nu va rezista la o vizită DVSA. Trebuie să putem arăta ce a devenit restant, când a fost finalizat și cine s-a ocupat de el.

Traseul de audit în sine contează. Fiecare acțiune ar trebui să fie atribuită. Cine a încărcat inspecția, cine a schimbat data datorată, cine a închis defectul, cine a eliminat statutul VOR? Dacă sistemul permite modificarea înregistrărilor fără urmă, slăbește încrederea în întregul dosar.

Pentru lucrările legate de licența operatorului, multe flote au nevoie, de asemenea, de un pachet lunar sau de un dosar de revizuire care poate fi prezentat intern și, dacă este necesar, extern. Acesta ar putea include inspecții finalizate, elemente omise, rezervări MOT sau test anual, verificări de licență, excepții tahograf și note de management. Articolul nostru despre alegerea unui pachet lunar de flotă care să reziste la DVSA explică ce să căutați.

Un plus util este suportul pentru imaginea mai largă de conformitate în jurul fiecărui vehicul. Dovezile de asigurare, documentele de politică și verificările împotriva askMID pot juca toate un rol în controlul intern, cu askMID bazându-se pe datele de la Motor Insurers' Bureau și MIB. Aceasta nu este un substitut pentru înregistrările de întreținere de bază, dar ajută la menținerea întregului dosar în ordine.

Întrebări de pus înainte de a alege o platformă

Înainte de a alege orice sistem, întreabă cum funcționează configurarea în practică. Ce date pot fi importate, din ce format și cine face maparea? Listele de vehicule, înregistrările remorcilor, fișierele șoferilor, șabloanele de inspecție și înregistrările istorice de întreținere necesită toate timp pentru a fi migrate. Dacă răspunsul este pur și simplu „încarcă un spreadsheet”, întreabă ce se întâmplă cu atașamentele, istoricul documentelor și programele recurente.

Întreabă despre suport în termeni operaționali. Cine ajută dacă un flux de lucru de inspecție trebuie ajustat, o structură de depozit se schimbă sau un manager de transport are nevoie de rapoarte pentru o anchetă publică? Un furnizor care înțelege conformitatea licenței operatorului zi de zi va răspunde de obicei diferit de o casă de software generică.

Accesul utilizatorilor merită o atenție corespunzătoare. Putem separa permisiunile pentru atelier, biroul de trafic, șofer, agenție și management? Poate un furnizor extern de întreținere să încarce înregistrări fără a vedea datele nelegate? Poate o afacere de recrutare să gestioneze șoferii temporari în mod clar? Aceste detalii contează odată ce sistemul este activ.

Utilizarea mobilă ar trebui testată, nu presupusă. Șoferii trebuie să finalizeze rapid verificările la fața locului, adesea cu semnal variabil. Personalul din atelier poate necesita actualizarea reparațiilor din curte. Managerii pot avea nevoie să revizuiască elementele restante departe de birou. Întreabă ce funcționează pe mobil, ce funcționează offline, dacă este cazul, și unde procesul depinde de un desktop.

Raportarea ar trebui să fie demonstrată folosind propriile tale scenarii. Cere furnizorului să arate inspecțiile restante, înregistrările DQC care expiră, vehiculele VOR, întreținerea remorcilor datorată săptămâna ISO următoare și un istoric complet al vehiculului pentru o înregistrare. Dacă nu pot arăta aceste lucruri clar, sistemul s-ar putea să nu se potrivească muncii reale de transport.

Integrările merită să fie discutate devreme. Dacă ai nevoie ca datele să se mute în salarii, telematică, sisteme de atelier sau instrumente BI, întreabă dacă platforma oferă un REST API sau webhooks și ce evenimente sau înregistrări pot fi trimise. Am prezentat punctele de comparație practice în ghidul nostru despre cum să compari sistemele de flotă cu un REST API.

De asemenea, întreabă dacă furnizorul înțelege specific mediul de conformitate din Marea Britanie. Știu ce trebuie să conțină un dosar Traffic Commissioner? Înțeleg procesele VOL, planificarea testului anual, obligațiile tahografului în flotele mixte și diferența dintre un sistem de memento și un traseu de audit defensibil? Acestea nu sunt detalii mici. Ele sunt de obicei diferența dintre un software care pare util și un software care susține operatorul atunci când ceva nu merge bine.

La Operator Compliance, acesta este standardul la care lucrăm. OperatorCompliance a fost construit de Fleeta Limited în jurul modului în care operatorii din Marea Britanie trebuie să dovedească efectiv conformitatea, folosind Ghidul DVSA pentru menținerea stării de funcționare ca punct de referință practic pentru controlul zilnic. Dacă compari sisteme pentru o flotă de furgon, începe de acolo. Verifică dacă platforma poate gestiona munca, dovedi că munca a fost efectuată și menține înregistrarea corectă atunci când DVSA o cere.