Cum controlează flota riscul de conformitate pentru operatori

Dacă deții o licență de operator, riscul de conformitate nu provine de obicei dintr-o eșec dramatic. Provine din lucruri mici care scapă de sub control. O inspecție PM întârzie câteva zile. O rezervare pentru testul anual al remorcii nu este confirmată. O expirare a Driver CPC stă în inbox-ul cuiva. Un vehicul devine VOR, dar planul de înlocuire nu este reflectat în programul de întreținere. Până când DVSA pune întrebări, problema nu mai este data ratată. Este lipsa unui sistem clar.

Aici intervine controlul adecvat al flotei. Pentru operatorii din Marea Britanie, controlul flotei și perspectivele înseamnă a avea un loc de încredere pentru a gestiona înregistrările, datele, verificările și dovezile care susțin angajamentele tale de licență de operator. Este mai mult decât a urmări puncte pe o hartă și mai mult decât un tabel cu celule colorate. Este un sistem de conformitate funcțional care ajută managerii de transport să vadă ce este dator, ce este întârziat, ce lipsește și ce trebuie acționat astăzi.

Ce înseamnă controlul flotei în conformitatea zilnică a operatorului

În termeni zilnici, controlul flotei este disciplina de a menține vehiculele, remorcile, șoferii, evenimentele de întreținere și documentele de suport în ordine, astfel încât nimic cerut de licența ta de operator să nu fie lăsat la memorie sau la întâmplare.

Pentru un operator de bunuri sau pasageri din Marea Britanie, aceasta include inspecții de siguranță de rutină, datele pentru MOT sau testul anual, verificările licenței șoferului, valabilitatea Driver CPC și DQC, asigurarea, raportarea defectelor, înregistrările tahografului și urma de dovezi din spatele fiecăruia dintre aceste elemente. Pentru deținătorii de licențe restricționate, naționale standard și internaționale standard, operațiunea exactă poate diferi, dar necesitatea de control nu.

Asta este motivul pentru care urmărirea vehiculelor de una singură nu este suficientă. Urmărirea îți poate spune unde se află un vehicul. Nu îți spune dacă intervalul de inspecție a fost depășit, dacă dosarul remorcii este complet, dacă ultima înregistrare a testului de frână este atașată sau dacă DQC-ul unui șofer expiră luna viitoare. De asemenea, un tabel poate lista date, dar depinde de actualizări manuale, controlul versiunilor și de cineva care observă avertismentul la timp.

Managerii de transport au nevoie de un sistem care să reflecte modul în care funcționează efectiv conformitatea. Vehiculele intră și ies din flotă. Remorcile se mută între depozite. Șoferii trec între muncă prin agenție și angajare. Documentele sosesc ca PDF-uri, fotografii și foi scanate. Atelierele rearanjează rezervările. Un vehicul este pus VOR, apoi returnat în serviciu. Dacă acea activitate se află în e-mailuri, dulapuri de arhivare, planificatoare de perete și tabele separate, riscul este evident.

Când vorbim despre controlul flotei și perspective, ne referim la o imagine operativă în timp real. Nu doar o listă de active, ci un dosar structurat al fiecărui activ, ce se aplică acestuia, ce dovezi sunt deținute și ce termen limită urmează. Asta contează fie că operezi HGV-uri, furgonete, PSVs, taxiuri, vehicule de închiriere privată sau flote mixte. Este la fel de relevant pentru un șofer-proprietar cât este pentru un operator mai mare cu mai multe locații.

La Operator Compliance, am construit sistemul în jurul păstrării înregistrărilor practice de care operatorii au nevoie pentru a satisface așteptările DVSA și a susține dosarul Traffic Commissioner. Deoarece Fleeta Limited operează camioane sub o licență de operator, nu am tratat conformitatea ca pe o problemă abstractă de software. Am tratat-o ca pe una operațională.

Ce înregistrări trebuie să rămână sub control

Înregistrările care contează cel mai mult sunt cele legate direct de îndatoririle tale legale, sistemul tău de întreținere și capacitatea ta de a dovedi controlul.

Pentru vehicule, aceasta înseamnă de obicei:

• Numărul de înmatriculare
• Marca, modelul și numărul flotei
• VIN sau numărul de șasiu
• Starea impozitului și MOT, unde este cazul
• datele pentru testul anual, unde este cazul
• Programul planificat de inspecție de întreținere
• Citiri ale odometrului
• Înregistrările testului de frână
• Detalii despre asigurare
• Detalii despre finanțare sau leasing, dacă sunt relevante pentru disponibilitate
• Data de intrare și ieșire din serviciu
• Starea VOR și motivul
• Istoricul defectelor
• Detalii despre furnizorul de întreținere
• Certificatul de suport și documentele atelierului

Pentru remorci, același principiu se aplică, chiar și acolo unde operatorii păstrează istoric înregistrări mai slabe decât pentru unitățile motorizate. Dosarele remorcilor ar trebui să includă detalii de identificare, datele testului anual, programele de inspecție, dovezile performanței frânelor, istoricul defectelor, înregistrările anvelopelor, unde sunt păstrate, și toate documentele de suport. O înregistrare lipsă a remorcii este tot o slăbiciune de conformitate dacă acea remorcă este operată sub licența ta.

Pentru șoferi, înregistrările de bază includ de obicei:

• Numele complet și detalii de contact
• Numărul de licență
• Categoria licenței și verificările de drepturi
• Data și rezultatele verificărilor licenței de la DVLA
• Starea Driver CPC
• Data expirării DQC
• Detalii despre cardul tahografului și expirarea acestuia
• Înregistrările dreptului de muncă, unde este cazul
• Starea agenției sau subcontractorului
• Inducția și semnarea politicii
• Înregistrările revizuirii infracțiunilor
• Acțiunile disciplinare sau de recalificare legate de conformitate

Pentru operațiunile de pasageri, și pentru taxiuri și muncă de închiriere privată, pot exista, de asemenea, înregistrări de licențiere ale autorității locale, insigne, examene medicale și alte documente specifice autorității de monitorizat. Acesta este un motiv pentru care unii operatori au nevoie de un sistem de înregistrare mai larg decât un planificator de întreținere pur HGV. Pagina noastră pentru operatorii care gestionează înregistrările flotei de taxiuri și termenele limită și conformitatea flotei de furgonete în cadrul vehiculelor cu utilizare mixtă arată cum aceste nevoi diferă în practică.

Apoi există stratul de documente. Aici operatorii sunt adesea cei mai slabi. O dată într-un jurnal nu este dovadă. Ai nevoie de înregistrarea de bază, atașată vehiculului, remorcii sau șoferului corect, și ușor de recuperat. Aceasta include foi de inspecție, certificate MOT și de test anual, programe de asigurare, înregistrări de calibrare, declarații ale șoferului, politici semnate, rezultatele verificărilor licenței, facturi de întreținere folosite ca dovezi de suport și corespondența care explică excepțiile.

Un bun control înseamnă, de asemenea, înregistrarea excepțiilor, nu doar a rutinelor. Dacă o inspecție a fost mutată pentru că un vehicul a fost oprit, dacă o rezervare a fost întârziată și un vehicul alternativ a fost folosit, sau dacă un șofer a fost suspendat în așteptarea unei probleme cu licența, acea notă aparține înregistrării. Când DVSA sau Traffic Commissioner revizuiesc un dosar, golurile neexplicate creează îndoieli foarte repede.

Cum te ajută perspectivele să acționezi înainte de a rata o dată limită

Datele singure nu reduc riscul. Acțiunea o face. Aici perspectivele sunt importante.

Un sistem de conformitate adecvat nu ar trebui să stocheze doar datele de expirare. Ar trebui să le transforme în alerte, vizualizări și rapoarte de excepție care arată ce necesită atenție acum, ce se apropie de risc și ce a căzut deja în afara politicii.

Ia în considerare datele pentru MOT și testul anual. Dacă știi doar că testul expiră în trei săptămâni, nu este suficient. Trebuie, de asemenea, să știi dacă rezervarea este făcută, dacă vehiculul are defecte care ar putea afecta rezultatul, dacă este necesar un vehicul de înlocuire în cazul în care eșuează și dacă documentele de suport sunt deja arhivate. Același lucru se aplică inspecțiilor PM. O dată limită fără planificare a atelierului este doar un avertisment fără o cale către conformitate.

Acelasi principiu se aplică înregistrărilor șoferilor. Dacă un Driver CPC sau DQC urmează să expire, managerul de transport are nevoie de mai mult decât un semnal roșu. Trebuie să știe care șoferi sunt afectați, dacă formarea este rezervată, dacă șoferul poate fi alocat muncii și dacă problema afectează un depozit sau întreaga operațiune.

Aici raportarea tendințelor ajută. Dacă un depozit împinge repetat inspecțiile la limita toleranței, nu este un caz izolat. Dacă un birou de trafic are un model de încărcări tardive de documente, nu este o problemă administrativă izolată. Dacă șoferii agenției generează repetate infracțiuni tahografice, aceasta este o problemă de management, nu doar o problemă de șofer. Perspectivele arată modele pe care memento-urile de bază le ratează.

Raportarea excepțiilor este deosebit de utilă deoarece îngustează atenția asupra a ceea ce este greșit sau în risc. Managerii de transport nu trebuie să deschidă fiecare dosar în fiecare zi. Ei trebuie să vadă vehiculele cu inspecții întârziate, remorcile cu dovezi lipsă pentru testul anual, șoferii fără verificări de licență curente și înregistrările tahografului care necesită revizuire. Așa previi termenele limită ratate în loc să le descoperi mai târziu.

Vedem aceeași nevoie cu planificarea memento-urilor. Operatorii încep adesea căutând software de alertă deoarece datele pentru MOT și testul anual sunt punctul de durere pe care îl simt primii. Asta este rezonabil, dar memento-urile funcționează cel mai bine atunci când sunt legate de înregistrările și dovezile de bază, nu ca un calendar separat. Am acoperit acest lucru în detaliu în ghidul nostru pentru software de memento pentru flote care menține datele MOT și testul anual în vizor.

Analiza tahografului aparține de asemenea acestei imagini. Nu este separată de controlul conformității. Infracțiunile, kilometrajul lipsă, zilele necontabilizate, expirarea cardului și descărcările întârziate afectează toate profilul tău de risc. Dacă sistemul tău poate evidenția acele excepții alături de termenele vehiculului și șoferului, managerul de transport obține o vedere operațională unificată în loc de mai multe vederi deconectate.

Ce arată o dovadă bună atunci când DVSA o cere

Când DVSA cere dovezi, standardul nu este complicat, dar este riguros. Ei doresc înregistrări care sunt complete, lizibile, atribuibile, cu dată și ușor de urmărit. Traffic Commissioner va aștepta același lucru dacă sistemele tale sunt examinate într-o anchetă publică sau în alt proces de reglementare.

Dovezile bune încep cu structură. Fiecare vehicul, remorcă și șofer ar trebui să aibă o înregistrare clară. Fiecare document ar trebui să fie atașat la înregistrarea corectă, datat și identificabil fără a ghici. Dacă cineva deschide dosarul, ar trebui să poată vedea ce s-a întâmplat, când s-a întâmplat, cine l-a semnat și ce acțiune a urmat.

Pentru înregistrările de întreținere, aceasta înseamnă de obicei:

• Foi de inspecție cu vehiculul sau remorca clar identificate
• Data inspecției și citirea odometrului
• Defectele înregistrate clar
• Detalii de rectificare
• Semnătura persoanei care a efectuat lucrările
• Dovezi de revizuire acolo unde procesul tău o cere
• Dovezi ale testului de frână păstrate împreună cu istoricul de întreținere
• Un program vizibil care arată intervalele planificate și evenimentele finalizate

Pentru înregistrările șoferilor, dovezile bune înseamnă că rezultatul verificării licenței nu este doar notat ca „finalizat”. Rezultatul efectiv sau înregistrarea sursă ar trebui să fie păstrate. Dovezile Driver CPC și DQC ar trebui să fie actuale și atașate. Revizuirile infracțiunilor tahografice ar trebui să arate că problema a fost considerată, discutată unde este cazul și urmărită.

Pentru controlul documentelor, înregistrările semnate și datate contează. Dacă o confirmare a politicii, o declarație de defect sau o notă de investigație nu este semnată, valoarea sa probatorie este mai slabă. Dacă un document este încărcat cu luni mai târziu fără context, poate ajuta, dar ridică întrebări. Dovezile organizate ar trebui să arate un proces contemporan.

Asta este deosebit de important atunci când a existat o excepție. Să presupunem că o inspecție a fost întârziată pentru că vehiculul a fost imobilizat. Dosarul ar trebui să arate motivul, datele, decizia și punctul de întoarcere în serviciu. Să presupunem că un vehicul a picat un test anual. Dosarul ar trebui să arate eșecul, rectificarea, retestarea și perioada în care vehiculul nu a fost utilizat, dacă este relevant. Înregistrarea ar trebui să spună povestea fără a se baza pe memorie.

Asta este motivul pentru care încurajăm operatorii să gândească dincolo de stocare și să se concentreze pe recuperabilitate. În timpul unui audit sau al unei investigații, timpul contează. Dacă trebuie să aduni dovezi din unități partajate, e-mailuri de atelier, fișiere pe hârtie și aplicații de mesagerie, slăbiciunea sistemului devine evidentă. Am prezentat o abordare practică în ghidul nostru pentru realizarea unui audit de flotă fără a pierde dovezi.

În cazul în care poziția din Marea Britanie diferă de cea din UE în general, operatorii ar trebui să urmeze regulile din Marea Britanie care se aplică licenței și operațiunii lor. Așteptările de păstrare a înregistrărilor pentru licențele de operator, testele anuale, aplicarea DVSA și examinarea Traffic Commissioner sunt specifice Mării Britanii în aplicare, chiar și acolo unde unele reguli de ore ale șoferilor sau tahografe au avut origini mai largi.

Cum să alegi un sistem care funcționează pentru managerii de transport

Un sistem de conformitate trebuie să funcționeze pentru persoanele care conduc flotă, nu doar pentru echipa financiară sau raportul consiliului. Pentru managerii de transport, testul este simplu. Putem vedea ce este dator, dovedi ce s-a făcut și acționa rapid când ceva se schimbă?

Începe cu structura înregistrărilor. Sistemul ar trebui să îți permită să gestionezi vehiculele, remorcile și șoferii separat, cu datele, documentele și statusurile lor proprii. Flotele mixte au nevoie de flexibilitate. O flotă de furgonete nu are exact același profil ca o flotă HGV. Un operator PSV are din nou nevoi diferite de supraveghere a testului anual și a șoferilor.

Apoi, uită-te la programare și planificare. Planificarea inspecțiilor ar trebui să aibă sens în termeni operaționali, inclusiv vederi săptămânale ISO acolo unde planificatorii și atelierele lucrează în acest mod. Dacă furnizorul tău de întreținere rezervă după săptămâna ISO, software-ul nu ar trebui să te forțeze să te întorci într-un planificator separat.

Controlul documentelor este critic. Ar trebui să poți atașa certificate, foi, scanări și PDF-uri la înregistrarea corectă, cu date și categorii clare. Căutarea ar trebui să fie rapidă. Exportul ar trebui să fie simplu. Acțiunile utilizatorului ar trebui să fie atribuibile, astfel încât să poți vedea cine a încărcat sau a schimbat o înregistrare.

Accesul utilizatorilor contează mai mult decât se așteaptă mulți cumpărători. Managerii de transport, personalul atelierului, administratorii de conformitate, managerii de depozit și directorii nu au nevoie toți de aceleași permisiuni. Un sistem bun ar trebui să îți permită să controlezi cine poate vizualiza, edita, aproba sau șterge înregistrări. Asta reduce atât erorile accidentale, cât și disputele probatorii.

Pentru conformitatea șoferilor, evaluează cum gestionează sistemul verificările DVLA, urmărirea Driver CPC și DQC, și analiza tahografului. Dacă lucrul cu tahograful se află într-un instrument separat, întreabă-te dacă datele de excepție revin în vizualizarea de conformitate. Știm că mulți operatori folosesc, de asemenea, instrumente specializate și sisteme conectate, așa că integrarea contează.

Asta duce la criterii tehnice. Dacă deja operezi software de transport, atelier sau resurse umane, întreabă-te dacă platforma suportă un REST API și webhooks. Un REST API face mai ușor să muți datele de bază, cum ar fi vehiculele, șoferii și statusurile între sisteme. Webhooks ajută la declanșarea actualizărilor când ceva se schimbă, în loc să aștepți un export manual. Pentru operatorii care construiesc un stivă de conformitate mai conectată, aceasta este o cerință practică, nu un lux.

De asemenea, s-ar putea să vrei linkuri către surse externe de date și verificări. În funcție de procesul tău, aceasta ar putea include fluxuri de lucru pentru verificarea asigurării sau vehiculului folosind askMID, care este operat de Motor Insurers' Bureau, de asemenea, cunoscut ca MIB. Dacă aceste verificări fac parte din procesul tău de control, asigură-te că dovezile pot fi înregistrate corect.

În cele din urmă, întreabă-te dacă software-ul reflectă lucrările de licență de operator în mod specific sau dacă este o bază de date generică pentru flotă cu memento-uri adăugate ulterior. Acea distincție contează. Conformitatea licenței de operator are propria logică, înregistrări și cerințe de dovezi. Am acoperit punctele de selecție în mai multe detalii în ghidul nostru pentru alegerea software-ului de înregistrare a flotei pentru lucrările de licență de operator.

La Operator Compliance, am construit OperatorCompliance pentru acest caz de utilizare exact. Este software de conformitate modelat în jurul Ghidului DVSA pentru menținerea stării de funcționare, cu control practic al înregistrărilor pentru operatorii care au nevoie de mai mult decât un tracker, un dulap de arhivare și un tabel. Poate funcționa alături de sisteme mai largi de flotă, inclusiv instrumente precum Fleetalyse și Logivo.AI, unde operatorii le folosesc pentru alte nevoi operaționale, dar sarcina sa este clară. Menține înregistrarea de conformitate organizată, vizibilă și pregătită atunci când DVSA, înregistrările VOL sau procesul Traffic Commissioner o cer.

Când controlul flotei este realizat corect, riscul de conformitate scade deoarece sistemul nu se bazează pe memorie. Termenele limită sunt vizibile. Dovezile sunt atașate. Excepțiile sunt explicate. Și managerul de transport poate arăta, în orice moment, că operațiunea este sub control.