Rapoarte de vizită care rezistă în investigațiile de întreținere

Un raport de vizită pentru întreținere are un singur scop într-o investigație. Acesta trebuie să arate, clar și fără ambiguități, ce a fost inspectat, când a fost inspectat, cine a efectuat lucrările, ce defecte au fost găsite, ce acțiuni au fost întreprinse și dacă vehiculul sau remorca erau apte să revină în serviciu. Dacă DVSA solicită dovezi, raportul nu este doar o notă de atelier. Devine parte din înregistrarea licenței operatorului.

Pentru operatorii din Marea Britanie, aceasta înseamnă că raportul trebuie să reziste în fața restului dosarului de întreținere. O foaie curată pe cont propriu nu este suficientă. În timpul unei investigații de întreținere, DVSA va căuta consistență între intervalele de inspecție de siguranță, rapoartele de defecte ale șoferilor, istoricul reparațiilor, datele MOT sau ale testului anual și orice perioade în care unitatea a fost VOR. Dacă raportul de vizită nu se potrivește cu acele înregistrări, își pierde valoarea foarte repede.

Ce trebuie să dovedească un raport de vizită pentru întreținere

Într-o flotă din Marea Britanie, un raport de vizită pentru întreținere ar trebui să dovedească trei lucruri.

În primul rând, ar trebui să dovedească faptul că sistemul de întreținere planificat este respectat. Dacă un vehicul este programat pentru o inspecție de siguranță la fiecare șase săptămâni, raportul ar trebui să arate că inspecția a avut loc conform acelui program sau, dacă nu, de ce nu. Dacă intervalul a fost extins sau ratat, ar trebui să existe un motiv înregistrat și acesta ar trebui să fie excepțional, nu de rutină. Acest lucru este important deoarece DVSA și Traffic Commissioner (Comisarul pentru trafic) vor verifica dacă operatorul respectă aranjamentele de întreținere declarate în spatele licenței.

În al doilea rând, ar trebui să dovedească că inspecția în sine a fost semnificativă. Un raport care spune pur și simplu „verificat” sau „serviciu finalizat” nu face acest lucru. Este nevoie de suficiente detalii pentru a arăta că inspecția a acoperit elementele relevante din Ghidul pentru menținerea stării de funcționare. Pentru un vehicul, aceasta include de obicei frânele, direcția, suspensia, anvelopele, roțile, luminile, reflectoarele, starea caroseriei, protecția sub-derapare acolo unde este montată, oglinzile, geamul, ștergătoarele, dispozitivele de avertizare, evacuarea, scurgerile, cuplajele și orice alte elemente legate de siguranță. Pentru remorci, raportul ar trebui să acopere elementele specifice remorcii cu același nivel de disciplină, inclusiv performanța frânelor și echipamentele de securitate a încărcăturii, acolo unde este relevant.

În al treilea rând, ar trebui să dovedească ce s-a întâmplat mai departe. Dacă au fost găsite defecte, au fost remediate imediat, amânate legal sau vehiculul a devenit VOR? A fost un rezultat al testului de frână? A fost efectuat un test pe drum, acolo unde era necesar? Cine a semnat vehiculul pentru a reveni în serviciu? Acestea sunt punctele care decid adesea dacă un raport ajută un operator într-o investigație sau ridică mai multe întrebări.

Aici este locul în care rapoartele de vizită pentru întreținere susțin operatorul sau expun slăbiciuni. DVSA nu este interesată doar de existența unui formular. Vrea să vadă dacă documentul demonstrează un control adecvat al stării de funcționare. Un raport care identifică defecte, dar nu arată nicio acțiune de reparare, nicio semnătură și nicio legătură cu timpul de nefuncționare poate fi mai dăunător decât lipsa unui raport, deoarece sugerează că defectul era cunoscut și nu a fost gestionat.

Pentru operatorii care funcționează sub o licență națională restricționată, standard sau internațional standard, principiul este același. Profilul exact al flotei se schimbă, dar standardul de dovezi nu. Operatorii de autobuze și autocare vor avea nevoie, de asemenea, de înregistrări care se potrivesc cu regimul PSV și cerințele testului anual. Flotele de furgonete care funcționează sub licența operatorului de vehicule de marfă necesită aceeași disciplină odată ce vehiculele sunt incluse. Acolo unde regulile diferă între cadrele din Marea Britanie și UE în general, investigația de întreținere este condusă de practica de aplicare a legii din Marea Britanie, angajamentele licenței și așteptările DVSA.

Ce informații ar trebui să fie pe fiecare raport?

Fiecare raport de vizită pentru întreținere ar trebui să identifice activul cu precizie. Asta înseamnă marca de înmatriculare, numărul flotei dacă este utilizat intern, VIN sau numărul de șasiu acolo unde este cazul, citirea odometrului pentru vehiculele motorizate și numărul remorcii pentru remorci. Data inspecției este evidentă, dar ora de intrare și ora de ieșire pot conta de asemenea atunci când există ulterior neînțelegeri cu privire la faptul dacă reparațiile au fost finalizate înainte ca vehiculul să revină în utilizare.

Raportul ar trebui să declare, de asemenea, ce tip de vizită a avut loc. Inspecție de siguranță, serviciu, test de frână, PMI, pregătire anuală, vizită de reparație, pregătire MOT, pregătire pentru testul anual, reinspecție după defecte sau o altă categorie definită. Dacă un atelier folosește propriile formulări, ar trebui să fie totuși suficient de clar încât un investigator să poată înțelege scopul vizitei.

Conținutul inspecției ar trebui să fie detaliat, nu sugerat. La minimum, ne așteptăm să vedem:

• secțiuni de listă de verificare a inspecției care acoperă elementele de siguranță relevante
• rezultate clare de aprobat, monitorizat sau defecte în raport cu acele elemente
• descrieri ale defectelor care sunt suficient de specifice pentru a acționa
• detalii de evaluare a frânelor, inclusiv rezultate măsurate acolo unde este înregistrat un test de frână pe role cu încărcătură sau un rezultat de decelerometru
• condiția anvelopelor și evaluarea uzurii
• dovezi ale oricărui test pe drum, acolo unde este necesar
• note despre defectele legate de emisii, acolo unde este relevant pentru pregătirea MOT sau testul anual
• verificări ale cuplajului remorcii, piciorului de aterizare, liniilor și verificărilor suzie, acolo unde este relevant

Formulările defectelor contează. „Anvelopa din față pe partea stângă uzată” este slab. „Anvelopa NSF 315/80 R22.5, marginea exterioară sub limita legală” este mult mai bună. „Problemă de frână” este slab. „Dezechilibru al frânei de serviciu pe axa 2 a remorcii, investighează și rectifică” este mai bine. Formulările specifice arată că a avut loc o inspecție reală și ajută la legarea raportului de istoricul reparațiilor.

Fiecare raport ar trebui să arate cine a efectuat inspecția. Asta înseamnă de obicei numele și semnătura tehnicianului sau inspectorului, fie că este electronică sau scrisă de mână, plus identitatea atelierului. Dacă lucrările sunt externalizate, furnizorul ar trebui să fie identificabil prin numele afacerii și locația. Dacă operatorul folosește un atelier intern, semnătura internă trebuie să identifice persoana responsabilă. Un manager de transport care revizuiește dosarul nu ar trebui să rămână niciodată în dubiu cu privire la cine a inspectat efectiv activul.

Semnătura necesită două etape atunci când sunt găsite defecte. Una este constatarea inspecției. Cealaltă este decizia de rectificare sau eliberare. Dacă defectele au fost reparate, raportul sau istoricul de reparații legat ar trebui să arate ce s-a făcut, de cine și când. Dacă defectele nu erau critice pentru siguranță și au fost amânate, dosarul ar trebui să arate categoria defectului, data planificată de finalizare și de ce amânarea a fost acceptabilă. Dacă defectul a făcut vehiculul necorespunzător pentru drum, vehiculul ar trebui să fie marcat VOR și acel statut ar trebui să apară constant în restul sistemului.

Pentru vehicule și remorci prezentate pentru testul statutar, raportul de vizită ar trebui să susțină, de asemenea, istoricul testului. Dacă a fost o pregătire anuală, raportul ar trebui să arate ce a fost verificat în pregătirea pentru testul anual. Dacă o unitate a picat MOT sau testul anual, raportul de urmărire ar trebui să se leagă de elementele de eșec și de rectificarea acestora.

Dacă revizuiți formularele proprii în raport cu Ghidul pentru menținerea stării de funcționare, ghidul nostru pentru înregistrările de întreținere ale licenței operatorului este un bun reper pentru ceea ce ar trebui să fie prezent în dosar.

Cum se leagă rapoartele de vizită de restul înregistrării de conformitate

Un raport de vizită este doar un document într-un lanț. Într-o investigație, DVSA va testa adesea lanțul mai degrabă decât documentul în izolare.

Începeți cu planificatorul de inspecție. Dacă programul de întreținere spune că inspecțiile sunt la fiecare 8 săptămâni, datele din rapoarte ar trebui să susțină acest lucru. Ele ar trebui să se alinieze în secvență, fără lacune neexplicate. Dacă un vehicul a venit devreme din cauza unui kilometraj mare, a unui defect raportat sau a unor lucrări pre-test, acest lucru este de obicei ușor de justificat. Dacă a venit târziu, ar trebui să existe un motiv și motivul nu ar trebui să devină un tipar.

Apoi, legați raportul de raportarea zilnică a defectelor. Dacă un șofer a trimis un raport de defecte nule în fiecare zi timp de două săptămâni, dar atelierul a înregistrat apoi multiple defecte de siguranță evidente care nu s-ar fi putut dezvolta peste noapte, DVSA poate pune la îndoială eficacitatea sistemului de verificare a șoferilor. Problema nu este întotdeauna necinstea. Poate fi o pregătire slabă a șoferilor, verificări grăbite, lipsa unor sugestii de defecte sau o supraveghere slabă. Dar inconsistența va trebui totuși explicată.

Înregistrările de reparații sunt o altă legătură cheie. Un raport de vizită pentru întreținere poate identifica defecte, dar factura de reparație, fișa de lucru sau foaia de lucru a atelierului ar trebui să arate rectificarea. Piesele montate, munca efectuată, ajustările frânelor, înlocuirile de anvelope, înlocuirile de lămpi, verificările de cuplare a roților, retestările și testele pe drum ar trebui să fie toate urmărite. Dacă raportul spune „reparare după necesitate” și nu există dovezi despre ce s-a întâmplat, dosarul este incomplet.

Istoricul testului contează de asemenea. Datele MOT și ale testului anual ar trebui să aibă sens în raport cu istoricul de întreținere. Dacă un vehicul a trecut testul anual luni, dar raportul de inspecție de vinerea precedentă a listat defecte nerezolvate care ar fi eșuat de obicei testul, trebuie să existe un istoric clar de rectificare între ele. Dacă o unitate a picat testul, rapoartele după eșec ar trebui să arate lucrările remediale și orice re-prezentare.

Dovezile tachografului pot deveni relevante acolo unde utilizarea vehiculului, kilometrajul sau timpul sunt contestate. De exemplu, dacă un vehicul este arătat ca fiind inspectat și în afara drumului în atelier, dar datele tachografului sugerează că a fost în utilizare, acea conflict trebuie rezolvat. Același lucru se aplică dacă un vehicul a fost marcat VOR, dar apare în înregistrările de activitate pe traseu. Pentru flotele care doresc un loc pentru a lega inspecțiile, defectele și dovezile de susținere, am construit software pentru înregistrările de defecte și întreținere pentru conformitatea DVSA în jurul acelor legături, mai degrabă decât în jurul formularelor izolate.

Înregistrările de asigurare și identitate ale vehiculului pot susține, de asemenea, dosarul mai larg. Dacă o înregistrare, VIN sau data de eliminare este greșită într-un loc, tinde să creeze erori în altă parte. Instrumentele care se conectează la DVLA, askMID și Motor Insurers' Bureau, sau MIB, pot ajuta la menținerea exactității înregistrării master a vehiculului, dar principiul rămâne același chiar dacă înregistrările sunt gestionate manual. Raportul de vizită trebuie să se potrivească cu înregistrarea de bază a vehiculului.

În Operator Compliance, vedem, de asemenea, operatori care încearcă să conecteze datele atelierului din sisteme terțe printr-un API REST sau webhook-uri, sau să alinieze înregistrările cu Fleetalyse sau Logivo.AI. Acest lucru poate funcționa bine, dar doar dacă câmpurile de date sunt standardizate. Dacă un sistem înregistrează o inspecție de siguranță ca fiind finalizată și altul înregistrează aceeași unitate ca fiind întârziată în aceeași săptămână ISO, managerul de transport deține în continuare contradicția.

Slăbiciuni comune care cauzează probleme în investigații

Cea mai comună slăbiciune este ambiguitatea. Un raport care folosește formulări generice, bifează căsuțele fără comentarii sau înregistrează „totul OK” pe pagină nu are multă greutate atunci când ceva ulterior merge prost. Investigatorii doresc să vadă dovezi ale unei inspecții reale, nu un șablon completat din obișnuință.

O altă problemă comună este lipsa dovezilor de frână. Performanța frânelor este o zonă majoră în investigațiile de întreținere. Dacă rapoartele spun că frânele au fost verificate, dar nu există rezultate ale testelor, valori măsurate și nicio explicație despre cum a fost evaluată starea frânelor, dosarul poate părea subțire. Nu fiecare vizită va necesita același nivel de testare a frânelor, dar înregistrarea ar trebui să arate ce s-a făcut și de ce a fost adecvat.

Rapoartele nesemnate sau fără dată sunt încă surprinzător de comune. La fel sunt rapoartele care identifică defecte, dar nu arată niciodată rectificarea. Un manager de transport poate ști că lucrările au fost efectuate deoarece vehiculul a ieșit din nou, dar cunoașterea nu este dovadă. Dacă înregistrarea nu poate arăta finalizarea, DVSA poate trata defectul ca fiind nerezolvat la momentul eliberării.

O cronologie slabă cauzează probleme de asemenea. Rapoartele depuse în ordine greșită, rapoarte duplicate cu date diferite, citiri ale odometrului care se mișcă înapoi și datele inspecției care nu se potrivesc cu planificatorul subminează încrederea. Odată ce apare o inconsistență, un investigator este mai probabil să testeze restul dosarului cu atenție.

O altă slăbiciune este incapacitatea de a distinge între lucrările de serviciu și lucrările de inspecție de siguranță. O factură de serviciu de rutină nu este automat un raport de inspecție de siguranță. Lucrările de ulei și filtru pot fi finalizate corespunzător, dar, cu excepția cazului în care înregistrarea arată, de asemenea, elementele de inspecție a stării de funcționare, poate să nu satisfacă cerința sistemului de întreținere. Operatorii nu ar trebui să presupună că fiecare vizită la atelier creează dovezile de conformitate corecte prin default.

Vedem, de asemenea, probleme acolo unde perioadele VOR nu sunt înregistrate corespunzător. Dacă o unitate a avut un defect interzis, raportul de vizită ar trebui să se alinieze cu perioada în care a fost indisponibilă. Dacă biroul de transport a continuat să aloce muncă sau dacă nu există o înregistrare a momentului în care unitatea a revenit în serviciu, investigația poate trece de la documentație slabă la control slab.

Întreținerea externalizată creează propriile riscuri. Unele ateliere externe sunt excelente la reparații, dar slabe în documentația licenței operatorului. Dacă formatul raportului este prea ușor, dacă foile de inspecție lipsesc pagini sau dacă atelierul nu returnează copii semnate prompt, operatorul poartă în continuare riscul de conformitate. De aceea, recomandăm managerilor de transport să convină asupra standardului de raportare cu furnizorii de întreținere în avans, nu după ce o solicitare DVSA ajunge.

Dacă vă pregătiți deja pentru examinare, lista noastră de verificare pe pregătirea pentru o investigație de întreținere DVSA ajută la identificarea acestor lacune înainte ca dosarul să fie testat sub presiune.

Cum ar trebui managerii de transport să revizuiască și să arhiveze rapoartele

Managerii de transport ar trebui să revizuiască fiecare raport imediat ce revine de la atelier, nu la sfârșitul lunii. Prima verificare este completitudinea de bază. Este identificat vehiculul sau remorca corect? Este data corectă? Este citirea odometrului plauzibilă? Este raportul semnat? Sunt toate paginile prezente?

A doua verificare este sensul tehnic. Defectele descrise se potrivesc cu vârsta, kilometrajul și utilizarea activului? Dacă un raport arată în mod repetat aceeași problemă, a fost abordată cauza principală? Dacă uzura frânelor sau uzura anvelopelor accelerează, ar trebui să fie scurtat intervalul de inspecție? Ghidul pentru menținerea stării de funcționare așteaptă ca operatorii să revizuiască eficiența sistemului lor de întreținere, nu doar să colecteze documente.

A treia verificare este urmărirea. Fiecare defect ar trebui să aibă unul dintre cele trei rezultate înregistrate. Reparat, amânat cu justificare sau VOR. Dacă a fost reparat, ar trebui să existe dovezi legate. Dacă a fost amânat, ar trebui să existe o dată în jurnal și un raționament bazat pe risc. Dacă este VOR, înregistrarea disponibilității vehiculului ar trebui să reflecte acest lucru. Aici este locul unde software-ul ajută, deoarece poate forța următoarea acțiune, mai degrabă decât să se bazeze pe memorie.

Arhivarea ar trebui să fie simplă, iar recuperarea rapidă. Stocați rapoartele pe vehicul sau remorcă, în ordine cronologică, cu rapoarte de defecte legate, înregistrări de reparații, rezultate ale testelor de frână, rezultate MOT sau test anual și orice corespondență de susținere. Înregistrările digitale sunt acceptabile dacă sunt lizibile, sigure și ușor de produs. Testul cheie este practic. Dacă DVSA solicită ultimele 15 luni de înregistrări pentru o unitate, putem să le producem prompt și în secvență?

Perioadele de păstrare ar trebui să reflecte așteptările licenței operatorului și necesitatea de a dovedi istoricul. Ca regulă generală, înregistrările inspecției de întreținere ar trebui păstrate suficient de mult pentru a acoperi perioada curentă în revizuire și orice posibilă examinare în timpul investigației. Mulți operatori păstrează cel puțin 15 luni disponibile, deoarece acesta este un orizont comun de aplicare pentru înregistrările de întreținere, dar acolo unde există litigii, riscuri de anchete publice sau motive de politică internă, o păstrare mai lungă poate fi înțeleaptă.

Un bun proces de arhivare include, de asemenea, audituri periodice. Eșantionați câteva unități în fiecare lună. Verificați că intervalele de inspecție au fost respectate, rapoartele au fost semnate, defectele au fost închise și istoricul testului statutar se potrivește cu dosarul. Dacă utilizați OperatorCompliance, aceste verificări pot fi alăturate verificărilor licenței șoferului, datelor de expirare a Driver CPC și DQC, analizei tachografului, înregistrărilor VOL și dovezilor de susținere într-un singur loc. Scopul nu este de a crea mai multă administrație. Este de a ne asigura că raportul de vizită pentru întreținere nu rămâne niciodată ca un document deconectat.

Când un Traffic Commissioner întreabă cum știm că sistemul nostru de întreținere este sub control, acesta este răspunsul. Putem arăta raportul de vizită, traseul defectelor, dovezile de reparație, istoricul testului și procesul de revizuire care le leagă împreună. Asta face ca un raport să reziste într-o investigație.