Cum să îți vezi OCRS-ul și ce înseamnă pentru opririle DVSA

Dacă vrei să verifici scorul tău OCRS, calea practică este prin VOL, unde operatorii pot vizualiza Scorul de Risc de Conformitate al Operatorului ca parte a informațiilor despre licența lor de operator. Acest scor contează deoarece DVSA îl folosește pentru a decide care vehicule și operatori au mai multe șanse să necesite atenție la marginea drumului. Un scor slab nu constituie o infracțiune de la sine, dar schimbă frecvența cu care ești oprit, inspectat și analizat mai atent.

Pentru managerii de transport, OCRS nu este ceva de lăsat în fundal. Se află alături de înregistrările de întreținere, raportarea defectelor de către șoferi, dovezile tachografului, rezultatele MOT sau ale testului anual și sistemele mai largi care arată dacă controlezi corect flota. Dacă deții o licență de operator din Marea Britanie pentru vehicule de marfă sau lucrări PSV, este parte a conformității zilnice, nu o evaluare abstractă.

Ce este OCRS și de ce operatorii îl verifică

OCRS înseamnă Scorul de Risc de Conformitate al Operatorului. Este un sistem de evaluare DVSA folosit pentru a evalua probabilitatea ca un operator să prezinte un risc de conformitate. În termeni simpli, ajută DVSA să vizeze activitatea de aplicare a legii acolo unde istoria sugerează că există mai multe șanse de a găsi probleme.

Scorul este relevant pentru operatorii de vehicule de marfă și operatorii PSV din Marea Britanie. Este parte a imaginii de reglementare în jurul licenței de operator, alături de angajamentele pe care le oferi Traffic Commissioner-ului (Comisarul pentru Transport). Aceste angajamente includ menținerea vehiculelor în stare bună și utilizabilă, asigurarea că șoferii respectă regulile și păstrarea unor înregistrări corecte. OCRS nu înlocuiește aceste îndatoriri. Este unul dintre modurile în care istoricul tău de conformitate devine vizibil pentru partea de aplicare a legii.

Operatorii își verifică OCRS-ul din trei motive principale.

În primul rând, este un semn de avertizare timpurie. Dacă scorul începe să se înrăutățească, de obicei reflectă ceva real în operațiune, cum ar fi interdicții, rezultate slabe la testele anuale, defecte repetate la marginea drumului sau infracțiuni de trafic legate de flotă. Poate arăta un model înainte ca o anchetă publică să devină vreodată o posibilitate.

În al doilea rând, afectează experiența de la marginea drumului. Un vehicul de la un operator cu un scor mai slab este mai probabil să fie selectat pentru o oprire decât unul de la un operator cu un istoric mai bun. Asta înseamnă mai multe întreruperi, mai mult timp de inspecție și mai multă expunere la efectele secundare ale oricăror slăbiciuni în înregistrările tale.

În al treilea rând, ajută managerul de transport să își concentreze eforturile acolo unde contează. Cei mai mulți operatori nu au nevoie de un alt tablou de bord doar de dragul lui. Au nevoie să știe dacă planificarea inspecțiilor, verificările șoferilor, gestionarea defectelor, controalele tachografului și dovezile din atelier reduc efectiv riscul. OCRS este unul dintre cele mai clare semnale externe în acest sens.

Asta este motivul pentru care îl tratăm ca parte a dosarului de conformitate de bază. Face parte din aceeași conversație ca intervalele de inspecție de siguranță, pregătirea MOT, ratele de promovare la testul anual, fișele PMI, dovezile de performanță a frânelor, verificările licenței șoferului, rectificarea defectelor și explicațiile pentru kilometrajul lipsă sau intrările manuale pe înregistrările tachografului. Dacă vrei o viziune mai largă asupra relației dintre OCRS și atenția de aplicare a legii, ghidul nostru despre OCRS și Recunoașterea Câștigată în practică acoperă suprapunerile.

Unde să verifici scorul tău OCRS

Pentru cei mai mulți operatori, locul principal pentru a verifica scorul este VOL. Acesta este sistemul de Licențiere a Operatorilor de Vehicule utilizat pentru a gestiona detaliile licenței de operator online. Dacă licența ta este activă și permisiunile tale de utilizator sunt configurate corect, VOL este locul unde de obicei ai merge pentru a vedea informațiile OCRS legate de licență.

În practică, ar trebui să ai pregătit:

• detaliile tale de conectare la VOL
• accesul la contul corect de licență de operator
• autoritatea de a vizualiza informațiile de conformitate pentru acea licență
• context intern suficient pentru a înțelege ce privești, cum ar fi opririle recente la marginea drumului, interdicțiile, rezultatele MOT sau ale testului anual și orice probleme de întreținere deschise

Dacă ești un manager de transport care lucrează pe mai mult de o licență, asigură-te că te uiți la entitatea corectă. OCRS este legat de operator și istoricul său de vehicule, nu de memoria unui manager de depozit despre ce s-a întâmplat în ultimul trimestru. Pare evident, dar confuzia începe adesea când oamenii compară experiența unei flote cu alta și presupun că scorul ar trebui să se miște în aceeași direcție.

Când verifici scorul, nu te opri la culoarea sau categoria principală. Privește-l alături de propriile tale înregistrări. Dacă ai avut întâlniri recente cu DVSA, teste eșuate, întârzierea rectificării sau lacune în dovezi, acel context contează mai mult decât eticheta de pe ecran.

De asemenea, este util să faci revizuirea OCRS parte dintr-o rutină. Lunar funcționează pentru mulți operatori, iar după orice eveniment major ar trebui verificat din nou. Evenimentele majore includ o interdicție marcată cu S, eșecuri repetate la testul anual, un grup de defecte la marginea drumului sau o schimbare semnificativă în profilul flotei. Dacă ai adăugat vehicule rapid, ai schimbat furnizorii de întreținere sau ai angajat șoferi de agenție în volum, acesta este un alt moment bun pentru a revizui.

Locul unde operatorii se împotmolesc nu este de obicei în găsirea VOL. Este în eșecul de a conecta ceea ce arată VOL cu documentele și dovezile digitale care o explică. Dacă sistemele tale sunt răspândite pe foi de calcul, cărți de defecte pe hârtie, fișiere de atelier și fire de email, poate fi greu să lucrezi înapoi de la un scor înrăutățit. Acesta este un motiv pentru care mulți operatori doresc un singur loc pentru a păstra inspecțiile, datele, dovezile și semnăturile.

Cum construiește DVSA scorul

DVSA construiește OCRS din istoricul de conformitate. Greutatea exactă nu este ceva ce operatorii pot controla direct, dar intrările generale sunt bine înțelese. Scorul reflectă ceea ce a văzut DVSA în legătură cu vehiculele operatorului și, în termeni de trafic, modul în care aceste vehicule sunt utilizate.

Ingredientele principale sunt evenimentele legate de vehicul și evenimentele legate de trafic.

Evenimentele legate de vehicul includ inspecțiile la marginea drumului și rezultatele acestor inspecții. Dacă un vehicul este oprit și se găsesc defecte, acest lucru se adaugă la istoricul operatorului. Defectele mai grave contează mai mult decât cele minore. Interdicțiile sunt deosebit de importante, deoarece indică un nivel de defect suficient de grav pentru a restricționa utilizarea până când problema este corectată, fie imediat, fie într-o formă întârziată.

Testarea anuală contribuie de asemenea la imagine. Pentru HGV-uri, aceasta este adesea gândită în termeni de flotă ca MOT, deși regimul și terminologia formală de testare DVSA variază în funcție de tipul și utilizarea vehiculului. Pentru operatorii PSV, rezultatele testului anual sunt un indicator de conformitate esențial. Performanța slabă la prima promovare, eșecurile repetate sau dovezile că vehiculele ajung la test în condiții slabe pot indica deficiențe în controlul întreținerii.

Evenimentele legate de trafic acoperă modul în care vehiculul este operat pe drum. Acest lucru poate include orele șoferilor și infracțiunile tachografului, supraîncărcarea și probleme similare non-mecanice identificate în timpul activității de aplicare a legii. O operațiune de transport poate avea vehicule mecanic sănătoase și totuși să construiască risc prin control slab al șoferilor, înregistrărilor sau încărcării.

Istoricul contează la fel de mult ca evenimentele individuale. OCRS este conceput pentru a reflecta modele în timp, nu doar o zi proastă. O serie curată de inspecții și teste susține o poziție mai bună. O serie de defecte, interdicții sau infracțiuni împinge scorul în cealaltă direcție. De aceea operatorii ar trebui să reziste tentației de a trata fiecare oprire sau test ca pe un caz izolat. DVSA vede un istoric acumulat.

Profilul flotei afectează de asemenea modul în care scorul ar trebui citit intern. O flotă mai mare are în mod natural mai multe oportunități pentru întâlniri și defecte în numere brute. Ceea ce contează este modelul și gravitatea, nu dacă un operator cu cincizeci de vehicule are mai multe evenimente totale decât un șofer-proprietar cu unul. Sarcina managerului de transport este să normalizeze acest lucru intern și să întrebe dacă rata și tipul constatărilor indică o problemă de control.

Aici devine importantă și dovada de susținere. Dacă un defect apare la marginea drumului, poți arăta ultima inspecție de siguranță, istoricul reparațiilor, verificarea de către șofer, traseul raportării defectelor și dacă vehiculul ar fi trebuit să fie plasat VOR mai devreme? Dacă se ridică o problemă de tachograf, poți arăta analiza, urmărirea infracțiunilor, intrările manuale și consilierea șoferului? Articolul nostru despre intrările manuale de tachograf care rezistă la un control DVSA abordează una dintre zonele comune în care istoricul de trafic se înrăutățește inutil.

Ce înseamnă un OCRS ridicat în operațiunile zilnice

Un OCRS ridicat, adică o poziție de risc mai slabă, înseamnă de obicei mai multă atenție din partea DVSA. Cel mai imediat efect este o probabilitate mai mare de opriri la marginea drumului. Recunoașterea automată a numerelor de înmatriculare și alte metode de targetare sunt acolo pentru a ajuta aplicarea legii să folosească resursele eficient. Dacă profilul tău de operator sugerează un risc mai mare, vehiculele tale sunt mai susceptibile să fie selectate.

Asta are consecințe practice.

Șoferii pierd timp la marginea drumului. Încărcăturile și programările sunt perturbate. Serviciile pentru pasageri pot fi întârziate. Dacă se găsesc defecte sau infracțiuni, impactul operațional imediat poate fi serios, mai ales în cazul în care se emite o interdicție. Un vehicul poate fi imobilizat sau restricționat până când problema este rectificată. Dacă defectul ar fi trebuit să fie prins în întreținerea de rutină sau în verificarea zilnică, acea oprire devine rapid o problemă de management.

Un OCRS slab poate însemna de asemenea inspecții mai detaliate atunci când au loc opriri. Ofițerii pot analiza mai atent starea de funcționare, încărcarea, orele șoferilor, înregistrările tachografului și standardul general de control. Dacă sistemele tale sunt slabe, o oprire poate expune mai multe deficiențe simultan.

Dincolo de marginea drumului, un scor înrăutățit poate contribui la o atenție de reglementare mai largă. De la sine, OCRS nu este întreaga situație. Dar în combinație cu plângeri, performanța testului anual, probleme de întreținere, înregistrări lipsă sau informații, poate face parte din imaginea care duce la un contact suplimentar, verificări ale flotei sau examinarea licenței. Aici intervine Traffic Commissioner în conversația de fundal. Operatorii nu sar de obicei de la un scor slab direct la o anchetă publică, dar un scor slab reflectă adesea aceleași slăbiciuni care mai târziu cauzează una.

Impactul comercial nu ar trebui ignorat nici el. Mai multe opriri înseamnă mai puțin timp productiv. Mai multe defecte înseamnă mai mult timp de nefuncționare neplanificat. Mai multă atenție de aplicare a legii înseamnă mai multă presiune asupra biroului de transport pentru a produce înregistrări rapid și precis. Chiar și atunci când nu urmează nicio acțiune formală, un OCRS slab tinde să expună ineficiența.

Din acest motiv, recomandăm să tratezi OCRS ca pe o condiție operațională, nu doar ca pe un metric de conformitate. Dacă scorul este slab, presupune că flota va fi văzută mai des. Apoi întreabă-te dacă fiecare fișier de vehicul, fiecare înregistrare de remorcă, fiecare verificare a licenței șoferului și fiecare investigație a tachografului ar rezista dacă ar fi solicitate astăzi. Ghidul nostru despre verificările licenței șoferilor pentru operatori este o parte din acel cadru de control mai larg.

Cum să îmbunătățești OCRS prin înregistrări și control de rutină

Nu îmbunătățești OCRS-ul urmărind scorul direct. Îmbunătățești prin reducerea evenimentelor care îl afectează negativ și prin construirea de înregistrări care arată un control corect. În practică, asta înseamnă întreținere disciplinată, gestionarea disciplinată a defectelor, management disciplinat al șoferilor și păstrarea disciplinată a dovezilor.

Începe cu planificarea întreținerii.

Stabilește intervale realiste pentru inspecțiile de siguranță bazate pe utilizarea vehiculului, kilometraj, încărcătură, teren și îndrumările producătorului și menține-le aliniate cu Ghidul DVSA pentru Menținerea Stării de Funcționare. Planifică inspecțiile din timp, nu reactiv. Înregistrează datele rezervate, datele finalizate, citirile odometrului și orice variație de la program. Dacă o inspecție întârzie, documentează de ce și ce autoritate a aprobat-o. Dacă un vehicul nu este apt pentru operare, fă-l VOR și înregistrează decizia.

Folosește datele pentru testul anual și MOT ca termene de management, nu ca memento-uri în agendă. Pregătirea ar trebui să aibă loc suficient de devreme pentru a corecta defectele înainte de slotul de testare. Eșecurile repetate la prima promovare indică adesea un control slab al atelierului sau standarde proaste înainte de test. Același lucru se aplică remorcilor. Înregistrările remorcilor sunt adesea punctul slab în sisteme altfel decente.

Apoi, strânge raportarea defectelor.

Șoferii ar trebui să completeze verificările de jur împrejur corect, cu defectele raportate în scris sau digital și semnate. Defectele nule ar trebui să fie în continuare înregistrate. Rapoartele trebuie revizuite, deciziile de rectificare luate și reparațiile dovedite. Dacă un defect este critic pentru siguranță, vehiculul nu ar trebui să iasă. Dacă poate fi întârziat legal, motivul și termenul ar trebui să fie clare. Când DVSA găsește ceva la marginea drumului, una dintre primele întrebări este dacă propriul tău proces ar fi trebuit să-l găsească mai întâi. Ghidul nostru despre verificările de jur împrejur ale șoferilor și raportarea defectelor stabilește standardul la care ne așteptăm ca operatorii să lucreze.

Apoi, ocupă-te de controlul tachografului și al orelor șoferilor ca parte a unui proces de management de rutină, nu ca un exercițiu lunar de descărcare.

Descarcă la timp. Analizează constant. Urmărește infracțiunile. Înregistrează explicațiile șoferilor. Păstrează dovezi de consiliere și acțiuni pentru recidiviști. Lipsa intrărilor manuale, problemele de odihnă neexplicate și urmărirea slabă pot transforma o problemă gestionabilă în parte din istoricul tău de risc de trafic. Același lucru se aplică șoferilor de agenție și șoferilor ocazionali. Dacă ei conduc sub licența ta de operator, ai nevoie de același standard de control.

Administrarea șoferilor contează de asemenea. Verificările licenței ar trebui să fie actuale și bazate pe risc. Datele CPC pentru șoferi și DQC ar trebui urmărite înainte de expirare, nu după. Dreptul de muncă, orientarea și recunoașterea politicii pot să nu schimbe direct OCRS, dar fac parte din disciplina mai largă de conformitate care împiedică practicile proaste să se răspândească prin flotă. În Marea Britanie, cadrul licenței de operator și abordarea de aplicare a legii DVSA sunt specifice Marii Britanii, chiar dacă unele reguli privind orele șoferilor și tachograful derivă din legislația UE păstrată sau cadrul AETR pentru călătorii relevante. Operatorii care lucrează internațional trebuie să separe aceste regimuri cu atenție.

În cele din urmă, păstrează o urmă de audit care poate fi produsă rapid.

Asta înseamnă un singur loc pentru înregistrările vehiculului, înregistrările remorcilor, înregistrările șoferilor și termenele de conformitate. Înseamnă să poți arăta ce era datorat, ce s-a făcut, cine a semnat și ce s-a întâmplat când ceva a mers prost. De asemenea, înseamnă să legi dovezile împreună, astfel încât un defect la marginea drumului să poată fi urmărit înapoi la inspecții, reparații și rapoarte ale șoferilor fără a căuta în cinci sisteme.

Asta este rațiunea operațională pentru care am construit Operator Compliance așa cum am făcut-o. La OperatorCompliance, am dorit un sistem modelat în jurul înregistrărilor reale pe care un operator trebuie să le păstreze sub o licență de operator, deoarece noi respectăm aceleași standarde prin Fleeta Limited. Pentru flotele care au nevoie de date conectate, există de asemenea posibilitatea de a aduce informații printr-o API REST și webhook-uri acolo unde se potrivește procesului mai larg de afaceri. Unii operatori doresc de asemenea verificări de asigurare și referințe ale vehiculului alături de înregistrările de conformitate, de exemplu prin datele askMID de la Biroul Asigurătorilor de Vehicule, cunoscut și sub numele de MIB. Alții au nevoie ca controalele legate de OCRS să se afle alături de instrumente de rutare, telematică sau raportare, cum ar fi Fleetalyse sau Logivo.AI.

Indiferent de stiva de software pe care o folosești, principiul este același. Dacă vrei un OCRS mai bun, controlează necruțător elementele de bază. Păstrează vehiculele în stare de funcționare. Păstrează șoferii verificați și supravegheați. Păstrează dovezile tachografului complete. Păstrează dosarul pregătit pentru DVSA, nu doar pentru tine. Când aceste rutine sunt stabile, scorul urmează de obicei.