Alegerea software-ului pentru înregistrările flotei în activitatea

Dacă alegi software pentru activitatea de licență de operator, începe cu înregistrările pe care trebuie să le poți produce sub presiune. Un manager de transport nu are nevoie de un sistem care să fie doar ordonat. Avem nevoie de unul care să poată arăta, rapid și clar, ce a fost planificat, ce a fost realizat, cine a semnat, ce a fost omis, ce a fost urmărit și cum știm că flota a rămas în stare de funcționare și corect controlată.

Asta este motivul pentru care alegerea corectă nu este de obicei un pachet generic pentru flote. Pentru operatorii din Marea Britanie, cea mai bună opțiune este software-ul construit în jurul dovezilor de licență de operator, planificării întreținerii vehiculelor, înregistrărilor șoferilor, urmării tahografelor și fișelor pregătite pentru audit. Pentru multe flote, asta înseamnă că trebuie să căutăm software de licență de operator pentru înregistrările flotei de furgonete și HGV care poate gestiona atât operațiunile zilnice, cât și documentele pe care un examinator DVSA sau un Traffic Commissioner (Comisar de trafic) se așteaptă să le vadă.

Ce trebuie să facă software-ul pentru operatorii din Marea Britanie

Pentru activitatea de licență de operator, software-ul trebuie să gestioneze mult mai mult decât o listă de vehicule și un calendar de servicii.

Cel puțin, avem nevoie de înregistrări complete pentru fiecare vehicul și, unde este cazul, pentru fiecare remorcă. Asta include detalii de înmatriculare, informații despre plăcuțe, datele MOT sau ale testului anual, frecvența inspecțiilor, istoricul PMI, defectele, reparațiile, dovezile testului de frână, documentele de inspecție de siguranță și orice perioade de nefuncționare. Dacă operăm sub o licență de operator de vehicule de marfă, înregistrările trebuie să susțină angajamentele pe care le-am dat când licența a fost acordată. Dacă operăm vehicule PSV, dovezile de test anual și întreținere trebuie să fie la fel de ușor de produs.

Flotele de furgonete pot subestima acest aspect. Nu fiecare operațiune de furgonete se încadrează sub licența de operator, dar multe se încadrează odată ce se iau în considerare greutatea vehiculului, utilizarea și combinațiile. Acolo unde o flotă include HGV-uri și furgonete, sau furgonete mai grele care funcționează sub aceleași controale ale biroului de transport, standardul de păstrare a înregistrărilor tinde să crească la nivelul necesar pentru licența de operator. În practică, asta înseamnă păstrarea dovezilor de întreținere și a șoferilor într-un sistem controlat, mai degrabă decât în foi de calcul separate, dosare de atelier și lanțuri de emailuri.

Software-ul ar trebui să ne permită să programăm inspecții după dată și după săptămâna ISO, deoarece mulți planificatori de întreținere lucrează în acest mod. Ar trebui să arate rezervările viitoare, evenimentele întârziate și inspecțiile finalizate cu înregistrări semnate atașate. De asemenea, ar trebui să păstreze un istoric clar al întreținerii astfel încât, dacă DVSA întreabă ce s-a întâmplat cu un vehicul acum trei luni, sau Comisarul de trafic vrea să vadă dacă intervalele de inspecție au fost respectate, să nu reconstruim povestea din hârtie.

Verificările șoferilor sunt la fel de importante. Trebuie să înregistrăm verificările zilnice, defectele raportate, datele de rectificare, dacă un defect a făcut vehiculul VOR, și cine a autorizat revenirea în serviciu. Un sistem de conformitate adecvat ar trebui să facă distincția între un raport de defect, o lucrare de întreținere și o excepție de conformitate. Acestea nu sunt același lucru și nu ar trebui să dispară într-o listă generică de sarcini de atelier.

Dovezile tahografului schimbă de asemenea cerințele. Dacă operăm în domeniu, trebuie să arătăm nu doar că datele tahografului există, ci că sunt revizuite, că încălcările sunt urmărite și că șoferii sunt gestionați. Un sistem care stochează fișiere de descărcare, dar nu poate dovedi investigația și acțiunea lasă o lacună în dosarul operatorului.

Aceleași lucruri se aplică și administrației șoferilor. Verificările licenței șoferului, datele de expirare ale Driver CPC, detaliile DQC, documentele de drept de muncă, înregistrările agenției și notele de instruire necesită toate stocare adecvată și memento-uri. Dacă aceste înregistrări se află în afara sistemului de bază, termenele limită sunt ratate și auditurile durează mai mult decât ar trebui.

Pe scurt, operatorii din Marea Britanie au nevoie de software care să creeze o pistă de audit. Întrebarea utilă nu este, „Poate stoca un document?” Ci, „Poate dovedi controlul?”

Software-ul de licență de operator versus sistemele generale pentru flote

Un sistem general pentru flote pare adesea puternic într-o demonstrație deoarece acoperă combustibilul, kilometrajul, întreținerea și listele de active. Instrumentele de atelier pot fi bune pentru carduri de muncă, piese și manoperă. Platformele de telematică pot fi excelente pentru urmărire și utilizare. Niciunul dintre acestea nu înseamnă că sunt potrivite pentru activitatea de licență de operator.

Lacuna apare de obicei când punem întrebări de conformitate.

Poate sistemul să programeze inspecții de siguranță la intervalul corect și să arate inspecțiile ratate separat de cele finalizate? Poate stoca fișa de inspecție semnată împotriva înregistrării vehiculului? Poate păstra un istoric al remorcilor la fel de detaliat ca un istoric al vehiculului? Poate arăta perioadele VOR, escaladarea defectelor și autorizarea revenirii în serviciu? Poate păstra datele verificărilor licenței șoferului, termenele limită ale Driver CPC, înregistrările DQC și urmărirea tahografelor în aceeași structură de fișiere? Poate produce un pachet curat pentru DVSA fără a exporta date din trei sisteme și a căuta PDF-uri lipsă?

Produsele generice adesea ratează aceste controale deoarece au fost construite pentru administrarea flotei, nu pentru licențierea operatorului. Alerta lor poate fi memento-uri generale mai degrabă decât termene limită de conformitate. Stocarea documentelor lor poate fi nu mai mult decât atașamente împotriva unui activ. Raportarea lor poate arăta ce s-a întâmplat operațional, dar nu dacă lanțul de dovezi ar satisface un Comisar de trafic.

Asta este diferența cu sistemele specializate. La Operator Compliance, ne-am construit platforma în jurul înregistrărilor pe care operatorii trebuie să le apere efectiv. Deoarece Fleeta Limited operează camioane sub o licență de operator, software-ul a fost modelat în jurul muncii practice de conformitate și a Ghidului DVSA pentru menținerea stării de funcționare, nu în jurul unei baze de date generice pentru flote.

Asta este și motivul pentru care sistemele separate cauzează probleme. Un pachet deține întreținerea, altul gestionează fișele șoferilor, un birou de tahograf păstrează rapoartele de încălcare, iar verificările licenței sunt efectuate undeva în altă parte. Fiecare parte individuală poate funcționa, dar managerul de transport poartă în continuare riscul deoarece dovezile sunt fragmentate. Dacă vrei o imagine mai completă a acestei probleme, vezi cum să păstrezi înregistrările de licență de operator într-un singur sistem de lucru.

Caracteristicile care merită comparate mai întâi

Când compari sistemele, ignoră tabloul de bord lustruit pentru un moment și verifică fundamentele.

În primul rând, compară înregistrările vehiculelor și remorcilor. Un sistem de conformitate adecvat ar trebui să păstreze fișiere separate și complete pentru unități motorizate, rigide, furgonete, remorci și PSV-uri, unde este necesar. Ar trebui să ne permită să stocăm intervalele de inspecție, datele MOT sau ale testului anual, detalii financiare sau de proprietate, datele plăcuțelor, înregistrările anvelopelor, documentele de servicii și fișierele de suport fără soluții alternative.

Apoi, compară programarea inspecțiilor. Ne-am aștepta la planificare bazată pe dată, vizibilitate în avans pe săptămână, semnale de întârziere și capacitatea de a lucra în format săptămânal ISO. Dacă furnizorul tău de întreținere planifică după numărul săptămânii, software-ul ar trebui să se potrivească cu asta. De asemenea, ar trebui să facă față schimbărilor în frecvența inspecțiilor și să păstreze istoricul a ceea ce a fost planificat inițial.

Controlul VOR este un alt test timpurie. Un vehicul marcat VOR ar trebui să iasă în evidență imediat. Ar trebui să putem vedea de ce este off road, ce acțiune este restantă, dacă defectul a fost rectificat și cine l-a eliberat înapoi în serviciu. Dacă VOR este doar un câmp de notă, sistemul este prea slab pentru o muncă serioasă de licență de operator.

Înregistrările șoferilor sunt la fel de importante. Compară cum fiecare sistem gestionează verificările licenței, expirarea Driver CPC, detaliile DQC, înregistrările de inducție, fișele șoferilor agenției și notele de instruire. Dacă operezi flote de curierat sau furgonete cu o rotație frecventă a șoferilor, acest lucru devine critic foarte repede. Am acoperit acest aspect în detaliu în articolul nostru despre software-ul de verificare a licenței șoferului pentru flotele de curierat.

Stocarea documentelor ar trebui să fie controlată, nu casuală. Trebuie să putem atașa fișe de inspecție, rapoarte de testare a frânelor, certificate MOT, rezultate ale testului anual, documente de asigurare, fotografii ale defectelor și declarații semnate la înregistrarea corectă. Sistemele bune fac de asemenea ușor să găsești cea mai recentă versiune și să păstrezi versiunile mai vechi pentru istoricul auditului.

Semnăturile contează de asemenea. Semnăturile digitale pe inspecții, rapoarte de defecte și recunoașteri sunt utile doar dacă sunt legate clar de eveniment, utilizator și timp. Un nume tastat într-o casetă de comentarii nu este același lucru.

Apoi, uită-te la alerte. Întrebarea importantă este dacă alertele sunt configurabile în jurul termenelor limită de conformitate, nu dacă sistemul poate trimite un email de memento. Avem nevoie de avertizări pentru inspecțiile datorate, expirarea MOT sau a testului anual, reînnoirea asigurării, termenele limită ale Driver CPC, expirarea DQC, datele verificărilor licenței și defectele nerezolvate. De asemenea, avem nevoie ca aceste alerte să ajungă la persoanele potrivite, deoarece un memento ratat trimis la o cutie poștală generică este tot un termen limită ratat.

În cele din urmă, compară raportarea. Rapoartele bune ar trebui să ne permită să extragem un istoric de întreținere a vehiculului, istoric al remorcilor, defecte deschise, inspecții întârziate, statusul fișei șoferului și listele de expirare a documentelor fără muncă manuală suplimentară. Dacă vrei un reper practic, ghidul nostru pentru înregistrările de întreținere ale licenței de operator stabilește tipul de dovezi pe care operatorii ar trebui să fie capabili să le producă.

Cum tahograful și înregistrările șoferilor schimbă decizia

Tahograful și administrația șoferilor decid adesea dacă un sistem este suficient.

Mulți operatori încep prin a cumpăra software de întreținere, apoi adaugă mai târziu analiza tahografului de la un alt furnizor. Pe hârtie, asta pare gestionabil. În practică, înseamnă adesea că managerul de transport se conectează la două sau trei sisteme pentru a răspunde la o întrebare de conformitate.

Dacă un șofer are încălcări repetate, trebuie să vedem întreaga imagine. A fost verificată licența șoferului? Este Driver CPC actual? Este DQC valid? Au fost revizuite rapoartele de încălcare? A fost completat un debriefing? A fost înregistrată o instruire suplimentară? Dacă aceste înregistrări se află în locuri separate, urmărirea devine inconsistentă și pista de audit se slăbește.

Asta contează deoarece DVSA nu caută doar date brute ale tahografului. Examinatorii pot dori de asemenea să vadă ce am făcut cu informațiile. Un sistem care poate arăta descărcări, analize, revizuiri ale încălcărilor, note, recunoașteri și monitorizarea tendințelor repetate ne oferă o poziție mult mai puternică decât unul care stochează doar fișiere.

Asta este deosebit de important pentru flotele mixte și operațiunile cu mulți șoferi temporari. O flotă care operează HGV-uri, furgonete și șoferi temporari poate avea domenii legale diferite în cadrul operațiunii, dar povara de management se află în continuare într-un singur birou. Cu cât sistemele sunt mai fragmentate, cu atât este mai ușor ca un fișier de șofer să devină incomplet sau ca o problemă de tahograf să fie gestionată fără a fi legată de înregistrarea mai largă a persoanei.

Asta este motivul pentru care recomandăm compararea analizei tahografului și a administrației șoferilor împreună cu întreținerea, nu după aceasta. Dacă software-ul nu poate gestiona bine ambele părți, s-ar putea să economisești bani la achiziție și să pierzi controlul mai târziu. Articolul nostru despre un sistem pentru verificările de licență și înregistrările tahografului explică unde de obicei eșuează aceste legături.

Ce să întrebi un furnizor înainte de a schimba

O demonstrație bună ar trebui să răspundă la întrebări operaționale, nu doar să arate ecrane.

Începe cu migrarea datelor. Întreabă exact cum vor fi mutate înregistrările vehiculelor, remorcilor, șoferilor și documentelor. Poate furnizorul să importe programele de inspecție curente, istoricul de întreținere trecut, jurnalele de defecte și datele de expirare? Cum sunt prevenite înregistrările duplicate? Ce se întâmplă cu PDF-urile vechi și formularele semnate?

Apoi întreabă despre permisiunile utilizatorilor. Managerii de transport, personalul de atelier, șoferii, coordonatorii agenției și administratorii nu ar trebui să aibă toți același nivel de acces. Trebuie să controlăm cine poate crea, edita, semna și șterge înregistrări. De asemenea, avem nevoie de o pistă de audit care să arate ce s-a schimbat și când.

Formatul de planificare merită verificat devreme. Dacă operațiunea ta funcționează în numerele săptămânii ISO, asigură-te că sistemul face la fel. Multe produse pretind că susțin planificarea întreținerii, dar devin incomode de îndată ce un planificator spune: „Arată-mi inspecțiile din săptămâna 42 și săptămâna 43.”

Întreabă despre integrare. Unele flote au nevoie de legături cu salarii, telematică, furnizori de atelier, aplicații de defecte, instrumente de tahograf sau platforme interne BI. Dacă asta contează pentru tine, întreabă dacă sistemul suportă un API REST și dacă poate trimite sau primi webhooks pentru actualizări bazate pe evenimente. Nu accepta declarații vagi despre „integrare deschisă” fără exemple.

Dacă folosești surse de date externe, întreabă cum se integrează. Pentru verificările de asigurare și vehicule, unii operatori folosesc date askMID de la Motor Insurers' Bureau, de asemenea cunoscut ca MIB. Pentru fluxurile de lucru ale șoferilor sau de conformitate, este posibil să ai deja instrumente precum Fleetalyse sau Logivo.AI în afacere. Întrebarea cheie este dacă software-ul poate funcționa curat cu aceste procese sau dacă forțează reintroducerea manuală.

De asemenea, ar trebui să întrebi cum te ajută sistemul să produci înregistrări pentru DVSA sau Comisarul de trafic. Poate genera un fișier de vehicul cu istoricul inspecțiilor, dovezile MOT sau ale testului anual, defectele și reparațiile? Poate produce un fișier de șofer cu verificările licenței, înregistrările Driver CPC, detaliile DQC și urmărirea tahografelor? Poate arăta ce era dator la o dată dată, nu doar cum arată înregistrarea astăzi?

Pentru administrarea licenței de operator, întreabă dacă sistemul ajută la organizarea informațiilor în jurul licenței în sine, inclusiv înregistrările centrului de operare și legăturile cu procesele VOL, unde este necesar. Nu trebuie să înlocuiască VOL, dar ar trebui să susțină munca care se învârte în jurul gestionării licenței.

În cele din urmă, întreabă cine a construit sistemul și pentru cine. Există o diferență reală între software-ul conceput în jurul practicii de conformitate din Marea Britanie și software-ul adaptat dintr-un produs mai larg pentru flote. OperatorCompliance a fost construit de Fleeta Limited având în vedere activitatea de licență de operator, iar acest lucru se reflectă în detaliile pe care managerii de transport le folosesc efectiv.

Ce tip de operator are nevoie de ce nivel de sistem

Nu fiecare operator are nevoie de aceeași adâncime a sistemului, dar majoritatea au nevoie de mai mult decât un tracker de bază.

Un șofer-proprietar cu un vehicul poate reuși să gestioneze cu o configurație mai ușoară, cu condiția ca inspecțiile, datele MOT, defectele, înregistrările licenței și dovezile tahografului să fie toate controlate corespunzător. Testul este simplu. Dacă DVSA ar cere fișierul mâine, am putea să-l producem în ordine, fără a căuta prin telefoane și torpedouri?

O mică flotă de furgonete poate crede că un spreadsheet și un jurnal de servicii sunt suficiente. Uneori sunt, pentru o vreme. Dar odată ce flota are mai mulți șoferi, întreținere externalizată, reînnoiri frecvente de documente sau orice obligații de licență de operator, sarcina administrativă crește rapid. Acesta este de obicei momentul în care software-ul specializat pentru licența de operator pentru înregistrările flotei de furgonete și HGV începe să aibă sens, mai ales dacă afacerea se așteaptă la creștere.

Operatorii mixte de furgonete și HGV beneficiază în general cel mai mult de un sistem specializat. Au nevoie de o metodă de control în întreaga gamă de tipuri de vehicule, cerințe de întreținere diferite și adesea populații diferite de șoferi. Un pachet generic pentru flote poate gestiona bine utilizarea, dar adesea se luptă să păstreze dovezile de conformitate la același standard în întreaga flotă.

Flotele de autobuze și autocare au nevoie de planificare puternică, control al testului anual, gestionarea defectelor și administrația șoferilor. De asemenea, tind să aibă nevoie de coordonare clară între atelier și operațiuni deoarece vehiculele sunt orientate spre public, critice din punct de vedere al timpului și foarte scrutinizate. Aici, valoarea dovezilor semnate și a istoricului complet de întreținere este evidentă.

Agențiile de recrutare, agențiile de curierat și agențiile de șoferi au o provocare diferită. Expunerea lor este adesea în fișele șoferilor mai degrabă decât în înregistrările de atelier. Au nevoie de verificări fiabile ale licenței, urmărirea Driver CPC și DQC, stocarea documentelor și dovezi clare despre cine a fost verificat, când și de cine. Dacă operează de asemenea vehicule direct, argumentul pentru un sistem integrat devine și mai puternic.

Firmele de taxiuri și închirieri private pot fi în afara modelului clasic de licență de operator, în funcție de operațiune, dar multe au nevoie totuși de o gestionare disciplinată a înregistrărilor vehiculelor și șoferilor. Nivelul corect de software depinde de faptul dacă au nevoie de control de tip birou de transport, raportare de conformitate și înregistrări integrate ale șoferilor, sau pur și simplu de administrarea flotei la nivel local și autorități interne.

Regula practică este aceasta. Dacă afacerea ta depinde de capacitatea de a dovedi controlul stării de funcționare, gestionarea termenelor limită și supravegherea șoferilor, alege un sistem axat pe conformitate mai întâi și un instrument general pentru flote pe locul doi. Aceasta este lacuna pe care Operator Compliance a fost construit să o umple.