Intrări manuale în tahograf care rezistă la un control DVSA

O intrare manuală completează golul atunci când activitățile unui șofer nu sunt deja înregistrate pe unitatea vehiculului sau pe cardul șoferului. Pe un tahograf digital, aceasta înseamnă de obicei introducerea muncii, odihnei, pauzei sau disponibilității care au avut loc înainte de introducerea cardului, după ce a fost scos sau în timp ce șoferul era departe de vehicul. Dacă înregistrarea este incompletă, golul va fi evident la un control rutier, în timpul unei vizite a operatorului sau când datele tahografului sunt analizate la bază.

Pentru operatorii din Marea Britanie, acest lucru contează deoarece DVSA nu se uită doar la timpul de conducere în izolare. Se uită dacă înregistrarea șoferului are sens de la o tură la alta și dacă operatorul poate arăta un control adecvat al orelor și timpului de muncă al șoferilor. Intrările manuale corecte ajută un șofer să explice ziua clar. Intrările slabe sau lipsă generează întrebări, debriefinguri și încălcări evitabile.

Ce sunt intrările manuale și de ce contează

O intrare manuală pe un tahograf digital este modul în care șoferul adaugă activități pe care unitatea principală nu le-a capturat automat. Tahograful înregistrează conducerea atunci când vehiculul se mișcă, dar nu poate ști ce s-a întâmplat înainte de introducerea cardului, după ce a fost scos sau în perioadele departe de vehicul, decât dacă șoferul îi spune.

Problema practică pe care o rezolvă este o cronologie ruptă. Dacă un șofer începe munca în curte, face verificări ale vehiculului, încarcă, finalizează documentele, apoi introduce cardul cu 45 de minute mai târziu, înregistrarea cardului de la sine ar sugera că tura a început la introducerea cardului. Aceasta nu este o relatare completă a zilei. Același lucru se aplică dacă șoferul scoate cardul la sfârșitul conducerii, dar mai are alte lucruri de făcut, sau dacă șoferul a fost în odihnă de la tura anterioară și are nevoie ca acea perioadă de odihnă să fie arătată.

Înregistrările complete contează din două motive.

În primul rând, contează pentru șofer la controlul rutier. În timpul unui control DVSA, un examinator va dori să vadă o înregistrare coerentă pentru ziua curentă și zilele anterioare. Dacă există goluri, șoferul poate fi întrebat să le explice. Unele explicații sunt perfect legitime, dar dacă intrarea nu a fost niciodată făcută, șoferul se bazează pe memorie în loc de o înregistrare corespunzătoare.

În al doilea rând, contează pentru operator. Un manager de transport care revizuiește datele tahografului are nevoie de suficiente informații pentru a evalua conformitatea corect, a contesta erorile și a păstra dovezi în dosar pentru Traffic Commissioner (Comisarul pentru Transport) dacă este necesar. Lipsa intrărilor manuale poate distorsiona atât analiza orelor șoferilor, cât și înregistrările Directivei privind Timpul de Lucru. De asemenea, poate face ca o zi conformă să pară neconformă sau să ascundă o problemă reală care ar fi trebuit să fie identificată mai devreme.

Aceasta este un motiv pentru care tratăm dovezile tahografului ca parte a dosarului mai larg al licenței operatorului, nu ca o sarcină administrativă separată. Dacă deja revizuiești analiza tahografului și înregistrările activității șoferului, intrările manuale ar trebui să facă parte din aceeași rutină.

Când un șofer trebuie să facă o intrare manuală

Șoferii au nevoie de obicei de o intrare manuală ori de câte ori există o perioadă de serviciu sau odihnă care ar trebui să fie înregistrată, dar nu a fost capturată cu cardul în unitate.

Exemple comune includ:

Muncă efectuată înainte de introducerea cardului

Aceasta este una dintre cele mai comune situații. Un șofer poate ajunge la depozit, colecta cheile, efectua o verificare a vehiculului, verifica defectele, muta documentele, supraveghea încărcarea sau face alte sarcini înainte de a urca în cabină și a introduce cardul. Acea muncă pre-conducere este de obicei o altă muncă și ar trebui să fie înregistrată.

Timp după scoaterea cardului

La sfârșitul zilei, cardul poate fi scos înainte ca toate sarcinile să fie finalizate. Dacă șoferul descarcă apoi, finalizează raportarea defectelor, predă documentele, alimentează vehiculul sau parchează remorcile, acel timp poate necesita să fie contabilizat ca altă muncă sau, în funcție de circumstanțe, disponibilitate.

Perioade departe de vehicul

Dacă șoferul petrece timp departe de vehicul între sesiunile de card, înregistrarea poate necesita actualizare atunci când cardul este introdus din nou. Aceasta ar putea include odihna zilnică, odihna săptămânală, o pauză, alte lucrări pentru același angajator sau, în unele cazuri, muncă pentru un alt angajator. Înregistrarea șoferului ar trebui să arate în continuare ce s-a întâmplat.

Mișcări cu feribotul sau trenul

Atunci când o călătorie implică o traversare cu feribotul sau trenul, șoferul poate necesita să folosească funcția corespunzătoare de feribot sau tren pe tahograf și să se asigure că perioada de odihnă este înregistrată corect. Modul exact de gestionare depinde de unitate și de secvența călătoriei. În Marea Britanie, punctul este același ca și în alte reguli privind orele de conducere reținute, înregistrarea trebuie să arate ce s-a întâmplat de fapt și orice odihnă întreruptă trebuie să fie identificabilă.

Zile când cardul nu a fost în unitate

Dacă un șofer a avut o problemă cu cardul, a schimbat vehicule, a uitat să introducă cardul la începutul serviciului sau a efectuat muncă care nu a implicat conducerea în vehiculele de domeniu, înregistrarea manuală poate fi în continuare necesară. În unele cazuri, pot fi necesare și printuri sau alte înregistrări de susținere. O intrare manuală nu este o soluție universală pentru fiecare problemă de card sau unitate, dar este adesea parte a corectării înregistrării.

Multi-manning și timp de așteptare

Atunci când șoferii își schimbă rolurile în timpul unei ture sau când un șofer așteaptă ca parte a unei operațiuni de echipă, activitatea corectă trebuie să fie arătată. Dacă cardul a fost scos în timpul unei părți din acel timp, o intrare manuală poate fi necesară pentru a completa golul.

Testul de bază este simplu. Dacă o perioadă face parte din înregistrarea legală a șoferului și tahograful nu a capturat-o automat, șoferul ar trebui să se aștepte să o introducă manual.

Ce informații ar trebui înregistrate

Scopul nu este de a crea o narațiune. Este de a crea o înregistrare precisă a activităților.

Pe cele mai multe tahografe digitale, șoferul va selecta din categoriile standard de activitate:

• altă muncă
• pauză sau odihnă
• disponibilitate
• conducere, acolo unde este relevant pentru solicitările unității și datele existente

În practică, cele mai multe intrări manuale se referă la altă muncă, pauză sau odihnă și disponibilitate.

Altă muncă

Aceasta acoperă munca pentru angajator care nu este conducere. Exemple tipice includ încărcarea, descărcarea, curățarea, verificările vehiculului, documentele, alimentarea și sarcinile din curte. Poate include, de asemenea, alte angajări. Dacă șoferul a efectuat muncă care nu este odihnă sau pauză, nu ar trebui să fie înregistrată ca odihnă doar pentru a curăța înregistrarea.

Pauză sau odihnă

Aceasta este folosită pentru pauze în timpul turei și pentru perioade de odihnă zilnică sau săptămânală în care unitatea cere șoferului să contabilizeze timpul de la retragerea cardului sau activitatea înregistrată anterior. Șoferul ar trebui să fie atent să nu eticheteze timpul de muncă ca odihnă. Aceasta este una dintre cele mai rapide modalități de a crea un model de încălcare care nu va rezista la examinare.

Disponibilitate

Disponibilitatea are o semnificație mai restrânsă decât mulți șoferi presupun. Nu este doar așteptarea generală. Este timpul în care șoferul nu este obligat să rămână la stația de lucru, este disponibil să răspundă la un apel pentru a începe sau a relua munca și știe dinainte durata probabilă a perioadei de așteptare. Dacă aceste condiții nu sunt îndeplinite, este posibil să fie vorba despre altă muncă.

Locații și timp

Cele mai multe unități vor solicita o țară de început și uneori o locație de început sau de sfârșit, în funcție de evenimentul înregistrat și de tipul unității. Șoferii ar trebui să introducă detaliile locației pe care unitatea le cere și să se asigure că timpii reflectă ceea ce s-a întâmplat de fapt. În medii mai noi de tahograf inteligent, cerințele de frontieră și locație pot diferi de unitățile mai vechi, dar principiul rămâne același, urma activității trebuie să fie credibilă și completă.

Nu oferim sfaturi legale aici, iar ecranele producătorilor diferă, dar înregistrarea ar trebui să răspundă întotdeauna la întrebarea de bază a conformității: ce făcea șoferul și unde a început sau s-a terminat perioada relevantă?

Cum fac șoferii intrări manuale pe un tahograf digital

Apăsările exacte ale butoanelor variază în funcție de producător, versiunea software-ului și unitatea vehiculului, așa că șoferii ar trebui să urmeze solicitările de pe unitatea principală. Ceea ce se spune, procesul este în general similar între unitățile comune.

O prezentare generală practică pas cu pas arată de obicei astfel:

1. Introduceți cardul șoferului în slotul 1 la începutul turei sau când reluați utilizarea vehiculului.
2. Așteptați ca unitatea să recunoască cardul și să afișeze detaliile șoferului.
3. Când sunteți întrebat despre perioada de la ultima retragere a cardului, selectați opțiunea de a introduce activitățile manual.
4. Confirmați data și ora de la care ar trebui să înceapă intrarea manuală. Aceasta este adesea punctul ultimei retrageri a cardului sau sfârșitul ultimei activități înregistrate.
5. Adăugați fiecare activitate în ordine, de exemplu, odihnă peste noapte, apoi altă muncă la depozit înainte de conducere.
6. Introduceți țara de început sau de sfârșit corectă și orice detalii de locație pe care unitatea le solicită.
7. Revizuiți intrarea înainte de a o confirma.
8. Confirmați și salvați intrarea manuală, apoi setați corect modul curent înainte de a pleca.

Câteva puncte practice fac o mare diferență:

• Introduceți activitățile în ordinea corectă.
• Urmăriți cu atenție ceasul, mai ales în jurul miezului nopții.
• Verificați dacă unitatea cere referințe de timp local sau UTC în fundal și urmați solicitările de pe ecran în loc de presupuneri.
• Setați modul corect după ce intrarea manuală este completă. Uneori, șoferii finalizează intrarea și apoi lasă unitatea pe odihnă în timp ce efectuează alte lucrări.

Pentru șoferii de agenție, șoferii de rezervă și proprietarii de vehicule care se deplasează între vehicule, merită să fiți deosebit de disciplinați. Unitățile diferite au meniuri diferite, iar familiarizarea cu o marcă nu garantează acuratețea pe alta. Un șofer care folosește cu atenție solicitările este de obicei mai în siguranță decât unul care se grăbește pentru că crede că deja știe secvența.

Greșelile care cauzează probleme la controale și audite

Erorile pe care le vedem cel mai des nu sunt puncte legale obscure. Sunt eșecuri de bază în păstrarea înregistrărilor.

Intrări omise

Șoferul introduce cardul, vede solicitarea de intrare manuală și o sare pentru a economisi timp. Aceasta lasă un gol în înregistrare. La un control DVSA, golul trebuie explicat verbal. Înapoi la bază, software-ul de analiză semnalează activitățile lipsă sau perioadele necunoscute.

Activitate greșită selectată

Aceasta este o problemă majoră. Șoferii introduc munca din curte ca odihnă sau perioade lungi de așteptare ca pauză când de fapt încă lucrau. Uneori, disponibilitatea este folosită ca o soluție generală pentru că sună mai puțin grav. Dacă tipul de activitate este greșit, înregistrarea este greșită, chiar dacă timpii sunt corecți.

Timpuri estimate

O intrare manuală făcută din memorie la câteva zile distanță este rar de încredere. Șoferii rotunjesc timpii în sus sau în jos, uită când au început să încarce sau nu își amintesc exact când au scos cardul. Aceasta creează înregistrări care nu se aliniază cu rezervările de livrare, telemetria, jurnalele de poartă sau fișele de muncă.

Locații lipsă

Dacă unitatea cere o țară sau o locație și este introdusă neglijent, înregistrarea devine mai greu de apărat. Un punct de început lipsă sau greșit poate ridica întrebări despre unde s-a terminat perioada de odihnă și când a început de fapt serviciul.

Dependerea de printuri fără o urmărire corespunzătoare

Printurile pot ajuta acolo unde există o problemă cu cardul sau unitatea, dar nu înlocuiesc un proces corespunzător. Dacă se produce un print, acesta ar trebui de obicei să fie completat, semnat acolo unde este necesar și păstrat cu înregistrările relevante ale șoferului. Operatorii ar trebui apoi să se asigure că problema este revizuită și arhivată.

Întârzierea prea mare

Cu cât întârzierea este mai mare, cu atât dovezile sunt mai slabe. O corectare în aceeași zi bazată pe note, înregistrări de muncă și relatarea șoferului este un lucru. Încercarea de a reconstrui o săptămână mai târziu din memorie este altceva. Aici contează debriefingurile și urmărirea promptă.

Aceste greșeli creează riscuri deoarece subminează credibilitatea întregii înregistrări. O singură intrare manuală omisă poate fi explicabilă. Un model de intrări lipsă sau inexacte sugerează un control slab atât din partea șoferului, cât și a operatorului.

Aceasta este motivul pentru care recomandăm legarea revizuirii tahografului de acțiunea debriefing. Dacă deja desfășori debriefinguri pentru încălcările tahografului, erorile de intrare manuală ar trebui să fie capturate acolo ca un punct de formare și dovadă, nu lăsate ca o conversație informală.

Ce ar trebui să verifice operatorii și managerii de transport

Operatorii nu ar trebui să aștepte un control rutier pentru a descoperi că șoferii sunt slabi la intrările manuale. Acest lucru trebuie verificat în analiza de rutină.

Începeți cu ceea ce este evident. Revizuiți graficele și datele cardului pentru goluri inexplicabile, blocuri de odihnă suspect de ordonate, modificări repetate ale intrărilor manuale și modele de activitate care nu se potrivesc cu munca. Dacă un șofer începe regulat la 06:00, dar cardul este introdus prima dată la 06:45 fără alte lucrări înregistrate, acest lucru trebuie întrebat.

Managerii de transport ar trebui, de asemenea, să compare înregistrările tahografului cu restul operațiunii:

• graficele turelor
• fișele de livrare sau de serviciu
• timpurile de încărcare
• jurnalele de poartă
• rapoartele de defecte
• tranzacțiile de combustibil
• telematica acolo unde este utilizată

Punctul nu este de a prinde șoferii. Este de a ne asigura că înregistrarea legală reflectă ziua de muncă reală.

Atunci când sunt găsite probleme, ar trebui să existe un proces clar de urmărire:

1. identificarea golului sau inconsistenței
2. discutarea prompt cu șoferul
3. înregistrarea explicației
4. deciderea dacă este nevoie de formare, debriefing sau acțiune disciplinară
5. păstrarea dovezilor

Aceasta contează pentru sistemele operatorului la fel de mult ca și pentru comportamentul șoferului. Dacă DVSA sau Traffic Commissioner întreabă cum monitorizați conformitatea, ar trebui să puteți arăta că problemele de intrare manuală sunt identificate, revizuite și închise, nu ignorate.

Un sistem software structurat ajută aici deoarece dovezile tind să fie în locuri diferite în altă parte. Analiza tahografului poate fi într-o platformă, notele debriefing în email, printurile scanate într-un folder partajat și acțiunile de urmărire în carnetul cuiva. Acest lucru nu este ideal atunci când aveți nevoie de o urmă de audit curată.

Cu Operator Compliance, am construit sistemul în jurul păstrării înregistrărilor pe care operatorii trebuie să le mențină conform regulilor licenței operatorului din Marea Britanie. Aceasta include păstrarea dovezilor tahografului, notelor de urmărire și documentelor șoferului organizate într-un singur loc. Pentru flote care doresc un proces mai clar în jurul revizuirilor și excepțiilor, instrumentele noastre de analiză a tahografului pentru înregistrările operatorului pot sta alături de restul dosarului de conformitate, de la verificările licenței și ale Driver CPC până la datele MOT și ale testului anual, evenimentele VOR, înregistrările remorcilor și semnarea documentelor.

Pentru că OperatorCompliance este construit de Fleeta Limited, și noi operăm camioane sub o licență de operator, am abordat acest lucru din perspectiva flotei de lucru mai degrabă decât ca un exercițiu software generic. Aceeași mentalitate practică se aplică pe întreaga platformă, fie că te ocupi de înregistrările tahografului, expirarea DQC și Driver CPC, verificările DVLA, documentele VOL sau integrarea datelor printr-un API REST și webhook-uri. Unii operatori, de asemenea, aduc dovezi de flotă conexe din surse precum askMID, Biroul Asigurătorilor de Vehicule, MIB, Fleetalyse sau Logivo.AI, dar punctul cheie este întotdeauna același, păstrează înregistrarea completă, păstrează urmărirea vizibilă și păstrează dovezile pregătite pentru inspecție.

Intrările manuale pe un tahograf digital sunt o sarcină mică care poartă o greutate mare. Când șoferii le fac corect și operatorii le revizuiesc corespunzător, înregistrarea rezistă mult mai bine la un control DVSA.

Au nevoie șoferii de o intrare manuală în fiecare zi?

Nu. O intrare manuală este necesară atunci când o parte din munca sau odihna șoferului nu este deja înregistrată de tahograful digital și card. Dacă întreaga perioadă este deja capturată, de obicei nu este necesară o intrare suplimentară.

Ce ar trebui să facă un șofer dacă uită să facă o intrare manuală?

Ar trebui să informeze operatorul sau managerul de transport cât mai curând posibil și să urmeze procesul companiei pentru înregistrarea informațiilor lipsă. Lăsarea golurilor neexplicate poate crea probleme în timpul analizei sau la un control DVSA.

Poate o companie să facă intrări manuale pentru șofer?

Șoferul este responsabil pentru acuratețea înregistrării sale. Un operator poate instrui, solicita și revizui, dar nu ar trebui să trateze înregistrările șoferilor ca o sarcină de birou de finalizat după eveniment fără dovezi corespunzătoare.

Sunt intrările manuale doar pentru șoferii de HGV?

Nu. Ele contează oriunde se aplică regulile tahografului digital, inclusiv operațiunile de pasageri relevante, precum și vehiculele de marfă. Necesitatea depinde de vehicul, călătorie și reguli în vigoare.

Va duce o intrare manuală lipsă întotdeauna la o penalizare?

Nu întotdeauna, dar poate ridica întrebări despre dacă înregistrarea șoferului este completă și dacă operatorul gestionează conformitatea corespunzător. Golurile repetate sau controalele slabe sunt mai susceptibile să atragă atenția.