Un sistem pentru inspecții, planificatori și dovezi O-licență

Când operatorii cer un sistem pentru a menține planificatorul de întreținere, programul de inspecție și dovezile O-licență împreună, de obicei încearcă să rezolve o problemă practică. Nu doresc datele vehiculului într-un loc, verificările șoferului în altul, fișierele de tahograf în altă parte și foile de inspecție semnate îngropate în folderele de email atunci când DVSA cere dovezi. Ei doresc un singur registru de lucru care să arate ce este dator, ce a fost făcut, cine l-a semnat și ce poate fi produs rapid pentru un control de birou, o investigație pe drum, o cerere de întreținere sau o audiere a Traffic Commissioner.

Asta este adevărata provocare pentru software-ul care menține planificatorul de întreținere O-licență și programul de inspecție împreună. Nu este vorba doar dacă un calendar poate reține datele de inspecție. Este vorba dacă sistemul ne ajută să gestionăm flota conform standardelor așteptate sub licența operatorului, folosind înregistrări care rezistă atunci când cineva din afacere cere să le vadă.

Ce înseamnă pentru operatori să păstreze totul împreună

În practică, a păstra totul împreună înseamnă mai mult decât a combina câteva memento-uri pe un singur ecran. Operatorii compară de obicei două moduri foarte diferite de lucru.

Primul este un adevărat registru de conformitate. Asta înseamnă că fiecare vehicul și remorcă are o frecvență planificată de inspecție, rezervări viitoare, înregistrări de inspecție de siguranță finalizate, datele MOT sau ale testului anual, istoricul defectelor, perioadele VOR și documentele de suport stocate împotriva activului. De asemenea, înseamnă că partea șoferului este legată, astfel încât verificările licenței, datele Driver CPC, DQC, analiza tahografului și infracțiunile pot fi vizualizate ca parte a aceleași imagini de conformitate.

Al doilea este un patchwork. Un spreadsheet poate reține planificatorul de întreținere. Un pachet de atelier poate stoca fișele de lucru. Analiza tahografului poate fi gestionată de un furnizor separat. Verificările licenței șoferului pot fi efectuate printr-un alt portal. Detaliile despre asigurare și vehicul pot fi verificate pe askMID prin Biroul Asigurătorilor de Automobile, sau MIB, când este necesar, dar nu sunt păstrate ca parte a unei piste de audit integrate. Nimic nu este neapărat greșit cu niciun instrument, dar operatorul trebuie să demonstreze controlul asupra tuturor acestora.

Pentru un operator de bunuri sau PSV din Marea Britanie, această distincție contează deoarece standardul de dovezi nu este teoretic. Ghidul DVSA pentru menținerea stării de circulație este clar în legătură cu inspecțiile planificate, păstrarea înregistrărilor, rectificarea și capacitatea de a arăta ce s-a întâmplat și când. Traffic Commissioner se așteaptă ca managerii de transport să exercite o gestionare continuă și eficientă, nu doar să reacționeze atunci când o dată este ratată.

Așadar, când vorbim despre păstrarea planificatorului de întreținere, a programului de inspecție și a dovezilor O-licență împreună, ne referim la un sistem care unește planificarea, execuția și dovezile. Ar trebui să acopere vehiculele, remorcile și șoferii într-un mod care reflectă modul în care funcționează efectiv un birou de transport.

Sistem de conformitate unic sau instrumente separate?

Instrumentele separate pot funcționa, mai ales dacă flota este mică și disciplina biroului este excelentă. Mulți operatori încep cu spreadsheet-uri pentru inspecțiile de siguranță și datele MOT, un jurnal de garaj pentru rezervările de atelier și foldere pentru documentele scanate. Unii adaugă apoi software specializat pentru analiza tahografului sau verificările șoferilor. Această abordare poate fi mai ieftină la început, iar dacă o parte a operațiunii este externalizată, cum ar fi întreținerea, poate părea suficient.

Problema apare atunci când înregistrările trebuie reconciliate. Un spreadsheet poate arăta planul de inspecție de șase săptămâni, dar foaia de inspecție semnată este într-un folder PDF, dovada testului de frână este într-un email, perioada VOR a fost înregistrată pe un tablă albă, iar managerul de transport trebuie să explice de ce o inspecție a remorcii s-a mutat dintr-o săptămână în alta. Fiecare transfer creează loc pentru întârzieri, duplicări sau lacune.

Software-ul de atelier poate lăsa, de asemenea, zone oarbe dacă este proiectat în principal pentru gestionarea reparațiilor, mai degrabă decât pentru controlul licenței operatorului. Poate gestiona bine forța de muncă, piesele și facturile, dar nu nevoia operatorului de a dovedi respectarea unui program fix de inspecție de siguranță, de a păstra programele istorice sau de a conecta înregistrarea vehiculului la conformitatea șoferului și dovezile tahografului.

Aceleași lucruri se aplică instrumentelor separate pentru șoferi și tahografe. Ele pot face bine propria lor muncă, dar pot lăsa managerul de transport să gestioneze prin excepție pe tablouri de bord multiple. Un șofer cu infracțiuni repetate, un DQC expirat și un vehicul care trebuie să fie testat anual săptămâna viitoare nu este o problemă de conformitate în trei sisteme. Este un risc operațional.

Un sistem unic de conformitate nu elimină nevoia de disciplină, dar reduce numărul de locuri unde dovezile pot lipsi. Ar trebui să ne permită să planificăm inspecții recurente, să înregistrăm rezultatele, să atașăm documente, să monitorizăm termenele limită ale șoferilor și să producem rapoarte fără a reconstrui povestea manual de fiecare dată.

Asta este un motiv pentru care operatorii care compară sisteme citesc adesea cum să compari planificatorii de întreținere pentru camioane din Marea Britanie alături de ghiduri despre înregistrările șoferilor și O-licenței. Întrebarea nu este doar care planificator are un calendar. Este care configurație ne lasă pregătiți pentru fișiere.

Ce să verifici în planificatorul de întreținere și programul de inspecție

Un planificator de întreținere ar trebui mai întâi să ne permită să stabilim intervale de inspecție care se potrivesc profilului de operare al vehiculului și aranjamentelor de întreținere declarate. Pentru unele flote, acesta este un număr fix de săptămâni. Pentru altele, poate varia în funcție de tipul vehiculului, utilizare sau ciclu de serviciu. Sistemul ar trebui să arate data planificată, data finalizată și orice modificare față de programul inițial. Dacă o inspecție este adusă înainte sau întârziată, ar trebui să existe o înregistrare clară a motivului.

Pentru operatorii din Marea Britanie, capacitatea de a lucra după data calendaristică și după săptămâna ISO este utilă. Multe ateliere și birouri de transport planifică în numere de săptămână. Dacă un sistem nu poate afișa sau raporta după săptămâna ISO, planificarea pe o flotă mixtă devine mai dificilă decât ar trebui să fie.

Verifică modul în care sistemul gestionează programele recurente pentru vehicule și remorci separat. Controlul remorcilor este adesea locul unde sistemele pe hârtie încep să eșueze, mai ales cu piscine partajate, active închiriate sau mișcări aglomerate în curte. Fiecare remorcă ar trebui să aibă propria frecvență de inspecție, datele de scadență, înregistrările finalizate și istoricul documentelor. Dacă remorcile sunt importante în operațiunea ta, merită să revizuiești ce să cauți în înregistrările de inspecție a remorcilor pentru DVSA.

Controlul MOT și al testului anual ar trebui să fie integrat, nu tratat ca un câmp de notițe. Sistemul ar trebui să rețină datele de scadență, datele de rezervare, rezultatele și documentele de suport. Pentru operatorii PSV, dovezile testului anual sunt centrale. Pentru vehiculele de marfă, datele MOT și istoricul de trecere trebuie să fie vizibile alături de inspecțiile de siguranță, astfel încât biroul de transport să nu planifice în izolare.

Controlul VOR este un alt test practic. Un sistem conform ar trebui să ne permită să marcăm un vehicul sau o remorcă VOR, să înregistrăm motivul și să împiedicăm tratamentul acestuia ca fiind disponibil în flota activă. La fel de important, ar trebui să păstreze perioada VOR în pista de audit. Dacă o unitate a fost scoasă de pe drum din cauza defectelor, aceasta ar trebui să rămână vizibilă după ce revine în serviciu.

Verifică modul în care sunt capturate defectele și rectificările. Poate sistemul să înregistreze defectele de mers ale șoferului, constatările atelierului, acțiunile de reparare, semnarea și revenirea în serviciu? Poate distinge între articolele de consiliere și interdicțiile de utilizare? Dacă nu poate arăta lanțul de la defect la rectificare, planificatorul face doar jumătate din muncă.

În cele din urmă, evaluează modul în care sistemul se ocupă de dovezile de suport. Rapoartele de testare a frânelor, foile de inspecție, înregistrările PMI, foile de serviciu, certificatele LOLER, acolo unde este relevant, și documentele externe ale atelierului ar trebui să fie ușor de atașat activului și datei corecte. Un planificator fără stocare a dovezilor lasă în continuare operatorul să construiască fișierul O-licență în altă parte. Acoperim setul de înregistrări de bază în mai multe detalii în ghidul nostru despre înregistrările de întreținere ale licenței operatorului.

Cum afectează înregistrările șoferilor și tahografului alegerea

Planificarea întreținerii nu stă separată de conformitatea șoferului. Licența operatorului se referă la modul în care întreaga operațiune de transport este controlată, iar asta include cine conduce, ce verificări sunt în vigoare și ce dovezi există atunci când standardele sunt contestate.

Verificările licenței șoferului sunt un exemplu evident. Un vehicul poate fi perfect planificat și întreținut, dar dacă înregistrarea șoferului este depășită, operatorul are în continuare o problemă de conformitate. Software-ul ar trebui să rețină datele verificărilor licenței, rezultatele și datele următoare, ideal cu o înregistrare clară a celui care a revizuit rezultatul. Pentru operatorii din Marea Britanie, asta înseamnă legarea de procesele de verificare DVLA sau cel puțin înregistrarea corectă a dovezilor. Dacă controlul dreptului de șofer este parte a revizuirii tale, ghidul nostru despre verificările licenței șoferilor pentru operatori prezintă punctele practice.

Înregistrările Driver CPC și DQC contează din același motiv. Un manager de transport ar trebui să poată vedea datele de expirare, termenele limită viitoare și documentele lipsă fără a deschide un alt sistem. Pentru operațiunile cu multe agenții, acest lucru este și mai important, deoarece riscul de conformitate se află atât în rândul șoferilor angajați, cât și al celor furnizați.

Dovezile tahografului decid adesea dacă un sistem pare integrat sau fragmentat. Un planificator de întreținere de unul singur nu poate arăta cum este gestionată operațiunea dacă partea tahografului trăiește în altă parte fără legătură cu fișierul șoferului. Când alegem software, ar trebui să întrebăm dacă descărcările tahografului, rezultatele analizei, urmărirea infracțiunilor, explicațiile pentru kilometrajul lipsă și dovezile debriefing ale șoferului pot fi păstrate în același mediu de conformitate.

Asta nu înseamnă întotdeauna că un singur furnizor trebuie să efectueze fiecare sarcină specializată singur. Unii operatori vor continua să folosească instrumente tahografe stabilite sau platforme telematice. Ceea ce contează este dacă sistemul de conformitate poate absorbi dovezile sau se poate conecta la alte sisteme printr-un REST API sau webhooks, astfel încât biroul de transport să nu reintroducă datele și să reconcilieze manual rapoartele.

Această problemă devine mai importantă acolo unde flotele folosesc deja alte instrumente operaționale, cum ar fi Fleetalyse sau Logivo.AI. Integrarea nu este un lux dacă reduce înregistrările duplicate și menține fișierul de conformitate consistent. Un sistem integrat ar trebui să susțină fluxul de lucru real al operatorului, nu să forțeze biroul să mențină adevăruri paralele.

Cum să compari dovezile, pista de audit și utilizarea zilnică

Când compari sisteme, prima întrebare ar trebui să fie simplă. Dacă DVSA ar vizita săptămâna viitoare, ce am putea produce din acest sistem fără a căuta prin inboxuri și unități partajate?

Înregistrările semnate sunt centrale. Formele de inspecție, semnăturile defectelor, finalizările atelierului și recunoașterile șoferului ar trebui să fie atribuite unei persoane și unei date numite. Dacă o înregistrare poate fi editată fără urmă, sau dacă este imposibil de spus care versiune este finală, este o dovadă slabă. O bună pistă de audit arată clar crearea, modificarea, finalizarea și închiderea.

Stocarea documentelor trebuie, de asemenea, să fie practică. Operatorii ar trebui să poată stoca PDF-uri, imagini și alte fișiere de suport împotriva vehiculului, remorcii, șoferului sau evenimentului relevant. Cheia este recuperarea. Nu este suficient ca documentul să existe undeva. Trebuie să fie ușor de găsit în timpul unei investigații de întreținere sau pregătirii pentru o audiere publică.

Alertele ar trebui să fie configurabile și semnificative. Prea multe sisteme produc atât de multe avertizări încât utilizatorii încetează să mai aibă încredere în ele. Avem nevoie de alerte pentru datele limită ale inspecțiilor, termenele MOT sau ale testului anual, expirarea Driver CPC și DQC, verificările licenței, lacunele tahografului și defectele nerezolvate. De asemenea, avem nevoie de escaladare atunci când un element devine întârziat, nu doar un memento în ziua respectivă.

Raportarea ar trebui să ajute managerul de transport să supravegheze, nu doar să decoreze un tablou de bord. Rapoartele utile includ inspecțiile viitoare, inspecțiile întârziate, inspecțiile finalizate pe perioade, listele de date datorate MOT și testul anual, istoricul VOR, starea defectelor și rectificărilor, termenele limită de conformitate ale șoferilor și excepțiile tahografului. Raportarea istorică este importantă deoarece o audiere a Traffic Commissioner poate întreba care a fost poziția de control la o dată anterioară, nu doar astăzi.

Utilizarea zilnică este adesea subestimată. Dacă introducerea unei inspecții finalizate durează prea mult, utilizatorii creează scurtături în afara sistemului. Dacă raportarea defectelor mobile este incomodă, șoferii încetează să o folosească corect. Dacă schimbările de remorci sunt dificile de înregistrat, fișierul remorcii devine nesigur. Cel mai bun sistem de conformitate este acela pe care biroul, atelierul și șoferii îl vor folosi efectiv în mod constant.

Asta este, de asemenea, motivul pentru care pregătirea fișierului contează mai mult decât numărul de funcții. O listă lungă de funcții este mai puțin valoroasă decât o pistă de audit curată, termene clare și dovezi care pot fi produse rapid. Operatorii care analizează această problemă în profunzime compară adesea sistemele cu standardul din alegerea software-ului care menține fișierul tău O-licență pregătit.

Ce tip de operator are cea mai mare nevoie de un sistem all-in-one?

Operatorii care beneficiază cel mai mult sunt de obicei cei cu suficiente părți mobile încât instrumentele separate creează riscuri. Asta include flotele de transport cu mai multe vehicule, operațiuni mixte rigide și remorci, flotele PSV și orice afacere în care mai mult de o persoană atinge înregistrările de conformitate pe parcursul săptămânii.

Pentru șoferii proprietari, răspunsul depinde de complexitate. Un operator cu un singur vehicul cu întreținere externalizată și aranjamente simple pentru șoferi poate gestiona cu o configurație mai ușoară pentru o vreme, atâta timp cât înregistrările sunt complete și termenele sunt controlate. Dar chiar și la acea dimensiune, o inspecție ratată, o rezervare tardivă MOT sau un document Driver CPC lipsă pot cauza probleme disproporționate. Mulți șoferi proprietari aleg un singur sistem pur și simplu pentru că nu au personal de birou pentru a conecta înregistrările mai târziu.

Flotele de furgon și afacerile de curierat trebuie, de asemenea, să evalueze cu atenție cadrul legal. Nu fiecare operațiune de furgon este sub o licență de operator, dar multe sunt acum în sfera de aplicare în funcție de greutate, utilizare și activitate internațională. Acolo unde se aplică o licență de operator, aceeași așteptare de planificare adecvată a întreținerii și dovezilor urmează. Reguli din Marea Britanie în acest domeniu nu sunt identice cu poziția mai largă a UE, așa că operatorii care operează în ambele ar trebui să-și evalueze obligațiile în funcție de licența și categoria de vehicul pe care le folosesc efectiv.

Operatorii de autobuze și autocare câștigă de obicei mult de la un sistem all-in-one, deoarece controlul testului anual, programarea inspecțiilor de siguranță, înregistrările calificărilor șoferilor și dovezile tahografului necesită toate o supraveghere atentă. Același lucru se aplică flotelor mixte care operează atât vehicule de marfă, cât și de pasageri, unde procesele separate se dezvoltă adesea în timp și devin mai greu de gestionat.

Agențiile de recrutare și agențiile de șoferi sunt puțin diferite. Dacă nu sunt titularii licenței pentru vehicule, s-ar putea să nu aibă nevoie de întreținerea completă a vehiculului. Dar acolo unde sunt responsabili pentru înregistrările șoferilor, verificările licenței, dovezile Driver CPC și DQC, o platformă de conformitate combinată reduce în continuare riscul, mai ales dacă susțin flote multiple de clienți.

La Operator Compliance, construit de Fleeta Limited, am modelat sistemul în jurul înregistrărilor pe care operatorii trebuie efectiv să le producă sub cadrul DVSA, deoarece știm diferența dintre un instrument de memento și un registru de conformitate. Indiferent dacă cunoști produsul ca Operator Compliance sau OperatorCompliance, principiul este același. Dacă planificatorul tău de întreținere, programul de inspecție, termenele limită ale șoferilor și dovezile tahografului sunt toate parte a aceleași povești de O-licență, este mai ușor să le controlezi într-un singur sistem decât în cinci.