Cum să aplici pentru un card tacho de înlocuire în Marea Britanie

Un șofer sună biroul de trafic imediat după o cursă cu mai multe livrări. Cardul tacho de înlocuire lipsește, următorul vehicul este deja rezervat, iar întrebarea este imediată: poate șoferul să lucreze, ce înregistrări trebuie păstrate și cât de repede trebuie să fie trimisă aplicația?

Formularul DVLA este doar o parte a răspunsului. Un manager de transport trebuie, de asemenea, să protejeze înregistrările șoferului, să gestioneze unitatea vehiculului, să mențină fișierul de licență al operatorului coerent și să arate, dacă este întrebat de DVSA sau de Traffic Commissioner (Comisarul pentru trafic), de ce șoferul a operat fără un card și cum a fost controlată această lacună. Procesul de mai jos urmărește incidentul de la prima descoperire până la descărcări, analize și dovezi de audit.

Cuprins

• Când un șofer își dă seama că cardul lipsește sau este deteriorat
  • Primele verificări la depozit
• Cine se califică și ce declanșează o înlocuire
  • Cele patru situații recunoscute
  • Înlocuirea este diferită de reînnoire
• Documente și informații de care ai nevoie înainte de a aplica
  • Construiește un pachet de aplicație
  • Fă dovezile utilizabile mai târziu
• Trimiterea aplicației DVLA pas cu pas
  • Completează formularul în ordinea corectă
• Taxe, termene și fereastra de aplicație de 7 zile
• Conducerea fără un card și menținerea înregistrărilor de ore curate
  • Pune înregistrarea șoferului în vehicul
  • Reconcilierea primei descărcări de înlocuire
• Integrarea cardurilor de înlocuire, descărcărilor și mementourilor în sistemul tău de flotă
  • Leagă datele de controalele corecte
  • Menține tabloul de bord onest
  • Lista de verificare a operatorului

Când un șofer își dă seama că cardul lipsește sau este deteriorat

Problema apare adesea între lucrări. Un șofer verifică punga portofelului după un schimb lung și găsește slotul gol. Altul introduce un card marcat de o pată de cafea și vede o eroare a cardului tachografului. Vehiculul poate fi rezervat pentru următoarea cursă, dar prima decizie este dacă șoferul poate să-l miște legal și cum va fi dovedită activitatea lipsă.

Tratează prima apel ca un incident controlat. Un șofer trebuie să aplice pentru o înlocuire în termen de 7 zile când cardul este pierdut, furat, deteriorat sau nu mai funcționează, conform ghidului oficial GOV.UK pentru cardul digital tachograf. Timpul începe de la eveniment sau descoperire, nu de la momentul în care cineva deschide în cele din urmă formularul online.

Primele verificări la depozit

Întreabă șoferul ce s-a întâmplat, când s-a întâmplat și unde a fost folosit ultima dată cardul. Verifică vehiculul, depozitul și locația anterioară de livrare înainte de a-l înregistra ca pierdut. Dacă se suspectează furtul, documentează circumstanțele și obține referința relevantă pentru infracțiune sau pierdere. Dacă cardul este deteriorat sau respins, păstrează-l, înregistrează mesajul tachografului și oprește-te din a-l forța repetat în cititor.

Unitatea vehiculului poate să nu înregistreze activitatea în modul obișnuit legat de card. Afișajul poate arăta -- pentru schimbul curent, în timp ce șoferul poate presupune că biroul poate reconstrui totul mai târziu. Aceasta creează un risc de aplicare. La un control rutier, conducerea inexplicabilă fără un card poate părea o încălcare mai degrabă decât o excepție temporară documentată.

Depozitul trebuie să planifice, de asemenea, pentru lacuna după aplicație. Șoferul poate fi nevoit să lucreze în cadrul procesului permis fără card, folosind înregistrările manuale și printurile necesare. Ciclu de descărcare de 28 de zile nu dispare pentru că cardul lipsește. Biroul ar trebui să înregistreze ce nu a putut fi descărcat, de ce a fost indisponibil și ce dovezi de substituție au fost colectate, apoi să păstreze urma incidentului pentru o vizită viitoare DVSA sau o audiere a Comisarului pentru trafic.

Regulă practică: Prima apel telefonică ar trebui să creeze un record de incident datat, instrucțiuni pentru șofer și un proprietar numit pentru aplicația de înlocuire.

Înregistrează numărul de înmatriculare al vehiculului, șoferul, ruta, timpul descoperirii, ultima utilizare cunoscută a cardului și orice printuri imediate. Oferă șoferului o instrucțiune scrisă înainte ca vehiculul să se miște, inclusiv pașii necesari pentru păstrarea înregistrărilor în perioada fără card. O direcție scrisă calmă este mai ușor de apărat decât o asigurare verbală grăbită atunci când șoferul explică ulterior incidentul unui ofițer de aplicare a legii.

Cine se califică și ce declanșează o înlocuire

Un șofer care ajunge la depozit fără un card utilizabil are nevoie de o categorie, nu de o presupunere. Regulamentele privind echipamentele de înregistrare pentru vehiculele de pasageri și mărfuri 2005 recunosc patru declanșatoare de înlocuire: cardul este deteriorat, defect, pierdut sau furat. Titularul trebuie să aplice în termen de șapte zile, să plătească taxa prescrisă și să predea un card deteriorat sau defect, acolo unde este necesar.

Cele patru situații recunoscute

• Pierdut: Șoferul nu poate produce cardul și căutările rezonabile nu l-au găsit. Înregistrează când a fost descoperită pierderea, unde a fost folosit ultima dată cardul și ce verificări au fost completate.
• Furat: Cardul a fost luat sau șoferul crede în mod rezonabil că a fost luat. Păstrează orice referință pentru infracțiune sau pierdere și relatarea scrisă a șoferului.
• Deteriorat: Un corp de card crăpat, demagnetizare sau informații ilizibile împiedică utilizarea fiabilă. Păstrează cardul. Nu-l arunca înainte ca ruta aplicației să confirme ce trebuie făcut.
• Defect: Cititorul respinge cardul, afișează o eroare persistentă a cardului sau nu poate citi datele sale. Înregistrează mesajul unității vehiculului, păstrează orice print și aranjează verificări tehnice, acolo unde este cazul.

Un card de șofer GB valid utilizat pentru conducerea în domeniul de aplicare cade de obicei într-una dintre aceste rute. O schimbare de angajator nu face ca un card valid existent să fie o primă emisiune sau o înlocuire. Operatorul ar trebui să-și actualizeze înregistrările de șofer și angajator, în timp ce cardul rămâne conectat la șofer.

Înlocuirea este diferită de reînnoire

Un card expirat sau pe cale de a expira aparține procesului de reînnoire. Un card pentru prima dată este o primă emisiune. O schimbare de nume, unde înregistrarea permisului de conducere rămâne neschimbată, nu stabilește de la sine un declanșator de înlocuire.

Un card rechemat de DVLA este, de asemenea, un caz separat. Păstrează comunicarea de rechemare și urmează instrucțiunile emise de DVLA. Nu eticheta cardul ca fiind pierdut sau deteriorat doar pentru că șoferul nu îl mai deține.

Pentru planificarea expirării, ghidul pentru un card tachograf expirat poate susține o informare internă. Nu ar trebui folosit pentru a recategorizare aplicația. Fișierul depozitului ar trebui să identifice evenimentul real, ruta selectată și dovezile care susțin acea decizie, astfel încât procesul de înlocuire să rămână clar în perioada de lucru fără card și orice revizuire ulterioară a conformității.

Documente și informații de care ai nevoie înainte de a aplica

Un șofer poate să-și amintească că a pierdut un card, dar să nu fie capabil să finalizeze aplicația la biroul depozitului. Adresa poate fi depășită, numărul vechi al cardului poate lipsi sau fotografia disponibilă poate să nu îndeplinească cerințele serviciului. Asamblează înregistrările și dovezile incidentului înainte de a deschide serviciul online DfT.

Construiește un pachet de aplicație

Păstrează aceste detalii lângă persoana care completează formularul:

• Detalii despre permisul de conducere: Ai numărul complet al permisului și detaliile emiterii disponibile, preluate din înregistrarea curentă a șoferului.
• Istoricul adreselor: Înregistrează adresa curentă și ultimele trei ani de adrese, dacă sunt disponibile. Adresa curentă ar trebui să corespundă permisului de conducere.
• Numărul de asigurare națională: Introdu-l exact așa cum este înregistrat. Verifică caracterele neclare în loc să ghicești.
• Numărul cardului existent: Citește-l de pe card, o descărcare anterioară sau înregistrările operatorului. Dacă cardul lipsește și numărul nu poate fi confirmat, lasă-l nerezolvat în loc să inventezi unul.
• Informații despre angajator: Păstrează numele angajatorului și numărul de licență al operatorului disponibile pentru aplicație și fișierul depozitului.
• Fotografie: Pregătește o fotografie digitală de tip pașaport în formatul și dimensiunile solicitate de serviciu. Trebuie să fi fost făcută în ultima lună.
• Semnătură: Folosește un specimen de semnătură scanat. Un nume tipărit sau scris nu oferă semnătura șoferului.
• Dovezi de pierdere sau infracțiune: Pentru furt, păstrează numărul de referință pentru infracțiune sau pierdere și plasează înregistrarea de susținere cu fișierul incidentului.

Numărul de licență al operatorului identifică operatorul, nu șoferul. Aplicația stă, așadar, alături de propriile înregistrări ale operatorului. Păstrează profilul șoferului, alocarea vehiculului, nota incidentului și descărcarea ulterioară a cardului conectate, astfel încât biroul de transport să poată explica ce s-a întâmplat în perioada fără card.

Fă dovezile utilizabile mai târziu

Folosește nume de fișiere consistente și stochează documentele într-o locație pe care managerul de transport o poate accesa. Pachetul ar trebui să includă confirmarea aplicației, o fotografie sau un scan al cardului, referința poliției sau a pierderii, declarația șoferului, printurile vehiculului și confirmarea livrării ulterioare.

Aceasta este importantă atunci când un card lipsă afectează ciclu de descărcare de 28 de zile. Înregistrează ultima descărcare reușită, data la care cardul a dispărut și fiecare înregistrare manuală efectuată ulterior. Fișierul ar trebui să arate, de asemenea, munca șoferului fără card și verificările depozitului efectuate în acea perioadă. Fereastra de 15 zile fără card este mai ușor de apărat atunci când dovezile sunt datate și păstrate împreună.

Înainte de trimitere, întreabă: această stivă ar trece un audit de birou DVSA astăzi? Dacă nu, rezolvă detaliul lipsă înainte de a apăsa trimite. Un fișier ordonat nu poate schimba faptele, dar poate demonstra că operatorul a identificat problema prompt și a gestionat înregistrările șoferului deliberat.

Trimiterea aplicației DVLA pas cu pas

Un șofer poate aștepta la poartă cu un card lipsă în timp ce planificarea necesită un răspuns clar. Trimite înlocuirea prin serviciul online DfT folosind detaliile verificate ale șoferului. Selectează înlocuire, nu prima emisiune, și alege motivul care se potrivește incidentului. Această alegere afectează înregistrarea aplicației și dovezile pe care depozitul trebuie să le păstreze.

Completează formularul în ordinea corectă

1. Conectează-te cu detaliile șoferului. Verifică informațiile despre licență și identificatorii personali înainte de a continua.
2. Selectează motivul înlocuirii. Alege pierdut, furat, deteriorat sau defect conform faptelor.
3. Introdu numărul vechi al cardului, unde este cunoscut. Confirmă-l în raport cu cardul sau o înregistrare de descărcare de încredere.
4. Furnizează fotografia și semnătura. Verifică dacă fotografia îndeplinește cerințele serviciului și că semnătura aparține șoferului.
5. Verifică detaliile șoferului și operatorului. Compară numele angajatorului și referința licenței operatorului cu înregistrarea biroului de trafic.
6. Completează declarația. Pentru furt, folosește declarația de pierdere sau furt arătată de serviciu. Pentru un defect, păstrează dovezile tehnice și urmează orice instrucțiune de returnare a cardului defect.
7. Trimite și salvează referința. Înregistrează confirmarea finală și semnătura electronică imediat.

Înregistrează data aplicației în raport cu profilul șoferului, mai degrabă decât să o lași în contul de email al unei singure persoane. Adaugă referința și chitanța de plată la înregistrarea incidentului. Informează planificarea că aplicația a fost trimisă, păstrând în același timp înregistrări controlate pentru perioada fără card. Trimiterea nu rezolvă de la sine dovezile orelor șoferului sau obligațiile de descărcare ale depozitului.

Erorile de identitate și motiv creează adesea urmăriri evitabile. Alege opțiunea corectă, chiar dacă alta pare mai rapidă. Păstrează confirmarea cu declarația șoferului, printurile și alte înregistrări din perioada fără card, astfel încât o revizuire viitoare DVSA să poată conecta aplicația la munca efectuată.

Procesul vizual funcționează bine pentru informările șoferilor. Oferă biroului de trafic o explicație scurtă, repetabilă, fără a se baza pe un email informal.

Taxe, termene și fereastra de aplicație de 7 zile

O aplicație de înlocuire poate fi trimisă prompt, dar taxa depinde de tranzacția selectată. O înlocuire pierdută sau furată costă £19. Un prim card digital tachograf pentru șofer GB costă £32, în timp ce reînnoirea unui card expirat costă £19. Verifică opțiunea de plată arătată de serviciul online și păstrează chitanța cu referința aplicației. Alegerea tipului greșit de aplicație poate crea urmăriri evitabile pentru biroul de trafic.

Ceasurile trei au nevoie în continuare de înregistrări separate în fișierul incidentului depozitului.

Aceste ceasuri îndeplinesc sarcini diferite. Cerința de șapte zile se referă la realizarea aplicației. Concesia fără card reglementează dacă șoferul poate continua să lucreze î