Defecțiuni pe marginea drumului fără lacune de conformitate

O defecțiune pe marginea drumului devine o problemă de conformitate în momentul în care șoferul se oprește. Presiunea comercială este întotdeauna de a pune vehiculul în mișcare, de a proteja încărcătura, de a liniști clientul și de a recupera ruta. Toate acestea sunt reale, dar pentru un titular de licență de operator, documentația contează la fel de mult. Dacă înregistrările sunt slabe, o simplă defecțiune mecanică poate duce la întrebări despre controlul întreținerii, raportarea de către șofer, acuratețea tahografului și dacă vehiculul a fost repus în serviciu fără dovezi corespunzătoare.

Abordarea cea mai sigură este să tratăm fiecare defecțiune ca un incident care necesită un dosar complet. Acest dosar ar trebui să arate ce a găsit șoferul, cine a fost informat, ce reparație a fost efectuată, ce verificări au fost făcute înainte ca vehiculul să se miște din nou, cum a înregistrat șoferul timpul și ce s-a întâmplat dacă DVSA a fost implicat. Aceasta este standardul practic pentru conformitate după o defecțiune pe marginea drumului a unui HGV, iar aceeași disciplină ajută și flotele de furgonete, autobuze și autocare.

Ce trebuie înregistrat imediat ce apare defecțiunea

Prima înregistrare este raportul de defect al șoferului. Dacă defectul apare în timpul turei, șoferul ar trebui să-l raporteze cât mai curând posibil, nu doar la sfârșitul zilei. În termenii licențierii operatorilor din Marea Britanie, acel raport face parte din dovezile că șoferul a identificat un defect și că operatorul a acționat.

Minim, dorim ca șoferul să înregistreze:

• data și ora defecțiunii
• locația exactă sau cea mai apropiată locație sigură și identificabilă
• numărul de înmatriculare, numărul remorcii, dacă este relevant, și numărul flotei
• numele șoferului
• o descriere clară a simptomelor, nu doar „defecțiune”
• dacă au apărut lumini de avertizare
• dacă vehiculul a fost imobilizat, a mers încet către un loc sigur sau a fost recuperat
• dacă încărcătura, pasagerii sau bunurile cu temperatură controlată au fost afectate
• dacă poliția, National Highways, recuperarea sau DVSA au fost prezente
• dacă vehiculul a fost declarat VOR

Acel raport ar trebui să fie separat de orice apel telefonic casual sau fir de mesaje. Un manager de transport are nevoie de o înregistrare formală a defectului care poate fi arhivată împotriva vehiculului și, unde este relevant, a remorcii. Dacă șoferul a completat deja o verificare zilnică, noul defect ar trebui să fie înregistrat tot ca un defect în serviciu. Nu este suficient să ne bazăm pe faptul că defectul nu a fost prezent mai devreme în zi.

Cine trebuie informat depinde de operațiune, dar lanțul intern minim este de obicei biroul de transport sau managerul de serviciu, persoana care controlează întreținerea și echipa de relații cu clienții dacă ruta, încărcătura sau serviciul sunt afectate. Dacă vehiculul este închiriat, în leasing sau sub un contract de întreținere extern, furnizorul relevant ar trebui, de asemenea, să fie notificat fără întârziere. Dacă defecțiunea afectează asigurarea, dreptul la asistență pe marginea drumului sau verificările identității vehiculului, operatorii ar putea avea nevoie de acces la datele poliței și vehiculului, iar unele flote verifică înregistrările prin askMID cu Motor Insurers' Bureau, sau MIB, atunci când se ocupă de incidente și prezența terților.

Dacă defectul are implicații evidente pentru siguranța rutieră, instrucțiunea pentru șofer ar trebui să fie clară. Nu continuați decât dacă vehiculul poate fi mutat legal și în siguranță. Asta pare evident, dar multe probleme de conformitate încep cu o judecată informală că vehiculul este „probabil în regulă pentru câțiva kilometri”.

Cum să documentați reparațiile pe marginea drumului efectuate de o terță parte

O reparație pe marginea drumului efectuată de o terță parte este conformă doar dacă operatorul poate arăta ce a fost găsit, ce a fost făcut și de ce vehiculul a fost considerat apt pentru a se mișca ulterior. O asigurare verbală din partea mecanicului nu este suficientă de una singură.

Ne așteptăm ca reparatorul de pe marginea drumului să furnizeze dovezi care includ:

• numele firmei reparatorului
• data, ora și locația prezenței
• identificarea vehiculului și remorcii
• defectul raportat
• diagnostic
• lucrările efectuate
• piese montate, dacă este cazul
• orice limitare a utilizării, cum ar fi „întoarcere la depozit doar” sau „reparație temporară”
• numele sau semnătura persoanei care a efectuat reparația

Dacă reparația a fost temporară, documentele ar trebui să menționeze acest lucru. Reparațiile temporare sunt una dintre principalele zone în care apar lacune de conformitate. Un furtun fixat, cabluri izolate, o linie de aer reparată sau o problemă la roată care a fost făcută mobilă suficient pentru recuperare pot fi suficiente pentru a ajunge la bază, dar nu suficiente pentru a returna vehiculul la serviciul normal. Dosarul de întreținere trebuie să arate că acțiunea temporară de pe marginea drumului a fost urmată de o rectificare corespunzătoare în atelier.

Rectificarea ar trebui apoi să fie semnată de persoana autorizată a operatorului. În practică, aceasta poate fi mecanicul, controlerul de atelier, furnizorul de întreținere sau managerul de transport, în funcție de modul în care este structurat sistemul de întreținere. Punctul cheie este că operatorul își asumă responsabilitatea pentru înregistrarea faptului că defectul a fost rectificat, nu doar că cineva a fost prezent.

Acele documente ar trebui adăugate la istoricul de întreținere al vehiculului cu aceeași disciplină ca un raport de inspecție de siguranță. Ar trebui să fie alături de raportul de defect, factura de reparație sau fișa de lucru, orice notă de recuperare și orice inspecție de atelier ulterioară. Dacă a fost implicată o remorcă, dosarul remorcii ar trebui să conțină, de asemenea, documentele. Dacă defectul a afectat un program de inspecție de siguranță, notați dacă intervalul de inspecție planificat a fost păstrat sau dacă a fost efectuată o inspecție suplimentară.

Aici este exact unde un sistem ajută. Dacă raportul de defect, fișa de lucru de pe marginea drumului, semnarea și datele VOR sunt împărțite între email, WhatsApp, un jurnal pe hârtie și un spreadsheet de întreținere, dosarul Traffic Commissioner devine mai greu de apărat. Am construit Operator Compliance în jurul menținerii acestor dovezi împreună, în conformitate cu Ghidul DVSA pentru menținerea aptitudinii rutiere și cu așteptările de documentare practică ale managerilor de transport. Ghidul nostru privind interdicțiile pe marginea drumului și opririle PG9 se aliniază aceluiași principiu.

Verificări înainte ca vehiculul să fie acceptat înapoi ca fiind apt pentru circulație

O reparație pe marginea drumului poate pune vehiculul în mișcare, dar un operator trebuie să decidă dacă aceasta este suficientă pentru a returna vehiculul în serviciu. Decizia ar trebui să se bazeze pe dovezi, nu pe comoditate.

Înainte de a accepta vehiculul înapoi ca fiind apt pentru circulație, ne-am aștepta la verificări practice, cum ar fi:

• confirmarea defectului inițial și exact cum a fost rectificat
• o re-verificare a șoferului, acolo unde este sigur și relevant, pentru a confirma că simptomele defectului au dispărut
• confirmarea că niciun alt sistem critic pentru siguranță nu a fost afectat
• dacă au fost implicate lumini de avertizare sau coduri de eroare, confirmarea stării lor
• acolo unde este relevant, performanța frânelor, senzația de direcție, acumularea de aer, iluminatul, starea anvelopelor, securitatea roților și securitatea cuplajului
• confirmarea că orice problemă de restricție a încărcăturii a fost abordată
• dacă un defect al remorcii a cauzat oprirea, confirmarea că atât tractorul, cât și remorca au fost verificate pentru daune rezultate sau defecte asociate

Gradul de verificare depinde de defect. O simplă înlocuire a unei becuri nu este același lucru cu o problemă de frână, direcție, suspensie sau roată. Un operator conservator va escalada reparațiile critice pentru siguranță efectuate pe marginea drumului la o inspecție în atelier înainte ca vehiculul să reia lucrul normal, chiar dacă poate să se miște legal de pe marginea drumului.

Din acest motiv, mulți operatori folosesc trei stări în loc de un simplu da sau nu:

• reparat și apt pentru a continua serviciul
• reparat pentru mișcare controlată doar, cum ar fi întoarcerea la depozit sau atelier
• ne-reparat, recuperare doar

Această disciplină internă contează. Dacă lucrarea de pe marginea drumului a fost doar suficientă pentru a scoate vehiculul de pe carosabil, înregistrările ar trebui să spună acest lucru clar. Nu ar trebui să apară ulterior că operatorul a tratat o reparație temporară de pe marginea drumului ca o rectificare completă.

În cazul în care defectele sunt grave sau repetate, managerul de transport ar trebui să se uite și mai departe. A fost aceasta o defecțiune izolată, o raportare slabă a defectelor zilnice, întreținere preventivă ratată sau o problemă recurentă cu un anumit tip de unitate sau remorcă? O singură defecțiune poate expune o tendință de întreținere.

Înregistrările tahografului în timp ce șoferul așteaptă, asistă sau este recuperat

Înregistrările tahografului în timpul unei defecțiuni sunt adesea neîngrijite deoarece ziua șoferului se oprește conform planului. Abordarea cea mai sigură este să păstrăm înregistrarea exactă a ceea ce face efectiv șoferul în fiecare etapă.

Dacă șoferul așteaptă pur și simplu și este liber să-și dispună de timpul său, pauza sau odihna pot fi adecvate în funcție de circumstanțe. Dacă șoferul este obligat să rămână cu vehiculul, să colaboreze cu recuperarea, să protejeze scena, să supravegheze încărcătura, să asiste la acces sau să rămână responsabil pentru muncă, aceasta este mai probabil să fie o altă muncă sau, în unele cazuri, disponibilitate decât pauză. Modul exact depinde de fapte, așa că sfătuim șoferii și managerii să fie conservatori și să evite să declare pauză decât dacă condițiile legale pentru pauză sunt îndeplinite cu adevărat.

Ca regulă practică:

• raportarea activă a defectelor, interacțiunea cu autoritățile, aranjarea recuperării, asistarea reparației sau transferului de încărcătură și verificările vehiculului ar trebui să fie înregistrate ca altă muncă
• așteptarea unde durata este cunoscută în avans și șoferul nu este obligat să lucreze poate fi considerată disponibilitate
• pauza ar trebui folosită doar dacă șoferul este cu adevărat într-o pauză calificată și liber de îndatoririle de muncă
• dacă șoferul este recuperat ca pasager, înregistrați perioada conform a ceea ce face efectiv șoferul și păstrați note dacă situația este neobișnuită

Dacă o înregistrare nu poate fi capturată corect pe unitate, pot fi necesare înregistrări manuale. Șoferii ar trebui să facă o imprimare sau o intrare manuală unde este necesar și să noteze motivul, cum ar fi defecțiunea, reparația pe marginea drumului sau recuperarea. Nota ar trebui să includă data, ora și locul, iar șoferul ar trebui să o semneze dacă așa se completează înregistrarea. Scopul nu este de a crea documente suplimentare de dragul lor. Este de a ne asigura că oricine revizuiește ziua mai târziu poate înțelege de ce urma arată neregulat.

Pentru flote mixte, amintiți-vă că regulile din Marea Britanie privind orele șoferilor și tahografele pot diferi în detaliu de cele ale UE în general, în special în funcție de tipul de vehicul, rută și regimul legal. Acolo unde se aplică regulile UE, acestea ar trebui respectate ca atare. Acolo unde se aplică regulile interne, documentarea trebuie să fie suficient de clară pentru a explica timpul șoferului. Dacă o defecțiune cauzează o extindere inevitabilă sau o situație excepțională, șoferul ar trebui să facă nota scrisă necesară în înregistrare, iar operatorul ar trebui să o păstreze.

Aceasta este unul dintre motivele pentru care operatorii doresc dovezi tahografice și note de incident în același loc. Adesea vedem partea de întreținere păstrată într-un sistem și explicația șoferului undeva în altă parte. Asta este mai greu de apărat decât o înregistrare unificată.

Ce trebuie să faceți dacă DVSA emite o interdicție pe marginea drumului

Dacă DVSA emite o interdicție, vehiculul, remorca sau ambele au fost găsite cu un defect suficient de grav pentru a restricționa utilizarea. În practică, aceasta înseamnă că unitatea nu poate pur și simplu să revină în serviciu pentru că operatorul crede că problema a fost rezolvată. Condițiile interdicției controlează ce se întâmplă în continuare.

O interdicție poate fi imediată sau întârziată. O interdicție imediată înseamnă că utilizarea este oprită imediat, sub rezerva oricărei mișcări specifice permise. O interdicție întârziată permite utilizarea limitată continuă până la timpul specificat, dar operatorii ar trebui să o trateze în continuare serios și să rectifice defectul prompt.

Primul pas este să păstrați notificarea interdicției și să înregistrați:

• ce defect a fost menționat
• dacă s-a aplicat vehiculului, remorcii sau amândurora
• dacă a fost imediată sau întârziată
• orice condiții privind mișcarea
• numele examinatorului, dacă este menționat
• data, ora și locul emiterii

Eliminarea defectului înseamnă mai mult decât repararea problemei. Operatorul are nevoie de dovezi că interdicția a fost satisfăcută înainte ca vehiculul să fie utilizat din nou. În funcție de defect și de termenii notificării, acest lucru poate implica dovezi de reparație, dovezi de inspecție și, unde este necesar, o aprobată formală de către un examinator autorizat sau un proces de stație de testare. Operatorii ar trebui să urmeze instrucțiunile din notificare și orice ghidare DVSA însoțitoare. Nu presupuneți că o factură de atelier de una singură este întotdeauna suficientă.

Înregistrările de păstrat ar trebui să includă interdicția, fișa de lucru pentru reparație, orice înregistrare a pieselor, orice semnătură a mecanicului, orice inspecție sau rezultat de test ulterior și înregistrarea deciziei operatorului de a returna vehiculul din statutul VOR. Dacă interdicția a dus la o inspecție ratată, anularea rutei, o problemă cu orele șoferului sau o reclamație a clientului, păstrați și acele înregistrări legate.

Atunci când o interdicție este emisă, managerul de transport ar trebui să revizuiască dacă aceasta declanșează acțiuni mai ample. Aceasta poate însemna verificarea vehiculelor similare, revizuirea performanței furnizorului de întreținere sau evaluarea dacă defectul ar trebui raportat intern ca o problemă de control al întreținerii. Notițele noastre practice privind interdicțiile și opririle PG9 acoperă partea operațională în mai multe detalii.

Dosarul pe care un Traffic Commissioner l-ar aștepta ulterior

După o defecțiune pe marginea drumului, în special una care implică un defect grav sau o interdicție, Traffic Commissioner ar aștepta un traseu de audit clar. Nu o grămadă de documente deconectate, ci un dosar coerent care arată controlul.

Un dosar bun post-incident va conține de obicei:

• raportul de defect al șoferului
• ora și metoda de notificare internă
• orele de început și sfârșit VOR
• detalii despre asistența pe marginea drumului sau prezența recuperării
• fișa de lucru și factura reparației de la terță parte
• orice fotografii
• orice printuri tahografice sau înregistrări manuale care explică ziua
• orice documente de interdicție DVSA sau de control pe marginea drumului
• inspecția de urmărire în atelier și semnarea rectificării
• decizia de autorizare a revenirii în serviciu
• orice notă de revizuire din partea managerului de transport
• dovezi ale oricărei acțiuni preventive luate ulterior

Acest ultim punct contează. Dacă incidentul a expus un proces slab, dosarul ar trebui să arate ce s-a schimbat. Acesta ar putea fi un instructaj revizuit pentru șofer, o nouă regulă de escaladare pentru reparațiile temporare sau o decizie că anumite defecte de pe marginea drumului trebuie să fie întotdeauna văzute în atelier înainte ca utilizarea normală să reia.

Pregătirea dinainte este simplă, dar trebuie să existe înainte ca telefonul să sune. Recomandăm trei lucruri.

În primul rând, un proces agreat. Șoferii, personalul biroului de trafic, personalul atelierului și managerii de urgență ar trebui să cunoască toți aceleași pași. Cine preia primul apel, cine declară VOR, cine aprobă reparația pe marginea drumului, cine verifică notele tahografului și cine semnează vehiculul înapoi în serviciu nu ar trebui să fie improvizat.

În al doilea rând, contactele furnizorilor care se potrivesc cu zonele în care flota operează efectiv. Păstrați detalii actuale pentru recuperare, suport pentru anvelope, tehnicieni mobili, specialiști în remorci și acoperire în atelier în regiunile pe care vehiculele dumneavoastră le folosesc și păstrați o referință simplă, cum ar fi interdicțiile PG9 și S explicate unde biroul poate găsi. Dacă operați la nivel național, un număr de garaj local într-un sertar de depozit nu este suficient.

În al treilea rând, un loc pentru a captura detaliile incidentului. Nu cinci locuri. O înregistrare ar trebui să conțină defectul, contactele, documentele, semnarea și urmărirea. Aceasta este diferența dintre un dosar de conformitate gestionabil și o agitație înainte de o anchetă publică. În Operator Compliance, acesta este standardul la care lucrăm deoarece Fleeta Limited operează sub o licență de operator și a construit sistemul în jurul setului de înregistrări pe care operatorii sunt efectiv solicitați să le producă.

Pentru operatorii care doresc să strângă procesul înainte de următorul incident, software-ul nostru de conformitate a licenței operatorului pentru o înregistrare unificată este conceput pentru a păstra dovezile vehiculului, remorcii și șoferului împreună, iar echipa noastră poate discuta despre fluxul de lucr