Conformitatea vehiculului care rezistă unui control DVSA

Un control DVSA rareori se referă la un document lipsă. Este vorba despre dacă întregul tău sistem arată control. Dacă un examinator, ofițer de aplicare a legii sau Traffic Commissioner (Comisarul pentru trafic) întreabă cum știi că un vehicul a fost inspectat la timp, că un șofer avea dreptul să-l conducă, că defectele au fost raportate și reparate, iar problemele cu tahograful au fost abordate, ai nevoie de dovezi pe care le poți produce rapid și de încredere.

Asta înseamnă, în practică, conformitatea vehiculului pentru un operator din Marea Britanie. Nu este o politică pe un raft. Este o rutină de lucru pentru vehicule, remorci, șoferi și înregistrări, susținută de date, semnături, dovezi de rectificare și acțiuni clare de management. Când sistemul este credibil, controalele de pe drum sunt mai ușor de gestionat, auditurile sunt mai puțin perturbatoare, iar riscul de licență este mai mic.

Ce înseamnă conformitatea vehiculului pentru un operator din Marea Britanie

Pentru un operator de mărfuri sau pasageri din Marea Britanie, conformitatea vehiculului înseamnă îndeplinirea obligațiilor care stau în spatele unei licențe de operator și capacitatea de a o dovedi. Aceasta include menținerea vehiculelor în stare de funcționare, organizarea inspecțiilor de siguranță regulate, finalizarea MOT sau a testului anual la timp, gestionarea defectelor, verificarea dreptului șoferului de a conduce și păstrarea înregistrărilor corespunzătoare disponibile pentru inspecție.

În termeni de licență de operator, acest lucru se aplică oriunde operezi în cadrul regimului de licențiere. Aceasta include operatori HGV, operatori PSV, multe flote mixte și operatori care utilizează remorci care trebuie controlate și inspectate în același mod ca vehiculele motorizate. De asemenea, este important pentru flotele mai ușoare și operațiunile cu furgonete, unde starea de funcționare, verificările șoferilor și înregistrările de întreținere pot fi, de asemenea, supuse unei examinări, mai ales dacă modelul tău de afaceri, profilul de încărcare sau modelul de operare te aduce în fața aplicării legii.

Cadrele legale nu sunt aceleași pentru fiecare flotă, dar standardul de management este similar. O afacere de transport cu camioane articulate, un operator de autocare, o flotă de curierat, un șofer-proprietar și un manager de transport care supraveghează unități subcontractate au nevoie cu toții de un sistem care răspunde la aceleași întrebări.

Cine este responsabil depinde de rol, dar nu într-un mod care să permită apariția lacunelor. Directorii sunt responsabili pentru afacere. Managerul de transport desemnat este responsabil pentru managementul eficient și continuu al activităților de transport. Furnizorii de ateliere, mecanicii și șoferii au fiecare rolul lor, dar operatorul rămâne responsabil pentru standardul de funcționare și păstrarea înregistrărilor.

În Marea Britanie, reperul practic este Ghidul DVSA pentru Menținerea Stării de Funcționare. Acesta este punctul de referință zilnic pentru intervalele de inspecție, raportarea defectelor, dovezile performanței frânelor, păstrarea înregistrărilor și sistemele. Dacă operezi internațional, pot exista reguli mai largi ale UE referitoare la orele de lucru ale șoferilor și tahografe, dar pentru partea de licență de operator a stării de funcționare și dovezile de audit, regimul din Marea Britanie și ceea ce așteaptă DVSA și Traffic Commissioner sunt cele care contează.

Înregistrările pe care trebuie să le păstrezi și să le dovedești

Un operator conform ar trebui să fie capabil să producă înregistrările de bază fără întârziere. Dacă dovezile tale sunt răspândite în fișiere de hârtie, emailuri de atelier, foi de calcul și telefoane individuale, recuperarea devine problema chiar înainte ca cineva să se uite la conținut.

Pentru vehicule și remorci, fișierul de bază ar trebui să includă:

• detalii despre vehicul, înmatriculare, VIN, detalii de plăcuță unde este relevant, statutul de impozit și asigurare
• detalii despre remorcă, număr de identificare, detalii de plăcuță și istoric de inspecție
• înregistrări ale planificatorului de întreținere care arată inspecțiile de siguranță programate
• fișe de inspecție completate, cu constatări, citiri ale frânelor unde sunt înregistrate și semnătura de aprobat
• înregistrări de reparații și facturi
• dovezi că defectele au fost rectificate, nu doar raportate
• istoricul MOT sau al testului anual și datele viitoare de expirare
• înregistrări de calibrare unde este relevant
• intervalele PMI sau de inspecție de siguranță și orice modificări autorizate ale acestor intervale
• înregistrări ale vehiculelor sau remorcilor plasate VOR și returnate în serviciu

Pentru șoferi, ar trebui să poți arăta:

• verificările licenței șoferului și acțiunile de urmărire
• înregistrările dreptului de muncă unde sunt necesare conform procesului tău
• starea Driver CPC
• detalii DQC și urmărirea expirării
• declarațiile șoferilor și înregistrările de integrare
• detalii despre cardul tahografului și programul de descărcare
• rapoarte de încălcare, confirmări și orice acțiune de formare sau disciplinară

Pentru administrarea licenței de operator, ai nevoie de fișierul de suport care arată autoritatea și controlul tău:

• detalii despre licența de operator și limitele de autorizare
• informații despre centrul de operare
• acorduri cu furnizorii de întreținere sau aranjamente de atelier
• detalii despre managerul de transport
• înregistrări de asigurare
• corespondență relevantă pentru angajamente, modificări de întreținere sau acțiuni de reglementare
• copii sau înregistrări legate de VOL unde administrarea licenței este gestionată online

Testul nu este dacă un document există undeva. Testul este dacă este actual, complet și legat de acțiune. O fișă de inspecție de siguranță cu elemente de recomandare, dar fără dovezi de reparație este incompletă. Un raport de defect fără semnătura persoanei care l-a reparat este slab. O verificare a licenței șoferului efectuată o dată la integrare și niciodată repetată nu este un sistem.

Aici contează și consistența. Dacă un depozit înregistrează defectele de anvelope în text liber, altul folosește un bloc de hârtie, iar un al treilea se bazează pe memoria atelierului, nu ai dovezi standard. În timpul unui audit, inconsistența arată adesea ca o pierdere de control.

Atunci când un vehicul este adăugat recent la flotă, înregistrarea ar trebui să înceapă înainte de a se pune în mișcare. Asta este ceea ce am prezentat în ghidul nostru pentru aducerea unui vehicul în serviciu cu înregistrările de conformitate corecte încă din prima zi.

Cum să controlezi inspecțiile, datele MOT și testele anuale

Cele mai multe eșecuri de conformitate nu sunt cauzate de necunoașterea regulii. Ele sunt cauzate de planificare slabă, date ratate și defecte care sunt lăsate să se acumuleze.

Programarea inspecțiilor de siguranță ar trebui să fie construită în jurul unui planificator fix. Intervalul trebuie să reflecte utilizarea vehiculului, kilometrajul, încărcătura, condițiile de drum și îndrumările producătorului, și trebuie să rămână în limitele susținute de sistemul tău de întreținere și angajamente. Inspecțiile la fiecare șase săptămâni sunt comune în multe operațiuni HGV, dar nu există un interval corect unic pentru fiecare flotă. Punctul cheie este că intervalul trebuie justificat și apoi respectat.

Planificatorul ar trebui să arate, pentru fiecare vehicul și remorcă:

• data ultimei inspecții
• data următoarei inspecții
• frecvența inspecției
• starea rezervării atelierului
• dacă unitatea este disponibilă sau VOR
• dacă există defecte legate care rămân deschise

Utilizarea săptămânii ISO poate ajuta depozitele și atelierele să planifice capacitatea pe parcursul anului, mai ales acolo unde flotele funcționează cu cicluri fixe de inspecție. Reduce confuzia în jurul sfârșitului de lună și al sărbătorilor publice, dar doar dacă toată lumea folosește aceeași logică de calendar.

Controlul MOT și al testelor anuale necesită aceeași disciplină. Pentru HGV-uri și PSV-uri, datele testelor anuale ar trebui să fie vizibile cu mult înainte, cu rezervări făcute suficient de devreme pentru a face față eșecurilor și retestărilor fără a ajunge la expirare. Pentru alte vehicule relevante, datele MOT ar trebui să fie urmărite central, mai degrabă decât lăsate la memento-uri locale. Operatorii adesea se împotmolesc nu pentru că au uitat că testul există, ci pentru că au presupus că o rezervare, un rezultat pozitiv sau o retestare au fost gestionate de altcineva.

Gestionarea defectelor este locul unde conformitatea planificată se întâlnește cu operațiunea reală. Șoferii ar trebui să completeze verificările zilnice și să raporteze defectele imediat. Raportul trebuie să ajungă undeva controlat, nu într-un fir de mesaje text. Decizia trebuie să fie clară:

• poate defectul să aștepte reparația planificată fără a afecta starea de funcționare sau legalitatea
• trebuie vehiculul sau remorca să fie scoase de pe drum
• trebuie să fie marcate VOR în așteptarea inspecției sau reparației

Această decizie ar trebui documentată, împreună cu cine a luat-o și când. Dacă mai târziu se emite o interdicție, fișierul tău trebuie să arate ce a fost cunoscut și ce acțiune a fost luată. Articolul nostru despre ce înseamnă un PG9 pentru vehiculul tău și riscul de licență explică de ce defectele nerezolvate pot deveni rapid o problemă mai largă de licență de operator.

Un sistem credibil verifică, de asemenea, defectele repetate. O defecțiune a unei lămpi poate fi de rutină. Defectele repetate de dezechilibru al frânelor, modele de uzură a anvelopelor, daune ale caroseriei sau defecte electrice ale remorcilor indică o problemă de control al întreținerii. DVSA și Traffic Commissioner vor căuta dacă managementul observă acele modele și acționează în consecință.

Unde se încadrează șoferii și tahografele în conformitatea vehiculului

Conformitatea vehiculului nu se referă doar la vehicul. Șoferii sunt parte a sistemului de control, iar o administrare slabă a șoferilor expune adesea eșecuri mai largi.

Începe cu dreptul. Verificările licenței șoferului ar trebui să fie bazate pe risc și repetate cu o frecvență care reflectă profilul șoferului și operațiunea ta. Trebuie să știi că șoferul deține categoria corectă, nu a pierdut dreptul și nu are sancțiuni care necesită acțiune de management. Verificarea ar trebui să fie înregistrată, datată și atribuită.

Apoi există controlul Driver CPC și DQC. Dacă un șofer are nevoie de Driver CPC pentru munca pe care o face, trebuie să știi starea lor de formare și dacă DQC-ul lor rămâne valid. Datele de expirare ar trebui urmărite înainte de a deveni urgente. Un șofer care este altfel angajabil poate deveni inutilizabil pentru muncă reglementată dacă acest lucru este ratat.

Tahografele sunt o altă parte esențială a imaginii. Pentru operațiunile în cadrul regimului, descărcările de carduri și unități de vehicul trebuie să fie completate conform programului, analizate, revizuite și acționate. O analiză care stă neîntoarsă într-un dosar nu este un sistem de conformitate. Ai nevoie de dovezi ale revizuirii de management, debriefingul șoferului unde este necesar și acțiuni asupra încălcărilor, kilometrilor lipsă, conducerii neatribuite, suspiciunii de abuz de card sau încălcărilor repetate ale regulilor.

Asta contează dincolo de aplicarea orelor de lucru ale șoferilor. Datele tahografului pot susține conformitatea mai largă a vehiculului arătând dacă un vehicul a fost de fapt disponibil pentru inspecție, dacă o unitate a fost utilizată în timp ce era presupus VOR, sau dacă un șofer a operat într-un mod care crește riscul de întreținere și siguranță.

Poziția din Marea Britanie privind tahografele și orele de lucru ale șoferilor urmează în general regulile UE păstrate pentru multe operațiuni, dar operatorii nu ar trebui să presupună că fiecare punct la nivelul UE se aplică identic în Marea Britanie în fiecare caz. Regulile interne, excepțiile și administrarea post-Brexit pot diferi. Ceea ce nu se schimbă este așteptarea că, dacă operațiunea ta este în cadrul regimului, procesul tău de descărcare, analiză și urmărire trebuie să fie robust.

Pentru agenții, șoferi subcontractați și flote mixte, aici este locul unde sistemele se rup adesea. Un șofer poate ajunge cu o licență valabilă, dar fără DQC actual. Un card tahograf poate să nu fie descărcat deoarece șoferul nu este pe rotația ta obișnuită. O verificare a licenței poate fi efectuată prin email fără o urmă de audit. Acestea sunt slăbiciuni evitabile.

Ce așteaptă DVSA și Traffic Commissioner să vadă

Când DVSA vizitează sau când un caz ajunge la Traffic Commissioner, ei nu caută formulări rafinate. Ei caută dovezi că operatorul este în control.

Un sistem de conformitate credibil arată de obicei aceste caracteristici:

• responsabilitățile sunt clare
• datele sunt planificate din timp
• evenimentele ratate sunt vizibile, nu ascunse
• defectele sunt raportate, evaluate, reparate și semnate
• înregistrările sunt complete și ușor de recuperat
• excepțiile declanșează acțiuni de management
• persoanele seniori revizuiesc performanța, nu doar completarea birocratică

Pe drum, asta poate însemna că șoferul poate identifica procesul de raportare a defectelor și produce ceea ce este necesar. La o investigație, poate însemna că poți produce fișe de inspecție, dovezi de performanță a frânelor, istoric de reparații și urmărirea tahografului pentru o perioadă selectată fără a petrece zile întregi asamblându-le. La o anchetă publică sau revizuirea licenței, înseamnă că înregistrările tale susțin explicația ta.

Traffic Commissioner va analiza, de asemenea, dacă managerul de transport exercită un management continuu și eficient. Dacă fișierul arată inspecții repetate întârziate, defecte nerezolvate, fără dovezi ale verificărilor licenței sau fără acțiuni asupra încălcărilor tahografului, aceasta devine o întrebare despre competența managementului la fel de mult ca despre documentație.

Verificările de asigurare și identitate a vehiculului au, de asemenea, locul lor. Operatorii ar trebui să fie capabili să confirme acoperirea și să păstreze înregistrările aliniate cu vehiculele reale în utilizare. askMID, care este furnizat prin Motor Insurers' Bureau, sau MIB, poate ajuta la verificarea dacă un vehicul apare în Motor Insurance Database, dar nu înlocuiește controalele și înregistrările tale de asigurare. Este o verificare, nu sistemul tău principal.

Acelasi principiu se aplică datelor DVLA, sistemelor de atelier și administrării licenței prin VOL. Sursele externe contează, dar nu elimină necesitatea procesului tău controlat.

Cum un singur sistem ajută managerii de transport să rămână în control

Managerii de transport nu își pierd de obicei controlul pentru că nu înțeleg conformitatea. Își pierd controlul pentru că informațiile sunt împărțite în prea multe locuri, termenele se bazează pe memorie, iar dovezile sunt greu de asamblat atunci când ceva nu merge bine.

Asta este motivul pentru care am construit Operator Compliance ca un singur sistem pentru munca de licență de operator. Operăm camioane sub o licență de operator noi înșine prin Fleeta Limited, așa că produsul este modelat în jurul modului în care conformitatea trebuie să funcționeze în flote reale și în jurul Ghidului DVSA pentru Menținerea Stării de Funcționare.

În practică, un singur sistem ajută prin aducerea împreună:

• înregistrările vehiculului și remorcii
• planificatorii de inspecție și datele de expirare
• urmărirea MOT și a testelor anuale
• raportarea defectelor și dovezile de rectificare
• monitorizarea licenței șoferului, Driver CPC și DQC
• înregistrările analizei tahografului
• confirmările semnate și urmele de audit
• raportarea care arată ce este datorat, întârziat, deschis sau în risc

Asta schimbă munca zilnică. În loc să caute în foi de calcul, emailuri și fișiere de hârtie, biroul de transport poate vedea termenele viitoare, urmări înregistrările lipsă și dovedi că s-a luat măsura. Activitatea atelierului și administrarea șoferilor se află în aceeași imagine de conformitate, ceea ce face mai ușor de observat excepțiile.

Asta îmbunătățește, de asemenea, predarea și reziliența. Dacă o persoană este absentă, sistemul arată în continuare ce este datorat săptămâna aceasta, ce este VOR, ce rezervări pentru testul anual sunt în așteptare și ce șoferi au nevoie de atenție. Asta contează în operațiunile mai mici la fel de mult ca în cele mai mari.

Pentru operatorii cu sisteme existente, integrarea este importantă, de asemenea. Unele flote doresc ca datele de conformitate să alimenteze alte instrumente sau să primească actualizări de la acestea. OperatorCompliance poate funcționa în acel mediu mai larg printr-o API REST și webhooks, astfel încât evenimentele și înregistrările să nu trebuiască să fie reintroduse dacă operațiunea ta folosește deja platforme conectate. Acolo unde afacerile construiesc raportări mai largi ale flotei sau fluxuri de lucru asistate de AI, legăturile cu instrumentele de dezvoltare și serviciile de date pot face dovezile de conformitate mai utilizabile în întreaga operațiune. Dacă acest lucru este relevant pentru configurația ta, informațiile noastre pentru sistemele de flotă conectate explică cum abordăm integrarea.

Punctul nu este software-ul pentru sine. Punctul este să ai un sistem care rezistă atunci când un vehicul este oprit, când DVSA cere înregistrări sau când Traffic Commissioner vrea să știe cum gestionezi angajamentele licenței tale. O bună conformitate a vehiculului este vizibilă, de rutină și dovedită. Dacă depinde de un singur proprietar de foaie de calcul sau de un dulap de fișiere care are sens doar pentru un depozit, este fragil.

Operator Compliance este conceput pentru a înlocui acea fragilitate cu un proces clar, auditabil pe care managerii de transport și operatorii îl pot gestiona efectiv. Dacă vrei să vezi cum se compară sistemul nostru de conformitate cu alte modalități de gestionare a înregistrărilor de licență de operator, acesta este locul practic de început.