Избор на една система за съответствие за няколко депо

Ако управлявате превозни средства от повече от едно оперативно център, трудната част рядко е събирането на данни. Тя е в запазването на правилните доказателства на едно място, без да се лишават екипите на депото от отговорността, която им е необходима, за да управляват превозни средства, ремаркета и шофьори всеки ден. Добрата система за съответствие на флота с много депа трябва да позволи на централния офис да вижда риска в цялата лицензия, докато всяко депо все още притежава инспекции, дефекти, проверки на лицензии и последващи действия.

Това е важно във Великобритания, защото съответствието с операторската лицензия се оценява на базата на доказателства, толкова, колкото и на намерение. Когато DVSA (Агенция за автомобилен транспорт) посещава, или когато се подготвя файл за Трафик комисаря, трябва да покажете какво е било дължимо, какво е било направено, какво е било пропуснато, кой е знаел за това и какво се е случило след това. Ако тази информация е разпределена между електронни таблици, дневници на работилници, имейл вериги и отделни портали за тахографи, проблемът не е само в администрацията. Той е в контрола.

Какво трябва да контролира система за много депа на едно място

За няколко депа, една система трябва да държи пълния запис на операторската лицензия на ниво превозно средство, ремарке, шофьор и депо. Това означава повече от списък с активи и дати на изтичане. То означава активен файл за съответствие, който отразява как вашият флот всъщност функционира.

Започнете с основния регистър на активите. Всяко превозно средство и ремарке трябва да имат единен запис с регистрационен или флотен номер, разпределение на депото, оперативен център, данъчен клас, където е уместно, дата на изтичане на MOT или годишен тест, детайли за регистрация на ремаркета, график за PMI или безопасност, история на одометъра, статус на собственост и съхранение на документи. Ако единица премине от едно депо в друго, историята трябва да остане непокътната. Трябва да можете да видите къде е сега, къде е била преди и кои инспекции или дефекти са свързани с нея.

Шофьорите също се нуждаят от същото отношение. Правилният запис трябва да включва категории на лицензите, изтичане на лиценз, доказателства за право на работа, където ги имате, крайни срокове за Driver CPC, изтичане на DQC, медицински дати, където е приложимо, записи за индукция, статус на агенция, разпределение на депо и история на проверки на лицензии. За флоти с пътници и някои операции за частен наем, местните записи на властите също могат да имат значение, но основната позиция на операторската лицензия в Обединеното кралство остава същата. Трябва да имате файла на шофьора, за да покажете текущото право и ясна история на прегледите.

Инспекциите и планирането на поддръжката също трябва да бъдат централно разположени. За оператори на стоки и PSV (публичен превоз на пътници) в Обединеното кралство, системата трябва да планира безопасностни инспекции в съответствие с обявената ви програма за поддръжка и ръководството на DVSA за поддържане на пътна годност. Това означава задаване на интервали за инспекции по превозно средство или група флота, планиране по календарна дата и пробег, където е необходимо, и поддържане на запис на завършените инспекции, тестове на спирачките, ремонти, одобрение от техник и всякакви пропуснати или отложени събития. Ако вашата работилница работи по план за ISO седмица, системата трябва да поддържа това чисто, така че екипите на депото да могат да видят какво е дължимо в седмица 32, седмица 33 и т.н., без да изграждат свой собствен паралелен планировчик.

Доказателствата от тахографа са друга област, където отделни инструменти често създават риск. Не е достатъчно да имате анализ някъде другаде и да се надявате, че някой ще влезе. Свързаната система трябва да държи записи на тахографа на шофьора и превозното средство, нарушения, липсващ пробег или непредставени периоди и потвърждение, че последващото действие е било извършено. Операторите трябва да могат да свържат картината на тахографа с файла на шофьора и отговорното депо, вместо да го третират като самостоятелен остров за съответствие. Ако сравнявате опции, нашето ръководство за анализ на тахографи за по-малки флоти е полезно, тъй като същите проблеми с работния поток важат и в по-голям мащаб.

За флоти, които включват фургони, правната рамка не е идентична на HGV и PSV операциите, но нуждата от управление е подобна. Фургоните може да не попадат под същите изисквания за годишен тест и тахограф във всеки случай, но операторите все още се нуждаят от един запис на инспекции, дефекти, проверки на лицензии и контрол на документи. Затова много смесени оператори търсят софтуер за съответствие за фургони, който може да работи заедно с по-тежки превозни средства в една система, вместо да разделя флота по тип превозно средство.

Как да сравните централния контрол с отговорността на ниво депо

Най-добрите системи не принуждават избор между контрол на централния офис и отговорност на депото. Те разделят видимостта от разрешението.

Когато сравнявате системи, погледнете първо потребителските разрешения. Транспортният мениджър в едно депо може да се нуждае от добавяне на дефекти, завършване на записи за инспекции, назначаване на шофьори и маркиране на превозно средство VOR, но не и от редактиране на записи за друго депо или промяна на глобалните настройки. Централният офис може да се нуждае от групови отчети, достъп до одит и права за ескалация, но не и да се намесва в местните бележки на работилницата. Ако всеки потребител вижда всичко и може да редактира всичко, нямате контрол. Ако само един централен потребител може да актуализира записи, екипите на депото ще се върнат към странични системи и имейли.

Видовете на депото също са важни. Планиращ в Бирмингам трябва да може да отвори табло, което показва само превозни средства, ремаркета и шофьори от Бирмингам, с просрочени елементи, предстоящи дати на MOT или годишен тест, отворени дефекти, дължащи се проверки на лицензии и изключения от тахографа, които изискват действие. Груповото управление след това трябва да може да обобщи това за всички депа, за да идентифицира модели, като например едно място, което многократно пропуска завършването на PMI или един офис по трафика, който изостава с последващите действия по Driver CPC.

Ескалацията е мястото, където много системи стават повърхностни. Лесно е да генерирате напомняния. По-трудно е да докажете какво се е случило, когато напомнянето е било игнорирано. Полезната система за съответствие трябва да ви позволи да определите какво се случва, ако инспекция не е резервирана, ако дефект остава отворен, ако DQC е близо до изтичане или ако проверка на лицензия не е завършена. Одитният следа трябва да показва датата на дължимост, издаденото предупреждение, кой го е получил, дали е било потвърдено и кой го е ескалирал. Това е разликата между административен софтуер и система за контрол на съответствието.

Обработката на VOR заслужава специално внимание. На практика, VOR не е само статус на работилницата. Това е оперативен контрол. Когато се докладва сериозен дефект, системата трябва да позволи превозното средство или ремаркето да бъде маркирано VOR незабавно, да предотврати случайното затваряне, да запише причината, да запише кой е приложил статуса и да покаже решението за освобождаване с дата, час и одобрение. Ако депото може да премахне статуса VOR без доказателство за ремонт или разрешение, процесът е слаб. Ако централният офис може да вижда събитията VOR, но екипите на депото все още могат да действат бързо, имате по-добър баланс.

Транспортните мениджъри също трябва да запазят местната отговорност. Според режима в Обединеното кралство, номинираните транспортни мениджъри носят реална отговорност за непрекъснато и ефективно управление. Централната система трябва да поддържа това, а не да го замъглява. Правилният въпрос не е дали централният офис може да вижда всичко. Въпросът е дали всеки транспортен мениджър може да демонстрира контрол върху собствените си превозни средства, шофьори и поддържащи споразумения, докато операторът запазва надзор над лицензията.

Кои записи са най-важни, когато DVSA иска доказателства

Когато DVSA иска доказателства, скоростта е важна, но структурата е още по-важна. Трябва да представите записи, които са пълни, четливи, датирани и приписуеми на лице.

Първият приоритет е записът за превантивна поддръжка. За всяко превозно средство и ремарке трябва да можете да представите планирания график за инспекции, завършените листове за инспекции, записи за ремонти, доказателства за тестове на спирачките, където се държат, показания на одометъра и всякакви записи за пропуснати инспекции или промени в интервалите. Ако инспекцията е закъсняла, файлът трябва да показва защо, кой е одобрил отклонението и какво е направено, за да се управлява рискът. Празната пропаст е много по-лоша от документирано изключение.

Записите за ежедневни проверки и докладване на дефекти са следващи. Подписаните проверки, независимо дали чрез приложение, портал или уловен подпис, трябва да показват превозното средство, шофьора, датата, часа и съобщеното състояние. Ако е открит дефект, системата трябва да свърже доклада с ремонта или взетото решение. Ако дефект не е открит, записът за липса на дефект все пак трябва да бъде достъпен. За някои оператори, особено където депата са разпръснати, това е една от първите области, където хартията изчезва. Система, която може да извлече последните 90 дни на проверки за дадено превозно средство за секунди, върши истинска работа.

Проверките на шофьорските лицензии и историята на проверките на DVLA също са изключително важни. Трябва да имате текущото право, предишни дати на проверки, резултати и всякакви ограничения или одобрения, отбелязани. За шофьори от агенции и случайни служители, записът все още трябва да бъде свързан с депото и дати на работа. Ако шофьорът е бил предотвратен от разпределение, защото проверката е била просрочена или категорията на лицензията липсва, това решение трябва да бъде видимо. Същото важи и за записите на Driver CPC и DQC. Не е достатъчно да знаете дата на изтичане. Трябва да покажете, че подновяването е било наблюдавано и последвано.

Доказателствата от тахографа често решават дали един файл изглежда контролиран или фрагментиран. Силната одитна следа ще показва изтегляния или импортиран анализ, преглед на нарушения, липсващ пробег или липсващи записи, потвърждение от шофьора, където е използвано, и действия на управлението. Ако системата не може да свърже изключение от тахографа с именуван шофьор и дата за преглед, оставя твърде много за обяснение след събитието.

Трябва също да очаквате бързо да представите история на документите. Това включва графици за застраховка, вътрешно наблюдение, свързано с OCRS, ако го държите, записи за калибриране, където е уместно, съхранение на р