Избор на софтуер, който поддържа записите на шофьорите готови за одит

Ако избирате софтуер за поддържане на записите на шофьорите готови за одит, започнете с един въпрос. Ще ни помогне ли да докажем бързо и ясно, че всяка проверка на лиценз, преглед на Driver CPC и последващо действие са извършени, когато трябва, от правилния човек, с доказателства, които можем да предоставим по-късно?

За британските оператори това е по-важно от дълъг списък с функции. Умна система не е много полезна, ако не може да покаже чиста история за разследване от страна на Traffic Commissioner (Трафик комисар), посещение от DVSA, вътрешен одит или проверка за предварителна квалификация от клиент. Добър софтуер за проверка на шофьорски лицензи и проследяване на CPC трябва да намали ръчните усилия, да сигнализира правилните рискове рано и да поддържа записите свързани с останалата част от съответствието на оператора, вместо да ги оставя в отделни електронни таблици, пощенски кутии и архиви.

Какво трябва да сравнят първо британските оператори

Първата точка за сравнение не е таблото. Това е одитният след.

В контекста на операторската лицензия в Обединеното кралство, транспортните мениджъри се нуждаят от софтуер, който записва какво е проверено, кога е проверено, кой го е прегледал, какъв е бил резултатът и какво се е случило след това. Ако шофьорът има нови точки, ограничение на категорията, изтекъл DQC или липсваща резервация за обучение, системата трябва да показва както предупреждението, така и предприетото действие.

Когато сравнявате системи, погледнете първо тези практични точки:

1. Как се получават и съхраняват проверките на лицензите от DVLA

Софтуерът трябва да поддържа правилни работни потоци за проверка на лицензите от DVLA, а не просто бележка, казваща "лицензът е проверен". Нуждаем се от резултат, който може да бъде запазен срещу записа на шофьора, с дата, резултат и всякакви проблеми с одобрения или права, записани в използваем формат.

За много оператори разликата между приемлива система и полезна е дали резултатът може да бъде прегледан по-късно, без да разчитаме на отделна верига от имейли или изтеглен PDF, съхранен някъде другаде.

2. Дали правилата за риск са конфигурируеми

Не всеки шофьор трябва да бъде на същия цикъл на преглед. 23-годишен куриер, който извършва многократни доставки, шофьор на автобус, който превозва пътници, и дългогодишен шофьор от клас 1 с чиста история, може да се нуждаят от различни интервали за преглед.

Полезна система ни позволява да задаваме честота на прегледите по профил на риска, роля, възраст, ниво на точки, история на искове или бизнес единица. Тя също така трябва да ни позволява да задействаме незабавен преглед, когато проверка показва нови одобрения, загубени права, медицински ограничения или нещо друго, което променя дали шофьорът е годен за работа.

3. Контроли на Driver CPC и DQC

Система, която обработва само проверки на лицензи, прави само половината от работата. За повечето оператори на стоки и пътници, статусът на Driver CPC и изтичането на DQC са също толкова важни оперативно. Нуждаем се от едно място, за да видим дали шофьорът е законно и практически готов за работа, без да превключваме между отделни инструменти.

4. Съхранение на доказателства и подписани записи

За одитни цели, нуждаем се от записи, които остават прикрепени към файла на шофьора. Това включва резултати от проверки, качени документи, бележки на мениджъри, записи за обучение, формуляри за потвърждение и, където е уместно, подписани доказателства. Системата трябва да улесни съхранението на записи за напуснали, както и за текущи служители, тъй като историческите доказателства често са това, което се изисква.

5. Отчети, които отговарят на реалността на операторската лицензия

Транспортният мениджър се нуждае от повече от списък с изтичания. Нуждаем се от отчети, които показват просрочени проверки, предстоящи изтичания на DQC, липсващи документи, нерешени действия и изключения по депо, договор или оперативен център. Нуждаем се също от отчети, които можем да експортираме за вътрешен преглед и отчет на борда.

6. Връзки с по-широкото съответствие

Записите на шофьорите не са изолирани. Ако същият оператор управлява и MOT, резервации за годишен тест, профилактични инспекции, анализ на тахографи, докладване на дефекти и изтичане на документи, тогава поддържането на шофьорите в отделен инструмент създава пропуски. Тези пропуски са точно там, където се появяват пропуснати крайни срокове и слаби вериги от доказателства.

Ако искате по-дълъг списък преди да сравните доставчици, нашето ръководство за как да сравните софтуер за проверка на лицензи за съответствие на флота описва точките, които виждаме, че операторите пропускат най-често.

Как трябва да работи проверката на лицензите на практика

На практика, проверката на лицензите трябва да следва повторяем процес, а не случайна административна задача.

Първо, записът на шофьора трябва да съдържа основната информация: пълно име, дата на раждане, адрес, номер на лиценз, категории, дата на започване, роля, депо, пряк ръководител и всякакви бележки за риск. Това дава бизнес контекста за задаване на честота на прегледа и решаване какво да се прави с всякакви находки.

Второ, самата проверка от DVLA трябва да бъде лесна за иницииране и лесна за интерпретиране. Резултатът трябва да показва права, изтичане, одобрения и всичко, свързано с ролята. Например, шофьорът може все още да притежава валиден лиценз, но да няма категорията, необходима за превозното средство, на което е назначен. Софтуерът трябва да направи това видимо.

Трето, системата трябва да превръща находките в действия. Чистият резултат може просто да зададе следващата дата за преглед. Резултат с точки може да задейства преглед от мениджър. Сериозен проблем, като отнети права или нарушение, което води до дисквалификация за ролята, трябва да задейства ескалация, ограничение на работата и документирано решение.

Това означава, че софтуерът трябва да поддържа:

• планирани проверки по групи риск
• ръчни проверки, когато инцидент или уведомление изисква такава
• изключителни сигнали за одобрения, промени в правата и проблеми с изтичането
• разпределение на задачи към транспортния офис или пряк ръководител
• бележки и прикачени файлове срещу резултата
• заключена история на завършените проверки и действия

Интервалите за преглед са важни тук. Няма единен законов интервал в Обединеното кралство, който да отговаря на всеки оператор и всяка роля. Важно е да имаме политика, основана на риска, и да я следваме последователно. Някои оператори проверяват годишно за шофьори с нисък риск, по-често за шофьори с по-висок риск и незабавно след инциденти, оплаквания, произшествия или проблеми с застраховката. Ключовото е, че системата трябва да прилага политиката, която задаваме, а не да оставя на напомняния в дневника и паметта.

Съхранението на доказателства е също толкова важно, колкото и самата проверка. Ако DVSA попита как следим правата на шофьорите, трябва да покажем политиката, графика, завършените проверки, изключенията и последващите действия. Бележка в електронна таблица, казваща "всичко е наред", е слабо доказателство. Датирован запис с източника на резултата, прегледалия, резултата от риска и следващата дата за проверка е много по-силен.

За оператори, които също управляват шофьори от агенции, работният поток трябва да обхваща и неемплоирани шофьори. Все още трябва да доказваме, че проверките са извършени преди те да шофират за нас, и отново на интервали, които отговарят на нашата политика. Същото важи и за собствени шофьори и подизпълнителски споразумения, където договорната структура не премахва нуждата ни да контролираме кой шофира под нашата работа.

Ако искате подробности относно честотата на проверките, доказателствата и дизайна на политиката, нашето ръководство за проверки на шофьорски лицензи за оператори обхваща оперативната страна в по-дълбочина.

Как изглежда доброто проследяване на Driver CPC

Добро проследяване на Driver CPC не е просто напомняне за изтичане.

За британските оператори на стоки и пътници, трябва да знаем дали всеки съответен шофьор притежава валиден DQC, кога изтича, какво обучение е завършено, какво остава да се направи и какво действие е предприето, ако шофьорът е близо до изтичане или вече е изтекъл. Ако софтуерът само съхранява поле за дата, оставя твърде много работа извън системата.

Практическият процес на Driver CPC трябва да включва:

Статус на DQC на един поглед

Файлът на шофьора трябва ясно да показва текущия статус на DQC. Не трябва да е необходимо да отваряме множество екрани, за да видим дали шофьорът е в срок, близо до изтичане или вече е изтекъл.

Предупреждения за изтичане с време за действие

Напомнянията трябва да започват достатъчно рано, за да резервираме обучение, а не просто да ни предупреждават, когато картата е на път да изтече. На практика операторите често искат етапни предупреждения, например на няколко месеца преди изтичането, след това по-близо до изтичането, а след това ежедневно или седмично, след като влязат в критичен период.

История на обучението и доказателства

Системата трябва да съхранява дати на завършени модули, качени сертификати, където е уместно, данни за доставчика и всякакви бележки относно планираните курсове. Дори когато окончателният правен статус е ключовият въпрос, поддържането на следите от обучението помага, когато шофьорите сменят депа, сменят планировачи или запитват какво вече е направено.

Последващи действия

Близкото изтичане трябва да създаде работа, а не просто да оцвети екрана. Нуждаем се от задачи за резервиране на обучение, свързване с шофьора, потвърждаване на присъствието, проверка на завършването и, ако е необходимо, ограничаване на работата, докато статусът бъде възстановен.

Изключения и филтриране по роля

Не всеки шофьор в флота ще се нуждае от проследяване на Driver CPC по същия начин. Някои флотилии с ванове ще имат смес от роли, някои бизнеси за частен наем и таксита ще имат различни местни изисквания за лицензиране, наред с или вместо задълженията за тежки превозни средства, а някои офис служители могат да притежават лицензи, но никога да не шофират оперативно. Системата трябва да ни позволява да прилагаме контроли на Driver CPC само там, където е уместно.

Това е едно място, където контекстът в Обединеното кралство и по-широкия ЕС може да се различава на практика. Операторите, които работят само в Великобритания, обикновено се фокусират върху правилата на Обединеното кралство и доказателствата, очаквани от DVSA и Трафик комисаря. Ако извършвате трансгранична работа, може да се наложи да обмислите как записите се представят за други власти и доставчици на обучение. Софтуерът не трябва да предполага, че има универсално решение, ако вашата операция обхваща повече от един режим.

Добрата система трябва също така да се справя правилно с изтеклите записи на DQC. Не е достатъчно просто да ги маркирате в червено. Трябва да покажем какво решение е взето, дали шофьорът е бил отстранен, преместен на неуправлявани задължения, резервиран за обучение или премахнат от активния списък. Това управленско действие често е това, което доказва, че контролът е реален.

Защо записите на шофьорите трябва да бъдат свързани с останалата част от съответствието

Операторите обикновено започват, решавайки една болка, проверки на лицензи, дати на CPC, анализ на тахографи, планиране на MOT. Проблемът идва по-късно, когато доказателствата са разделени на няколко системи, които не комуникират помежду си.

В ежедневното управление на транспорта, записите на шофьорите често трябва да се свързват с:

• графици за MOT и годишни тестове
• профилактични инспекции
• проверки на шофьорите и докладване на дефекти
• записи на тахографи и нарушения
• обучение и потвърждения на политики
• изтичане на документи и записи за застраховка
• разпределение на оперативен център, превозно средство и ремарке
• действия на VOL и администриране на лицензи
• решения на VOR и статус на работилницата

Вземете прост пример. Шофьор съобщава за дефект по време на проверка, превозното средство става VOR, планировчикът преразпределя друга единица, а транспортният офис по-късно преглежда дали шофьорът е завършил проверката правилно и навреме. Ако системата за дефекти, файлът на превозното средство и файлът на шофьора са отделни, ние прекарваме време в реконструиране на случилото се. Ако те са заедно, веригата на доказателствата е много по-ясна.

Същото важи и за проблемите с тахографите. Шофьор с повтарящи се нарушения може да се нуждае от по-чести проверки на лицензите, допълнително обучение или формално последващо действие. Ако анализът на тахографа е отделен от записа на шофьора, тези връзки разчитат на някой да запомни да свърже точките ръчно.

Това е една от причините, поради които изградихме Operator Compliance около реалността на операторската лицензия, а не около една изолирана функция. Fleeta Limited управлява камиони под операторска лицензия, така че знаем, че точките на натиск са свързани. Ръководството на DVSA за поддържане на безопасността на пътя не третира съответствието като колекция от несвързани административни задачи, нито софтуерът трябва да го прави.

Има и външни проверки на записи, които някои оператори трябва да вземат предвид заедно с файловете на шофьорите. Проверка на застраховката може да включва данни от askMID от Бюрото на моторните застрахователи, също наричано MIB. В зависимост от работния поток, операторите може да искат напомняния или полета за доказателства, които показват дали застраховката, разпределението на превозните средства и правата на шофьора са били синхронизирани в момента на използване.

Когато бизнесите вече използват други системи, интеграцията е важна. Някои оператори вече имат телематика, HR, заплати, работилница или инструменти за планиране. Други може да използват аналитични слоеве като Fleetalyse или инструменти за работен поток като Logivo.AI. В тези случаи стойността не е в замяната на всичко. Тя е в осигуряването на това, че записите за съответствие на шофьорите остават пълни, актуални и проследими през системите, които имат значение.

Нашето собствено ръководство за проверки на шофьорите и докладване на дефекти обяснява защо записът на шофьора и записът на превозното средство трябва да се подкрепят взаимно, вместо да се управляват като отделни задачи за съответствие.

Въпроси, които да зададете преди да изберете система

Преди да изберете система, задайте на доставчиците въпроси, които да тестват как софтуерът ще работи под натиск от одит, а не само на демонстрация за продажба.

Оперативни въпроси

• Можем ли да зададем различни интервали за проверка на лицензите по роля, депо, възраст, ниво на точки или категория риск?
• Можем ли да задействаме неочаквани проверки от DVLA и да запишем защо са извършени?
• Как се сигнализират одобрения, промени в правата и медицински проблеми?
• Можем ли да проследяваме статус на Driver CPC и DQC в същия запис на шофьора като проверките на лицензите?
• Можем ли да записваме предприетите действия, а не само датата на изтичане или резултата от проверката?
• Можем ли да запазим агенционни шофьори, собствени шофьори и напуснали в системата с пълна история?

Въпроси за отчети

• Можем ли да правим отчети за просрочени проверки, предстоящи изтичания и нерешени действия по депо или оперативен център?
• Можем ли да експортираме отчети готови за одит за преглед от управлението и доказателства за Трафик комисаря?
• Можем ли да видим исторически статус на предишна дата, а не само текущия запис?
• Включени ли са качвания на документи, бележки и подписани потвърждения в отчетите или лесно可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可可

  За повечето британски оператори, това означава избор на софтуер за проверка на шофьорски лицензи и проследяване на CPC, който работи като част от по-широка система за съответствие на оператора, а не като самостоятелен инструмент за напомняне. Ако може да покаже проверката, риска, действието и резултата, и ако се свързва чисто с останалата част от записа на флота, ще направи много повече, за да ни поддържа готови за одит, отколкото друга електронна таблица някога ще направи.

  В OperatorCompliance, това е стандартът, който изграждаме за в Operator Compliance, защото транспортните мениджъри се нуждаят от записи, които да устоят на реалния свят, с очакванията на DVSA, задълженията на операторската лицензия и ежедневния натиск на флота, всичко в една и съща картина.

  Каква е основната работа на софтуера за проверка на шофьорски лицензи и проследяване на CPC?

  Той помага на операторите да поддържат проверки на правата на шофьорите, дати на Driver CPC, записи на DQC, напомняния и доказателства на едно място, за да могат да покажат ясен процес на съответствие.

  Дали проверка от DVLA сама по себе си е достатъчна?

  Не. Проверка от DVLA е само част от записа. Операторите също се нуждаят от дати за преглед, последващи действия, съхранени доказателства и процес, който може да бъде показан на DVSA, ако бъде поискано.

  Защо проследяването на Driver CPC се нуждае от собствен работен поток?

  Защото датите на изтичане, липсващите карти, шофьорите от агенции и планираното обучение всички изискват действие преди изтичането на крайния срок. Прост списък с напомняния често не е достатъчен.

  Трябва ли софтуерът за шофьори да бъде отделен от софтуера за съответствие на превозните средства?

  Някои флоти могат да управляват отделни инструменти, но много оператори печелят, когато записите на шофьорите са в единна система с превозни средства, ремаркета и съответствие на тахографи.

  Кои интеграции си струва да попитате?

  Попитайте за обработка на данни от DVLA, импорти на тахографи, съхранение на документи, експортиране на отчети, опции за REST API и уебхукове, ако трябва да премествате данни между системите.