Избор на софтуер за инспекция на ремаркета за DVSA записи

Ако избирате софтуер за записи на инспекция на ремаркета в Обединеното кралство, тестът е прост. Можете ли да покажете на DVSA и, ако е необходимо, на Трафик Комисаря (Traffic Commissioner), ясна история на поддръжката за всяко ремарке, с планирани дати за инспекция, завършени листове за инспекция, записи на дефекти, доказателства за корекция и подпис? Ако отговорът не е веднага "да", системата оставя пропуск.

За повечето оператори правилният избор не е просто приложение за контролен списък на ремаркета. Това е система за съответствие, която поддържа записи на ремаркета заедно с останалата част от файла на операторската лицензия. Това е важно, защото ремаркетата не стоят сами в реални операции. Те се движат между единици, депа, шофьори и работилници, и техните записи трябва да останат пълни, датирани и лесни за представяне.

Какво наистина имат нужда операторите в Обединеното кралство от записи на инспекция на ремаркета

В контекста на операторската лицензия в Обединеното кралство, записите на инспекция на ремаркета не са просто напомняне за услуга. Те са доказателство, че имате правилна система за поддържане на ремаркетата в безопасно състояние за движение.

На практическо ниво, всяко ремарке трябва да има история на поддръжката, която показва:

• идентификация на ремаркето, обикновено номер на флота и регистрация, където е приложимо
• интервал на безопасна инспекция, зададен за това ремарке
• планирани дати за инспекция
• действителни дати за инспекция
• самият инспекционен доклад
• всички открити дефекти
• какво действие е предприето
• кога са коригирани дефектите
• кой е инспектирал ремаркето
• кой е подписал работата
• всички периоди, когато ремаркето е било VOR
• поддържащи документи, като резултати от тестове на спирачките, листове за обслужване, фактури или снимки, където е приложимо

Това е минималният работен запис. Той трябва да бъде организиран по ремарке, а не разпръснат в имейл вериги, работилнични тетрадки и споделени дискове.

Честотата е следващата точка. DVSA не задава един единствен интервал за инспекция за всяко ремарке. Операторите се очаква да задават подходящи интервали за безопасна инспекция, базирани на употреба, пробег, натоварване, условия на работа, възраст и указания на производителя, след което да се придържат към тях. На практика, транспортните мениджъри се нуждаят от софтуер, който им позволява да задават интервали по ремарке или по група активи, след което да ги предупреждава добре преди датата на изпълнение. Ако искате да освежите как да мислите за интервалите, нашето ръководство за задаване на интервали за безопасна инспекция обхваща оперативната страна.

Дефектите имат нужда от собствен работен поток. Докладът за инспекция на ремаркето не трябва да завършва с "отбелязан дефект". Трябва да можете да покажете дали дефектът е критичен за безопасността, дали ремаркето е било извадено от движение, какъв ремонт е извършен и кой е разрешил връщането в експлоатация. Ако ремаркето е трябвало да бъде VOR, записът трябва да го направи очевидно. Система, която съхранява само листа за инспекция, без следа от корекция, оставя вас да правите трудната част ръчно.

Подписването също е важно. За целите на DVSA, стойността на записа е в способността да се покаже кой е направил какво и кога. Това означава именувани потребители, дати и времеви печати и ясна разлика между инспекция, ремонт и преглед. Написано име в клетка на електронна таблица е слабо доказателство. Подписан цифров инспекционен документ, свързан с ремаркето, с запис на по-късни редакции, е много по-силен.

Запазването на документи често се пренебрегва. Операторите трябва да съхраняват записи за поддръжка, налични за инспекция и в форма, която може да бъде представена бързо. В случай на Трафик Комисаря, въпросът рядко е дали документ е съществувал в някакъв момент. Въпросът е дали можете да представите пълен, достоверен файл, когато бъде поискано. Нашата статия за записите за поддръжка на операторската лицензия разглежда набора от записи, който обикновено трябва да бъде наличен.

Където позицията на Обединеното кралство се различава от по-широките предположения на ЕС, това е главно в рамките на операторската лицензия и начина, по който се изследват доказателствата. Генеричен флотен ап, създаден за множество държави, може да се справи с напомняния за обслужване достатъчно добре, но все пак да пропусне практическите очаквания за водене на записи около лицензиране на оператори в Обединеното кралство, срещи с DVSA и проверка от Трафик Комисаря.

Как да сравнявате софтуер, без да пропуснете пропуски в съответствието

Когато сравнявате системи, полезно е да игнорирате твърденията на началната страница и да преминете през записа от начало до край. Ако ремаркето е дължимо за инспекция следващия вторник, развие дефект в сряда, бъде ремонтирано в четвъртък и бъде поискано за записи следващия месец, може ли софтуерът да поддържа цялата тази верига?

Започнете с планирането. Системата трябва да ви позволява:

• да задавате интервали за инспекция по ремарке
• да планирате бъдещи инспекции автоматично
• да виждате дати на дългове по дни, седмици, месеци или ISO седмици
• да виждате ясно просрочени инспекции
• да получавате известия преди да бъдат пропуснати дати
• да пренасрочвате с одитна следа, когато оперативните промени са оправдани

Календар сам по себе си не е достатъчен. Нуждаете се от доказателство за плана и доказателство за завършване.

Следващото нещо, което трябва да разгледате, е самият формуляр за инспекция. Инспекциите на ремаркета се нуждаят от формуляри, които са използваеми в работилницата или на мобилно устройство и достатъчно подробни, за да отразяват действителните елементи на инспекцията. Добра система позволява структурирано улавяне на дефекти, а не само свободен текст. Тя също така трябва да поддържа прикрепени доказателства, като резултати от тестове на спирачките, снимки на гуми или документи за обслужване. Ако софтуерът не може да съхранява завършения лист за инспекция като фиксиран запис, той не върши основната работа.

Работният поток на дефектите е мястото, където слабите системи се разкриват. Задайте тези въпроси:

• Могат ли дефектите да бъдат класифицирани по тежест?
• Може ли ремаркето да бъде маркирано VOR?
• Може ли корекцията да бъде зададена на работилница или потребител?
• Можете ли да запишете датата и детайлите на ремонта?
• Можете ли да предотвратите тихо затваряне на нерешени дефекти?
• Можете ли да покажете отворени дефекти и просрочени ремонти на един екран?

Този работен поток е това, което превръща контролния списък в запис за поддръжка.

Съхранението на документи трябва да бъде специфично за ремаркето и търсимо. Трябва да можете да отворите един файл на ремарке и да видите инспекции, доклади за дефекти, доказателства за ремонт, история на годишни тестове и всякакви свързани документи по ред на датата. Ако записите се съхраняват само като общи качвания в папки, извличането става бавно и грешките се появяват.

Одитната следа е неподлежаща на преговори. За целите на съответствието, трябва да е възможно да се види:

• кой е създал записа
• кой го е редактирал
• кога са направени промените
• какъв статус е имало ремаркето на всяка стъпка
• дали подписването е станало преди или след корекцията

Без това не можете да различите истинския съвременен запис от реконструиран.

Потребителските права са по-важни, отколкото много оператори очакват. Работилницата може да се нуждае от завършване на инспекции и ремонти. Транспортният офис може да се нуждае от преглед на дати на дългове и да генерира отчети. Шофьорите може да се нуждаят само от достъп до докладване на дефекти. Висшето ръководство може да се нуждае от надзор само за четене. Система с един споделен вход или широки администраторски права за всички е лош контрол и слабо доказателство.

Отчетността е последната точка за сравнение. Трябва да можете да генерирате списъци на:

• предстоящи инспекции на ремаркета
• пропуснати инспекции
• незавършени дефекти
• ремаркета VOR
• завършени инспекции по период
• история на поддръжка на ремаркета по активи

Ако текущият ви процес за посещение на DVSA би бил "да ни дадете половин час, за да съберем документите", вашият софтуер не върши достатъчно. Ние разглеждаме този стандарт по-подробно в нашето ръководство за софтуер, който поддържа вашия файл за операторска лицензия готов.

Функции, които са най-важни за ремаркета в смесени флоти

Ремаркетата често са само част от картината на съответствието. Превозвач може да управлява артикулирани единици, комбинации с теглещи барове, фургони за поддържаща работа и може би записи на мотокари или машини заедно с тях. Операторите на пътнически превозни средства може да имат автобуси, микробуси и допълнителни превозни средства. В тези флоти полезните функции на софтуера са тези, които свързват свързани активи и предотвратяват фрагментиране на записи.

Първата е свързването на активи. Записът на ремаркето е по-полезен, когато може да бъде свързан с единицата, която го е теглила, депото, в което е базирано, работилницата, която го е инспектирала, и докладите за дефекти, повдигнати срещу него. Това дава контекст, когато преглеждате повтарящи се проблеми. Ако същото ремарке показва повтарящи се дефекти на спирачките или осветлението след употреба по конкретен договор или маршрут, свързаните записи помагат да забележите модела.

Второто е споделената логика за съответствие между типовете активи. Смесените флоти не искат един процес за ремаркета, друг за камиони и трети за фургони или записи на PSV. Те искат един начин за планиране на инспекции, съхраняване на подписани листове, управление на дефекти и генериране на отчети, като все пак запазват правилния тип запис за всеки актив. Тази последователност намалява администрацията и улеснява обучението.

Третото е видимост на сроковете в цялата операция. Транспортният мениджър не мисли в отделни софтуерни силози. Те се нуждаят от един изглед, показващ дълговите инспекции на ремаркета, резервации за MOT на камиони, дати на годишни тестове на ремаркета, проверки на шофьорски лицензи, изтичане на Driver CPC, статус на DQC и проблеми с тахографа. Самостоятелният инструмент за ремаркета може да върши собствената си работа достатъчно добре, но все пак да принуди офиса да поддържа отделни проследявания за всичко останало.

За смесени флоти, годишното тестване е добър пример. Ремаркетата се нуждаят от собствено планиране и записи за годишни тестове, а тези дати трябва да бъдат в съответствие с задълженията за MOT или годишни тестове на превозните средства в зависимост от флота. Ако управлявате както стоки, така и пътнич