Приложения за дефекти на шофьори с подписани доказателства

Приложението за дефекти на шофьори е полезно само ако предоставя доказателства, на които можете да разчитате, когато превозното средство е спряно на пътя, повикано на публично разследване или прегледано след инцидент. За оператор в Обединеното кралство това означава повече от цифрова проверка. Това означава да се докаже, че правилният шофьор е проверил правилното превозно средство или ремарке, в точното време, записал е дефекти или резултат без дефекти и че бизнесът е реагирал на установеното.

Затова истинското сравнение не е хартия срещу приложение. То е дали системата произвежда защитим запис за съответствие. Добро приложение за докладване на дефекти за шофьори трябва да поддържа ежедневни проверки, ескалация на дефекти, контрол на ремонтите и извличане на одити, без да оставя пропуски, които проверяващ от DVSA или Комисар по транспорта веднага ще забележи.

Какво трябва да докаже подписаното докладване на дефекти в британски флот

В британски флот, ежедневното докладване на дефекти е част от по-широките задължения за безопасност на пътя. Операторът трябва да може да покаже, че превозните средства и ремаркетата се проверяват, дефектите се докладват своевременно, безопасните дефекти се обработват правилно и записите се съхраняват в форма, която може да бъде представена при поискване. Точната настройка варира между HGV, PSV, ванове и смесени флоти, но стандартът на доказателствата е същият. Ако не е записано ясно, трудно е да се докаже, че е станало.

Приложението за докладване на дефекти трябва да доказва няколко неща.

Първо, идентичност на шофьора. Трябва да знаете кой е извършил проверката. Това е важно за наетите шофьори, собствениците на превозни средства, временно наетите шофьори и работниците от агенции. Написано име в текстово поле е слабо доказателство. Правилното влизане на потребител, свързано с профил на шофьор, е по-силно. Ако приложението улавя подпис или декларация в края на проверката, то трябва да бъде свързано с този потребителски запис и запазено в одитната следа.

Второ, идентичност на превозното средство и ремаркето. Докладът трябва да показва кой регистрационен номер е проверен и, където е уместно, кой номер на ремарке е прикрепен. На практика, транспортните мениджъри трябва да имат увереност, че приложението предотвратява или поне сигнализира за избора на грешен актив. Ако управлявате комбинации от трактор и ремарке, записът на ремаркето е също толкова важен, колкото и записът на единицата.

Трето, времето. Докладът трябва да показва датата и часа на подаване, а идеално и кога е започнала и приключила проверката. Доказателствата за време са важни, когато трябва да покажете, че проверката е завършена преди първата употреба за деня или преди шофьорът да е взел различно превозно средство по време на смяна. Ако системата работи офлайн, трябва да е ясно какво е записано на устройството в момента и какво е синхронизирано по-късно.

Четвърто, резултатът. Записът трябва ясно да различава между доклад за нулев дефект и доклад за дефект. Нулевите дефекти често се пренебрегват в слаби системи, но те са важни. Ако няма запис в деня, когато превозното средство е било използвано, може да имате затруднения да покажете дали не са намерени дефекти или не е направена проверка. Декларация за нулев дефект с подпис или еквивалентно потвърждение от шофьора затваря тази пропаст.

Пето, самият детайл на дефекта. Полезен запис трябва да идентифицира проверявания елемент, естеството на дефекта, всяка тежест или класификация на безопасността, използвана вътрешно, коментари от шофьора и подкрепящи снимки, където е уместно. За очевидни повреди на каросерията, проблеми с гумите, неизправности на лампите, проблеми с сигурността на товара или повреди на предното стъкло, снимките могат да бъдат много полезни.

Шесто, действия на оператора. Доклад за дефект сам по себе си не е достатъчен. Трябва да покажете преглед, решение и корекция. Беше ли превозното средство поставено в VOR? Оценен ли е дефектът като критичен за безопасността, само за наблюдение или за ремонт при следваща проверка? Кой взел това решение и кога? Ако дефектът е ремонтиран, каква работа е извършена, от кого и кога е било освободено превозното средство обратно в експлоатация?

Това е точката, в която много сравнения на приложения пропускат. Комисарят по транспорта няма да се интересува от елегантността на формуляра, ако системата не може да покаже веригата от доклада на шофьора до управленското действие. Подписаният доклад е част от доказателствения файл, а не целият файл.

За оператори, които искат по-ясна представа за това как трябва да изглежда съответстващият процес на практика, насоките в ежедневните проверки и процедурите за докладване на дефекти са полезен стандарт.

Как да сравнявате приложения, без да пропуснете основите на съответствието

Когато сравнявате приложения за дефекти, започнете с основите на съответствието, преди да разгледате дизайна на таблото или брандирането. Въпросите по-долу са тези, които обикновено разкриват дали системата е достатъчно устойчива за среда с операторска лицензия.

Подписи и декларации на шофьорите

Попитайте как шофьорът потвърджава доклада. Има ли поле за подпис, отметка за декларация или и двете? Свързано ли е потвърждението с потребителския акаунт, с неизменяем времеви печат? Може ли мениджър да променя оригиналния доклад след подаването и ако да, записва ли се промяната? Приложение за докладване на дефекти за шофьори трябва да запази оригиналното подаване и да показва всякакви по-късни редакции отделно.

Времеви печати и източник на време

Проверете какви времеви печати се съхраняват. Времето на подаване е минимум. По-добрите системи също записват времето на създаване на доклада, времето на редактиране, времето на преглед и времето на одобрение. Попитайте дали приложението записва времето в местно време на Обединеното кралство и как се справя с британското лятно време. Ако шофьорите работят в райони с лош сигнал, попитайте какво се случва офлайн и как се показва забавената синхронизация.

Разпределение на превозни средства и ремаркета

Приложението трябва да улесни на шофьора избора на правилното превозно средство и ремарке, но да затрудни избора на грешното по погрешка. Попитайте дали разпределенията могат да бъдат предварително зададени от транспортния офис, дали шофьорите могат да търсят по регистрационен номер и дали ремаркетата могат да бъдат свързани с доклада отделно. За споделени флоти, общи превозни средства и покритие от агенции, това е важно всеки ден.

Снимкови доказателства

Снимките са полезни, но само ако са правилно прикрепени към доклада и лесно достъпни по-късно. Попитайте дали изображенията са с времеви печати, дали могат да бъдат добавени множество снимки към един дефект, дали са компресирани и дали оригиналните метаданни на изображението се запазват. Също така проверете дали шофьорите могат да добавят снимки към доклади за нулеви дефекти, ако искат да покажат оспорвана ситуация, като предварителни повреди.

Записи за корекция

Система с ниво на съответствие трябва да позволява дефектите да преминават в работен поток за ремонт. Това означава назначаване на проблема, записване на бележки от работилницата, използвани части, ако е уместно, дата на ремонта и лицето, което одобрява връщането в експлоатация. Ако приложението спре на подаването от шофьора и прехвърли останалото в имейл или хартия, одитната следа вече е разделена.

Одитна следа и съхранение

Попитайте да видите пълна одитна следа за един примерен дефект. Трябва да можете да я проследите от първоначалното подаване до закриването. Търсете потребителски имена, времеви печати, промени в статуса и бележки. След това попитайте за съхранение. Могат ли записите да се съхраняват в съответствие с вашата собствена политика и нужди за съответствие? Могат ли да бъдат експортирани на едро, ако трябва да ги представите за DVSA или изслушване на Комисар по транспорта?

Лесно използване за наети и агенционни шофьори

Система, която е трудна за използване в 04:30 под дъжда, ще се провали в реалния свят. Тествайте приложението с шофьори, които не са в офис и не са особено технически. Също така тествайте процеса на въвеждане за временно наети служители. Може ли агенционен шофьор да бъде добавен бързо с правилните разрешения? Могат ли да бъдат ограничени до превозните средства, които наистина използват? За флоти, които разчитат на временно работна ръка, практическите насоки за използване на агенционни шофьори в съответствие са тясно свързани с контрола на докладването на дефекти.

Нулеви дефекти и пропуснати проверки

Попитайте как системата подчертава липсващ доклад. Процесът на нулев дефект помага само ако отсъствието на подаване е видимо. Някои системи могат да покажат превозни средства, използвани днес, без завършен доклад за проверка. Това е много по-полезно от просто съхраняване на формуляри в цифров архив.

Подходящо за Обединеното кралство, а не общ софтуер за флоти

Много приложения се продават в множество държави. Това не е проблем само по себе си, но трябва да проверите дали работният поток отговаря на очакванията за операторска лицензия в Обединеното кралство. Където правилата се различават между Обединеното кралство и ЕС, общите системи често по подразбиране преминават към широк модел на флот, а не към модел на съответствие в Обединеното кралство. Например, операторите в Обединеното кралство обикновено искат записи, които удобно съответстват на ръководството на DVSA за поддържане на безопасност на пътя и могат да бъдат представени заедно с листа за проверка, история на MOT или годишен тест и доказателства от тахографа.

Самостоятелни приложения за дефекти срещу една по-широка система за съответствие

Самостоятелното приложение за дефекти може да работи добре, ако единственият ви проблем е замяната на хартиени листове за проверки. Може да е бързо за внедряване, просто за шофьорите и по-евтино в краткосрочен план от промяната на по-широките ви системи. Ако вашата работилница, планировчик на поддръжка и записи на шофьори вече са строго контролирани на друго място, инструмент само за дефекти може да е достатъчен.

Ограничението е фрагментацията.

Докладването на дефекти не остава само по себе си дълго. Докладван дефект на гума е свързан с планирането на проверките и историята на ремонтите. Превозно средство, извадено от движение, влияе на графика, контрола на VOR и наличността. Пропуснатата проверка може да е по-важна, ако същото превозно средство също е с просрочена проверка или е близо до MOT или годишен тест. Шофьор, използващ приложението, може също да се нуждае от проверки на лицензите, мониторинг на Driver CPC, проследяване на изтичането на DQC и надзор на тахографа.

Тук обикновено е по-силна по-широка платформа за съо