Софтуер за проверка на шофьорски книжки за куриерски флоти

Когато операторите на куриерски услуги сравняват софтуер за проследяване на проверки на шофьорски лицензи за куриерски флоти, правилният избор обикновено се свежда до един въпрос. Нуждаем ли се само от начин за извършване и записване на проверки на лицензи, или ни трябва система, която да контролира и по-широкото досие за операторската лицензия?

За много куриерски флоти проверката на лицензи не е самостоятелна задача. Тя е свързана с изтичането на сроковете на Driver CPC и DQC, инспекции на превозни средства, MOT и годишни тестове, доклади за дефекти, записи от тахографи, наемане на агенционни шофьори и доказателства за Трафик Комисаря. Тук сравненията стават по-практични. Системата може да изглежда добре за проверка на лиценз веднъж, но все пак да остави транспортните мениджъри да търсят документи по имейл, да съхраняват доказателства в отделни папки и да възстановяват одитна следа, когато DVSA задава въпроси.

Какво е необходимо на куриерските флоти от софтуер за проверки на лицензи

Куриерските флоти се нуждаят от система, която отразява как всъщност работи проверката на лицензи в ежедневната операция. Това означава повече от просто резултат "преминал" или "непреминал" от DVLA. Това означава установяване на политика за проверка, прилагането ѝ последователно, записване на това, което е проверено, и съхраняване на доказателства, които могат да бъдат представени по-късно.

Първото изискване е честота. В Обединеното кралство няма единен фиксиран законов интервал, който да важи за всеки оператор при всякакви обстоятелства. Операторите се очаква да имат процес, основан на риска. Шофьор с чист лиценз може да бъде проверяван по-рядко от шофьор с точки, скорошни нарушения, ограничения по категория или роля, свързана с по-висок пробег и по-строги графици за доставка. Добрата система трябва да ни позволи да задаваме различни интервали за преглед в зависимост от нивото на риска, а не да принуждава всеки шофьор в същия цикъл.

Второто изискване е проверка, основана на задействия. Куриерските флоти редовно се сблъскват със събития, които трябва да предизвикат допълнителна проверка извън нормалния график. Чести примери включват:

• нов служител, който се присъединява към флота
• шофьор, който преминава на различен тип превозно средство
• катастрофа или нарушение на пътя
• шофьор, който се връща след дълго отсъствие
• агенционен или временен шофьор, който е нает за работа
• мениджър, който става наясно с медицински проблеми или ограничения
• право на лиценз, необходимо за нов договор

Ако софтуерът не може ясно да улови тези изключителни проверки, записът става непълен. На практика, именно там операторите често се оказват в затруднение. Планираната проверка е извършена, но по-високорисковото събитие междувременно не е записано правилно.

Доказателствата са също толкова важни, колкото и самата проверка. За оператор на куриерски услуги, досието трябва да показва кога е била поисканата проверка, кога е била завършена, какъв е бил резултатът, кой я е прегледал и какво действие е последвало. Ако лицензът се е върнал с одобрения, ограничения или липсващи права, трябва да имаме софтуер, който да показва, че проблемът е бил ескалиран и разрешен. Одитната следа не е лукс. Тя е разликата между контролирания процес и папка с екранни снимки.

Агенционните и временните шофьори изискват особено внимание. Много куриерски флоти разчитат на покритие с кратко предизвестие, трудова сила в пиковия сезон и подизпълнители. Това създава пропуск в по-слабите системи, тъй като софтуерът е изградена само около постоянни служители. В действителност, агенционните шофьори все още трябва да имат проверен лиценз, потвърдено право и документите им да бъдат съхранявани в зависимост от работата, която извършват за нас. Ако записите остават при агенцията и никъде в нашата система, може да имаме затруднения да покажем правилен контрол.

Операторите на куриерски услуги трябва също да помислят за срока на валидност на фотокартата. Валидацията на картата не е достатъчна. Процесът на проверка трябва да потвърди текущото право, категории, одобрения и всякакви проблеми, които засягат пригодността за ролята. Когато ролята също изисква Driver CPC, софтуерът не трябва да третира това като отделна следваща стъпка. Той трябва да бъде в същото досие на шофьора.

Тук също е важно специфичното за Обединеното кралство процес. Британските оператори обикновено работят с данни от DVLA и очаквания за операторска лицензия в Обединеното кралство. Ако доставчик на софтуер говори в общи термини на ЕС, без да отразява действителните записи в Обединеното кралство, работните потоци и стандартите за доказателства, това е предупредителен знак. Процесът в Обединеното кралство трябва да отговаря на очакванията на DVSA и практическата реалност на това, което един транспортен мениджър може да трябва да покаже на Трафик Комисаря.

За по-подробен поглед върху това, което операторите трябва да записват и съхраняват, нашето ръководство за проверки на шофьорски лицензи за оператори описва процеса по-подробно.

Кои функции са най-важни при сравняване на системи

Когато сравняваме системи, най-полезният подход е да игнорираме общите твърдения и да разгледаме работния поток от начало до край.

Започнете с процеса на проверка от DVLA. Как се инициира проверката? Поддържа ли системата чист, повтаряем работен поток за получаване на необходимата информация, извършване на проверката и запазване на резултата в досието на шофьора? Може ли транспортният офис да види кои проверки са дължими, в процес на изпълнение или просрочени, без да отваря всяко досие поотделно? Ако доставчикът само казва, че „интегрира с DVLA“, това не е достатъчно. Трябва да знаем как изглежда ежедневният процес.

Напомнянията са следващото практическо изпитание. Куриерската флота се нуждае от напомняния, които са видими преди да бъде пропуснат срок, а не след това. Добри системи позволяват напомняния по роля, депо или ниво на риск и правят просрочените елементи очевидни. Още по-добре, те показват следващото необходимо действие, вместо просто да произвеждат списък с дати.

Съхранението на документи е важно, защото проверката на лицензи рядко стои сама. Често трябва да запазим копия на декларации, подписани прегледни бележки, доказателства за последващи действия и свързани документи за наемане. Ако софтуерът съхранява само резултата от проверката, но принуждава останалото в имейл папки или споделени дискове, записът е фрагментиран от самото начало.

Проследяването на Driver CPC и DQC трябва да бъде вградено, където ролята го изисква. Система, която проследява шофьорския лиценз, но игнорира валидността на Driver CPC, оставя транспортните мениджъри с два отделни процеса за съответствие за едно и също лице. Това създава ненужен риск. Същото важи, ако софтуерът записва изтичането на DQC, но не може да покаже дали шофьорът е бил отстранен от шофьорските задължения, когато изтече.

Отчетността е още един полезен разделител. Операторите на куриерски услуги се нуждаят от повече от списък на всички шофьори. Нуждаем се от отчети, които бързо отговарят на оперативни въпроси, като:

• Кои шофьори трябва да преминат проверка на лиценза в следващите 30 дни?
• Кои шофьори имат одобрения или ограничения?
• Кои агенционни шофьори имат непълни записи?
• Кои депа имат просрочени проверки?
• Кои шофьори имат текущ лиценз, но изтекъл DQC?

Достъпът на потребителите трябва да отразява как флоти наистина работят. Национален куриерски бизнес може да се нуждае от централен надзор за съответствие, видимост на ниво депо, ограничен достъп за агенции и достъп само за четене за старши мениджъри. Ако всеки вижда всичко, или ако разрешенията са твърде строги, системата става или рискова, или неизползваема.

Накрая, погледнете внимателно одитната следа. Можем ли да видим кой е добавил, променил или одобрил запис? Можем ли да кажем дали документ е бил качен преди или след инцидент? Можем ли да докажем, че транспортният мениджър е прегледал неуспешен или високорисков резултат? Тези детайли са важни, когато DVSA иска записи или когато файлът се подготвя за Трафик Комисаря.

Ако вашето сравнение е по-широко от записите на шофьорите, нашата статия за избор на софтуер, който поддържа вашето досие за O-licence готово обхваща по-широкия стандарт за доказателства, който операторите трябва да имат предвид.

Инструменти за проверка на шофьори срещу платформи за пълно съответствие

Някои куриерски флоти наистина се нуждаят само от инструмент за проверка на шофьори. Ако бизнесът има малък брой шофьори, без задължения за операторска лицензия извън основните записи и отделен установен процес за превозни средства и тахографи, самостоятелна система може да е достатъчна.

Това не е обичайната позиция, след като флота нарасне. Веднага щом управляваме множество депа, смесени типове превозни средства, агенционна работна сила или проверка на операторската лицензия, отделните инструменти започват да създават пропуски. Една система държи проверки на лицензи. Друга държи дати на Driver CPC. Още една съхранява листове за инспекция. Файловете на тахографите са на друго място. Транспортният мениджър след това става връзката между несвързани записи.

Този подход обикновено се проваля на две места. Първо, сроковете се пропускат, защото нито един единствен табло не показва цялата картина. Второ, доказателствата стават трудни за представяне, защото историята на един шофьор или едно превозно средство е разпръсната в няколко системи.

Платформа за пълно съответствие обикновено е по-доброто решение, когато куриерските флоти се нуждаят от:

• проверки на шофьорски лицензи и проследяване на Driver CPC в едно досие
• срокове за превозни средства, ремаркета и шофьори в един календарен изглед
• доказателства за инспекции и дефекти, свързани с релевантния актив
• анализ на тахографи и последващи действия под същия процес на съответствие
• записи, които могат да бъдат прегледани по депо, договор или оперативен център
• досие, което да устои на външна проверка без ръчно възстановяване

Има и практическа точка относно отговорността. Ако една система сигнализира проблем с лиценза, а друга система контролира разпределението на шофьори, все пак някой трябва да свърже двете. В натоварена куриерска операция, това често означава ненужна ръчна работа.

В Operator Compliance не сме точково решение за една изолирана задача. Ние сме изградени за оператори, които се нуждаят от проверка на лицензи, която да стои до останалата част от досието за операторска лицензия. Това включва записи на шофьори, записи на превозни средства и ремаркета, дати на MOT и годишни тестове, инспекции, статус на VOR и доказателства от тахографи. Тъй като OperatorCompliance е разработен от Fleeta Limited, с продукта, оформен около Ръководството на DVSA за поддържане на пътна годност и реалностите на работа под операторска лицензия, сравнението не е между приложение за проверка и електронна таблица. То е между фрагментиран процес и една система за съответствие.

За някои оператори интеграцията също е важна. Ако бизнесът вече използва други системи за управление на работилници, HR или телематика, струва си да се запитате дали данните могат да се прехвърлят безпроблемно чрез REST API или уебхукове. Това е по-малко важно от основната полезност, но може да спести повторно въвеждане, когато околните системи вече са установени.

Как да оценим ежедневната полезност за транспортните мениджъри

Най-добрият начин да оцените полезността е да следвате реална задача, а не демонстрационен сценарий. Попитайте какво се случва, когато нов куриерски шофьор започне утре, когато агенционен шофьор се появи с непълна информация или когато планираната проверка на лиценза се върне с одобрения, които трябва да бъдат прегледани.

Настройката трябва да бъде проста. Трябва да можем да добавяме шофьори, да задаваме интервали за преглед, да записваме категории на лицензи и да прикачваме поддържащи документи без дълъг проект за внедряване. Ако системата е неудобна в точката на въвеждане, качеството на данните бързо спада.

Обработката на изключения е мястото, където много продукти показват своите ограничения. Лесно е да се демонстрира чист лиценз и пълно досие. По-трудно е да се управляват липсващи данни, неуспешни проверки, временни работници и документи, които пристигат късно. Транспортният мениджър трябва да пита:

• Какво се случва, ако шофьорът няма DQC в досието?
• Какво се случва, ако проверка на лиценза е дължима, но шофьорът не е предоставил необходимата информация?
• Можем ли да маркираме шофьор като неразрешен за шофиране?
• Можем ли да запишем последващи действия и подписани доказателства?
• Можем ли да разделим просрочената документация от наистина забраненото шофиране?

Подписаните доказателства са особено важни. Ако мениджър прегледа резултат и реши за действие, софтуерът трябва ясно да запази това решение. Същото важи и за декларации, потвърждения и всякакви поддържащи бележки. Ако системата разчита на коментари с свободен текст без структура, последователността ще пострада.

Видимостта на таблото трябва да подкрепя действията, а не просто да показва данни. Полезно табло за куриерска флота показва какво е дължимо, какво е просрочено, какво е с висок риск и какво пречи на шофьор да бъде използван. То не трябва да изисква множество експорти и филтри, за да достигне основни отговори.

Последният тест е дали системата намалява ръчната работа. Добър софтуер трябва да намали нуждата от отделни напомняния в дневника, електронни таблици и имейл вериги. Ако транспортните мениджъри все още трябва да поддържат собствена сянка на процеса, за да се чувстват сигурни, системата не прави достатъчно.

Полезността включва и записите около шофьора, а не само самия лиценз. В много куриерски флоти, досието на шофьора трябва да бъде близо до докладите за дефекти, формулярите за наемане и доказателствата за право на работа. Нашето ръководство за проверки за право на работа за шофьори е релевантно тук, защото непълните записи на шофьори рядко спират на един тип документ.

Как Operator Compliance отговаря на нуждите на куриерските флоти

Operator Compliance отговаря на нуждите на куриерските флоти, които се нуждаят от проверки на лицензи като част от по-широка система за съответствие, а не като самостоятелно упражнение за отметка.

На практика, това означава, че сме най-силни там, където флота трябва да контролира записи на шофьори, превозни средства и ремаркета заедно. Операторите на куриерски услуги често започват, търсейки софтуер за проследяване на проверки на шофьорски лицензи за куриерски флоти, след което осъзнават, че истинският проблем е по-широк. Те също така се нуждаят от дати на MOT и годишни тестове на едно място. Нуждаят се от графици за инспекции. Нуждаят се от доклади за дефекти. Нуждаят се от записи от тахографи и последващи действия. Нуждаят се от досие, което може да бъде показано на DVSA, без да се изтеглят документи от пет различни източника.

Това е пропускът, който сме изградени да запълним.

С OperatorCompliance, записът на шофьора седи в същата среда като останалата част от дейността по съответствие на оператора. Това е важно за куриерските флоти, които използват фургони, HGV или смесени активи, и за оператори, които управляват както наети, така и агенционни шофьори. То също е важно, когато транспортният офис трябва да отчита какво се е случило, кой го е прегледал и какво действие е предприето.

Нашият подход е практичен. Ние се фокусираме върху записите и сроковете, които операторите се очаква да контролират. Това включва проверки на лицензи, дати на Driver CPC и DQC, елементи за съответствие на превозни средства и ремаркета, планиране на MOT и годишни тестове, доказателства за инспекции, записи от тахографи и управление на VOR. Ако превозното средство е извън пътя, ако записът на шофьора е непълен или ако срокът наближава, искаме това да бъде видимо в един оперативен изглед.

Също така признава, че куриерските флоти често работят в множество оперативни центрове и бързо променящи се графици. Системата трябва да бъде достатъчно ясна за ежедневна употреба, а не само формална за одит. Ето защо сравнението не трябва да спира на списъците с функции. Истинският въпрос е дали софтуерът ни помага да управляваме флота и да поддържаме досието едновременно.

Когато операторите искат да свържат записите по-нататък, може да има и по-широки данни, които да се вземат предвид, като проверка на застраховка чрез askMID, която се управлява от Бюрото на автомобилните застрахователи, наричано още MIB, или връзки с други системи на флота. Някои бизнеси ще ни сравняват с по-широки продукти за флота или услуги за данни, като Fleetalyse или Logivo.AI. Тези сравнения са полезни само ако се върнат към същия оперативен стандарт. Може ли системата да поддържа досието за операторска лицензия чисто, актуално и защитимо?

Това е стандартът, на който работим. Не се опитваме да бъдем просто приложение за напомняния за един тип документ. Ние сме изградени за оператори в Обединеното кралство, които се нуждаят от своите записи за съответствие в ред, в форма, която отразява как наистина работят прилагането на DVSA и проверките на Трафик Комисаря.

За куриерските флоти, това обикновено води до просто заключение. Ако проверките на лицензи са просто една движеща се част в по-голямата картина на съответствието, по-добре е да ги управляваме в същата система като останалата част от досието на оператора. Там е мястото, където Operator Compliance седи в сравнението.