Картите за гориво срещу мониторинг на горивото за контрол на флота

Картата за гориво помага да се контролира къде и кога се купува гориво. Софтуерът за мониторинг на разхода на гориво помага да се контролира какво се случва с това гориво след това. За повечето британски оператори, това не са едни и същи задачи.

Ако ви трябват само по-строги правила за покупка, консолидирани фактури и основна отчетност на транзакциите, картите за гориво могат да свършат много работа. Ако трябва да обясните разходите за гориво спрямо превозни средства, шофьори, маршрути, бездействие, дефекти, пропуснати инспекции, записи от тахограф и доказателствата, които се очакват в операторския файл, данните от картата сами по себе си бързо свършват. На практика, най-силната настройка често не е избор между едното или другото, а ясна представа за това какво доказва всяка система.

Какво правят добре картите за гориво и къде спират

Картите за гориво са полезни, защото поставят структура около покупката на гориво. Вместо парични искове, разпръснати разписки и извлечения от банкови карти, получавате управляван метод на покупка с одобрени доставчици, ограничения на продуктите и запис на транзакции, свързан с номер на карта, регистрация на превозно средство или шофьор.

За британските оператори, практическите предимства са ясни.

Първо, картите за гориво опростяват администрацията. Транспортният офис може да съпостави една фактура на доставчика, вместо да преследва хартиени разписки от шофьорите. Обработката на ДДС обикновено е по-чиста, тъй като фактурата на доставчика вече е консолидирана и по-лесна за съпоставяне с счетоводните записи.

Второ, те подобряват контрола на покупките. В зависимост от правилата на картата и доставчика, можете да ограничите употребата по вид гориво, география, време, категория търговец или притежател на картата. Това е важно за смесени флоти, където дизел, AdBlue или други продукти трябва да бъдат разделени правилно.

Трето, те предоставят ранно предупреждение за очевидна злоупотреба. Ако ван, регистриран извън пътя, използва гориво в 03:00, или карта, назначена на едно превозно средство, се използва на стотици мили от планираната работа, отчетът за транзакции може да го покаже. Някои доставчици също маркират дублирани зареждания, необичайни обеми литри или повторна употреба извън района.

Четвърто, те могат да подкрепят вътрешната отчетност на разходите. Дори без телематика, операторите могат да разделят разходите за гориво по депо, група превозни средства, договор или шофьор, ако структурата на картата е настроена правилно.

Всичко това е полезно. Но все пак, това са данни за покупка, а не данни за производителност на горивото.

Картата за гориво ви казва, че горивото е купено. Тя не ви казва надеждно защо разходът се е променил, дали двигателят е работил в режим на празен ход прекалено дълго, дали планирането на маршрута е довело до увеличението, дали шофьорът е променил поведението си, дали наляганията на гумите или дефект са повлияли на икономията, или дали превозно средство, което трябва да е VOR (извън експлоатация), по някакъв начин е продължило да работи.

Тя също така не предоставя пълна картина на съответствието. Транспортният мениджър, който се занимава с задълженията по операторската лицензия, се нуждае от повече от отчетите за разходите. Те се нуждаят от записи на превозни средства, графици за инспекции, дати на MOT или годишен тест, доказателства за безопасност, анализ на тахограф, проверки на шофьорски лицензи, статус на Driver CPC и DQC, и документален след, който може да бъде предоставен, ако DVSA (Агенция за автомобилен стандарт) поиска или Комисарят по транспорта зададе въпроси.

Данните от картата за гориво имат още едно практическо ограничение. Те зависят от дисциплината на процеса на картата. Ако шофьорите споделят карти, въвеждат грешен одометър, използват резервни методи на плащане, забравят регистрационни подканвания или купуват гориво за допълнително оборудване, качеството на отчетите спада. Списъкът с транзакции все още може да балансира финансово, но става слаб като оперативно доказателство.

За британските флоти, това е важно, защото контролът на оператора се оценява чрез записи, които издържат на предизвикателства. В публично разследване или одит, възможността да се каже, че горивото е закупено чрез контролирана програма за карти е полезна. Възможността да се покаже кое превозно средство е било в експлоатация, кой шофьор го е използвал, какви инспекции са били дължими, какви дефекти са били докладвани, какво показва активността на тахографа и какви действия са били предприети, е много по-полезна.

Какво добавя софтуерът за мониторинг на разхода на гориво

Софтуерът за мониторинг на разхода на гориво добавя контекст, тенденции и последващи действия. Той не е ограничен до събитието на покупка. Той ви помага да разберете разхода през времето, превозните средства, маршрутите и шофьорите, а след това да действате на базата на това, което данните показват.

Първото предимство е видимост на тенденциите. Вместо изолирани транзакции, можете да прегледате разхода на гориво на превозно средство през седмици и месеци, често по ISO седмица, по депо, по тип флот или по договор. Това ви помага да забележите постепенно влошаване, което никога не би изпъкнало на фактурата на картата. Едно лошо зареждане може да означава малко. Шестседмичното намаление на mpg (мили на галон) на едно устройство или един маршрут е управленски проблем.

Второто предимство е отчетността на изключенията. Добър мониторингов софтуер трябва да направи изключенията лесни за намиране. Това може да включва необичайна консумация на гориво, пропуски между очакваното и действителното пробег, несъответстващи записи на одометъра, превозни средства с нарастващо време на празен ход или модели, които предполагат неефективност на маршрута, неразрешена употреба или възможна злоупотреба с картата. Важното е не само да се съхраняват данни, а да се насочва вниманието.

Третото предимство е оперативното последващо действие. След като се появи тенденция или изключение, ви е необходим начин да го свържете с действие. Проверил ли е сервизът превозното средство за дефект? Бил ли е информиран шофьорът? Намерен ли е проблем с гумите? Променен ли е маршрутът? Било ли е превозното средство маркирано като VOR и извадено от експлоатация? Правилният контролен процес записва не само аномалията, но и решението и доказателствата, които следват.

Тук софтуерът за мониторинг на разхода на гориво става по-ценен, когато е в съчетание с по-широки записи на флота. Ако нарастващата консумация на гориво съвпада с доклади за дефекти, агресивно шофиране, лоша дисциплина на тахографа, пропуснати PMI графици или продължително бездействие, операторът може да види пълната картина. Ако разходът на гориво нараства след смяна на превозното средство, смяна на каросерията или смяна на маршрута, това също може да бъде обяснено.

За транспортните мениджъри, софтуерът също помага да се отдели единичният шум от истинския риск. Докладът за картата за гориво може да предизвика подозрение, но мониторинговата платформа може да покаже дали проблемът се повтаря, изолиран е за един шофьор, свързан е с един клас превозни средства или е свързан с известна оперативна промяна.

Това казано, не всеки флот се нуждае от сложна аналитична платформа. Тестът е практичен. Ако текущият ви процес не може да обясни движението на горивото извън фактурата, не може да докаже кой е прегледал аномалиите и не може да свърже проблемите с горивото обратно с превозните средства и шофьорите, тогава софтуерът, който правилно мониторира разхода, ще добави нещо, което картата сама не може.

Данни от картата за гориво срещу записи на превозни средства и шофьори

Основната разлика е, че отчетите от картата за гориво са транзакционни, докато записите за управление на транспорта са доказателствени.

Отчетът за картата за гориво обикновено показва дата, час, място, литри, стойност, референция на картата и понякога вход на пробег. Това е полезно за счетоводството и за първоначалното ниво на контрол. Но не замества записите, от които операторът се нуждае, за да управлява съответстваща флота.

Записите на превозните средства трябва да показват повече от разходите. Те трябва да включват регистрационни данни, информация за собственост или наем, дати на MOT или годишен тест, графици за инспекции, история на дефектите, документи за поддръжка, активност на гумите, ако е уместно, статус на застраховка и дали превозното средство е активно, разпоредено или VOR. За някои оператори, проверката на детайлите за застраховка спрямо данните от askMID (система за проверка на застраховката на моторни превозни средства) от Бюрото на застрахователите на моторни превозни средства, или MIB, също е част от рутинния контрол, въпреки че това не е същото като поддържането на пълния операторски запис.

Записите на шофьорите отиват още по-широко. Транспортният офис може да се нуждае от история на проверките на шофьорските лицензи, резултати от проверки на DVLA, крайни срокове за Driver CPC, изтичане на DQC, детайли за картата на тахографа, нарушения, документи за право на работа, където е приложимо, записи от агенции и подписани потвърждения на политики. Транзакция за гориво не може да ви каже дали шофьорът, назначен на това пътуване, е бил правилно проверен или дали е имало последващи действия след нарушение.

Тази разлика става важна при одит. DVSA не оценява контрола, като разглежда само фактури за гориво. Тя разглежда дали вашите системи показват ефективно управление на превозните средства, шофьорите и записите. Ако превозното средство изглежда е било заредено, докато е трябвало да бъде извън пътя, съответстващият въпрос не е само дали картата е била злоупотребена. Важно е дали вашите записи показват, че превозното средство е било VOR, дали ключовете и картите са били контролирани, дали е била предотвратена употребата и какви доказателства съществуват за разследването.

Същото важи и за достоверността на пробега. Системите за карти за гориво често разчитат на стойности на одометъра, въведени от шофьорите. Те могат да бъдат полезни, но не винаги са достатъчно надеждни, за да стоят сами. Сравняването с интервали на поддръжка, пробег на тахографа, телематика и записи от инспекции дава по-силна картина.

За много оператори, това е истинската разделителна линия между финансов инструмент и система за контрол на оператора. Едното ви казва какво е купено. Другото ви помага да докажете какво се е случило, кой е отговорен, какво е трябвало да се случи според вашия проце