Как превозвачите сравняват системите за съответствие за DVSA записи

Превозвачите обикновено сравняват системите за съответствие на базата на един прост въпрос. Ако DVSA се обади утре, можем ли да предоставим пълен, подреден запис за всеки автомобил, ремарке и шофьор, без да прекараме половин ден в търсене на имейли, електронни таблици и архиви?

Това е, което отделя основен инструмент за флота от софтуер, който наистина подкрепя операторската лицензия. Правилната система не само ви напомня, че нещо е дължимо. Тя ви помага да контролирате интервалите за инспекции, датите за MOT и годишни тестове, дефекти, доказателства за Driver CPC и DQC, записи от тахограф и одитния следа, който транспортният мениджър може да се наложи да представи пред Комисаря по транспорта. За много оператори, затова сравнението започва със софтуер, създаден за превоз, а не с обща платформа за флота.

Какво трябва да прави системата за превозвачите всеки ден

Ежедневната работа по съответствие е повтаряща се, с крайни срокове и натоварена с документи. Системата трябва да отговаря на тази реалност.

Минимумът, от който се нуждаят превозвачите, е едно място за съхранение на основния запис за всеки автомобил, ремарке и шофьор. За автомобили и ремаркета, това обикновено означава регистрация, VIN или номер на шасито, марка и модел, детайли за плащане, когато е уместно, дата за дължимост на MOT или годишен тест, пътна такса, референция за застраховка, честота на инспекциите, история на PMI, доказателства за теста на спирачките и всякакви периоди на VOR. За шофьорите, това означава категории на лицензите, дати на изтичане, крайни срокове за Driver CPC, изтичане на DQC, документи за право на работа, където бизнесът ги проследява, записи за индукция, статус на агенцията и детайли за картата на тахографа.

Практическият тест е дали системата поддържа начина, по който всъщност работи транспортният офис. Транспортният мениджър трябва да може да види, с един поглед, какво е дължимо тази седмица, какво е просрочено, какво е извън пътя и какво е с липсващи доказателства. Ако офисът все още трябва да експортира списъци в електронна таблица, за да планира инспекции или да търси документи, софтуерът не изпълнява основната си работа.

Планирането на инспекции е важно тук. Операторите трябва да планират безопасностни инспекции на правилния интервал за всеки актив, а не просто да прилагат един общ цикъл за целия флот. Някои автомобили може да са на шестседмичен цикъл, други на различен модел в зависимост от употребата, възрастта или условията на работа. Ремаркетата също се нуждаят от същата дисциплина. Правилната система трябва да планира повтарящи се инспекции напред от последното завършено събитие или на фиксиран напред план, в зависимост от начина, по който операторът управлява програмата си.

Проследяването на датите също трябва да обхваща документите, които лесно могат да бъдат пропуснати, докато не станат проблем. Датите за MOT и годишни тестове са очевидни, но също така и датите за калибриране, подновявания на застраховки, прегледи на договори за поддръжка и всякакви местни политики, на които операторът разчита като част от управленския контрол. За шофьорите, крайни срокове за Driver CPC и DQC трябва да са в съответствие с проверки на лицензите и всякакви вътрешни изисквания за обучение.

Докладването на дефекти е още едно ежедневно изискване. Не е достатъчно просто да се отбележи, че е имало повреда. Системата трябва да показва кога е била докладвана дефектът, дали е свързана с безопасността, какво действие е било предприето, кой я е оценил, дали автомобилът или ремаркето са били поставени на VOR и какви доказателства подкрепят ремонта и връщането в експлоатация. Подписаните записи са важни. Важна е и връзката между дефекта, ремонта и освобождаването обратно в употреба.

Доказателствата от тахографа често стават слабата точка, когато записите са разпределени между различни доставчици. Операторът на превоз трябва да има увереност, че данните от картата на шофьора и единицата на автомобила са изтеглени в правилните интервали, съхранявани правилно, анализирани за нарушения и липсващи километри и запазени по начин, който може да бъде представен при поискване. Ако анализът на тахографа е извън основния запис за съответствие, някой все още трябва ръчно да съгласува изключенията.

Затова много оператори, търсещи софтуер за съответствие на флота за превозвачи, искат по-малко софтуер, а не повече. Те искат един оперативен запис, а не пет частични. Ако сравнявате опции, полезно е да започнете с контролен списък на записите, които трябва да контролирате всяка седмица, и да попитате дали системата обработва всяка от тях нативно.

Кои функции наистина намаляват риска от операторска лицензия

Не всяка функция в демонстрацията намалява риска от операторска лицензия. Важните функции са тези, които правят пропуснатите събития, слаби записи и неясна отговорност по-малко вероятни.

Повтарящите се графици са близо до върха на списъка. Ако системата не може надеждно да генерира бъдещи инспекции, тестове и проверки, останалата част от процеса на съответствие е изградена на пясък. Търсим планиране, което може да обработва отделни цикли за автомобили и ремаркета, да поддържа ISO седмичен изглед за планиране и да предоставя ясен списък на това, което е дължимо, резервирано, завършено и просрочено. Операторите често планират дейности в работилницата около ритъма на ISO седмицата, така че софтуерът трябва да говори на този език.

Контролът на VOR е друга ключова област. В бизнес с превози, изваждането на актив от пътя не е просто бележка в работилницата. Това е контрол на съответствието. Записът трябва да показва причината за VOR, датата и часа на започване, всякакви свързани дефекти или забрани и доказателствата за връщането на актива в експлоатация. Ако системата позволява работата да бъде маркирана като завършена, без да показва дали автомобилът е бил ограничен от употреба през това време, оставя пропуск, който може да е важен по-късно.

Подписаните записи са от съществено значение, защото неподписаните записи са по-трудни за защита. Листове за инспекция, доклади за дефекти, одобрения за ремонт и декларации на шофьори трябва да носят идентичността на лицето, което ги е завършило, и идеално времеви печат на одитния следа, показващ кога са направени или променени записите. Транспортният мениджър не иска да обяснява защо ключов документ за съответствие съществува само като редактирана електронна таблица или неподписан PDF.

Съхранението на документи също изисква повече внимание, отколкото обикновено получава. Въпросът не е просто дали файловете могат да бъдат качени. Въпросът е дали правилният документ може да бъде прикрепен към правилния актив или лице, бързо да бъде намерен, разумно да бъде версиониран и запазен като част от пълен запис. Ако сертификатът за MOT е в една папка, листът за инспекция в друга, а фактурата за ремонт в имейл нишка, все още нямате чист файл.

Предупрежденията са важни, но само ако са използваеми. Твърде много предупреждения стават фонов шум. Това, от което операторите се нуждаят, са предупреждения за крайни срокове, които пристигат достатъчно рано, за да действат, насочени към правилните хора и разграничават между документ, дължим следващия месец и инспекция, която вече е просрочена. Обсъдили сме това по-подробно в нашето ръководство за имейл предупреждения, които сигнализират за крайни срокове за съответствие.

Последният тест е дали системата ви помага да създадете ясен файл за Комисаря по транспорта. Това не означава един бутон, маркиран "одит". Това означава, че записите вече са организирани по начин, който издържа на проверка. За автомобил или ремарке, трябва да можете да съберете графика за поддръжка, завършените инспекции, дефекти, ремонти, история на MOT или годишни тестове и периоди на VOR. За шофьор, трябва да можете да покажете проверки на лицензите, доказателства за Driver CPC и DQC, анализ на тахографа и всякакви последващи действия. Ако този файл зависи от някой да запомни къде са запазени документите, системата не намалява риска достатъчно.

Как да сравнявате проверки на тахограф, лиценз и шофьор

Съответствието на шофьорите често се проваля на местата, където системите се свързват. Данните от тахографа са на едно място, проверките на лицензите от DVLA на друго, а документите на шофьорите на трето. Затова тази част от сравнението заслужава време.

За анализа на тахографа, започнете с основите. Записва ли системата дали изтеглянията са се случили навреме и за картите на шофьорите, и за единиците на автомобилите? Можете ли да видите липсващи изтегляния, неразпределени километри, очевидно шофиране без карта и нарушения, които трябва да бъдат прегледани? Има ли запис на това, кой е прегледал изключенията и какво действие е било предприето? Анализът сам по себе си не е достатъчен. Операторите се нуждаят и от управленския следа.

Обработката на изключенията е също толкова важна, колкото и суровият анализ. Добра система трябва да помага на транспортните мениджъри да разграничават между малък проблем, който е бил прегледан, и повтаряща се схема, която изисква ескалация, повторно обучение или дисциплинарни действия. Ако всяко изключение е просто още една линия в доклада, софтуерът не ви помага да управлявате риска.

Ако сравнявате доставчици, нашето ръководство за софтуер за анализ на тахографи за малки флоти представя практическите точки, които трябва да проверите.

За проверка на лицензите от DVLA, попитайте как се задействат, записват и доказват проверките. Системата трябва да проследява честотата на проверките по политика, да маркира шофьорите с висок риск за по-чести прегледи, където е необходимо, и да съхранява резултата в записа на шофьора. Тя също така трябва да се справя с реалността, че не всеки шофьор е постоянен служител. Шофьорите от агенции, временно наети шофьори и случайни шофьори все още се нуждаят от документиран процес.

Тук проследяването на документите на шофьорите става важно. Системата трябва да съхранява изображения или референции на лицензите, където вашата политика позволява, статус на Driver CPC, изтичане на DQC, паспорти или документи за право на работа, ако се проследяват, и всякакви вътрешни одобрения за шофиране на определени класове превозни средства. За оператори на автобуси и микробуси и за някои смесени флоти, същият принцип важи, но точните документи може да се различават. Където правилата на Великобритания се различават от по-широката практика на ЕС, операторите трябва да следват режима на Великобритания, който се прилага за техния лиценз и операция, особено относно начина, по който доказателствата се проверяват и запазват.

Шофьорите от агенции и случайни шофьори често са най-трудната група за добро управление. Софтуерът трябва да ви позволява бързо да добавяте шофьор, да го маркирате правилно като временно или от агенция, да задавате изисквания за документи, да