Как да управляваме планировчик на автопарк, който отговаря на DVSA

Планировчик на автопарк, който отговаря на DVSA, не е просто дневник на сроковете. Това е контрол, който показва, че знаем какво е необходимо на всеки автомобил и ремарке, кога е необходимо, кой го е проверил, какви дефекти са открити, какво е ремонтирано и дали нещо е пропуснато или е извадено от движение. Ако DVSA или Трафик комисарът попитат как управляваме годността за движение, планировчикът е едно от първите места, където ще очакват да видят как работи този контрол на практика.

По тази причина, правилният планировчик за поддръжка на превозни средства трябва да прави повече от просто изпращане на напомняния. Той трябва да свързва инспекции, резервации за MOT или годишен тест, доклади за дефекти от шофьори, дейности в работилницата, периоди на VOR, дати на изтичане на документи и файла с доказателства зад всяко събитие. Ако не може бързо да покаже цялата история, не изпълнява задачата за съответствие, която ни е необходима.

Какво трябва да прави планировчикът за поддръжка на превозни средства

Минимум, планировчикът за поддръжка на превозни средства трябва да показва всяка безопасна инспекция и изискване за тест за всеки автомобил и ремарке в автопарка, с дати на изпълнение, изчислени предварително и видими на едно място. Това звучи очевидно, но стандартът за съответствие е по-висок от прост календар.

DVSA разглежда системи, а не просто изолирани записи. Следователно, планировчикът трябва да функционира като контрол за съответствие. На практика, това означава, че той трябва да:

• планира всички планирани събития за поддръжка
• показва какво е завършено
• означава какво предстои
• подчертава всичко, което е просрочено или пропуснато
• свързва дефекти и ремонти с релевантния актив
• запазва доказателства за извършената работа
• показва кой е прегледал и одобрил събитието
• прави ясно кога автомобилът е бил недостъпен или VOR

За оператори на HGV и PSV в Обединеното кралство, това обикновено означава изграждане на планировчика около режима на инспекция, изложен в ръководството на DVSA за поддържане на годността за движение. За ванове и смесени автопаркове, същата дисциплина все още е важна, дори когато правната рамка се различава от системите за поддръжка на операторски лиценз. Автопарк от 3.5-тонни ванове може да не е на O-licence, но ако работим търговски и поставяме шофьори на пътя всеки ден, все още имаме нужда от защитен процес на поддръжка.

Планировчикът трябва също да обхваща ремаркета като отделни активи, а не само като бележки срещу тракторна единица. Ремаркетата имат свои собствени интервали за инспекция, изисквания за годишен тест, където е приложимо, проблеми с гуми и спирачки и история на ремонтите. Ако ремаркето може да се движи независимо в операцията, то се нуждае от собствен запис.

Добър планировчик също записва доказателства, а не само дати. Завършената инспекция изисква листа за инспекция, находките на механика, извършената работа по корекция, всяко отлагане, ако е законно и безопасно, и подписа, показващ, че автомобилът е бил годен за движение преди да бъде върнат в експлоатация. Ако бъдем помолени да представим записи, не трябва да търсим из пощенските кутии, хартиените файлове и дъските в работилницата.

Кои дати и интервали трябва да бъдат в планировчика?

Основният принцип е прост. Ако дата влияе на годността за движение, законната употреба или нашата способност да докажем контрол, тя принадлежи на планировчика.

За повечето оператори, ключовите планирани елементи са:

• безопасни инспекции за превозни средства
• безопасни инспекции за ремаркета
• MOT дати за съответните превозни средства
• годишни тестови дати за HGV, PSV и тестируеми ремаркета
• рутинна поддръжка
• инспекции на спирачките и тестове за производителност на спирачките
• дати за калибриране на тахографи
• инспекции на ограничители на скоростта, където е приложимо
• дати за LOLER за всяко оборудване за повдигане, монтирано на превозното средство
• подновяване на лиценза за пътни такси, където се управлява централизирано
• дати на застраховка
• дати за проверка на шофьорски лиценз
• дата на изтичане на Driver CPC и DQC
• всякакви дати за преглед, зададени от компанията, за проверки на шофьорите и декларации

В работата с операторски лиценз в Обединеното кралство, годишният тест не е просто още едно събитие за обслужване. Той изисква отделна видимост, защото времето за резервация, подготовката и последствията от неуспеха са различни. Същото важи и за MOT на превозни средства извън режима на годишен тест. Планировчикът трябва ясно да различава между тези типове събития.

Проверките на шофьорите също имат нужда от място. Дневните проверки не са планирани по същия начин, както шестседмичната инспекция, но все пак се нуждаят от контрол. Трябва да знаем дали докладването на дефекти е завършено, дали нулеви дефекти се декларират, където е необходимо от нашия процес, и дали пропуснатите проверки са видими. Ако шофьор докладва дефект в 06:00 и автомобилът все пак излиза в 07:00, ни трябва запис, който да показва защо това е било безопасно и разрешено, или защо не е трябвало да излезе.

Датите на изтичане на документи са важни, защото често разкриват по-широки провали в контрола. Ако автомобилът е в експлоатация, но записът за застраховка, DQC, проверка на шофьорски лиценз, калибриране на тахографа или дата на годишен тест е изтекла в системата, това казва на DVSA, че нашият надзор е слаб. Трябва също да проследяваме наети превозни средства, наети ремаркета и временни добавки от момента, в който влязат в експлоатация. Нашето ръководство за въвеждане на превозно средство в експлоатация с правилните записи за съответствие обхваща този момент на предаване по-подробно.

Когато правило се различава между Обединеното кралство и ЕС, планировчикът трябва да следва изискването на Обединеното кралство, което важи за нашата операция. Например, очакванията за годишен тест и операторски лиценз в Обединеното кралство не са просто копие на практиките на автопарковете в ЕС. Операторите, работещи международно, също може да се наложи да следят местните тестове, изисквания за емисии или достъп, но планировчикът, насочен към DVSA, трябва първо да отразява стандарта за контрол в Обединеното кралство.

Много оператори също вграждат административни напомняния около действията на VOL, точки за преглед, свързани с OCRS, и условия на застрахователя. Те не са заместители на събитията за поддръжка, но често са част от същия файл за оперативен контрол.

Как да зададете честота на инспекциите?

Няма единствен интервал, който да подхожда на всеки автопарк. Правилната честота на инспекциите е тази, която можем да оправдаем на базата на употребата на превозното средство, състоянието и профила на риска, и която все още отговаря на очакванията на DVSA.

Мениджърите по транспорта обикновено започват с указанията на производителя и ръководството на DVSA за поддържане на годността за движение, след което коригират на базата на действителната операция. Факторите, които имат значение, включват:

• възраст на превозното средство
• пробег
• изработени часове
• тип и тегло на товара
• градска употреба с често спиране
• работа извън пътя или на груби терени
• прибрежни или корозивни среди
• използване на ремаркета
• история на износване на спирачките
• трендове на дефектите
• сезонни пикове
• дали превозното средство е на дневна работа, транзит, работа по събиране на отпадъци или училищни и обслужващи маршрути

По-нов тракторен единица на стабилна магистрална работа може да оправдае по-дълъг интервал от по-стар ригид, който прави чести доставки в градска среда с бордюри, рязко спиране и използване на платформи. PSV на интензивна местна услуга може да се нуждае от различен режим от автобус, който извършва дълги разстояния частни наеми. Леко използвано ремарке, паркирано за периоди, все още се нуждае от правилен интервал, защото ниското използване не премахва рисковете от влошаване, като блокиране на спирачките, стареене на гумите или проблеми с осветлението.

Ключовото е, че интервалът трябва да бъде реалистичен и документиран. Ако правим инспекции на всеки 10 седмици на хартия, но многократно вкарваме превозни средства късно, прехвърляме дефекти или виждаме повтарящи се проблеми със спирачките и гумите, реалната система не е 10-седмична. Тя е неконтролирана. DVSA и Трафик комисарът ще разгледат действителните резултати, а не само обявената политика.

Повечето оператори задават максимален интервал и след това управляват превозните средства по-рано, когато употребата го изисква. Планировчикът трябва да поддържа както контрол с фиксирани дати, така и контрол, основан на употреба. Ако превозното средство покрива повече пробег от очакваното или е преназначено на по-тежка работа, следващата дата на инспекция трябва да бъде изтеглена напред. Ако използваме планиране по ISO седмици в работилницата, това е добре, но основната дата на изпълнение все още трябва да бъде ясна за всеки актив.

Производителността на спирачките заслужава специално внимание. Системата за годност за движение е слаба, ако проверките на спирачките се третират като случайни добавки. Трябва да планираме инспекции на спирачките, доказателства за тестове на спирачките и последваща работа като част от редовния цикъл на поддръжка, а не да чакаме подготовката за годишен тест, за да открием дисбаланс или лоша производителност.

Ако трябва да докажем защо интервалите ни са зададени по този начин, трябва да можем да покажем политиката, факторите на риска, които са били взети под внимание, и историята на поддръжката, която подкрепя решението. Нашето ръководство за записи за поддръжка на операторски лиценз е полезно, ако преглеждате дали текущият ви файл би издържал на такова проучване.

Как трябва да се записват дефекти, ремонти и време на VOR?

Записът на дефектите трябва да разказва цялата история от доклада до корекцията. Всичко по-малко оставя пропуски, които стават трудни за защита по-късно.

Когато се докладва дефект, трябва да запишем:

• дата и час на доклада
• ID на превозното средство или ремарке
• име на шофьора
• пробег или одометър, където е уместно
• описание на дефекта с прости термини
• дали дефектът прави превозното средство опасно или негодно за движение
• дали превозното средство е спряно незабавно
• кой е прегледал доклада
• взетото решение, ремонт сега, наблюдение или изваждане от експлоатация

За действия в работилницата, записът трябва да показва:

• дата и час на откриването на работата
• техник или ремонтник
• диагноза
• извършена работа
• монтирани части
• всякакви външни доставчици, използвани
• дали е направен тест на пътя или тест на спирачките
• дата и час на завършване
• кой е подписал превозното средство обратно в експлоатация

Когато дефектът е критичен за безопасността, превозното средство трябва да бъде маркирано VOR незабавно. Периодът на VOR трябва да има ясни начало и край, с причината за времето на неработоспособност, записана. Това е важно оперативно и доказателствено. Ако DVSA попита защо планирана работа е закъсняла, документираният период на VOR може да го обясни. Ако попитат защо превозното средство е било използвано въпреки докладван проблем, отсъствието на маркер VOR може да предполага, че дефектът не е бил контролирано правилно.

Пропуснатата и отложена работа изисква внимание. Ако инспекцията е открила дефекти, които безопасно могат да бъдат отложени, записът трябва да показва точно какво е отложено, защо това решение е безопасно, кой го е одобрил и крайния срок за корекция. Ако самата безопасна инспекция е била пропусната или завършена късно, това не трябва да изчезва. Тя трябва да остане видима с причината, одобрението и действията за наваксване. Опитите да се подредят пропуснатите събития създават по-лош проблем, когато записите се преглеждат.

Тук също е важно подписаното доказателство. Декларации на шофьори, подписване от механик, завършване в работилницата и преглед от мениджър по транспорта трябва да бъдат приписвани на имената на конкретни хора. Цифровите подписи, времевите печати и правилната следа от одити са много по-силни от недатировани хартиени копия или редактирани клетки в електронни таблици.

Ако искате да тествате дали текущият ви процес би оцелял при забрана на пътя или разследване на поддръжката, нашата статия за какво означава PG9 за вашия автомобил и риска от лиценз е полезен ориентир.

Какви доказателства трябва да бъдат готови за DVSA или Трафик комисаря?

Трябва да приемем, че ако DVSA посети, или ако Трафик комисарът ни повика на публично разследване, може да се наложи да представим записи бързо и в ред. Тестът не е дали документите съществуват някъде. Той е дали можем да ги поставим пред проверяващия без забавяне и без противоречия.

Основният файл с доказателства обикновено включва:

• завършени листове за безопасна инспекция
• планировчик за поддръжка на превозни средства и ремаркета
• история на MOT и годишен тест
• записи от тестове на спирачките
• история на обслужване и ремонти
• доклади за дефекти, включително декларации за нулеви дефекти, ако са част от нашия процес
• записи за корекция и подписване
• записи за пропуснати инспекции или закъснели събития, с причини
• история на VOR
• PMI листове, където се използват в операцията
• сертификати за калибриране на тахографи
• записи за проверка на шофьорски лиценз с резултати от DVLA
• записи за Driver CPC и DQC
• детайли за доставчика на поддръжка и договори, където работата е аутсорсвана
• доказателства, че мениджърите по транспорта преглеждат представянето на съответствието
• записи от анализ на тахографа и последващи действия за нарушения
• дебрифинги на шофьори, потвърждения и декларации, свързани с часовете на шофьорите и работното време, където е уместно

Доказателствата от тахографа често се преглеждат заедно с поддръжката, защото говорят за общ контрол. Ако нашият файл за поддръжка е подреден, но последващото действие по тахографа е слабо, това все още сочи към лошо управление на оператора. Същото важи и за проверките на шофьорски лиценз. Ако планировчикът на автопарка проследява инспекциите перфектно, но не и изтичането на лиценз и DQC, той решава само част от проблема с операторския лиценз.

За проверки на застраховка и идентичност на превозното средство, някои оператори също запазват поддържащи доказателства от askMID или записи, свързани с Бюрото на застрахователите на автомобили, понякога написано като MIB, особено когато става въпрос за наети или ново добавени превозни средства. Това не е заместител на нашите собствени контролни механизми за застраховка, но може да подкрепи файла.

Най-добрият тест е да попитате, ако DVSA поиска шест месеца записи за едно превозно средство, едно ремарке и един шофьор, можем ли да експортираме всичко за минути? Ако не, системата е твърде фрагментирана. Нашето ръководство за подготовка за разследване на поддръжката от DVSA описва вида на прегледа на файла, който препоръчваме преди външно посещение.

Кога електронната таблица спира да бъде достатъчна?

Електронната таблица може да работи за много малък, стабилен автопарк с един отговорен човек, едно депо, прости интервали за инспекции и дисциплинирана администрация. Много собствени шофьори започват от там. Някои малки оператори на PSV и ванове също. Проблемът не е, че електронните таблици винаги са грешни. Проблемът е, че те стават крехки много бързо.

Електронната таблица обикновено спира да бъде достатъчна, когато едно или повече от следните важи:

• добавят се повече превозни средства или ремаркета
• активите се преместват между депата
• честотите на инспекциите се различават в автопарка
• поддръжката е разделена между вътрешни и външни работилници
• повече от един човек актуализира записите
• шофьорите подават дефекти от пътя
• нуждаем се от подписани декларации и времеви печати
• напомняния се пропускат
• подготовката за годишен тест се обработва отделно от рутинното планиране
• нуждаем се от ясна следа от одити на редакции и подписване
• файлът на Трафик комисаря трябва да бъде представен в кратък срок

Ремаркетата често са точката на пречупване. Операторите могат да управляват превозните средства разумно в електронна таблица, след което да загубят контрол, когато ремаркетата се въртят, дефектите се докладват срещу регистрационен номер, а записите в работилницата са на друго място. Операции с множество депа влошават ситуацията. Също така споделената отговорност между транспорт, работилница и административни екипи.

Друг предупредителен знак е, когато планировчикът вече не съвпада с реалността без ръчно преследване. Ако датите на изпълнение се поддържат в един лист, докладите за дефекти в имейл, ремонтите в система на гаража, проверките на лицензите в друг файл и доказателствата от тахографа на друго място, имаме няколко частични истини вместо един надежден запис за съответствие.

Затова изградихме Operator Compliance по начина, по който го направихме. В OperatorCompliance използваме практическата перспектива на оператора от Fleeta Limited, включително управление на камиони под операторски лиценз, за да структурираме записите около контролите, които DVSA наистина очаква да види. Това означава превозни средства, ремаркета, шофьори, крайни срокове, подписани доказателства и записи от тахографи на едно място, с опции за интеграции чрез REST API и уебхукове, където операторите трябва да преместват данни между системите. Някои автопаркове също сравняват инструменти като Fleetalyse или Logivo.AI, когато преглеждат по-широкия си софтуерен стек, но ключовият въпрос е по-прост от сравнение на марки. Може ли системата да покаже, че нашият контрол на поддръжката е активен, завършен и подлежащ на одит?

Ако текущият ви процес е близо до лимита, струва си да прегледате какво трябва да включва по-силна система, преди проблем с съответствието да наложи промяната. Нашата статия за как да сравняваме планировчици за поддръжка на камиони в Обединеното кралство е практично място за начало.

Планировчик, който отговаря на DVSA, е такъв, на който можем да разчитаме ежедневно, а не такъв, който подреждаме, когато започне разследване. Ако той контролира датите, улавя доказателствата, записва изключенията и показва кой какво е направил, той изпълнява задачата си. Ако само ни напомня, че нещо е дължимо, той все още не е система за съответствие.