Една система за проверки на лицензи и записи на тахографи

Когато проверките на лицензи и записите на тахографи са в една и съща система, транспортните мениджъри могат да видят реалното състояние на съответствието на шофьора, без да прескачат между портали, електронни таблици и имейл папки. Това е важно в ежедневния контрол, но е също толкова важно, когато трябва да покажем ясна следа от одит на DVSA или да подготвим записи за изслушване пред Комисаря по транспорта. Един комплект записи, един списък със задачи и едно място за подписани доказателства намаляват пропуснатите проверки и улесняват справянето с изключенията.

За операторите в Обединеното кралство, това не е само за удобство. Проверките на шофьорски лицензи, статусът на Driver CPC, срокът на валидност на DQC, изтеглянията на тахографи, последващите действия при нарушения и доказателствата от дебрифингите са част от по-широката картина на операторския лиценз. Ако тези записи са разединени, малките пропуски се превръщат в по-големи рискове. Затова много оператори сега търсят софтуер, който позволява на транспортния мениджър да проследява проверките на лицензи и записите на тахографи на едно място, заедно с останалата част от файла на флота.

Защо операторите искат и двата записа на едно място

Основната причина е проста. Същият шофьор е в центъра на двата набора от задължения. Трябва да знаем дали този човек има право да управлява превозното средство, което му е назначено, дали притежава правилните категории, дали има одобрения или ограничения за преглед, дали Driver CPC остава актуален, когато е необходимо, и дали дейността на тахографа показва нарушения, липсващи километри, проблеми с картата или модели, които изискват намеса.

Ако тези проверки съществуват отделно, транспортният офис в крайна сметка управлява шофьора два пъти. Един процес проверява лиценза чрез DVLA, записва резултата и задава следващата дата за преглед. Друг процес обработва графиците за изтегляне на карти, изтегляния на единици на превозни средства, анализи и дебрифинги. На практика, действието често принадлежи на същите хора, на същото бюро, в същата седмична среща за съответствие.

Събирането на двата записа помага по няколко начина.

Първо, то подкрепя прегледа на базата на риска. Шофьор с нови одобрения, проблем с категорията или повторни закъснения при отговорите за лиценза може да се нуждае от по-близко разглеждане на тахографа. Също така, шофьор с повторни нарушения на часовете на шофьорите може да се нуждае от нов преглед на компетентността, записите за въвеждане и датите за проверки на лиценза и Driver CPC. Когато информацията е една до друга, можем да решим какво изисква внимание, без да изграждаме собствена представа от няколко системи.

Второ, това подобрява доказателствата. Посещение на DVSA рядко разглежда един тесен тип запис в изолация. Въпросът е дали управляваме операцията си правилно. Това означава показване на дати на проверки, последващи действия, бележки от дебрифинг, сканирани документи, подписи и кой е завършил всяка стъпка. Свързаният запис е по-лесен за защита, отколкото структура на папки, разпространена в споделени дискове и пощенски кутии.

Трето, това намалява пропуснатите срокове. Проверките на лицензи, срокът на валидност на DQC, интервалите за изтегляне на тахографи, дебрифингите, прегледите за връщане на работа и подновяването на документи всички работят на различни цикли. Някои оператори работят по календарен месец, други по ISO седмица, а трети по период на заплата. Ако напомнянията са разпределени между инструменти, хората предполагат, че друга система покрива това. Централният списък със задачи е по-сигурен.

Има и практическа точка за смесени флоти. Операторите в Обединеното кралство могат да управляват HGV под операторски лиценз, фургони, използвани за куриерска работа, и превозни средства за пътници с отделни изисквания за квалификация на шофьорите. Правната рамка не е идентична във всеки случай, и където правилата на Обединеното кралство се различават от по-широката позиция на ЕС, операторът в Обединеното кралство все още трябва да управлява изискването на Обединеното кралство първо. Системата трябва да ни помогне да приложим правилната проверка на правилния шофьор и превозно средство, вместо да принуждаваме всеки запис в един и същ шаблон.

Какво да сравните преди да изберете система

Когато сравнявате системи, първият въпрос е как данните влизат. Добър запис за съответствие е само толкова надежден, колкото процесът на улавяне зад него.

За проверки на лицензи, погледнете дали системата ясно записва резултатите от проверките на DVLA, съхранява датата на проверката, лицето, което я е прегледало, видяните категории и всякакви бележки или действия, които са повдигнати. Ако използвате проверки на базата на мандат или ръчни качвания, проверете как доказателствата са прикрепени към файла на шофьора. За Driver CPC, системата трябва да ни позволи да записваме срокове на валидност и да съхраняваме копия на DQC или свързани доказателства, когато е необходимо.

За записи на тахографи, проверете маршрутите на улавяне. Може ли системата да съхранява изтегляния на карти на шофьори, изтегляния на единици на превозни средства, резултати от анализи, доклади за нарушения и потвърждения от дебрифинг? Може ли да обработва както цифрови записи, така и сканирани поддържащи документи, където все още съществува хартиен процес? Ако използвате друг доставчик на анализи, попитайте дали платформата приема импорти, има REST API или поддържа уебхукове за създаване на задачи и актуализации на статуси.

Уведомленията са важни, но само ако са използваеми. Сравнете дали напомнянията могат да бъдат зададени по шофьор, по депо, по роля или по тип документ. Нуждаем се от уведомления преди да изтече проверка на лиценза, преди да изтече DQC, преди изтеглянето да стане просрочено и когато нарушение не е било дебрифирано в рамките на зададения от нас период. Полезният тест е дали системата ни помага да действаме преди пропуснатата дата да стане нарушение.

Съхранението на документи изисква повече размисъл, отколкото много оператори му отделят. Правилната система трябва да съдържа повече от флаг за преминаване или провал. Нуждаем се от копия на доклади за проверки на лицензи, формуляри за дебрифинг на тахографи, кореспонденция, бележки за обучение, прегледи за връщане на работа и всякакви управленски инструкции, свързани с събитието. Ако не можем бързо да извлечем подписаните доказателства, записът е непълен на практика.

Отчетността е друга област, в която системите варират значително. Основните отчети трябва да показват какво е дължимо, какво е просрочено и какво е завършено. По-полезните отчети показват изключения, тенденции и нерешени действия. Например, може да искаме списък на шофьорите с добавени одобрения от последната проверка, шофьорите с повторни проблеми с работното време или шофьорите, чиито дебрифинги са изостанали. Важното е не отчетността за самата отчетност. Става въпрос за улесняване на следващото управленско решение.

Потребителските разрешения често се пренебрегват, докато не се случи нещо лошо. Транспортният мениджър може да се нуждае от пълен достъп. Планиращият може да се нуждае само да види дали шофьорът е одобрен за работа. Супервизорът на депото може да се нуждае да качва бележки от дебрифинг, но не и да променя исторически доказателства за лицензи. Агенции и поддържащи служители на подизпълнители може да се нуждаят от ограничени изгледи. Проверете дали разрешенията могат да бъдат ограничени по роля на потребителя, депо или тип запис.

Подписаните доказателства са едно от най-големите практически различия между системите. Доклад, който казва, че дебрифинг е бил направен, е по-слаб от запис, който показва датата, обсъдените въпроси, участващия мениджър и потвърждението на шофьора. Същото важи и за издаването на политика, присъствието на обучение и последващите действия. Ако системата може да улавя подписи или еквивалентни потвърждения и да ги запазва прикрепени към събитието, следата от одит е по-силна.

Препоръчваме също да проверите дали системата поддържа по-широки операторски записи. Проверки на тахографи и лицензи не съществуват сами по себе си. Те се свързват с записи за поддръжка на операторски лиценз, инспекции на превозни средства, доклади за дефекти, планиране на MOT и годишни тестове, и контрол на VOR. Ако платформата решава само една тясна задача, все пак може да се наложи да възстановите пълната картина на друго място.

Къде отделните системи обикновено причиняват проблеми

Най-честият проблем е дублирането на администрацията. Един член на екипа проверява лиценза и актуализира електронна таблица. Друг изтегля данни от тахографа и изпраща имейл с анализен доклад. Трети съхранява формуляри за дебрифинг в споделена папка. Нищо технически не липсва, но никой не може бързо да види цялата позиция.

Следващият проблем е несъответстващите дати. Често виждаме проверка на лиценза, завършена навреме, но следващата дата за дължимост не е актуализирана на същото място като бележките за преглед на тахографа на шофьора. Или нарушение на тахографа е дебрифирано, но свързаното действие за обучение никога не попада в записа на шофьора. Отделните системи улесняват всяка задача да бъде завършена в изолация и улесняват пропускането на последващите действия.

Имейл веригите създават друга слабост. Ако доказателствата са в пощенските кутии, те не са под контрол. Персоналът напуска. Пощенските кутии се изтриват. Прикачените файлове се запазват с неясни имена. По време на разследване от DVSA или подготовка за Комисаря по транспорта, времето се прекарва в доказване, че действието е било извършено, вместо да се управлява самият проблем.

Електронните таблици носят свои собствени рискове. Те са полезни за еднократен анализ, но са слаби като активна система за съответствие. Формулите се променят. Филтрите скриват редове. Копия се правят и работят офлайн. Рядко има силен запис за това кой е променил какво и кога. За работа с операторски лиценз, това е крехка основа.

Отделните системи също отслабват ескалацията. Да предположим, че шофьор получава точки, които влияят на нашия вътрешен риск, или анализът на тахографа показва повторни проблеми с почивките. В разединен процес, лицето, което вижда проблема, може да не контролира следващото действие. Резултатът е бележка в една система и тишина в друга. Комбинираният работен поток ни позволява да повдигнем задачата, да я назначим, да я документираме и да я затворим на едно място.

Има и по-широк проблем с управлението. Транспортният мениджър има законови задължения. Покриваме ги по-подробно в нашето ръководство за отговорности на транспортния мениджър. На практика, това означава да можем да покажем непрекъснат и ефективен контрол. Фрагментираните записи правят това по-трудно, особено когато са включени множество депа, шофьори от агенции или смесени класове превозни средства.

Кои типове флоти печелят най-много от интегрирания подход?

Превозвачите обикновено печелят първи, защото обемът на движението е висок. Шофьори на HGV, ремаркета, инспекции за безопасност, резервации за MOT, планиране на годишни тестове, изтегляния на тахографи и дебрифинги работят на припокриващи се цикли. След като флота нарасне над няколко превозни средства, става трудно да се поддържат чисти доказателства, ако записите на шофьорите са разделени между различни инструменти.

Флотите от фургони и куриерските оператори често мислят, че им трябва по-малко структура, но те все пак печелят от свързани записи. Дори когато използването на тахографи е ограничено до част от флота или определени маршрути, същият бизнес все пак може да се нуждае от проверки на шофьорски лицензи, записи за право на работа, проверки на обиколки и доказателства за поддръжка. За бързо развиващи се операции с много нови и напускащи служители, една система намалява шанса шофьорите да се изплъзнат през пропуски. Нашата статия за проверки на шофьорски лицензи за оператори обхваща контролни точки по-подробно.

Операторите на автобуси и автобуси имат силен аргумент за интегриран подход, тъй като квалификацията на шофьорите, графиците и очакванията за обществена безопасност са внимателно наблюдавани. Категория на лиценза, Driver CPC, валидност на DQC и съответствие с тахографа изискват ясна надзор. Пътническите операции също обикновено изискват последователен контрол на ниво депо, така че достъпът на базата на роля и стандартизирани доказателства стават особено важни.

Собствениците на превозни средства се нуждаят от нещо малко по-различно. Те може да не се нуждаят от слоеве разрешения или голям набор от отчети, но все пак им трябва едно надеждно запис на това, което е било проверено, кога е било проверено и какво действие е последвало. За малък оператор рискът често не е липса на намерение, а липса на време. Една система помага да се поддържат основите видими.

Агенции и наемни бизнеси печелят, когато предоставят шофьори в регулирани операции. Те трябва да знаят кои проверки завършват, кои проверки завършва крайният оператор и как се споделят доказателствата. Платформа, която съхранява проверки на лицензи, записи за квалификация и действия, свързани с тахографа, помага да се предотвратят спорове относно това кой е бил информиран какво и кога.

Смесените флоти може да печелят най-много от всички. Когато един бизнес управлява HGV, фургони и превозни средства за пътници, отделните системи обикновено отразяват отделни отдели, а не добър контрол. Свързаната платформа ни позволява да приложим правилния набор от правила за всеки тип превозно средство и шофьор, като същевременно запазим един управленски изглед.

Как Operator Compliance отговаря на този тип изисквания

В Operator Compliance подхождаме към това като към проблем с контрола на операторския лиценз, а не просто като към проблем със съхранението на документи. Причината е проста. Транспортният мениджър не се нуждае от още едно място за паркиране на файлове. Те се нуждаят от работен запис на това, което е дължимо, какво е направено, какви доказателства съществуват и какво все още изисква действие.

Нашата система е изградена да съхранява записи на шофьори, превозни средства и ремаркета заедно, така че картината на съответствието да е по-лесна за управление. Това включва ключови операторски записи, като инспекции, дати на MOT и годишни тестове, статус на VOR, срокове на документи и проверки, свързани с шофьорите. За оператори, които искат едно място за управление на проверки на лицензи и доказателства от тахографи заедно с по-широкия файл на флота, тази свързана структура е важна.

За записите на шофьорите, ние подкрепяме практическата нужда да записваме проверки, да съхраняваме поддържащи документи и да проследяваме сроковете. За управлението на тахографи, акцентът е върху запазването на доказателствата, които стоят зад анализа и последващите действия, а не само на факта, че е съществувал доклад. Това означава запазване на записи от дебрифинг, бележки и свързани действия, прикрепени към правилния файл на шофьора, така че офисът да може да покаже какво се е случило след идентифицирането на проблема. Нашето ръководство за нарушения на тахографа и дебрифинги на шофьори обяснява защо тези доказателства са важни.

Също така признава, че съответствието не спира на един тип запис. Операторите може да се наложи да свържат проверки на шофьори с доклади за дефекти при обиколки, записи за поддръжка, проверка на застраховка и външни източници на данни. Затова интеграциите и обменът на данни са важни. В зависимост от работния поток, бизнесите може да разгледат достъп до REST API, уебхукове и връзки с свързани услуги. В по-широкия свят на администриране на флота това може да включва проверки на askMID срещу Бюрото на автомобилните застрахователи или референции на MIB, и оперативни връзки с системи като Fleetalyse или Logivo.AI. Важната точка не е името на интеграцията. Важно е дали информацията се движи достатъчно чисто, за да поддържа записа за съответствие актуален и защитим.

Operator Compliance е изградена от Fleeta Limited, и това е важно за начина, по който структурираме продукта. Ние изграждаме около очакванията за водене на записи и контрол, с които операторите се сблъскват в реалния живот, включително рамката, изложена в ръководството на DVSA за поддържане на пътна годност. Това не премахва необходимостта от управленско решение, местни процедури или правилен преглед. Това, което прави, е да ни даде практичен начин да поддържаме срокове, документи, задачи и подписани доказателства заедно.

За транспортните мениджъри, стойността е в яснотата. Можем да видим кои шофьори са дължими за проверка, кои записи са завършени, кои действия остават отворени и кои доказателства са готови, ако DVSA или Комисар по транспорта ги поиска. За операторите, стойността е в контрола. Вместо да разчитаме на пъстър набор от електронни таблици, пощенски кутии и отделни входове, ние поддържаме записа за съответствие на шофьора в една работеща система, където му е мястото.

Ако преглеждате софтуер за транспортен мениджър, за да проследявате проверки на шофьорски лицензи и записи на тахографи на едно място, сравнете системите по детайлите, които влияят на ежедневния контрол. Погледнете как се улавят проверките, как се повдигат задачите, как се подписват доказателствата, как се произвеждат отчетите и колко лесно може да се извлече целият файл. Това е разликата между система, която съхранява информация, и такава, която наистина ни помага да управляваме съответстваща операция.