Сертификат за безопасност: Ръководство за оператори в Обединеното

Мениджърът по транспорта има отворен файл за поддръжка, когато инспекторът на DVSA поиска последния сертификат за безопасност. Сертификатът е наличен, но подписът на инспектора липсва, разпечатката от теста на спирачките е архивирана с грешен годишен тест, а някой е пренаписал показанията на одометъра с химикал. Възможно е превозното средство да е преминало инспекцията, но доказателствата сега изглеждат несигурни.

Тук много системи за операторски лицензии се провалят. Сертификатът за безопасност не е изолирано парче хартия. Той е един запис в по-широка верига, обхващаща планирани инспекции, проверки на превозното средство, доклади за дефекти, ремонти, доказателства за тестове на спирачките, мониторинг на шофьорите и запазени одитни файлове. Това ръководство описва какво трябва да докаже сертификатът, как трябва да стои до сертификата за годишен тест и как да се запази доказателството, когато DVSA или Комисарят по транспорта го поиска.

Съдържание

• Защо сертификатът е важен в деня на одита
  • Какво вижда инспекторът
• Какво всъщност е сертификат за безопасност
  • Сертификатът не е годишен тест
  • Защо формулировката е важна
• Изисквано съдържание на съответстващ сертификат
  • Полетата, които са важни
• Сертификат за годишен тест срещу периодична инспекция за безопасност
• Интервали на инспекция, планиране по ISO-седмици и 15-месечно съхранение
  • Обработка на ранни, късни и VOR инспекции
  • Съхранение и извличане
• Примери за работа с HGV и PSV
  • Артикулиран трактор
  • PSV автобус
• Съхранение на сертификати в месечен пакет за съответствие
  • Работна структура на файла
  • Включете доказателства за шофьор и тахограф
• Свързване на всичко с ангажиментите на операторския лиценз
  • Какво създава притеснение

Защо сертификатът е важен в деня на одита

Липсващият подпис може да изглежда като административна грешка в депото. По време на разследване на поддръжката, това може да повдигне по-сериозен въпрос: е ли била извършена инспекцията, както е записано, и кой е поел отговорност за състоянието на превозното средство?

Ангажиментът на операторския лиценз изисква операторите да поддържат превозните средства в годно и работоспособно състояние. Раздел 13 от Закона за лицензиране на операторите на товарни превозни средства от 1995 г. дава на Комисаря по транспорта правомощия да действа, когато поддържащите споразумения не отговарят на изискванията. Реакцията зависи от обстоятелствата и доказателствата, но последствията могат да варират от неформално предупреждение до ограничения на правомощията на оператора.

Ръководството на DVSA за поддържане на годност за движение изисква операторите на търговски стоки и превозни средства за пътници да запазват записи за поддръжка, включително доклади за инспекция за безопасност, доклади за дефекти на шофьорите, доказателства за корекции и свързани записи за ремонти, за поне 15 месеца. Тези записи също трябва да бъдат извлечими при поискване. Официалното ръководство на DVSA за годност за движение беше публикувано за първи път на GOV.UK на 22 април 2014 г. и текущата му версия беше актуализирана на 28 април 2025 г.

Практическо правило: Отнасяйте се към всеки сертификат като доказателство, че някой е планирал, завършил, прегледал и закрил инспекцията правилно.

Какво вижда инспекторът

Инспекторът няма да оценява сертификата изолирано. Той ще сравни датата на инспекцията с планирания график за поддръжка, ще провери дали шофьорите са докладвали за дефекти, ще търси доказателства за завършване на ремонта и ще разгледа дали превозното средство е било освободено за работа от идентифицируемо лице.

Сертификат, който казва „преминал“, но няма доказателства за тест на спирачките, липсва подпис или свързан запис за корекция, създава пропуск в доказателствата. В публично разследване, няколко пропуска при различни превозни средства могат да бъдат интерпретирани като слабост в системата на оператора, а не като серия от несвързани административни грешки.

Полезният стандарт е прост. Трета страна трябва да може да избере превозно средство, да проследи историята на инспекцията, да идентифицира всеки дефект, да види подкрепящите доказателства за теста и да потвърди кога е освободено превозното средство. Ако файлът има смисъл само за техниците, които са го завършили, той не е достатъчен.

Какво всъщност е сертификат за безопасност

Сертификат за безопасност е писмен запис, изготвен след периодична инспекция за безопасност, извършена в рамките на поддържащите споразумения на оператора. Той записва какво е проверил техникът, в какво състояние е било превозното средство, какви дефекти са били открити и дали превозното средство е било считано за годно за движение при освобождаването му.

Правната основа е ангажиментът на оператора да поддържа превозните средства в годно и работоспособно състояние. Ръководството на DVSA предоставя оперативната рамка за системите за инспекция, интервалите и записите. Насоките на Комисаря по транспорта след това помагат да се покаже какво изглежда като надеждна система за поддръжка на практика. Тези слоеве не трябва да се замъгляват. Ангажиментът на операторския лиценз е задължителен, насоките на DVSA обясняват очакваната система, а контролите на работната площадка са методите, използвани за последователното й прилагане.

Сертификатът не е годишен тест

Сертификатът за годишен тест се издава от одобрена от DVSA тестова станция след задължителния тест. Той потвърдява, че превозното средство е отговаряло на приложимия минимален стандарт по време на този тест. Той не замества рутинната поддръжка или не показва, че превозното средство е останало годно за движение през годината.

Периодичната инспекция за безопасност е различна. Операторът я организира на планирани интервали, използвайки писмен график и най-новите съответни насоки за инспекция. Лицето, извършващо инспекцията, записва проверката и подписва декларацията. Разпечатката от теста на спирачките, когато е необходимо, подкрепя записа, но не е самият сертификат.

Добре изготвеният сертификат обикновено идентифицира превозното средство, датата и пробега, изброява елементите на инспекцията, записва дефектите и ремонтите, именува инспектора и потвърдява статуса на превозното средство. Когато се използва външен доставчик на поддръжка, данните на доставчика също трябва да бъдат ясни.

Защо формулировката е важна

Сертификатът трябва да направи решението за освобождаване разбираемо. „Преминал“ само по себе си казва много малко на одитора. По-добър запис показва дали са открити дефекти, дали те са били ремонтирани преди освобождаването и къде е архивирано подкрепящото доказателство.

Тази разлика е важна, когато шофьор по-късно докладва за дефект или когато превозното средство бъде спряно на пътя. Сертификатът не оправдава дефектно превозно средство. Той показва какво е изисквало системата на оператора и какво е открила инспекцията в този момент.

Изисквано съдържание на съответстващ сертификат

Сертификатът трябва да идентифицира превозното средство и инспекцията достатъчно ясно, за да може друг човек да провери записа. Насоките на DVSA за разследване на поддръжката изброяват техническата информация, която се очаква в пълен запис за инспекция за безопасност, включително идентичността на превозното средство, датата на инспекцията, пробега, където е уместно, елементите на инспекцията, условията, дефектите, ремонтите, данните на инспектора и подписаната декларация за годност за движение. Въпросите за разследване на поддръжката на DVSA също сочат към приложените доказателства от теста на спирачките, като например разпечатка от тестер на спирачки или декелометър.

Полетата, които са важни

Формулярът трябва да улови:

• Идентичност на превозното средство: Регистрационен номер, VIN и номер на флота или единицата трябва да съвпадат с представеното превозно средство.
• Време на инспекция: Запишете датата, местоположението и показанията на одометъра по време на инспекцията.
• Обхват на инспекция: Уточнете кой график е използван, например графика на оператора за HGV или PSV.
• Технически находки: Избройте всеки проверен елемент и неговото състояние, а не просто общо изявление за преминаване.
• Резултат от дефекта: Запишете всеки дефект, взетото решение и дали превозното средство е преминало или не.
• Следа от ремонта: Прикрепете или посочете доклада за дефект, работната карта и доказателствата за корекция.
• Идентичност на инспектора: Включете името на инспектора, подписа и референцията за квалификация, ако е налична.
• Информация за доставчика: Идентифицирайте външния доставчик на поддръжка, ако инспекцията е била аутсорсвана.
• Декларация за освобождаване: Включете подписано изявление, потвърдило, че дефектите са били ремонтирани и превозното средство е било годно за движение преди освобождаването.

Пропуските, които причиняват проблеми, обикновено са банални. Референцията за квалификация е пропусната, полето за пробег остава празно и сертификатът не препраща към записа за ремонт. Всеки пропуск отслабва одитната следа.

Липсващият подпис означава, че записът не е правилно удостоверен. Липсващото показание на одометъра затруднява доказването, че инспекцията е била извършена в очаквания момент от използването на превозното средство. Липсващата референция за корекция оставя оператора неспособен да докаже, че неуспеше