Изтегляне на данни от превозно средство за 90 дни: Ръководство

Автомобилът се връща в двора след натоварен сезон. Работилницата е отстранила дефектите, шофьорът е в болничен, а планираното изтегляне на данни от тахографа е пропуснато. Някой проверява дневника и осъзнава, че изтеглянето на данни от автомобила вече е извън 90 календарни дни.

Тази ситуация е честа, но възстановяването не трябва да бъде небрежно. Правният интервал е само част от контрола. Необходимо е също така правилното процес на фирмената карта, надеждно задържане на файлове, правилен анализ на тахографа, именувано одобрение и доказателства, които транспортният мениджър може да представи по време на проверка от DVSA или публично разследване от Трафик Комисар.

Съдържание

• Правилото за 90 дни и защо затруднява операторите
• Правна основа и указания от GOV.UK за изтегляне на данни от VU
  • Дръжте различните задължения за изтегляне отделно
• Извършване на изтегляне на данни от автомобила на практика
  • Контролирайте файла от прехвърлянето до записа на автомобила
• Задържане, анализ на тахографа и одобрение
  • Направете прегледа четим за трета страна
• Планиране, известия и доказателства за комплаенс пакета
• Обработка на пропуснати, просрочени и събитийно задействани изтегляния
  • Контролирайте изключението, а не само крайния срок
• Практически списък за изтегляне на VU и следваща стъпка
  • Седмична съгласуваност

Правилото за 90 дни и защо затруднява операторите

За оператор в Обединеното кралство, рутинният интервал за изтегляне на данни от автомобила е поне на всеки 90 календарни дни. Правилото беше променено от 56 дни на 90 дни с регламента за изтегляне от 2015 г., който измени секция 97D от Закона за транспорта от 1968 г. и синхронизира Великобритания с 90-дневния лимит, зададен от Регламент (ЕС) № 581/2010.

Това прави 90 дни законния максимален рутинен интервал. Не прави ден 90 разумна цел за вашия вътрешен дневник. Изтегляне, планирано за последния разрешен ден, може да се провали, защото автомобилът е извън база, фирмената карта не е налична, ключът за изтегляне не се свързва или отговорното лице е в болничен.

Практическо правило: Третирайте 90 дни като минимален стандарт за комплаенс. Изградете рутината си, така че обикновено прекъсване да не изтласка автомобила извън него.

Коледа и други сезонни затваряния бързо разкриват слаби системи. Леко използван автомобил може да не привлече внимание по същия начин, както ежедневно товарно ремарке, но календарът все още тече, докато автомобилът е паркиран. Смесените флоти създават друга капан, особено когато един човек управлява товарни автомобили, ПСВ, ремаркета и дати на работилницата от отделни електронни таблици.

Най-сигурният подход е да се разделят четири контрола:

• Дата на изтегляне: Запишете последното успешно изтегляне на VU, а не само датата, на която е планирана работа.
• Процес на фирмената карта: Уверете се, че единицата на автомобила е заключена към фирмената карта на оператора по време на изтеглянето.
• Доказателствена следа: Запазете оригиналния файл, неговия анализ и действията, предприети при всяко нарушение.
• Цикъл на преглед: Дайте на именувано лице отговорност за проверка на дати на падеж и изключения.

Месечната рутина за изтегляне може да бъде полезна, но все пак изисква запис за всеки автомобил. “Обикновено изтегляме всеки месец” няма да обясни защо един автомобил няма файл за определен период. Практическо ръководство за правилата на тахографа за оператори трябва да помогне на вашия екип да различи рутинния интервал от по-широкото задължение за управление.

Правна основа и указания от GOV.UK за изтегляне на данни от VU

Краен срок от 90 дни за VU е само част от правния контрол на оператора. Тахографите, часовете на шофьорите, работното време и задълженията по операторската лицензия всички са свързани с една и съща доказателствена следа. Проверете текущото законодателство и официалните указания за обстоятелствата на флота, вместо да разчитате на стара таблица за комплаенс.

Цитираните по-рано указания от GOV.UK за отговорностите на операторите определят рутинното изискване за данни от единицата на автомобила да се изтеглят поне на всеки 90 календарни дни. Те също така обхващат извънциклични събития. Изтеглете данните незабавно преди да прехвърлите автомобила на друго лице, без забавяне, ако единицата е извадена от експлоатация или не функционира, и когато загубата на данни е предвидима. Тези тригери изискват собствен работен процес в OperatorCompliance, а не само повтарящо се напомняне за 90 дни.

Правилата за записващо оборудване на пътническите и товарни превозни средства (изтегляне на данни) от 2015 г. измениха секция 97D от Закона за транспорта от 1968 г. Вътрешната рамка включва също Правилата за работа на пътния транспорт (работно време и тахографи) от 2005 г. Асимилираните правила за тахографи предоставят по-широката рамка за записване и часовете на шофьорите, докато статутните указания на Старши Трафик Комисар, включително Статутен документ № 3, помагат да се обясни как трябва да се управлява и документира комплаенсът на професионалните шофьори.

Дръжте различните задължения за изтегляне отделно

Крайните срокове за VU и шофьорската карта трябва да бъдат на отделни контроли. Указанията за лицензиране на операторите от GOV.UK идентифицират поне на всеки 90 дни за данни от единицата на автомобила и поне на всеки 28 дни за данни от смарт-картата на шофьорите в съответните операторски контроли. Задайте отделни дати на падеж, собственици и правила за ескалация. Комбинирането им в една електронна таблица е лесен начин да пропуснете едно, вярвайки, че другото е покрито.

Обикновено задълженията на оператора изискват бизнеса да:

1. изтегли съответните данни от тахографа;
2. анализира ги за комплаенс;
3. задържи записите поне за 12 месеца; и
4. да ги предостави при поискване.

Ръководството за лицензиране на оператори на товарни превозни средства от GOV.UK също така поставя отговорност на операторите да поддържат актуални разпоредби за тахографа и контрол на поддръжката на превозните средства. Само изтеглен файл няма да задоволи Трафик Комисар, ако никой не може да покаже анализ, действия при нарушения и преглед от именувано лице. Следователно, OperatorCompliance трябва да свърже оригиналния файл, резултата от анализа, корективното действие и одобрението на анализатора с записа на автомобила.

Използвайте указанията за правилата на тахографа от GOV.UK като актуално справочно, докато проверявате версията на законодателството и указанията, съхранявани в системата за комплаенс. Премахнете остарелите инструкции за 56 дни от активните процедури. Дръжте текущото правило, извънцикличните тригери, изискването за задържане от 12 месеца и записа за одобрение видими за транспортния мениджър.

Извършване на изтегляне на данни от автомобила на практика

Автомобилът може да напусне депото преди завършване на изтеглянето, особено когато записите на работилницата и транспортния офис са отделни. Започнете, като идентифицирате автомобила, проверите последното успешно изтегляне и потвърдите коя фирмена карта е упълномощена за работата.

За типичен LGV или един човек, управляващ артек, поставете и оставете фирмената карта в единицата на автомобила по време на прехвърлянето. Включете запалването, с ключа в позиция две, и премахнете картата на шофьора. Позволяването на единицата да седи бездействие за кратко може да помогне да се установи преди изтеглянето.

Оборудването трябва да отговаря на тахографа и да остане в рамките на лицензията или одобрението си. Операторите могат да използват TACESOLTacho или устройство, одобрено от производителя, като Digipost, Stoneridge или VDO. Безжичен донгъл може да работи добре, когато двора има подходяща свързаност, но дистанционното извличане все още изисква мониторинг и проверка. Практическият компромис е ясен: дистанционният достъп намалява зависимостта от депото, докато неуспешна връзка или повреден файл могат да оставят оператора без използваеми доказателства.

Контролирайте файла от прехвърлянето до записа на автомобила

Изтеглянето може да произведе .ddd, .esm или .v1b файлове, в зависимост от оборудването и системата. Прилагайте последователно име, съдържащо регистрационния номер на автомобила, датата на изтегляне и кода на оператора. Запазете оригинала на ограничено мрежово местоположение, след това качете този именуван файл в правилния запис на автомобила в системата за тахографи.

Проследимостта е важна по време на одит. Файл в обща папка не показва дали принадлежи на артек, резервен ригид или автомобил, който е напуснал флота. OperatorCompliance може да свърже оригиналния файл и историята на изтеглянето с записа на автомобила, предоставяйки на транспортния офис ясна сл