Wybór oprogramowania do rejestrowania usterek i konserwacji dla DVSA

Jeśli wybierasz oprogramowanie do celów DVSA, nie ograniczaj się do aplikacji do zgłaszania usterek. Dla menedżera transportu ważne jest, czy system może przechowywać pełny, obronny rejestr konserwacji dla każdego pojazdu i przyczepy, pokazywać, kto co zrobił i kiedy, oraz szybko produkować podpisane dowody, jeśli DVSA lub Komisarz Transportu o to poprosi.

Dlatego doradzamy operatorom, aby oceniali oprogramowanie na podstawie całego rejestru licencji operatora, a nie tylko na podstawie codziennych kontroli. Dobry system powinien łączyć usterki, inspekcje, naprawy, daty MOT lub testów rocznych, okresy VOR, dokumenty wspierające oraz podpisy kierowców lub mechaników w jedną historię. Jeśli nadal zmusza cię do prowadzenia terminów w arkuszach kalkulacyjnych lub ścigania dokumentów w e-mailach, nie wykonuje pracy związanej z zgodnością właściwie.

Czego potrzebują operatorzy w Wielkiej Brytanii od rejestrów usterek i konserwacji

Dla operatorów towarowych i pasażerskich w Wielkiej Brytanii, rejestrowanie usterek to tylko jedna część dokumentacji, którą musisz prowadzić. DVSA oczekuje jasnego systemu konserwacji, a Przewodnik po Utrzymaniu Sprawności Drogowej jest praktycznym punktem odniesienia, do którego wielu menedżerów transportu się odnosi. Jeśli oprogramowanie nie może wspierać tego standardu, będzie miało trudności, gdy twoje systemy będą przeglądane.

Co najmniej operatorzy zazwyczaj muszą prowadzić rejestry dla pojazdów i przyczep obejmujące:

• codzienne kontrole i zgłoszone usterki
• zgłaszanie braku usterek, gdzie jest to stosowane w twoim procesie
• daty inspekcji bezpieczeństwa i zakończone raporty inspekcji
• arkusze inspekcji konserwacyjnej
• prace naprawcze i korygujące
• zapisy testów hamulców, gdzie ma to zastosowanie w twoim reżimie konserwacyjnym
• daty i wyniki MOT oraz testów rocznych
• odczyty licznika kilometrów lub miary użycia stosowane do planowania inspekcji
• okresy unieruchomienia pojazdu, w tym status VOR
• dokumenty wspierające, takie jak faktury warsztatowe, arkusze serwisowe, certyfikaty testów i zdjęcia
• dowody przeglądu i zatwierdzenia przez osobę odpowiedzialną

Dla przyczep zasada ta sama ma zastosowanie. Przyczepa ma swoją własną historię inspekcji i napraw i nie powinna znikać w polu notatek w rejestrze jednostki ciągnącej. Jeśli prowadzisz mieszane aktywa, oprogramowanie musi traktować przyczepy jako pierwszorzędne rejestry, z oddzielnymi harmonogramami, usterkami i dokumentami.

Dla furgonetek, pozycja licencji operatora zależy od przypadku użycia i wagi, a niektórzy czytelnicy mogą być poza reżimem licencji operatora HGV. Nawet wtedy, prowadzenie odpowiednich rejestrów konserwacji jest nadal praktycznym standardem dla sprawności drogowej i obowiązku staranności. Floty taksówek i wynajmu prywatnego również mają wymagania lokalnych władz obok rutynowych rejestrów pojazdów. Oprogramowanie powinno odzwierciedlać flotę, którą faktycznie prowadzisz, a nie zmuszać każde aktywo do szablonu tylko dla HGV.

Powód, dla którego oprogramowanie do usterek samo w sobie nie wystarcza, jest prosty. Codzienny raport o usterkach informuje, co znaleziono w danym dniu. Sam w sobie nie dowodzi, że naprawa została oceniona poprawnie, zakończona w odpowiednim czasie, zatwierdzona przez odpowiednią osobę i powiązana z planowaną historią konserwacji pojazdu. Kiedy DVSA przygląda się twoim systemom, pytanie rzadko brzmi tylko: „Czy kierowcy mogą zgłaszać usterki?” Częściej brzmi: „Czy możesz pokazać kompletny ślad konserwacji?”

Ten kompletny ślad powinien pozwolić nam otworzyć jeden rejestr pojazdu lub przyczepy i wyraźnie zobaczyć sekwencję. Ustalona data inspekcji. Inspekcja zakończona. Zgłoszona usterka. Podjęcie działań naprawczych. Zamontowane części. Pojazd umieszczony w VOR, jeśli to konieczne. Autoryzacja powrotu do służby. MOT lub test roczny zarezerwowany i zaliczony. Dokumenty dołączone. Nic nie brakuje, nic nie żyje w oddzielnym arkuszu kalkulacyjnym.

To tutaj odpowiednie oprogramowanie do rejestrowania usterek i historii konserwacji zdobywa swoje miejsce. Nie tylko powinno rejestrować zdarzenia, ale także zachować relację między nimi. To czyni rejestr użytecznym dla zgodności, kontroli warsztatu i przeglądów wewnętrznych.

Jeśli chcesz praktyczną listę kontrolną rejestrów, które operatorzy powinni zachować, nasz przewodnik po rejestrach konserwacji licencji operatora przedstawia podstawowe dokumenty i dlaczego są ważne.

Jak porównywać ślad audytu i podpisane dowody

Podczas porównywania systemów, ślad audytu jest tak samo ważny jak sam formularz. Schludny PDF to za mało, jeśli nikt nie może pokazać, kiedy został utworzony, kto go zmienił i czy usterka została prawidłowo zamknięta.

Proponujemy sprawdzenie tych punktów w każdej krótkiej liście:

• daty i godziny na każdym zgłoszeniu, edycji i zatwierdzeniu
• rejestry użytkowników z imionami, a nie ogólne loginy dzielone w obrębie depotu
• widoczna historia zmian, szczególnie jeśli zmieniana jest powaga usterki lub data zakończenia
• wyraźne rozdzielenie między osobą zgłaszającą usterkę a osobą autoryzującą powrót do służby
• przechowywanie zdjęć, faktur, certyfikatów i arkuszy warsztatowych w odniesieniu do odpowiedniego aktywa i zdarzenia
• możliwość pokazania otwartych usterek, przeterminowanych działań naprawczych i pominiętych inspekcji bez wcześniejszego eksportowania danych
• podpisane dowody od kierowców, mechaników, pracowników warsztatu lub menedżerów transportu, gdzie twój proces tego wymaga

Kluczowym punktem jest jakość dowodów. Jeśli DVSA odwiedza lub Komisarz Transportu wzywa do dokumentów, musisz przedstawić dokumenty, które mają sens dla zewnętrznego recenzenta. To oznacza, że raport powinien pokazywać więcej niż tylko listę zadań. Powinien pokazywać oś czasu.

Na przykład, jeśli kierowca zgłasza usterkę opon o 06:15, system powinien pokazać czas zgłoszenia, pojazd, kategorię usterki, wszelkie załączone zdjęcia, podjęte działania, czy pojazd został oznaczony jako VOR, kto to przeglądał, jaka naprawa została zakończona, kto ją wykonał i kto autoryzował powrót do służby. Jeśli usterka została oceniona jako bezpieczna do odroczenia, rejestr powinien pokazać tę decyzję i podstawę dla niej, a nie po prostu pozostawić pozycję oznaczoną jako „zrobione”.

Podpisane dowody są również szersze niż pole podpisu cyfrowego. W praktyce operatorzy często potrzebują rejestru, że kierowca zakończył kontrolę, mechanik zakończył naprawę, a menedżer transportu przeglądał wyjątki lub przeterminowane pozycje. Oprogramowanie powinno wspierać ten łańcuch. Jeśli tylko rejestruje pierwszy raport i pozostawia resztę na papierze, ślad audytu zostaje przerwany.

Przechowywanie dokumentów to kolejny powszechny słaby punkt. Zapytaj, czy dokumenty są przechowywane w odniesieniu do pojazdu, przyczepy, poszczególnej usterki lub zdarzenia inspekcji, czy we wszystkich trzech, gdzie to istotne. Jeśli arkusz testu hamulców jest przesyłany, czy możesz go znaleźć później w rejestrze inspekcji? Jeśli certyfikat MOT jest przechowywany, czy możesz go natychmiast wyciągnąć z osi czasu pojazdu? Jeśli nie, ludzie zaczną przechowywać pliki gdzie indziej.

Sprawdź także, co się dzieje, gdy rejestry są korygowane. W pracy związanej z zgodnością edycje są normalne, ale ciche nadpisywanie to problem. Chcemy zobaczyć, kto zmienił wpis, kiedy go zmienił i jaki był poprzedni status. To różnica między śladem audytu a bazą danych, która po prostu pokazuje najnowszą wersję.

Dla operatorów budujących miesięczne pakiety przeglądowe, oprogramowanie powinno również ułatwiać zbieranie dowodów do kontroli zarządzania. Nasz artykuł na temat wyboru miesięcznego pakietu floty, który wytrzyma DVSA wyjaśnia, co powinny zawierać te pakiety przeglądowe i jak oprogramowanie może zmniejszyć pracę ręczną.

Czy może zarządzać inspekcjami, terminami MOT i testów rocznych?

System, który rejestruje historię, ale nie może kontrolować przyszłych terminów, wykonuje tylko połowę pracy. Menedżerowie transportu potrzebują oprogramowania, które planuje inspekcje na przyszłość, oznacza, co nadchodzi, i pokazuje, co zostało pominięte lub przeniesione.

Rozpocznij od interwałów inspekcji bezpieczeństwa. Oprogramowanie powinno pozwalać na ustawienie częstotliwości inspekcji dla pojazdów lub przyczep, w oparciu o twój reżim konserwacji, a następnie prawidłowo obliczać przyszłe daty. Niektórzy operatorzy planują według daty kalendarzowej, niektórzy według użycia, a niektórzy potrzebują obu. Jeśli twoje inspekcje są zarządzane według tygodnia ISO, system powinien to obsługiwać bez ręcznych obejść.

Planowanie do przodu ma znaczenie, ponieważ pojemność warsztatu i testów nigdy nie jest nieograniczona. Musimy widzieć nadchodzące inspekcje i daty testów wystarczająco wcześnie, aby je zarezerwować, przenieść aktywa i uniknąć spiętrzenia. Podstawowe przypomnienie wysłane kilka dni przed terminem nie wystarczy, jeśli flota musi być planowana z wyprzedzeniem tygodni.

Szukaj:

• cyklicznych harmonogramów inspekcji dla pojazdów i przyczep
• przyszłych widoków kalendarza według daty, depotu lub typu aktywa
• powiadomień o nadchodzących inspekcjach, terminach MOT i testów rocznych
• widoczności pominiętych wydarzeń i przeterminowanych działań
• możliwości rejestrowania przeniesionych dat z powodem
• raportów pokazujących planowaną a zakończoną konserwację

Obsługa pominiętych wydarzeń jest szczególnie ważna. W rzeczywistych operacjach inspekcje czasami są przenoszone, ponieważ pojazd jest w trasie, w naprawie, sprzedany, unieruchomiony lub niedostępny. Oprogramowanie powinno uchwycić ten wyjątek i zachować historię. Nie powinno po prostu zastępować starej daty i udawać, że pierwsza nigdy nie istniała.

Daty MOT i testów rocznych wymagają tej samej dyscypliny. Dla HGV i PSV w Wielkiej Brytanii, testy roczne są odrębnym wydarzeniem zgodności i powinny być śledzone jako takie. Oprogramowanie stworzone do ogólnej konserwacji floty czasami zakłada, że każde aktywo ma tylko rocznicę MOT. To nie wystarczy dla operatorów, którzy muszą pokazać planowanie i wyniki testów rocznych dla pojazdów regulowanych. Gdzie pozycja prawna różni się między klasami pojazdów, system powinien radzić sobie z obiema bez narzucania jednej zasady na wszystkie aktywa.

To również tutaj oddzielne arkusze kalkulacyjne powodują problemy. Gdy daty inspekcji są w jednym systemie, daty testów rocznych w innym, a przypomnienia w kalendarzu kogoś, nie ma jednego źródła prawdy. Staje się trudniej udowodnić kontrolę i łatwiej przegapić termin, gdy personel się zmienia lub depot jest zajęte.

Stworzyliśmy Operator Compliance wokół jednego harmonogramu dla jednego rejestru floty, ponieważ tak naprawdę pracują menedżerowie transportu. Jeśli nadal polegasz na e-mailach i arkuszach kalkulacyjnych, aby dotrzymać terminów, nasz przewodnik po oprogramowaniu, które oznacza terminy zgodności przez e-mail jest przydatnym krokiem naprzód.

Jak zgłaszanie usterek powinno łączyć się z historią konserwacji

Najlepszym sposobem na porównanie systemów jest śledzenie jednej usterki od początku do końca i pytanie, gdzie znajduje się każda część rejestru.

Kierowca kończy kontrolę. Zgłoszona zostaje usterka. Pojazd może być wycofany z ruchu, lub problem może być oceniony do późniejszej naprawy. Warsztat wykonuje pracę. Części mogą być zamontowane. Czas unieruchomienia może wymagać rejestracji. Pojazd jest następnie przywracany do służby przez osobę upoważnioną. Jeśli te kroki znajdują się w różnych systemach, lub niektóre z nich nie są w ogóle rejestrowane, historia konserwacji jest niekompletna.

Dlatego codzienne raportowanie powinno bezpośrednio wpływać na rejestr pojazdu i przyczepy. Powinniśmy być w stanie otworzyć historię aktywów i zobaczyć:

• oryginalny raport o usterce
• zdjęcia lub notatki dostarczone przez kierowcę
• czy usterka wpłynęła na sprawność drogową
• czy aktywo zostało umieszczone w VOR
• diagnoza warsztatu i podjęte działania
• zamontowane części lub szczegóły zewnętrznej naprawy
• czas unieruchomienia i powrotu do służby
• zatwierdzenie przez osobę odpowiedzialną
• jakiekolwiek powiązanie z następną inspekcją, serwisem lub wydarzeniem testowym

Taki zintegrowany rejestr pomaga na trzy sposoby.

Po pierwsze, poprawia podejmowanie decyzji. Jeśli pojazd ma powtarzające się usterki związane z oponami, oświetleniem lub hamulcami, wzór jest widoczny. Menedżer transportu może zakwestionować jakość inspekcji, standardy warsztatu lub nawyki zgłaszania kierowców, zanim problem stanie się punktem przesłuchania.

Po drugie, poprawia jakość dowodów. Jeśli DVSA pyta, co się stało po zgłoszeniu usterki, odpowiedź znajduje się w tej samej historii. Nie ma potrzeby odzyskiwania jednego raportu z aplikacji kierowcy, drugiego z systemu warsztatowego i trzeciego z udostępnionego dysku.

Po trzecie, poprawia kontrolę operacyjną. Czas VOR można zobaczyć w kontekście wydarzeń konserwacyjnych, co pomaga nam zrozumieć nie tylko zgodność, ale i dostępność. Samodzielne narzędzia do usterek często kończą się na „zgłoszone” i „zamknięte”. To pomija prawdziwy obraz operacyjny.

Dla flot, które chcą zaostrzyć początek procesu, nasz przewodnik po kontrolach kierowców i zgłaszaniu usterek opisuje, jak powinien wyglądać użyteczny proces raportowania w codziennej pracy.

Podczas przeglądania oprogramowania, zadawaj praktyczne pytania. Czy usterka może automatycznie pojawić się na osi czasu aktywów? Czy zadanie warsztatowe można powiązać z oryginalnym raportem? Czy usterkę przyczepy można śledzić niezależnie od jednostki? Czy decyzja o powrocie do służby może być zarejestrowana przez użytkownika z imieniem? Jeśli odpowiedź brzmi nie, nadal będziesz łączyć historię konserwacji ręcznie.

Kiedy szersza platforma zgodności jest lepszym rozwiązaniem

Niektórzy operatorzy potrzebują tylko prostego procesu zgłaszania usterek dla niewielkiej liczby aktywów. Ale wielu odkrywa, że samodzielne oprogramowanie do usterek jest zbyt wąskie, gdy spojrzą na pełne obciążenie związane z licencją operatora.

Menedżer transportu nie tylko zarządza usterkami. Rola zazwyczaj obejmuje harmonogramy pojazdów i przyczep, daty MOT i testów rocznych, kontrole licencji kierowców, wygaśnięcie Driver CPC, ważność DQC, analizę tachografów, dokumenty ubezpieczeniowe i dowody przeglądów wewnętrznych. Jeśli te rejestry znajdują się w oddzielnych narzędziach, obciążenie związane z zgodnością przenosi się z papieru do administracji systemowej.

To zazwyczaj moment, w którym szersza platforma jest lepszym rozwiązaniem.

Szerszy system zgodności powinien pozwalać nam zarządzać, w jednym miejscu:

• pojazdami i przyczepami
• inspekcjami i historią konserwacji
• zgłaszaniem usterek i naprawami
• terminami MOT i testów rocznych
• rejestrami kierowców i wygaśnięciem dokumentów
• statusami Driver CPC i DQC
• analizą tachografów i śledzeniem naruszeń
• przechowywaniem dokumentów i pakietami przeglądowymi
• powiadomieniami o nadchodzących i przeterminowanych działaniach

To ma znaczenie dla mniejszych operatorów tak samo jak dla większych. Kierowca właściciel może nie mieć zespołu administracyjnego do uzgadniania czterech systemów. Operator autobusowy lub autokarowy może potrzebować silniejszej kontroli nad kierowcami i pojazdami razem. Flota kurierska lub furgonetkowa może równie mocno dbać o kontrole licencji i wygaśnięcie dokumentów, jak o rejestry warsztatowe. Floty taksówek i wynajmu prywatnego często potrzebują jednego miejsca dla dowodów zarówno pojazdu, jak i kierowcy. Odpowiedź zależy od obowiązków, które faktycznie ponosisz.

Istnieje również praktyczne pytanie o integrację. Jeśli już korzystasz z innych systemów, zapytaj, czy oprogramowanie oferuje REST API lub webhooks, i co można faktycznie wymienić. Platforma zgodności nie powinna twierdzić, że ma integrację tylko dlatego, że może eksportować pliki CSV. Jeśli potrzebujesz danych z askMID, Biura Ubezpieczycieli Motoryzacyjnych, MIB, DVLA lub innych zewnętrznych procesów, bądź jasny, co jest natywne, co jest ręczne, a co zależy od usług zewnętrznych.

Pozycja w Wielkiej Brytanii ma również znaczenie. Niektóre produkty oprogramowania są stworzone do szerszego użytku floty w UE i nie pasują idealnie do praktyki licencji operatora w Wielkiej Brytanii. Mogą być odpowiednie do ogólnych przypomnień serwisowych, ale słabsze w zakresie kontroli testów rocznych, dowodów Komisarza Transportu lub sposobu, w jaki menedżerowie transportu w Wielkiej Brytanii strukturyzują swoje rejestry. To jeden z powodów, dla których zbudowaliśmy OperatorCompliance wokół sposobu, w jaki operatorzy w Wielkiej Brytanii faktycznie przygotowują się do kontroli DVSA.

Ponieważ jesteśmy Fleeta Limited i sami prowadzimy ciężarówki na podstawie licencji operatora, zbudowaliśmy Operator Compliance wokół rejestrów i punktów przeglądowych, które wiemy, że menedżerowie transportu muszą produkować, a nie wokół ogólnego pulpitu floty. To oznacza jeden system dla historii konserwacji, terminów, rejestrów kierowców i dowodów tachografów, zamiast narzędzia do usterek z jednej strony i patchworku arkuszy kalkulacyjnych z drugiej.

Jeśli porównujesz produkty takie jak Fleetalyse, Logivo.AI lub jakąkolwiek inną platformę, zachowaj test prosty. Zapytaj, czy system pozwoli ci zaspokoić spotkanie z DVSA lub żądanie Komisarza Transportu bez zbierania dowodów z trzech miejsc. Jeśli nie, może to być przydatna aplikacja, ale nie jest jeszcze twoim systemem zgodności.

Odpowiednie oprogramowanie do celów DVSA to takie, które daje nam kompletny, datowany, podpisany i podlegający przeglądowi rejestr, jak zarządzano każdym pojazdem, przyczepą i kierowcą. To standard, na który należy kupować. Nie tylko to, czy usterka może być zgłoszona, ale czy cała historia zgodności wytrzymuje, gdy ktoś prosi o jej zobaczenie.