Zasada 15 miesięcy: Zgłaszanie usterek dla menedżerów transportu w UK

15-miesięczna zasada: Raportowanie usterek dla menedżerów transportu w UK

Każdy kierowca musi zgłosić usterkę w momencie jej zauważenia, na piśmie lub elektronicznie, a każdy operator musi mieć system, który ocenia, naprawia i rejestruje ten raport. Raporty zawierające usterki muszą być przechowywane przez co najmniej 15 miesięcy, raporty zerowe również warto przechowywać, a zdjęcia lub zapisy cyfrowe są uznawane za ważny dowód. Błędna dokumentacja zostanie wykryta przez DVSA na drodze, a nie podczas audytu.

TL;DR:

• Dokładne zapisy usterek muszą być przechowywane przez co najmniej 15 miesięcy, a zdjęcia i dowody cyfrowe są akceptowane jako ważna dokumentacja.
• Jedna wyznaczona osoba musi natychmiast ocenić raporty usterek, priorytetując niebezpieczne usterki do natychmiastowego wycofania z eksploatacji.
• Kierowcy muszą przeprowadzać codzienne kontrole co najmniej raz w ciągu 24 godzin i zgłaszać szczegółowe informacje, w tym powagę, naprawę i zatwierdzenie.
• Systemy cyfrowe powinny zawierać bezpieczne znaczniki czasowe, podpisy, załączniki zdjęciowe oraz eksportowalny pakiet audytowy, aby zapewnić gotowość na drodze.
• Brakujące lub niejasne raporty usterek mogą prowadzić do ostrzeżeń, ocen systemowych i trudności w kwestionowaniu zakazów pojazdów podczas inspekcji.

Spis treści

• Obowiązki prawne i ryzyka egzekwowania w procesie raportowania usterek
• Codzienne kontrole: co kierowcy muszą sprawdzić i zarejestrować
• Od raportu do naprawy: praktyczny workflow operatora
• Przechowywanie zapisów, gotowość do audytu i co inspektorzy będą pytali
• Cyfrowe raportowanie usterek: co dobry system musi robić
• Gdzie zazwyczaj zawodzi raportowanie usterek
• Uczyń swoją dokumentację usterek gotową do audytu z oprogramowaniem do zgodności
• Źródła
• FAQ

Obowiązki prawne i ryzyka egzekwowania w procesie raportowania usterek

Kierowcy mają obowiązek dostrzegać i zgłaszać; operatorzy mają obowiązek zbudować system, który rzeczywiście wychwyci to, co zgłaszają kierowcy. To rozdzielenie ma znaczenie, ponieważ egzaminatorzy oceniają stronę operatora, a nie pamięć poszczególnych kierowców. Funkcjonujący proces raportowania usterek potrzebuje drogi, którą raport może przejść, kogoś, kto go odbierze, oraz zapisu, który pokazuje, co się wydarzyło dalej.

Egzaminatorzy DVSA mocno polegają na tym podczas wizyty w ramach dochodzenia w sprawie konserwacji. Wyraźne dowody, że kontrole były pomijane lub że pojazd jeździł z znaną usterką, to jedna z najszybszych dróg do skierowania sprawy do Komisarza Ruchu Drogowego.

Słabe zapisy usterek wpływają również na Wynik Ryzyka Zgodności Operatora, wpływając na każdą przyszłą interakcję drogową, jaką mają twoje pojazdy.

Dlaczego to uderza mocniej, niż większość operatorów się spodziewa:

• Brakujący lub niejasny raport usterek podczas MIVR może wywołać formalne ostrzeżenie, nawet gdy żaden pojazd nie był faktycznie niebezpieczny w danym dniu.
• Powtarzające się luki w raportowaniu traktowane są jako systemowa awaria konserwacji, a nie jednorazowy błąd w dokumentacji.
• Słabe zapisy utrudniają kwestionowanie zakazu, ponieważ egzaminatorzy polegają na notatkach z bieżącego dnia i podpisanych dziennikach, aby uzasadnić swoją decyzję.

Jedna statystyka, nad którą warto się zastanowić: raporty usterek muszą być przechowywane przez minimum 15 miesięcy. Przegap ten okres, a nie masz obrony, gdy inspektor poprosi o wgląd w twoją historię.

Codzienne kontrole: co kierowcy muszą sprawdzić i zarejestrować

Kontrola musi odbywać się co najmniej raz w każdym 24-godzinnym okresie, w którym pojazd jest używany, i może być delegowana na osobę, która prowadzi danego dnia, pod warunkiem, że wie, na co zwracać uwagę. DVSA oczekuje, że kierowcy przeprowadzą kontrolę przed rozpoczęciem podróży, a następnie zgłoszą wszystko, co znajdą, w tym usterki, które pojawią się w trakcie podróży.

Podstawowe punkty inspekcji to:

1. Opony i koła, sprawdzając bieżnik, uszkodzenia, ciśnienie i bezpieczeństwo nakrętek kół.
2. Światła i kierunkowskazy, przednie, tylne, hamulcowe i awaryjne.
3. Hamulce, w tym kontrolki ostrzegawcze i wszelkie nietypowe odczucia pedału.
4. Kierownica i lusterka, sprawdzając luz, uszkodzenia i widoczność.
5. Wyjścia awaryjne i wyposażenie w pojazdach pasażerskich.
6. Bezpieczeństwo ładunku i wszelkie wskaźniki ostrzegawcze na desce rozdzielczej.

Cokolwiek kierowca znajdzie, raport musi zawierać konkretne pola, aby był użyteczny później: rejestracja pojazdu, data, opis usterki, imię zgłaszającego, komu to zgłosił, ocena powagi, co zostało naprawione, kto to naprawił i data zakończenia. Własny szablon HGV DVSA obejmuje dokładnie to, a jego użycie (lub równoważny formularz cyfrowy) zapewnia, że każdy kierowca zgłasza w ten sam sposób.

Pro Tip: Traktuj stukanie lub powolny wyciek tak poważnie, jak kontrolkę ostrzegawczą. Drobne objawy często są pierwszym znakiem usterki, która staje się krytyczna dla bezpieczeństwa w ciągu kilku dni.

Od raportu do naprawy: praktyczny workflow operatora

Każda flota potrzebuje jednej wyznaczonej osoby, która odbiera każdy raport usterek i ma uprawnienia do wycofania pojazdu z eksploatacji. Bez tego właściciela, raporty dryfują do skrzynek, które nikt nie sprawdza, a niebezpieczna usterka pozostaje nierozwiązana, ponieważ trzy osoby założyły, że ktoś inny się tym zajmie.

Gdy raport dotrze, natychmiast oceniaj go według powagi:

• Niebezpieczne usterki oznaczają, że pojazd natychmiast przestaje działać, bez wyjątków.
• Znaczące usterki są priorytetowane do naprawy, zazwyczaj przed następnym zaplanowanym użyciem pojazdu.
• Advisory elementy są planowane na następną wizytę konserwacyjną, a nie naprawiane na miejscu.

Od tego momentu workflow potrzebuje dokumentacji, która przetrwa kontrolę: kto ocenił usterkę, który naprawiacz ją naprawił, jakie części zostały użyte oraz podpisana, datowana potwierdzenie przed powrotem pojazdu na drogę. Ta strona procesu operatora to to, co oddziela flotę, która może udowodnić należyte starania, od tej, która po prostu ma nadzieję, że nic się nie stanie. Pomijanie kroku zatwierdzenia to najczęstsza luka, jaką znajdują egzaminatorzy, ponieważ to krok, który wydaje się najmniej pilny, gdy pojazd jest potrzebny z powrotem na placu.

Przechowywanie zapisów, gotowość do audytu i co inspektorzy będą pytali

Przechowuj każdy raport usterek, który zawiera usterkę przez minimum 15 miesięcy. Raporty zerowe, w których kierowca potwierdza, że nic nie znaleziono, nie muszą być przechowywane przez ten sam okres, ale ich przechowywanie przez co najmniej trzy miesiące daje dowód, że kontrole rzeczywiście miały miejsce w dniach bez usterek.

Czego inspektorzy naprawdę chcą zobaczyć, poza samym raportem:

• Znaczniki czasowe, które pokazują, kiedy kontrola miała miejsce i kiedy raport został złożony.
• Podpis lub jego cyfrowy odpowiednik identyfikujący, kto ocenił usterkę.
• Zdjęcia lub wideo, gdzie usterka była na tyle znacząca, że zasługiwała na nie.
• Faktury naprawcze lub karty robocze powiązane z oryginalnym raportem.

To nie jest dokumentacja dla samej dokumentacji. Zatwierdzenie zakazu 'S' sygnalizuje poważną awarię konserwacyjną dla Komisarza Ruchu Drogowego, a operatorzy, którzy unikają tego zatwierdzenia, zazwyczaj są tymi, którzy mogą przedstawić czysty, powiązany zapis w ciągu kilku minut od zapytania, a nie dni.

Cyfrowe raportowanie usterek: co dobry system musi robić

Formularze papierowe wciąż są akceptowane przez DVSA, ale są wolne w wyszukiwaniu i łatwe do zgubienia. Zapis elektroniczny jest wyraźnie akceptowany, pod warunkiem, że zawiera niezbędne pola, znacznik czasowy i jest łatwo dostępny, gdy egzaminator prosi o nie.

Cyfrowy system stworzony do tego zadania powinien zapewnić:

• Bezpieczne znaczniki daty i czasu na każdym raporcie, a nie tylko datę jego sporządzenia.
• Cyfrowe podpisy zarówno od kierowcy zgłaszającego, jak i menedżera oceniającego.
• Załączniki zdjęciowe lub wideo przechowywane w odniesieniu do konkretnego zapisu usterki.
• Możliwość wyszukiwania zapisów, które można wyciągnąć według pojazdu, zakresu dat lub typu usterki w kilka sekund.
• Eksportowalny pakiet audytowy gotowy do przekazania egzaminatorowi DVSA bez składania go na miejscu.

Skonfiguruj workflow tak, aby pojazd fizycznie nie mógł być oznaczony jako zwrócony do eksploatacji, dopóki ktoś nie zatwierdzi oceny. Ta jedna zasada zamyka najczęstszą lukę w zapisach operatorów.

Aplikacja cyfrowa dla kierowców wspierająca wielojęzyczne raportowanie dla flot o mieszanej narodowości, automatyczne powiadomienia, gdy usterka pozostaje otwarta zbyt długo, oraz pakiety gotowe do audytu zbudowane wokół tych samych pól, które określa wytyczna DVSA, mogą pomóc w efektywnym zarządzaniu raportowaniem usterek.

Pro Tip: Jeśli twoi kierowcy mówią w kilku językach, raport usterki napisany w niewłaściwej terminologii jest tak samo dobry, jak brak raportu. Wielojęzyczne formularze całkowicie eliminują to ryzyko.

Gdzie zazwyczaj zawodzi raportowanie usterek

Większość systemów raportowania usterek nie zawodzi, ponieważ kierowcy przestają zgłaszać. Zawodzi, ponieważ ktoś przestaje czytać raporty lub ponieważ nie ma jednej wyznaczonej osoby odpowiedzialnej za ich zamknięcie. Widziałem floty z doskonałą zgodnością w zakresie kontroli i całkowicie bezużyteczną dokumentacją, ponieważ raporty leżały w szufladzie bez żadnej oceny.

Trzy poprawki rozwiązują większość problemów: jedna skrzynka odbiorcza dla usterek, przez którą wszystko przechodzi, jeden zbiorczy formularz kontroli z polem zerowym, którego kierowcy nie mogą pominąć, oraz obowiązkowe zatwierdzenie przed powrotem jakiegokolwiek pojazdu do eksploatacji. Żadne z tego nie jest skomplikowane. Po prostu potrzebuje kogoś, kto będzie tego wymagał każdego dnia, a nie tylko przed audytem.

- Vytautas

Uczyń swoją dokumentację usterek gotową do audytu z oprogramowaniem do zgodności

Oprogramowanie do zgodności dla operatorów może bezpośrednio odpowiadać polom, których oczekuje DVSA: cyfrowe podpisy, automatyczne znaczniki czasowe, dowody zdjęciowe dołączone do każdego raportu oraz pakiet audytowy, który można eksportować w całości, a nie składać z wielu folderów.

Dla menedżerów transportu prowadzących floty o mieszanej narodowości, aplikacja dla kierowców działa w języku angielskim, polskim, rumuńskim, litewskim i bułgarskim, więc usterka jest zgłaszana w języku, który kierowca rzeczywiście rozumie. Automatyczne powiadomienia sygnalizują każdy raport, który pozostaje otwarty zbyt długo, co oznacza, że mniej usterek pozostaje aktywnych podczas kontroli drogowych i szybszą drogę do zamknięcia, gdy coś wymaga naprawy. Przeglądanie MIVR staje się kwestią eksportowania pakietu, a nie szukania przez dokumenty.

Plany zaczynają się od 9 £ miesięcznie w poziomie Starter, rosnąc przez Standard i Professional w miarę rozwoju floty. Zobacz, jak to pasuje do twojej operacji na stronie cenowej lub sprawdź, co zostało zbudowane specjalnie dla menedżerów transportu zajmujących się codzienną zgodnością.

Źródła

• Przewodnik po utrzymaniu sprawności drogowej: pojazdy towarowe i pasażerskie
• Kategoryzacja usterek pojazdów

FAQ

Jaka jest procedura zgłaszania usterki pojazdu?

Kierowca zgłasza każdą usterkę znalezioną podczas kontroli lub podróży na piśmie lub elektronicznie, podając rejestrację pojazdu, szczegóły usterki i jej powagę. Operator następnie ocenia to, organizuje naprawę i rejestruje szczegóły naprawy przed powrotem pojazdu do eksploatacji.

Jak długo muszę przechowywać raporty usterek pojazdów?

Raporty zawierające faktyczną usterkę muszą być przechowywane przez co najmniej 15 miesięcy. Raporty zerowe, potwierdzające, że nie znaleziono usterek, zaleca się przechowywać przez co najmniej trzy miesiące jako dowód, że kontrole były przeprowadzane.

Jak zgłosić niebezpieczny pojazd do DVSA?

DVSA udostępnia formularz online do zgłaszania poważnej usterki bezpieczeństwa lub wycofania pojazdu. Poważne obawy dotyczące bezpieczeństwa znalezione podczas kontroli operatora powinny być również rejestrowane wewnętrznie i mogą prowadzić do natychmiastowego lub opóźnionego zakazu, jeśli egzaminatorzy DVSA je znajdą na drodze.

Co liczy się jako niebezpieczna usterka w porównaniu do usterki doradczej?

Niebezpieczna usterka oznacza, że pojazd musi natychmiast przestać działać, podczas gdy usterka doradcza może być zaplanowana na następną wizytę konserwacyjną. Rozróżnienie pochodzi z kategoryzacji usterek pojazdów przez DVSA, której egzaminatorzy używają do oceny, czy zakaz jest uzasadniony.

Czy cyfrowe raporty usterek mogą zastąpić papierowe formularze kontroli?

Tak, pod warunkiem, że elektroniczny zapis zawiera niezbędne pola, znacznik czasowy i jest łatwo dostępny, gdy DVSA prosi o jego wgląd. Narzędzia takie jak OperatorCompliance wbudowują to jako standard, z podpisami i dowodami zdjęciowymi dołączonymi do każdego raportu.

Zalecane

• Stworzone dla menedżera transportu
• Wyjaśnienie zasad godzin pracy kierowców
• Zasady pobierania tachografów: 28/90 dni
• Oprogramowanie do zgodności dla przewoźników

Ten artykuł stanowi ogólne wskazówki dla operatorów i menedżerów transportu w UK, a nie porady prawne lub profesjonalne. Przepisy się zmieniają, więc zawsze potwierdzaj aktualne wymagania z GOV.UK, DVSA i swoim komisarzem ruchu drogowego przed podjęciem działań.