Oprogramowanie flotowe, które informuje o terminach zgodności przez

Jeśli szukasz oprogramowania flotowego z powiadomieniami o zgodności, istotne pytanie brzmi nie czy wysyła przypomnienia. Większość systemów potrafi to zrobić. Prawdziwym testem jest to, czy te powiadomienia są powiązane z dokumentami, dowodami i zatwierdzeniami, które musisz mieć w porządku, gdy DVSA (Agencja Bezpieczeństwa Drogowego) poprosi o ich pokazanie.

Dla brytyjskich operatorów towarowych i pasażerskich powiadomienia e-mailowe muszą robić więcej niż tylko ostrzegać, że MOT jest do zrobienia w przyszłym tygodniu. Powinny pomagać nam kontrolować powtarzające się inspekcje bezpieczeństwa, daty testów rocznych, kontrole licencji kierowców, wygasanie Driver CPC i DQC, rutyny analizy tachografu, daty ubezpieczenia i podatku, śledzenie usterek oraz zdarzenia VOR. Co równie ważne, muszą pokazywać, kto został poinformowany, kiedy, jakie działania podjęto i gdzie znajduje się dokumentacja wspierająca. To jest różnica między narzędziem przypominającym a systemem zgodności.

Co muszą obejmować powiadomienia o zgodności w brytyjskiej flocie

Menadżer transportu powinien oczekiwać, że oprogramowanie napędzane powiadomieniami będzie śledzić terminy związane z zgodnością licencji operatora, a nie tylko łatwe elementy kalendarza. W praktyce oznacza to, że system powinien obejmować pojazdy, przyczepy, kierowców oraz dowody związane z każdym z nich.

W przypadku pojazdów oczywiste daty to MOT i test roczny. W UK, HGV (pojazdy ciężarowe) i PSV (pojazdy pasażerskie) działają na zasadzie testu rocznego, a nie procesu MOT, z którym operatorzy mogą być bardziej zaznajomieni, ale wiele mieszanych flot nadal potrzebuje obu terminów, ponieważ furgonetki, samochody i pojazdy specjalistyczne mogą znajdować się w tym samym systemie. Oprogramowanie powinno rozróżniać typ pojazdu i stosować odpowiedni cykl testowy, bez konieczności tworzenia obejść.

Harmonogramy inspekcji konserwacyjnej są równie ważne. To nie są jednorazowe wpisy w kalendarzu. To powtarzające się zdarzenia ustawione na interwał, który uzasadniliśmy dla każdego pojazdu lub przyczepy, niezależnie od tego, czy jest to oparte na czasie, przebiegu, czy kombinacji. Odpowiedni system powinien planować inspekcje według daty, przechowywać historię planowanych interwałów i sygnalizować, gdy inspekcja zbliża się, jest opóźniona lub została zakończona z opóźnieniem. Jeśli działamy według tygodnia ISO w planowaniu warsztatu, oprogramowanie powinno również wspierać ten widok.

Przyczepy potrzebują własnego zestawu dokumentów. To tutaj wiele ogólnych systemów flotowych staje się nieporęcznych. Przyczepy potrzebują harmonogramów inspekcji, dat testów rocznych, dowodów testów hamulców, historii napraw i śledzenia usterek, mimo że nie mają przypisanych kierowców w taki sam sposób jak jednostki napędowe. Powiadomienia powinny traktować przyczepy jako aktywa pierwszej klasy, a nie jako notatki dołączone do jednostki ciągnącej.

Dla kierowców powiadomienia powinny obejmować kontrole licencji, wygasanie Driver CPC, wygasanie DQC, badania lekarskie, jeśli są istotne, potwierdzenia wprowadzenia lub polityki, jeśli zarządzamy nimi centralnie, oraz wszelkie wewnętrzne cykle przeglądów, które ustalamy. Dla operacji z dużą liczbą agencji system powinien pozwalać na przechowywanie dowodów dla kierowców tymczasowych, jak i stałych pracowników, ponieważ obowiązek zgodności nie znika, gdy kierowca jest dostarczany przez kogoś innego.

Zgodność tachografu również wymaga powiadomień. Obejmuje to regularne importy analizy tachografu, przegląd naruszeń, brakujące przebiegi lub brakujące dane, oraz działania debriefingowe kierowców. Szczegóły różnią się w zależności od operacji, ale jeśli oprogramowanie wysyła e-mail informujący, że analiza jest do zrobienia, powinno również wskazywać na zestaw danych, kierowcę lub pojazd, którego to dotyczy, oraz zaległe działania. Przypomnienie bez ścieżki dowodowej nie jest zbyt pomocne.

Następnie są dokumenty wspierające, które mają znaczenie podczas wizyty DVSA. Odnowienie ubezpieczenia, podatek drogowy, pozwolenia, dokumenty dostawcy konserwacji, certyfikaty kalibracji, zatwierdzenia warsztatu, raporty o usterkach kierowców i dokumenty naprawcze muszą mieć kontrolę dat i przechowywanie dokumentów. Niektórzy operatorzy również chcą powiadomień o kontrolach MID przez askMID, które jest publiczną usługą powiązaną z Biurem Ubezpieczycieli Motoryzacyjnych i danymi MIB, szczególnie tam, gdzie pojazdy są często dodawane lub usuwane.

Dla administracji licencji operatora potrzebujemy również powiadomień wspierających sam plik. Może to obejmować przypomnienia o przeglądzie autoryzowanych list pojazdów, sprawdzenie szczegółów VOL w stosunku do aktywnej floty, potwierdzenie nominowanych centrów operacyjnych i aktualizację zapisów menedżera transportu. Oprogramowanie nie może zastąpić odpowiedzialności prawnej, ale może zapobiec zapomnieniu o rutynowych kontrolach.

Jak porównywać jakość powiadomień, a nie tylko ich ilość

Najłatwiejszym sposobem na sprzedaż oprogramowania jest obiecanie większej liczby powiadomień. Lepszym sposobem na ocenę jest zapytanie, czy właściwa osoba otrzymuje właściwe ostrzeżenie w odpowiednim czasie, z jasną drogą do działania.

Czas jest najważniejszy. Użyteczny harmonogram powiadomień to nie pojedynczy e-mail wysłany na siedem dni przed wygaśnięciem. Różne zobowiązania wymagają różnych czasów wyprzedzenia. Ostrzeżenie o rezerwacji testu rocznego może wymagać kilku etapów, szczególnie jeśli miejsca są ograniczone. Codzienny problem z usterkami może wymagać eskalacji w tym samym dniu. Wygasanie Driver CPC i DQC może wymagać dłuższego okresu, ponieważ rezerwacja kursu i wydanie karty mogą zająć czas. Zapytaj, ile etapów przypomnienia wspiera oprogramowanie i czy te etapy mogą różnić się w zależności od typu zdarzenia.

Eskalacja jest równie ważna. Jeśli pierwsze powiadomienie trafia do administratora i nic nie jest robione, co się dzieje dalej? Czy system może eskalować do menedżera transportu, menedżera magazynu lub kontrolera warsztatu po określonym czasie? Czy może skopiować drugiego właściciela przed upływem terminu? Jakość powiadomień dotyczy kontroli, a nie hałasu.

Własność to kolejny punkt, który czytelnicy powinni dokładnie sprawdzić. Każde zadanie lub termin powinno mieć przypisaną osobę odpowiedzialną za działanie. Jeśli inspekcja pojazdu jest do zrobienia, oprogramowanie powinno pokazywać, czy leży to w gestii warsztatu, zewnętrznego dostawcy konserwacji, czy biura transportowego. Jeśli kontrola licencji kierowcy jest zaległa, powinna leżeć w gestii osoby, która musi ją zakończyć lub ścigać. Powiadomienia w skrzynkach współdzielonych to miejsce, gdzie terminy znikają.

Powtarzające się przypomnienia powinny być konfigurowalne i sensowne. System, który wysyła tę samą ogólną wiadomość każdego ranka, nie pomaga. Dobre przypomnienia zmieniają się w miarę zbliżania się terminu i zatrzymują, gdy zadanie jest zakończone. Jeszcze lepiej, rozróżniają między zarezerwowanym, zakończonym a udokumentowanym. Zarezerwowanie testu rocznego nie jest tym samym, co jego zdanie. Przesłanie raportu o usterkach nie jest tym samym, co zapisanie naprawy.

Dowód działania to miejsce, w którym wiele produktów się różni. Gdy powiadomienie zostanie usunięte, jakie dowody stoją za tym statusem? Czy możemy zobaczyć arkusz inspekcji, podpisaną naprawę usterki, wynik kontroli licencji, notatkę przeglądu tachografu lub przesłany certyfikat? Czy jest znacznik czasu i zapis użytkownika? Jeśli DVSA zapyta, dlaczego ostrzeżenie zniknęło z pulpitu, powinniśmy być w stanie pokazać działanie, które je zamknęło.

Widoczność audytu to ostatni test jakości. Menedżerowie transportu powinni mieć możliwość zobaczenia otwartych pozycji według magazynu, typu aktywów, odpowiedzialnej osoby i poziomu ryzyka. Powinno być możliwe zidentyfikowanie nie tylko tego, co jest do zrobienia, ale także tego, co było wielokrotnie ignorowane. To jest znacznie bardziej wartościowe niż długa lista funkcji.

Jeśli chcesz głębszego wglądu w to, jak wygląda system gotowy do audytu, nasz przewodnik po oprogramowaniu, które przetrwa audyt DVSA obejmuje dokumenty i kontrole, które mają znaczenie po wysłaniu przypomnienia.

Gdzie oprogramowanie flotowe często nie spełnia oczekiwań DVSA

Najczęstszą słabością jest prosta. System wysyła przypomnienia, ale nie przechowuje dokumentów potrzebnych do udowodnienia zgodności. To może sprawić, że operator poczuje się zorganizowany aż do wizyty DVSA.

Jedną z luk jest niekompletna dokumentacja inspekcji. Powiadomienie kalendarzowe może informować, że PMI (Inspekcja Konserwacyjna) jest do zrobienia, ale jeśli oprogramowanie nie może przechować ukończonego arkusza inspekcji, uchwycić usterek, pokazać naprawy i zarejestrować zatwierdzenia, nie wspiera właściwie systemu konserwacji. To samo dotyczy testów hamulców i napraw po nich.

Kolejnym powszechnym problemem jest słabe zarządzanie usterkami. Kierowcy mogą zgłaszać usterki, ale nie ma czystego łańcucha od zgłoszenia do oceny, naprawy i powrotu do służby. Dla systemu gotowości drogowej ten łańcuch ma znaczenie. Musimy wiedzieć, kiedy usterka została zgłoszona, czy pojazd został uznany za VOR, kto zatwierdził dalsze użycie, jeśli to istotne, jaka naprawa została przeprowadzona i kiedy pojazd został zwolniony. Bez tego przypomnienie jest odłączone od procesu kontrolnego.

Rekordy kierowców często są również fragmentaryczne. Ogólny plik HR może zawierać daty szkoleń. Narzędzie flotowe może przechowywać numery licencji. Analiza tachografu może znajdować się w innym portalu. Kontrole ubezpieczenia lub dokumentacja agencji mogą być gdzie indziej. DVSA nie audytuje naszej architektury oprogramowania. Sprawdza, czy możemy przedstawić spójne dokumenty. Jeśli dowody są rozproszone w pięciu systemach i dwóch współdzielonych dyskach, same powiadomienia nie uratują sytuacji.

Jest również kwestia zatwierdzenia. Wiele produktów rejestruje, że zadanie zostało oznaczone jako zakończone, ale nie kto je przeglądał lub zatwierdził. Dla zgodności z licencją operatora, przypisana odpowiedzialność ma znaczenie. Menedżer transportu potrzebuje widoczności wyjątków i pewności, że proces został przestrzegany, a nie tylko zielonego znaku na ekranie.

Kontrola dokumentów może być również słaba. Pliki są przesyłane, ale historia wersji jest niejasna, daty wygaśnięcia nie są powiązane z dokumentem, lub nie ma łatwego sposobu na pokazanie aktualnego certyfikatu w porównaniu do poprzedniego. Podczas wizyty DVSA to tworzy niepotrzebne tarcia.

Na koniec, niektóre systemy nie odzwierciedlają struktury prawdziwej floty. Mają trudności z zewnętrznymi dostawcami konserwacji, wieloma magazynami, wynajmowanymi pojazdami, kierowcami właścicielami lub tymczasowymi przyczepami przemieszczającymi się między lokalizacjami. Jeśli oprogramowanie nie może odzwierciedlić operacji, ścieżka audytu staje się nieczytelna.

Napisaliśmy osobno o wyborze oprogramowania, które utrzymuje plik O-licencji gotowy, ponieważ to jest punkt, który wielu operatorów odkrywa dopiero po zakupie systemu opartego na przypomnieniach.

Porównywanie systemów zgodności all-in-one z ogólnymi narzędziami flotowymi

Ogólne oprogramowanie do zarządzania flotą może być przydatne. Może obejmować dyspozycje pracy, paliwo, telematykę, trasowanie, warsztaty, zapasy i raportowanie w jednym miejscu. Dla niektórych flot to wystarczy. Ale operatorzy towarowi i pasażerscy działający na podstawie licencji operatora muszą zapytać, czy zgodność jest centralnym elementem produktu, czy tylko jednym z wielu modułów.

Szersze narzędzie flotowe często traktuje terminy zgodności jako przypomnienia dotyczące aktywów. To działa w przypadku podatków, ubezpieczeń i dat serwisowych. Jest mniej przekonujące w przypadku powtarzających się reżimów inspekcji, dowodów tachografu, zgodności kierowców i dokumentów, które Komisarz Transportu oczekiwałby od nas. Gdy zgodność jest funkcją poboczną, workflow zwykle kończy się na e-mailu.

Specjalistyczna platforma licencji operatora jest inna. Zaczyna od odpowiedzialności zawartych w Przewodniku DVSA dotyczącym Utrzymania Gotowości Drogowej i buduje wokół łańcucha dowodowego. Oznacza to, że harmonogramy pojazdów i przyczep, raportowanie usterek, naprawy, zatwierdzenia, rekordy kierowców, przegląd tachografu i przechowywanie dokumentów są ze sobą połączone, a nie złożone razem.

To jest miejsce, w którym Operator Compliance jest celowo węższy i silniejszy. Nie próbujemy zastąpić każdego systemu transportowego w firmie. Skupiamy się na utrzymaniu kontroli i widoczności strony licencji operatora, ponieważ to tam menedżerowie transportu ponoszą osobistą odpowiedzialność. OperatorCompliance został zbudowany przez Fleeta Limited, a to praktyczne tło operatora widać w workflow. Oprogramowanie jest kształtowane wokół dokumentów, które sami byśmy oczekiwali wyprodukować.

To nie oznacza, że specjalistyczne oprogramowanie musi działać w izolacji. Integracja ma znaczenie. Niektórzy operatorzy potrzebują danych z telematyki, systemów warsztatowych, platform HR lub narzędzi płacowych. Jeśli porównujesz produkty, zapytaj, czy oferują REST API lub webhooki, oraz jakie zdarzenia lub dokumenty te obejmują w praktyce. To jedno twierdzić, że integracja istnieje. To inna sprawa wspierać niezawodne aktualizacje dla kierowców, aktywów, dokumentów lub zmian statusu bez ręcznego wprowadzania danych.

Jeśli kontrola tachografu jest poważnym problemem w twojej operacji, warto przejrzeć co należy wziąć pod uwagę w narzędziach analizy tachografu dla małych flot, szczególnie jeśli próbujesz uniknąć kolejnego odłączonego portalu.

Co zapytać przed wyborem oprogramowania dla mieszanej floty pojazdów

Mieszane floty szybko ujawniają słabości. Jeśli prowadzimy furgonetki, HGV, przyczepy, PSV, samochody służbowe lub pojazdy specjalistyczne w więcej niż jednym magazynie, pytania zakupowe muszą stać się bardzo praktyczne.

Po pierwsze, zapytaj, jak oprogramowanie obsługuje różne cykle zgodności według typu aktywów. Czy może zarządzać datami MOT furgonetek obok harmonogramów testów rocznych HGV lub PSV? Czy inspekcje przyczep mogą przebiegać niezależnie od jednostki? Czy możemy stosować różne interwały PMI według pojazdu, grupy flotowej lub centrum operacyjnego?

Po drugie, zapytaj, jak przypisane są odpowiedzialności. Czy powiadomienia mogą trafiać do jednego magazynu w celu przygotowania pojazdu, innego w celu rezerwacji, a menedżera transportu w celu eskalacji? Czy zewnętrzne warsztaty mogą otrzymywać zadania lub potwierdzenia? Czy administratorzy agencji mogą przesyłać rekordy kierowców bez widzenia niepowiązanych danych?

Po trzecie, zapytaj, jak dowody są zbierane. Czy arkusze inspekcji są cyfrowe? Czy usterki mogą być podpisane przez kierowcę i przez naprawiającego? Czy istnieje jasny workflow VOR? Czy możemy przesyłać certyfikaty, zdjęcia i notatki przeciwko dokładnemu rekordowi, który wywołał powiadomienie? Jeśli termin zostanie usunięty, czy możemy pokazać dlaczego.

Po czwarte, zapytaj, jak system obsługuje wyjątki. Co się dzieje, jeśli pojazd nie dotrzyma terminu inspekcji? Jak są pokazywane spóźnione zakończenia? Czy oprogramowanie może rejestrować autoryzowane odchylenia i powód? Czy możemy raportować o powtarzających się brakach według magazynu lub dostawcy? System zgodności powinien ujawniać słabe punkty, a nie je ukrywać.

Po piąte, zapytaj o źródła danych kierowców. Jeśli korzystasz z kontroli DVLA, jak wynik jest przechowywany i przeglądany? Jeśli rekordy Driver CPC i DQC są wprowadzane ręcznie, kto je weryfikuje? Jeśli używani są kierowcy tymczasowi lub agencji, czy ich rekordy mogą być przechowywane przez okres, w którym pracują z nami i później odzyskiwane, jeśli zajdzie taka potrzeba?

Po szóste, zapytaj o wyniki audytu. Czy możemy wygenerować miesięczny pakiet flotowy? Czy rekordy mogą być filtrowane według pojazdu, przyczepy, magazynu lub zakresu dat? Czy możemy wyeksportować plik na potrzeby dochodzenia Komisarza Transportu lub dochodzenia konserwacyjnego bez ręcznego łączenia dokumentów? Jeśli miesięczne pakiety przeglądowe są ważne dla twojego procesu, nasz artykuł na temat wyboru miesięcznego pakietu flotowego, który przetrwa DVSA określa, co należy uwzględnić.

Po siódme, zapytaj o dopasowanie operacyjne. Czy oprogramowanie może wspierać kierowców właścicieli, jak i większe magazyny? Czy operatorzy taksówek i wynajmu prywatnego mogą stosować tę samą dyscyplinę dla dat pojazdów i kierowców, nawet gdy ramy prawne różnią się od licencji operatorów HGV i PSV? Zasady w UK mogą różnić się od szerszej praktyki UE, szczególnie tam, gdzie obowiązki licencji operatora, ustalenia testów rocznych i lokalne wymagania licencyjne mają zastosowanie, więc produkt powinien być zbudowany wokół brytyjskich workflow, a nie ogólnych założeń flotowych w Europie.

Na koniec, zapytaj, co się dzieje po przybyciu e-maila. To jest pytanie za wszystkimi innymi. Dobre powiadomienie to nie wiadomość. To początek udokumentowanego działania, które jest realizowane do zakończenia, z dowodami gotowymi, gdy DVSA chce je zobaczyć.

To jest standard, który budujemy w Operator Compliance. Powiadomienia e-mailowe mają znaczenie, ale tylko wtedy, gdy są częścią systemu, który utrzymuje pojazdy, przyczepy, kierowców i rekordy tachografu w porządku, z ścieżką audytu, która je wspiera.