Jak prowadzić planowanie floty, które spełnia wymagania DVSA

Planer floty, który spełnia wymagania DVSA, to nie tylko kalendarz terminów. To kontrola, która pokazuje, co każdy pojazd i przyczepa potrzebuje, kiedy tego potrzebuje, kto to sprawdził, jakie usterki zostały znalezione, co zostało naprawione i czy coś zostało pominięte lub wycofane z ruchu. Jeśli DVSA lub Komisarz Ruchu zapyta, jak zarządzamy sprawnością drogową, planer jest jednym z pierwszych miejsc, w których oczekują zobaczyć tę kontrolę w praktyce.

Z tego powodu odpowiedni planer konserwacji pojazdów musi robić więcej niż tylko wysyłać przypomnienia. Musi łączyć inspekcje, rezerwacje MOT lub testów rocznych, zgłaszanie usterek przez kierowców, aktywność warsztatu, okresy VOR, daty wygaśnięcia dokumentów oraz plik dowodowy za każdym zdarzeniem. Jeśli nie może szybko pokazać pełnej historii, nie wykonuje pracy związanej z zgodnością, której potrzebujemy.

Co musi robić planer konserwacji pojazdów

Minimum, planer konserwacji pojazdów powinien pokazywać każdą inspekcję bezpieczeństwa i wymagania testowe dla każdego pojazdu i przyczepy w flocie, z terminami obliczonymi z wyprzedzeniem i widocznymi w jednym miejscu. To wydaje się oczywiste, ale standard zgodności jest wyższy niż prosty kalendarz.

DVSA patrzy na systemy, a nie tylko na izolowane zapisy. Planer powinien zatem działać jako kontrola zgodności. W praktyce oznacza to, że powinien:

• zaplanować wszystkie planowane wydarzenia konserwacyjne
• pokazać, co zostało ukończone
• oznaczyć, co nadchodzi
• wyróżnić wszystko, co jest przeterminowane lub pominięte
• połączyć usterki i naprawy z odpowiednim zasobem
• zachować dowody wykonanej pracy
• pokazać, kto przeglądał i zatwierdził wydarzenie
• wyjaśnić, kiedy pojazd był niedostępny lub VOR

Dla operatorów HGV i PSV w Wielkiej Brytanii zazwyczaj oznacza to budowanie planera wokół reżimu inspekcji określonego w Przewodniku DVSA po Utrzymaniu Sprawności Drogowej. Dla furgonetek i flot mieszanych ta sama dyscyplina nadal ma znaczenie, nawet gdy ramy prawne różnią się od systemów konserwacji na podstawie licencji operatora. Flota furgonetek o masie 3,5 tony może nie być na O-licencji, ale jeśli prowadzimy działalność komercyjną i codziennie wysyłamy kierowców na drogę, nadal potrzebujemy obronnego procesu konserwacji.

Planer powinien również obejmować przyczepy jako oddzielne zasoby, a nie tylko jako notatki przeciwko jednostce ciągnącej. Przyczepy mają swoje własne interwały inspekcji, wymagania dotyczące testów rocznych tam, gdzie to ma zastosowanie, problemy z oponami i hamulcami oraz historie napraw. Jeśli przyczepa może poruszać się niezależnie w operacji, potrzebuje swojego własnego rejestru.

Dobry planer również rejestruje dowody, a nie tylko daty. Ukończona inspekcja wymaga arkusza inspekcji, ustaleń mechanika, wykonanej pracy naprawczej, wszelkich decyzji o odroczeniu, jeśli jest to zgodne z prawem i bezpieczne, oraz zatwierdzenia pokazującego, że pojazd był sprawny przed powrotem do służby. Jeśli zostaniemy poproszeni o przedstawienie zapisów, nie powinniśmy przeszukiwać skrzynek odbiorczych, papierowych plików i tablic warsztatowych.

Jakie daty i interwały powinny być w planerze?

Podstawowa zasada jest prosta. Jeśli data wpływa na sprawność drogową, legalne użytkowanie lub naszą zdolność do udowodnienia kontroli, należy ją umieścić w planerze.

Dla większości operatorów kluczowe zaplanowane elementy to:

• inspekcje bezpieczeństwa dla pojazdów
• inspekcje bezpieczeństwa dla przyczep
• daty MOT dla odpowiednich pojazdów
• daty testów rocznych dla HGV, PSV i testowalnych przyczep
• rutynowa konserwacja
• inspekcje hamulców i testy wydajności hamulców
• daty kalibracji tachografu
• inspekcje ograniczników prędkości tam, gdzie to ma zastosowanie
• daty LOLER dla wszelkiego sprzętu dźwigowego zamontowanego w pojeździe
• odnowienie licencji drogowej, gdzie zarządzane centralnie
• daty ubezpieczenia
• daty kontroli licencji kierowców
• daty wygaśnięcia Driver CPC i DQC
• wszelkie daty przeglądów ustalonych przez firmę dla kontroli i deklaracji kierowców

W pracy na licencji operatora w Wielkiej Brytanii, test roczny to nie tylko kolejna usługa. Wymaga oddzielnej widoczności, ponieważ czas rezerwacji, prace przygotowawcze i konsekwencje niepowodzenia są różne. To samo dotyczy MOT dla pojazdów spoza reżimu testów rocznych. Planer powinien wyraźnie rozróżniać te typy wydarzeń.

Kontrole kierowców również potrzebują miejsca. Codzienne kontrole nie są planowane w ten sam sposób, co inspekcja co sześć tygodni, ale nadal potrzebują kontroli. Powinniśmy wiedzieć, czy zgłaszanie usterek zostało ukończone, czy deklarowane są usterki zerowe tam, gdzie wymaga tego nasz proces, i czy brakujące kontrole są widoczne. Jeśli kierowca zgłasza usterkę o 06:00, a pojazd wciąż wychodzi o 07:00, potrzebujemy zapisu pokazującego, dlaczego to było bezpieczne i autoryzowane, lub dlaczego nie powinien był wyjechać.

Daty wygaśnięcia dokumentów mają znaczenie, ponieważ często ujawniają szersze problemy z kontrolą. Jeśli pojazd jest w służbie, ale zapis ubezpieczenia, DQC, kontrola licencji kierowcy, kalibracja tachografu lub data testu rocznego wygasły w systemie, to mówi DVSA, że nasza kontrola jest słaba. Powinniśmy również śledzić wynajęte pojazdy, wynajęte przyczepy i tymczasowe dodatki od momentu, gdy wchodzą do służby. Nasz przewodnik po wprowadzaniu pojazdu do służby z odpowiednimi zapisami zgodności szczegółowo omawia ten punkt przekazania.

Gdzie zasada różni się między Wielką Brytanią a UE ogólnie, planer powinien podążać za brytyjskim wymogiem, który dotyczy naszej operacji. Na przykład, oczekiwania dotyczące testów rocznych i licencji operatora w Wielkiej Brytanii nie są po prostu kopią praktyki flotowej w całej UE. Operatorzy pracujący międzynarodowo mogą również musieć zwracać uwagę na lokalne wymagania dotyczące testów, emisji lub dostępu, ale planer skierowany do DVSA musi najpierw odzwierciedlać standard kontroli w Wielkiej Brytanii.

Wielu operatorów wprowadza również przypomnienia administracyjne dotyczące działań VOL, punktów przeglądowych związanych z OCRS oraz warunków ubezpieczycieli. To nie są substytuty dla wydarzeń konserwacyjnych, ale często są częścią tego samego pliku kontrolnego operacji.

Jak ustalić częstotliwość inspekcji?

Nie ma jednego interwału, który pasuje do każdej floty. Odpowiednia częstotliwość inspekcji to ta, którą możemy uzasadnić na podstawie użycia pojazdu, jego stanu i profilu ryzyka, a która nadal spełnia oczekiwania DVSA.

Menedżerowie transportu zazwyczaj zaczynają od wskazówek producenta i Przewodnika DVSA po Utrzymaniu Sprawności Drogowej, a następnie dostosowują na podstawie rzeczywistej operacji. Czynniki, które mają znaczenie, to:

• wiek pojazdu
• przebieg
• przepracowane godziny
• typ i waga ładunku
• użytkowanie w trybie stop-start w miastach
• praca w terenie lub na trudnych terenach
• środowiska nadmorskie lub korozyjne
• wykorzystanie przyczep
• historia zużycia hamulców
• trendy usterek
• sezonowe szczyty
• czy pojazd jest w pracy dziennej, trunkingowej, w stylu odpadów, czy na trasach szkolnych i serwisowych

Nowa jednostka ciągnąca na stabilnej pracy autostradowej może uzasadniać dłuższy interwał niż starszy sztywny pojazd wykonujący wysoką częstotliwość dostaw w miastach z krawężnikami, ostrym hamowaniem i używaniem windy. Pojazd PSV w intensywnej lokalnej pracy może potrzebować innego reżimu niż autokar wykonujący dłuższe wynajmy prywatne. Lekko używana przyczepa zaparkowana na okresy nadal potrzebuje odpowiedniego interwału, ponieważ niskie użycie nie eliminuje ryzyk związanych z degradacją, takich jak zacięcie hamulców, starzenie się opon czy usterki oświetlenia.

Kluczowe jest, aby interwał był realistyczny i udokumentowany. Jeśli przeprowadzamy inspekcje co 10 tygodni na papierze, ale wielokrotnie wciągamy pojazdy późno, przenosimy usterki lub widzimy powtarzające się problemy z hamulcami i oponami, rzeczywisty system nie jest co 10 tygodni. Jest niekontrolowany. DVSA i Komisarz Ruchu będą patrzeć na rzeczywiste wyniki, a nie tylko na deklarowaną politykę.

Większość operatorów ustala maksymalny interwał, a następnie zarządza pojazdami wcześniej, gdy użytkowanie tego wymaga. Planer powinien wspierać zarówno kontrolę opartą na stałych datach, jak i na użytkowaniu. Jeśli pojazd pokonuje więcej kilometrów niż oczekiwano lub jest przypisany do trudniejszej pracy, data następnej inspekcji powinna być przyspieszona. Jeśli używamy planowania tygodni ISO w warsztacie, to w porządku, ale podstawowa data wymagalności nadal musi być jasna dla każdego zasobu.

Wydajność hamulców zasługuje na szczególną uwagę. System sprawności drogowej jest słaby, jeśli kontrole hamulców traktowane są jako okazjonalne dodatki. Powinniśmy planować inspekcje hamulców, dowody testów hamulców i prace następcze jako część regularnego cyklu konserwacji, a nie czekać na przygotowanie do testu rocznego, aby odkryć nierównowagę lub słabą wydajność.

Jeśli musimy udowodnić, dlaczego nasze interwały są ustalone w ten sposób, powinniśmy być w stanie pokazać politykę, czynniki ryzyka, które zostały uwzględnione, oraz historię konserwacji, która wspiera decyzję. Nasz przewodnik po zapisach konserwacji na licencji operatora jest przydatny, jeśli przeglądasz, czy twój obecny plik wytrzymałby tę kontrolę.

Jak powinny być rejestrowane usterki, naprawy i czas VOR?

Rejestr usterki musi opowiadać całą historię od zgłoszenia do naprawy. Cokolwiek mniej pozostawia luki, które stają się trudne do obrony później.

Kiedy zgłaszana jest usterka, powinniśmy zarejestrować:

• datę i godzinę zgłoszenia
• ID pojazdu lub przyczepy
• imię kierowcy
• przebieg lub licznik kilometrów, gdzie to ma zastosowanie
• opis usterki w prostych słowach
• czy usterka czyni pojazd niebezpiecznym lub niesprawnym
• czy pojazd został natychmiast zatrzymany
• kto przeglądał raport
• podjętą decyzję, naprawić teraz, monitorować lub wycofać z ruchu

Dla działań warsztatowych rejestr powinien następnie pokazać:

• datę i godzinę otwarcia zadania
• technika lub naprawiacza
• diagnozę
• wykonane prace
• zamontowane części
• wszelkiego zewnętrznego dostawcę, który był używany
• czy wykonano test drogowy lub test hamulców
• datę i godzinę zakończenia
• kto podpisał pojazd z powrotem do służby

Gdy usterka jest krytyczna dla bezpieczeństwa, pojazd powinien być natychmiast oznaczony jako VOR. Okres VOR powinien mieć wyraźny czas rozpoczęcia i zakończenia, a powód przestoju powinien być zapisany. To ma znaczenie operacyjne i dowodowe. Jeśli DVSA zapyta, dlaczego zaplanowane zadanie się opóźniło, udokumentowany okres VOR może to wyjaśnić. Jeśli zapytają, dlaczego pojazd był używany pomimo zgłoszonego problemu, brak oznaczenia VOR może sugerować, że usterka nie była odpowiednio kontrolowana.

Pominięte i odroczone prace wymagają ostrożności. Jeśli inspekcja znalazła usterki, które można było bezpiecznie odroczyć, rejestr powinien dokładnie pokazać, co zostało odroczone, dlaczego ta decyzja była bezpieczna, kto ją autoryzował i termin naprawy. Jeśli sama inspekcja bezpieczeństwa została pominięta lub ukończona późno, to nie powinno zniknąć. Powinno pozostać widoczne z powodem, autoryzacją i działaniami naprawczymi. Próba ukrycia pominiętych wydarzeń tworzy gorszy problem, gdy zapisy są przeglądane.

To również tutaj podpisane dowody mają znaczenie. Deklaracje kierowców, zatwierdzenie mechanika, zakończenie warsztatu i przegląd menedżera transportu powinny być przypisane do nazwanych osób. Podpisy cyfrowe, znaczniki czasowe i odpowiedni ślad audytu są znacznie silniejsze niż nieopatrzone kopie papierowe lub edytowane komórki arkusza kalkulacyjnego.

Jeśli chcesz przetestować, czy twój obecny proces przetrwałby kontrolę drogową lub dochodzenie w sprawie konserwacji, nasz artykuł na temat czego oznacza PG9 dla ryzyka związanego z twoim pojazdem i licencją jest przydatnym punktem odniesienia.

Jakie dowody powinny być gotowe dla DVSA lub Komisarza Ruchu?

Powinniśmy zakładać, że jeśli DVSA odwiedza, lub jeśli Komisarz Ruchu wzywa nas na publiczne przesłuchanie, możemy potrzebować szybko i w porządku przedstawić zapisy. Testem nie jest to, czy dokumenty istnieją gdzieś. To, czy możemy je przedstawić egzaminatorowi bez opóźnień i bez sprzeczności.

Podstawowy plik dowodowy zazwyczaj zawiera:

• ukończone arkusze inspekcji bezpieczeństwa
• planer konserwacji dla pojazdów i przyczep
• historię MOT i testów rocznych
• zapisy testów hamulców
• historię usług i napraw
• raporty o usterkach, w tym deklaracje zerowych usterek, jeśli są częścią naszego procesu
• zapisy napraw i zatwierdzenia
• zapisy pominiętych inspekcji lub spóźnionych wydarzeń, z powodami
• historię VOR
• arkusze PMI, gdzie używane w operacji
• certyfikaty kalibracji dla tachografów
• zapisy kontroli licencji kierowców z wynikami DVLA
• zapisy Driver CPC i DQC
• szczegóły dostawcy konserwacji i umowy, gdzie prace są zlecone na zewnątrz
• dowody, że menedżerowie transportu przeglądają wyniki zgodności
• zapisy analizy tachografu i działania w przypadku naruszeń
• debriefingi kierowców, potwierdzenia i deklaracje związane z godzinami pracy kierowców, gdzie to ma zastosowanie

Dowody tachografu są często przeglądane obok konserwacji, ponieważ odnoszą się do ogólnej kontroli. Jeśli nasz plik konserwacji jest uporządkowany, ale nasze działania związane z tachografem są słabe, to nadal wskazuje na słabe zarządzanie operatorem. To samo dotyczy kontroli licencji kierowców. Jeśli planer floty doskonale śledzi inspekcje, ale nie śledzi wygaśnięcia licencji i DQC, rozwiązuje tylko część problemu związanego z licencją operatora.

Dla kontroli ubezpieczenia i tożsamości pojazdu, niektórzy operatorzy również przechowują dowody wspierające z askMID lub zapisy związane z Biurem Ubezpieczycieli Motoryzacyjnych, czasami zapisywane jako MIB, szczególnie gdy zaangażowane są wynajęte lub nowo dodane pojazdy. To nie jest substytut dla naszych własnych kontroli ubezpieczenia, ale może wspierać plik.

Najlepszym testem jest zapytać, czy DVSA zażądało sześciu miesięcy zapisów dla jednego pojazdu, jednej przyczepy i jednego kierowcy, czy moglibyśmy wyeksportować wszystko w kilka minut? Jeśli nie, system jest zbyt fragmentaryczny. Nasz przewodnik po przygotowaniu do dochodzenia w sprawie konserwacji DVSA określa rodzaj przeglądu pliku, który zalecamy przed wizytą zewnętrzną.

Kiedy arkusz kalkulacyjny przestaje być wystarczający?

Arkusz kalkulacyjny może działać dla bardzo małej, stabilnej floty z jedną odpowiedzialną osobą, jednym depozytem, prostymi interwałami inspekcji i zdyscyplinowaną administracją. Wiele właścicieli-kierowców zaczyna od tego. Niektórzy mali operatorzy PSV i furgonetek również. Problem nie polega na tym, że arkusze kalkulacyjne są zawsze błędne. To, że stają się bardzo kruche bardzo szybko.

Arkusz kalkulacyjny zazwyczaj przestaje być wystarczający, gdy jedno lub więcej z tych dotyczy:

• dodawane są kolejne pojazdy lub przyczepy
• aktywa przemieszczają się między depozytami
• częstotliwości inspekcji różnią się w całej flocie
• konserwacja jest podzielona między warsztaty wewnętrzne i zewnętrzne
• więcej niż jedna osoba aktualizuje zapisy
• kierowcy zgłaszają usterki z drogi
• potrzebujemy podpisanych deklaracji i znaczników czasowych
• przypomnienia są pomijane
• przygotowanie do testu rocznego jest obsługiwane oddzielnie od rutynowego planowania
• potrzebujemy wyraźnego śladu audytu edycji i zatwierdzeń
• plik Komisarza Ruchu musi być produkowany w krótkim czasie

Przyczepy często są punktem krytycznym. Operatorzy mogą rozsądnie zarządzać pojazdami w arkuszu kalkulacyjnym, a następnie tracić kontrolę, gdy przyczepy rotują, usterki są zgłaszane przeciwko rejestracji zamiast numeru floty, a zapisy warsztatowe znajdują się gdzie indziej. Operacje wielodepozytowe pogarszają tę sytuację. To samo dotyczy wspólnej odpowiedzialności między zespołami transportu, warsztatu i administracji.

Innym sygnałem ostrzegawczym jest, gdy planer przestaje odpowiadać rzeczywistości bez ręcznego ścigania. Jeśli daty wymagalności są utrzymywane w jednym arkuszu, raporty o usterkach w e-mailach, naprawy w systemie warsztatowym, kontrole licencji w innym pliku, a dowody tachografu gdzie indziej, mamy kilka częściowych prawd zamiast jednego wiarygodnego zapisu zgodności.

Dlatego zbudowaliśmy Operator Compliance w taki sposób. W OperatorCompliance korzystamy z praktycznej perspektywy operatora z Fleeta Limited, w tym prowadzenia ciężarówek na podstawie licencji operatora, aby zorganizować zapisy wokół kontroli, które DVSA rzeczywiście oczekuje zobaczyć. Oznacza to, że pojazdy, przyczepy, kierowcy, terminy, podpisane dowody i zapisy tachografów znajdują się w jednym miejscu, z opcjami integracji przez REST API i webhooki, gdzie operatorzy potrzebują danych do przemieszczania się między systemami. Niektóre floty porównują również narzędzia takie jak Fleetalyse lub Logivo.AI podczas przeglądania swojego szerszego stosu oprogramowania, ale kluczowe pytanie jest prostsze niż porównanie marek. Czy system może pokazać, że nasza kontrola konserwacji jest aktywna, kompletna i audytowalna?

Jeśli twój obecny proces jest bliski granicy, warto przemyśleć, co powinien zawierać silniejszy system, zanim problem z zgodnością wymusi zmianę. Nasz artykuł na temat jak porównywać brytyjskie planery konserwacji ciężarówek to praktyczne miejsce, aby zacząć.

Planer, który spełnia wymagania DVSA, to taki, na którym możemy polegać na co dzień, a nie taki, który porządkujemy, gdy rozpoczyna się dochodzenie. Jeśli kontroluje daty, zbiera dowody, rejestruje wyjątki i pokazuje, kto co zrobił, wykonuje swoją pracę. Jeśli tylko przypomina nam, że coś jest do zrobienia, to jeszcze nie jest systemem zgodności.