Jak zobaczyć swój OCRS i co to oznacza dla kontroli DVSA

Aby sprawdzić swój wynik OCRS, praktyczną drogą jest VOL, gdzie operatorzy mogą zobaczyć swój Operator Compliance Risk Score jako część informacji o licencji operatora. Ten wynik ma znaczenie, ponieważ DVSA używa go do decydowania, które pojazdy i operatorzy mogą wymagać uwagi na drodze. Zły wynik nie stanowi wykroczenia sam w sobie, ale zmienia, jak często jesteś zatrzymywany, kontrolowany i badany bardziej szczegółowo.

Dla menedżerów transportu, OCRS to nie coś, co można zostawić w tle. Towarzyszy to zapisom konserwacyjnym, raportowaniu usterek przez kierowców, dowodom z tachografu, wynikom MOT lub testów rocznych oraz szerszym systemom, które pokazują, czy właściwie kontrolujesz flotę. Jeśli posiadasz brytyjską licencję operatora dla pojazdów towarowych lub pracy PSV, jest to część codziennej zgodności, a nie abstrakcyjna ocena.

Co to jest OCRS i dlaczego operatorzy go sprawdzają

OCRS oznacza Operator Compliance Risk Score. To system oceny DVSA używany do oceny prawdopodobieństwa, że operator stwarza ryzyko zgodności. Mówiąc prosto, pomaga DVSA ukierunkować działania egzekucyjne tam, gdzie historia sugeruje większe szanse na znalezienie problemów.

Wynik jest istotny dla operatorów pojazdów towarowych i operatorów PSV w Wielkiej Brytanii. Jest częścią regulacyjnego obrazu wokół licencji operatora, obok zobowiązań, które składasz przed Traffic Commissioner (Komisarz Ruchu Drogowego). Te zobowiązania obejmują utrzymanie pojazdów w dobrym stanie, zapewnienie przestrzegania zasad przez kierowców oraz prowadzenie odpowiednich zapisów. OCRS nie zastępuje tych obowiązków. To jeden ze sposobów, w jaki twoja historia zgodności staje się widoczna dla strony egzekucyjnej.

Operatorzy sprawdzają swój OCRS z trzech głównych powodów.

Po pierwsze, to wczesny sygnał ostrzegawczy. Jeśli wynik zaczyna się pogarszać, zazwyczaj odzwierciedla to coś realnego w operacji, takiego jak zakazy, słabe wyniki testów rocznych, powtarzające się usterki na drodze lub wykroczenia drogowe związane z flotą. Może to pokazać wzór, zanim publiczne dochodzenie stanie się w ogóle możliwe.

Po drugie, wpływa na doświadczenie na drodze. Pojazd od operatora z gorszym wynikiem jest bardziej prawdopodobny do zatrzymania niż pojazd od operatora z lepszą historią. Oznacza to więcej przerw, więcej czasu na inspekcję i większą ekspozycję na skutki wszelkich słabości w twoich zapisach.

Po trzecie, pomaga menedżerowi transportu skupić wysiłki tam, gdzie to ma znaczenie. Większość operatorów nie potrzebuje kolejnego pulpitu nawigacyjnego dla samego faktu. Muszą wiedzieć, czy ich planowanie inspekcji, kontrole kierowców, obsługa usterek, kontrole tachografu i dowody warsztatowe rzeczywiście zmniejszają ryzyko. OCRS jest jednym z najjaśniejszych zewnętrznych sygnałów tego.

Dlatego traktujemy to jako część podstawowej teczki zgodności. Należy to do tej samej rozmowy co twoje interwały inspekcji bezpieczeństwa, przygotowanie do MOT, wskaźniki zdawalności testów rocznych, arkusze PMI, dowody wydajności hamulców, kontrole licencji kierowców, naprawa usterek oraz wyjaśnienia dotyczące brakujących kilometrów lub ręcznych wpisów w zapisach tachografu. Jeśli chcesz szerszego spojrzenia na związek między OCRS a uwagą egzekucyjną, nasz przewodnik po OCRS i Earned Recognition w praktyce obejmuje ten temat.

Gdzie sprawdzić swój wynik OCRS

Dla większości operatorów głównym miejscem do sprawdzenia wyniku jest VOL. To system licencjonowania operatorów pojazdów używany do zarządzania szczegółami licencji operatora online. Jeśli twoja licencja jest aktywna, a twoje uprawnienia użytkownika są poprawnie ustawione, VOL jest miejscem, gdzie zazwyczaj sprawdzisz informacje OCRS związane z licencją.

W praktyce powinieneś mieć przygotowane:

• swoje dane logowania do VOL
• dostęp do odpowiedniego konta licencji operatora
• uprawnienia do przeglądania informacji o zgodności dla tej licencji
• wystarczający kontekst wewnętrzny, aby zrozumieć, co widzisz, takie jak ostatnie zatrzymania na drodze, zakazy, wyniki MOT lub testów rocznych oraz wszelkie otwarte problemy konserwacyjne

Jeśli jesteś menedżerem transportu pracującym na więcej niż jednej licencji, upewnij się, że patrzysz na właściwy podmiot. OCRS jest związany z operatorem i jego historią pojazdów, a nie z pamięcią menedżera depotu o tym, co wydarzyło się w ostatnim kwartale. Brzmi to oczywiście, ale zamieszanie często zaczyna się, gdy ludzie porównują doświadczenia jednej floty z inną i zakładają, że wynik powinien się zmieniać w ten sam sposób.

Kiedy sprawdzasz wynik, nie zatrzymuj się na kolorze nagłówka lub kategorii. Spójrz na to w kontekście swoich własnych zapisów. Jeśli miałeś ostatnio kontakty z DVSA, niezdane testy, opóźnioną naprawę lub luki w dowodach, ten kontekst ma większe znaczenie niż etykieta na ekranie.

Warto również uczynić przegląd OCRS częścią rutyny. Miesięcznie sprawdza się to u wielu operatorów, a po każdym większym wydarzeniu powinno być sprawdzone ponownie. Większe wydarzenia obejmują zakaz oznaczony literą S, powtarzające się niezdane testy roczne, skupisko usterek na drodze lub znaczną zmianę profilu floty. Jeśli szybko dodałeś pojazdy, zmieniłeś dostawców konserwacji lub zatrudniłeś kierowców z agencji w dużej liczbie, to kolejny dobry moment na przegląd.

Gdzie operatorzy napotykają trudności, to zazwyczaj nie w znalezieniu VOL. To w niepowiązaniu tego, co VOL pokazuje, z dokumentacją i dowodami cyfrowymi, które to wyjaśniają. Jeśli twoje systemy są rozproszone po arkuszach kalkulacyjnych, papierowych książkach usterek, plikach warsztatowych i ścieżkach e-mailowych, może być trudno cofnąć się od pogarszającego się wyniku. To jeden z powodów, dla których wielu operatorów chce mieć jedno miejsce do przechowywania inspekcji, dat, dowodów i zatwierdzeń.

Jak DVSA buduje wynik

DVSA buduje OCRS na podstawie historii zgodności. Dokładne wagi nie są czymś, co operatorzy mogą kontrolować bezpośrednio, ale ogólne składniki są dobrze znane. Wynik odzwierciedla to, co DVSA widziało w odniesieniu do pojazdów operatora i, w kontekście ruchu, sposób, w jaki te pojazdy są używane.

Główne składniki to zdarzenia związane z pojazdem i zdarzenia związane z ruchem.

Zdarzenia związane z pojazdem obejmują inspekcje drogowe i wyniki tych inspekcji. Jeśli pojazd zostanie zatrzymany i wykryte zostaną usterki, to wpływa na historię operatora. Poważniejsze usterki mają większe znaczenie niż drobne. Zakazy są szczególnie ważne, ponieważ wskazują na poziom usterki na tyle poważny, aby ograniczyć użycie, aż problem zostanie naprawiony, zarówno natychmiast, jak i w formie opóźnionej.

Testy roczne również wpływają na obraz. Dla HGV zazwyczaj myśli się o tym w kontekście floty jako o MOT, chociaż formalny reżim testowy DVSA i terminologia różnią się w zależności od typu i zastosowania pojazdu. Dla operatorów PSV wyniki testów rocznych są podstawowym wskaźnikiem zgodności. Słabe wyniki pierwszego testu, powtarzające się niezdane testy lub dowody, że pojazdy przyjeżdżają na test w słabym stanie, mogą wskazywać na niedociągnięcia w kontroli konserwacji.

Zdarzenia związane z ruchem obejmują sposób, w jaki pojazd jest eksploatowany na drodze. Może to obejmować godziny pracy kierowców i wykroczenia tachografu, przeciążenie i podobne problemy niemekaniczne zidentyfikowane podczas działań egzekucyjnych. Operacja transportowa może mieć mechanicznie sprawne pojazdy i nadal budować ryzyko poprzez słabą kontrolę kierowców, zapisów lub załadunku.

Historia ma znaczenie tak samo jak pojedyncze zdarzenia. OCRS jest zaprojektowany, aby odzwierciedlać wzorce w czasie, a nie tylko jeden zły dzień. Czysta seria inspekcji i testów wspiera lepszą pozycję. Seria usterek, zakazów lub wykroczeń przesuwa wynik w drugą stronę. Dlatego operatorzy powinni opierać się pokusie traktowania każdego zatrzymania lub testu jako jednorazowego zdarzenia. DVSA widzi skumulowaną historię.

Profil floty również wpływa na to, jak wynik powinien być odczytywany wewnętrznie. Większa flota naturalnie ma więcej możliwości napotkania i usterek w surowych liczbach. Ważny jest wzór i powaga, a nie to, czy jeden operator z pięćdziesięcioma pojazdami ma więcej całkowitych zdarzeń niż właściciel-kierowca z jednym. Zadaniem menedżera transportu jest znormalizowanie tego wewnętrznie i zapytanie, czy wskaźnik i rodzaj ustaleń wskazują na problem z kontrolą.

To również tutaj dowody wspierające stają się ważne. Jeśli usterka pojawi się na drodze, czy możesz pokazać ostatnią inspekcję bezpieczeństwa, historię napraw, kontrolę kierowcy, ścieżkę raportowania usterek oraz czy pojazd powinien być wcześniej oznaczony jako VOR? Jeśli pojawi się problem z tachografem, czy możesz pokazać analizę, działania po wykroczeniu, ręczne wpisy i doradztwo dla kierowców? Nasz artykuł na temat ręcznych wpisów tachografu, które są uznawane podczas kontroli DVSA zajmuje się jednym z powszechnych obszarów, w których historia ruchu pogarsza się niepotrzebnie.

Co oznacza wysoki OCRS w codziennej operacji

Wysoki OCRS, oznaczający gorszą pozycję ryzyka, zazwyczaj oznacza większą uwagę ze strony DVSA. Najbardziej bezpośrednim skutkiem jest większe prawdopodobieństwo zatrzymań na drodze. Automatyczne rozpoznawanie tablic rejestracyjnych i inne metody ukierunkowania mają na celu pomoc egzekucji w efektywnym wykorzystaniu zasobów. Jeśli twój profil operatora sugeruje wyższe ryzyko, twoje pojazdy są bardziej prawdopodobne do wyboru.

To ma praktyczne konsekwencje.

Kierowcy tracą czas na drodze. Ładunki i harmonogramy są zakłócane. Usługi pasażerskie mogą być opóźnione. Jeśli wykryte zostaną usterki lub wykroczenia, natychmiastowy wpływ operacyjny może być poważny, zwłaszcza gdy wydany zostaje zakaz. Pojazd może zostać unieruchomiony lub ograniczony, aż problem zostanie naprawiony. Jeśli usterka powinna być wykryta podczas rutynowej konserwacji lub podczas codziennej kontroli, to jedno zatrzymanie szybko staje się problemem zarządzania.

Zły OCRS może również oznaczać bardziej szczegółowe inspekcje, gdy dochodzi do zatrzymań. Funkcjonariusze mogą dokładniej przyjrzeć się stanowi drogowemu, załadunkowi, godzinom pracy kierowców, zapisom tachografu i ogólnemu standardowi kontroli. Jeśli twoje systemy są słabe, jedno zatrzymanie może ujawnić kilka niedociągnięć jednocześnie.

Poza drogą, pogarszający się wynik może przyczynić się do szerszej uwagi regulacyjnej. Sam OCRS nie stanowi całej sprawy. Ale w połączeniu z skargami, wynikami testów rocznych, obawami dotyczącymi konserwacji, brakującymi zapisami lub informacjami, może stanowić część obrazu, który prowadzi do dalszego kontaktu, kontroli floty lub analizy licencji. To tam wchodzi w rozmowę Komisarz Ruchu Drogowego. Operatorzy zazwyczaj nie skaczą z złego wyniku bezpośrednio do publicznego dochodzenia, ale zły wynik często odzwierciedla te same słabości, które później prowadzą do jednego.

Nie należy również ignorować efektu komercyjnego. Więcej zatrzymań oznacza mniej produktywnego czasu. Więcej usterek oznacza więcej nieplanowanego przestoju. Więcej uwagi egzekucyjnej oznacza większą presję na biuro transportowe, aby szybko i dokładnie przygotować dokumenty. Nawet gdy nie następuje żadne formalne działanie, zły OCRS ma tendencję do ujawniania nieefektywności.

Z tego powodu zalecamy traktowanie OCRS jako warunku operacyjnego, a nie tylko wskaźnika zgodności. Jeśli wynik jest zły, załóż, że flota będzie widziana częściej. Następnie zapytaj, czy każda teczka pojazdu, każdy zapis przyczepy, każda kontrola licencji kierowcy i każde badanie tachografu przetrwałyby, gdyby były wymagane dzisiaj. Nasz przewodnik po kontrolach licencji kierowców dla operatorów jest częścią tego szerszego systemu kontroli.

Jak poprawić OCRS poprzez zapisy i rutynową kontrolę

Nie poprawiasz OCRS, goniąc za wynikiem bezpośrednio. Poprawiasz go, redukując zdarzenia, które go szkodzą, i budując zapisy, które pokazują właściwą kontrolę. W praktyce oznacza to zdyscyplinowaną konserwację, zdyscyplinowane zarządzanie usterkami, zdyscyplinowane zarządzanie kierowcami i zdyscyplinowane przechowywanie dowodów.

Zacznij od planowania konserwacji.

Ustal realistyczne interwały inspekcji bezpieczeństwa na podstawie użycia pojazdu, przebiegu, ładunku, terenu i wskazówek producenta, i utrzymuj je w zgodzie z przewodnikiem DVSA dotyczącym utrzymania sprawności drogowej. Planuj inspekcje z wyprzedzeniem, a nie reaktywnie. Rejestruj daty rezerwacji, daty zakończenia, odczyty licznika i wszelkie odchylenia od harmonogramu. Jeśli inspekcja się opóźnia, udokumentuj dlaczego i jaka władza to zatwierdziła. Jeśli pojazd nie nadaje się do eksploatacji, oznacz go jako VOR i zarejestruj decyzję.

Używaj dat testów rocznych i MOT jako terminów zarządzania, a nie przypomnień w kalendarzu. Przygotowanie powinno odbywać się wystarczająco wcześnie, aby skorygować usterki przed terminem testu. Powtarzające się niezdane testy pierwszego podejścia często wskazują na słabą kontrolę warsztatową lub niskie standardy przedtestowe. To samo dotyczy przyczep. Zapisy przyczep często są słabym punktem w innych dobrych systemach.

Następnie zaostrz raportowanie usterek.

Kierowcy powinni prawidłowo przeprowadzać kontrole, a usterki powinny być zgłaszane na piśmie lub cyfrowo i zatwierdzane. Usterki zerowe również powinny być rejestrowane. Raporty muszą być przeglądane, podejmowane decyzje o naprawie i udokumentowane. Jeśli usterka jest krytyczna dla bezpieczeństwa, pojazd nie powinien wyjeżdżać. Jeśli można to opóźnić zgodnie z prawem, powód i harmonogram powinny być jasne. Kiedy DVSA znajdzie coś na drodze, jednym z pierwszych pytań jest, czy twój własny proces powinien był to znaleźć wcześniej. Nasz przewodnik po kontrolach kierowców i raportowaniu usterek określa standard, do którego oczekujemy, że operatorzy będą się stosować.

Następnie zajmij się kontrolą tachografu i godzin pracy kierowców jako rutynowym procesem zarządzania, a nie miesięcznym ćwiczeniem pobierania danych.

Pobieraj na czas. Analizuj konsekwentnie. Śledź wykroczenia. Rejestruj wyjaśnienia kierowców. Zachowuj dowody doradztwa i działania wobec powtarzających się wykroczeń. Brakujące ręczne wpisy, niewyjaśnione problemy z odpoczynkiem i słabe śledzenie mogą przekształcić zarządzalny problem w część twojej historii ryzyka drogowego. To samo dotyczy kierowców z agencji i kierowców okazjonalnych. Jeśli prowadzą pod twoją licencją operatora, potrzebujesz tego samego standardu kontroli.

Administracja kierowców również ma znaczenie. Kontrole licencji powinny być aktualne i oparte na ryzyku. Daty Driver CPC i DQC powinny być śledzone przed wygaśnięciem, a nie po. Prawo do pracy, wprowadzenie i potwierdzenie polityki mogą nie zmieniać OCRS bezpośrednio, ale stanowią część szerszej dyscypliny zgodności, która zapobiega rozprzestrzenieniu się złych praktyk w flocie. W Wielkiej Brytanii ramy licencji operatorów i podejście egzekucyjne DVSA są specyficzne dla Wielkiej Brytanii, chociaż niektóre zasady dotyczące godzin pracy kierowców i tachografów pochodzą z zachowanych przepisów UE lub ram AETR dla odpowiednich podróży. Operatorzy pracujący międzynarodowo muszą starannie oddzielić te reżimy.

Na koniec, zachowaj ślad audytu, który można szybko przedstawić.

To oznacza jedno miejsce dla zapisów pojazdów, zapisów przyczep, zapisów kierowców i terminów zgodności. Oznacza to możliwość pokazania, co było należne, co zostało zrobione, kto to zatwierdził i co się stało, gdy coś poszło nie tak. Oznacza to również powiązanie dowodów, aby usterka na drodze mogła być śledzona z powrotem do inspekcji, napraw i raportów kierowców bez przeszukiwania pięciu systemów.

To operacyjny powód, dla którego zbudowaliśmy Operator Compliance w taki sposób. W OperatorCompliance chcieliśmy systemu ukształtowanego wokół rzeczywistych zapisów, które operator musi przechowywać w ramach licencji operatora, ponieważ sami przestrzegamy tych samych standardów poprzez Fleeta Limited. Dla flot, które potrzebują połączonych danych, istnieje również możliwość wprowadzenia informacji za pomocą REST API i webhooków, gdzie to pasuje do szerszego procesu biznesowego. Niektórzy operatorzy chcą również, aby kontrole związane z OCRS były obok narzędzi do trasowania, telematyki lub raportowania, takich jak Fleetalyse lub Logivo.AI.

Bez względu na to, jakiego stosu oprogramowania używasz, zasada jest ta sama. Jeśli chcesz lepszego OCRS, nieustannie kontroluj podstawy. Utrzymuj pojazdy w dobrym stanie. Utrzymuj kierowców w kontroli i nadzorze. Utrzymuj dowody z tachografu w komplecie. Miej teczkę gotową dla DVSA, a nie tylko dla siebie. Kiedy te rutyny są stabilne, wynik zazwyczaj podąża za nimi.