Inspekcje bezpieczeństwa i testy hamulców zgodne z DVSA

Ustalenie właściwych interwałów inspekcji bezpieczeństwa i testów hamulców to nie tylko kwestia papierkowa. To jedno z pierwszych miejsc, które DVSA i Komisarz Transportu (Traffic Commissioner) sprawdzą, gdy chcą wiedzieć, czy operator kontroluje konserwację. Jeśli interwały nie są uzasadnione, brakuje dowodów na testy hamulców, lub wady nie są wyraźnie naprawione i podpisane, zapis mówi sam za siebie.

Dla operatorów w UK punkt wyjścia jest prosty. Ustalamy interwał inspekcji, musimy być w stanie go uzasadnić, a każda inspekcja bezpieczeństwa wymaga oceny wydajności hamulców z odpowiednimi dowodami. Dokumenty muszą następnie pokazywać, że inspekcja została zakończona, wady zostały naprawione, a pojazd lub przyczepa nie zostały zwrócone do użytku, dopóki to się nie stało. Dotyczy to zarówno konserwacji prowadzonej wewnętrznie, jak i przez zewnętrzny warsztat.

Jak operatorzy ustalają interwały inspekcji bezpieczeństwa

DVSA nie ustala jednego stałego interwału inspekcji dla każdej floty. Operator ustala interwał i musi być w stanie go uzasadnić, odnosząc się do pracy, jaką wykonuje pojazd, warunków, w jakich pracuje, jego wieku, przebiegu oraz, jeśli to istotne, użycia przyczepy.

To oznacza, że sześciotygodniowy wzór nie jest automatycznie właściwy, a dłuższy interwał nie jest automatycznie błędny. Ważne jest, czy interwał jest odpowiedni dla rzeczywistej operacji i czy zapisy pokazują, że działa. Pojazd wykonujący lekką pracę transportową, głównie na autostradzie, może uzasadniać inny interwał niż wywrotka na trudnych terenach, pojazd do odbioru odpadów w pracy miejskiej z zatrzymaniami, czy przyczepa, która jest intensywnie używana sezonowo i przez długie okresy jest zaparkowana. Również starszy pojazd z powracającymi wadami może wymagać ściślejszej kontroli niż nowszy.

Ustalając interwały, powinniśmy zwrócić uwagę na czynniki takie jak:

• typ operacji i profil ładunku
• warunki drogowe i terenowe
• roczny przebieg i tygodniowe wykorzystanie
• wiek pojazdu i przyczepy
• zalecenia producenta
• historia wad z poprzednich inspekcji
• zgłaszane przez kierowców wady i powracające problemy
• czy przyczepy są używane intensywnie, sporadycznie, czy dzielone między magazynami

Chodzi o to, aby nie tworzyć teoretycznego wyjaśnienia po fakcie. Chodzi o ustalenie interwału, który odpowiada flocie w rzeczywistym użytkowaniu, a następnie jego regularne przeglądanie.

Ten przegląd ma znaczenie. Jeśli arkusze inspekcji pokazują powtarzające się wady związane z zużyciem, uszkodzenia opon, problemy z hamulcami, usterki zawieszenia lub powracające zgłoszenia wad od kierowców między zaplanowanymi inspekcjami, to dowód, że interwał może nie działać. To samo dotyczy sytuacji, gdy inspekcje rutynowo znajdują poważne wady, które powinny były zostać wykryte wcześniej. W takich przypadkach DVSA oczekuje, że ponownie rozważymy interwał, zamiast kontynuować, ponieważ plan ścienny mówi sześć, osiem lub dziesięć tygodni.

Ta sama zasada dotyczy przyczep. Często są one słabym punktem w systemach konserwacji, ponieważ przemieszczają się między jednostkami, magazynami i pracami podwykonawczymi. Przyczepa o nieregularnym użyciu nadal potrzebuje zaplanowanego reżimu inspekcji. Jeśli przyczepa jest zaparkowana przez pewien czas, nadal musimy zarządzać jej sprawnością drogową, zanim wróci do użytku. Zapominanie o przyczepach lub traktowanie ich jako sprawy drugorzędnej to powszechna wada.

Jeśli przeglądasz swój obecny program, nasz przewodnik po ustalaniu uzasadnionych częstotliwości inspekcji bezpieczeństwa jest dobrym punktem wyjścia.

Co DVSA oczekuje od testowania hamulców przy każdej inspekcji

DVSA oczekuje oceny wydajności hamulców przy każdej inspekcji bezpieczeństwa. W praktyce oznacza to, że testowanie hamulców nie może być pozostawione tylko na MOT lub coroczną inspekcję. Zapis inspekcji powinien pokazywać, że wydajność hamulców była oceniana jako część rutynowego reżimu konserwacji.

Preferowaną metodą jest test hamulców na rolkach z obciążeniem. To daje najjaśniejszy, najbardziej obiektywny dowód wydajności hamulców na osiach i całym pojeździe lub przyczepie przedstawionej do inspekcji. Gdy pojazd może być rozsądnie testowany z obciążeniem, to właśnie tego DVSA oczekuje.

Słowo rozsądnie ma znaczenie, ale nie jest to zwolnienie. Niektóre operacje będą miały trudności z przedstawieniem każdego pojazdu załadowanego w warsztacie. To nie znosi wymogu oceny wydajności hamulców. Oznacza to, że potrzebujemy obronnego alternatywnego procesu i wystarczających dowodów wspierających, aby pokazać, dlaczego test hamulców na rolkach z obciążeniem nie był rozsądnie wykonalny w danym przypadku.

Gdy pojazd nie może być rozsądnie testowany z obciążeniem, zapisy powinny pokazywać:

• dlaczego test hamulców na rolkach z obciążeniem nie był wykonalny
• jaką alternatywną metodę oceny hamulców zastosowano
• wynik tej oceny
• jakie dowody wspierające były brane pod uwagę

W zależności od pojazdu i operacji, ta alternatywa może obejmować test hamulców na rolkach bez obciążenia wspierany innymi dowodami, lub dekelerometr lub elektroniczną ocenę wydajności hamulców, jeśli to stosowne. Kluczowym punktem jest to, że musi to być rzeczywista ocena wydajności hamulców, a nie tylko odhaczenie w rubryce. Wizualna kontrola okładzin, komór, rur czy regulacji to nie to samo.

Dowody wspierające stają się szczególnie ważne, gdy pojazd nie jest testowany z obciążeniem. Operatorzy powinni być w stanie pokazać spójny proces, a nie ad hoc wyjaśnienie stworzone na potrzeby dochodzenia. Jeśli warsztat stosuje określoną metodę testowania bez obciążenia, obliczenia progowe lub dodatkowe kontrole, powinno to być udokumentowane i przechowywane z historią inspekcji.

Dla wielu flot praktycznym rozwiązaniem jest włączenie inspekcji bezpieczeństwa HGV i przyczep do procesu rezerwacji inspekcji, aby dostęp do warsztatu, dostępność ładunku i prezentacja przyczepy były zaplanowane, a nie pozostawione przypadkowi. Jeśli pojazd może być przedstawiony z obciążeniem w dniu inspekcji, to zazwyczaj jest to najsilniejszy dowód. Jeśli nie może, powód powinien być zapisany od razu.

To jest jeden z obszarów, w którym słabe zapisy szybko stają się widoczne. Jeśli każdy arkusz inspekcji mówi, że hamulce były sprawdzane, ale brakuje odpowiadającego wyniku testu hamulców, DVSA prawdopodobnie nie zaakceptuje tego na słowo. Nasz przewodnik po ocenie wydajności hamulców i testach hamulców na rolkach określa praktyczny standard, do którego operatorzy powinni dążyć.

Co powinien pokazać kompletny zapis inspekcji

Zapis inspekcji bezpieczeństwa musi robić więcej niż tylko udowodnić, że pojazd był w warsztacie. Musi pokazywać, co zostało skontrolowane, jakie wady zostały znalezione, jakie działania podjęto i kto potwierdził, że pojazd lub przyczepa nadają się do powrotu do użytku.

W praktyce arkusz inspekcji i plik wspierający powinny wyraźnie identyfikować:

• numer rejestracyjny pojazdu lub przyczepy lub numer floty
• datę inspekcji
• stan licznika kilometrów, jeśli to istotne
• przedmioty inspekcji
• wszystkie wady lub zalecane elementy
• wynik oceny wydajności hamulców
• czy pojazd lub przyczepa zostały dopuszczone, odrzucone, czy oznaczone jako VOR
• wykonane prace naprawcze
• datę usunięcia wad
• kto przeprowadził naprawę
• kto podpisał, że naprawa została zakończona

Inspekcja sama w sobie powinna opierać się na odpowiednim harmonogramie, a nie na ogólnym arkuszu roboczym warsztatu, który pomija wymagania dotyczące licencji operatora. Powinna obejmować przedmioty oczekiwane w inspekcji sprawności drogowej pojazdu lub przyczepy w użyciu. Jeśli chcesz przypomnieć sobie zakres, nasz artykuł na temat tego, co powinna obejmować pełna inspekcja bezpieczeństwa warto mieć pod ręką obok dokumentacji warsztatowej.

Wady muszą być zapisane na tyle szczegółowo, aby miały sens. „Hamulce sprawdzone” lub „światła zrobione” to nieprzydatny zapis. Jeśli była wada, zapis powinien mówić, co to było. Jeśli nie było wady, arkusz powinien nadal pokazywać, że przedmiot inspekcji został zbadany.

Naprawa to miejsce, w którym wiele plików się rozpada. Wada odnotowana podczas inspekcji wymaga odpowiadającego zapisu naprawy lub wpisu o naprawie. Jeśli pojazd został oznaczony jako VOR, zapisy powinny pokazywać, kiedy został wycofany z użytku i kiedy został ponownie dopuszczony do użycia. Jeśli wady zostały odroczone, musi istnieć prawny i obronny powód, z wyraźną kontrolą nad dalszym użytkowaniem. Poważne wady bezpieczeństwa nie powinny krążyć po pliku czekając na następną wizytę.

Podpisanie ma znaczenie tak samo jak zapis o wadzie. Ktoś kompetentny musi potwierdzić, że naprawa została zakończona. Niepodpisany wpis o naprawie pozostawia lukę między „znalezioną wadą” a „pojazdem zwróconym do użytku”. Ta luka to dokładnie to, co DVSA i Komisarz Transportu zauważają.

Przechowywanie ma również znaczenie. Zapisy inspekcji bezpieczeństwa, napraw i związanej dokumentacji konserwacyjnej powinny być przechowywane przez znaczący okres, aby historia konserwacji mogła być przeglądana. Dla celów licencji operatora oczekuje się, że zapisy konserwacji pojazdów będą przechowywane przez co najmniej 15 miesięcy. W praktyce wielu operatorów przechowuje je dłużej dla analizy trendów, audytu i historii aktywów, ale 15 miesięcy to podstawowy plik, który powinien być zawsze dostępny zarówno dla pojazdów, jak i przyczep.

Na co DVSA i Komisarz Transportu zwracają uwagę w zapisach

Podczas dochodzenia w sprawie konserwacji lub publicznego przesłuchania, plik nie jest czytany jako izolowane dokumenty. Jest czytany jako dowód kontroli. DVSA i Komisarz Transportu szukają tego, czy system działa w rzeczywistości, tydzień po tygodniu, aktywo po aktywie.

Zazwyczaj zaczynają od historii inspekcji i zadają proste pytania.

Czy inspekcje odbyły się, kiedy miały się odbyć?

Jeśli operator mówi, że flota jest na sześciotygodniowych inspekcjach, daty powinny to potwierdzać. Powtarzające się opóźnienia sugerują, że podany interwał nie jest rzeczywistym interwałem. Jednorazowe opóźnienie z wyraźnym wyjaśnieniem to jedno. Wzór późnych inspekcji to coś innego. Jeśli przerwa między inspekcjami wielokrotnie przekracza zaplanowaną częstotliwość, można to odczytać jako niewykonanie zobowiązania.

Czy przy każdej inspekcji są dowody testów hamulców?

Jeśli arkusze inspekcji odnoszą się do kontroli hamulców, ale brakuje raportów z testów hamulców, to natychmiast się wyróżni. Jeśli niektóre pojazdy mają odpowiednie wydruki hamulców, a inne nie, pojawią się pytania. Jeśli flota polega na testach bez obciążenia, zapisy muszą pokazywać, dlaczego i jaką metodę wspierającą zastosowano. Brak dowodów testów hamulców to jedna z najczęstszych słabości w plikach warsztatowych.

Czy wady zostały faktycznie naprawione?

Arkusz inspekcji pokazujący wady to tylko połowa historii. Śledczy będą szukać powiązanego zapisu naprawy, zamontowanych części, jeśli to istotne, daty zakończenia i podpisu. Jeśli plik zawiera wadę za wadą bez podpisanej naprawy, wydaje się, że operator nie może udowodnić, że pojazd został doprowadzony do stanu sprawności przed powrotem do użytku.

Czy przyczepy zostały właściwie uwzględnione?

Przyczepy często są pomijane w przeglądach konserwacji, ponieważ operatorzy najpierw koncentrują się na pojazdach z napędem. Komisarz Transportu nie będzie. Historie przyczep są sprawdzane pod kątem tych samych rzeczy, zaplanowanych inspekcji, testów hamulców, wad i napraw. Jeśli pliki przyczep są cieńsze, nieregularne lub niekompletne, sugeruje to lukę w systemie konserwacji.

Czy aktywa off-road lub nieregularnie używane zostały pominięte?

Przyczepa zaparkowana na podwórku, zapasowy pojazd lub sezonowy pojazd pasażerski mogą wypaść z bieżącego planu, chyba że ktoś odpowiada za ten proces. Fakt, że aktywo nie było używane codziennie, nie zwalnia z odpowiedzialności za słabą kontrolę konserwacji, gdy jest ponownie wprowadzane do użytku.

Czy dokumenty zgadzają się ze sobą?

Zgłoszenia wad kierowców, wyniki MOT lub corocznych inspekcji, historia zakazów, spotkania drogowe i zapisy warsztatowe powinny w zasadzie opowiadać tę samą historię. Jeśli codzienne raporty o wadach wielokrotnie wspominają o oponach lub hamulcach, ale inspekcje bezpieczeństwa nie pokazują niczego istotnego, ta niespójność zaprasza do głębszej analizy.

Dlatego tak ważne są czyste, kompletne zapisy. Podczas publicznego przesłuchania operatorzy rzadko mają problemy, ponieważ jeden arkusz został źle zarchiwizowany. Mają problemy, ponieważ historia pokazuje wzór, opóźnienia w interwałach, brak testów hamulców, niepodpisane naprawy, zapomniane przyczepy lub powracające wady bez jakiejkolwiek zmiany w planie konserwacji.

Używanie wykonawcy konserwacji bez utraty kontroli

Wielu operatorów korzysta z zewnętrznego warsztatu do części lub całości konserwacji. To może działać bardzo dobrze, ale nie przenosi odpowiedzialności. Zobowiązania na licencji pozostają z operatorem. Jeśli zapisy są słabe lub inspekcje są spóźnione, „warsztat miał się tym zająć” nie jest obroną.

Wybierając wykonawcę konserwacji, powinniśmy szukać więcej niż tylko bliskości i stawki roboczej. Warsztat musi rozumieć standardy konserwacji licencji operatora, a nie tylko ogólną obsługę pojazdów. Oznacza to zadawanie praktycznych pytań, takich jak:

• czy pracują zgodnie ze standardem inspekcji bezpieczeństwa odpowiednim dla pracy licencji HGV, PSV lub przyczep
• czy mogą zapewnić oceny wydajności hamulców przy każdej inspekcji
• czy mogą wspierać testy hamulców na rolkach z obciążeniem, gdzie to rozsądnie wykonalne
• jakiego arkusza inspekcji używają
• jak rejestrują wady i naprawy
• kto podpisuje zakończone naprawy
• jak szybko zwracają arkusze inspekcji i raporty hamulców
• jak komunikują wyniki VOR i autoryzację powrotu do użytku
• czy mogą radzić sobie z przyczepami tak samo jak z jednostkami
• czy mogą utrzymać niezawodny wzór rezerwacji, który chroni zaplanowany interwał

Operator powinien jasno ustalić standardy od samego początku. Powinniśmy określić częstotliwość inspekcji, wymagane dokumenty po każdej wizycie, oczekiwania dotyczące testów hamulców, ścieżkę eskalacji dla poważnych wad i czas realizacji dokumentacji. Jeśli warsztat nie może szybko dostarczyć kompletnych zapisów, to jest ryzyko dla posiadacza licencji, a nie tylko niedogodność administracyjna.

Komunikacja musi być zdyscyplinowana. Jeśli pojazd jest inspekcjonowany i nie przechodzi, ktoś po stronie operatora musi natychmiast wiedzieć, czy jest VOR, jakie są wady i kiedy naprawa jest zakończona. Jeśli przyczepy są wysyłane do innego wykonawcy niż jednostki, przepływ zapisów nadal musi kończyć się w jednej kontrolowanej historii konserwacji.

To jest miejsce, w którym jeden system zgodności pomaga. Potrzebujemy jednego miejsca do śledzenia dat inspekcji, wad, dowodów hamulców, terminów MOT i corocznych inspekcji oraz dokumentów wspierających, aby menedżer transportu mógł zobaczyć, co jest do zrobienia, co jest spóźnione i co czeka na zatwierdzenie. To dokładnie ten rodzaj kontroli, który wbudowaliśmy w Operator Compliance, czerpiąc z praktycznego doświadczenia w zakresie licencji operatora w Fleeta Limited.

Główny punkt, jednak, jest operacyjny, a nie techniczny. Zlecenie konserwacji nie zwalnia z odpowiedzialności. Operator nadal odpowiada za plan konserwacji, decyzję o interwale inspekcji, plik dowodowy i zobowiązania licencyjne. Jeśli wykonawca przegapi rezerwacje, pominie zapisy testów hamulców lub zwróci niepodpisane arkusze napraw, to operator będzie odpowiadał za to przed DVSA lub Komisarzem Transportu.

Dla menedżerów transportu najbezpieczniejszym podejściem jest proste. Ustal interwały, które możesz uzasadnić. Przeglądaj je, gdy dowody mówią, że nie działają. Upewnij się, że każda inspekcja ma ocenę wydajności hamulców z zachowanymi dowodami. Utrzymuj zapisy inspekcji i napraw w komplecie, podpisane i dostępne zarówno dla pojazdów, jak i przyczep. A jeśli konserwacja jest zlecona, zarządzaj wykonawcą tak blisko, jakbyś zarządzał własnym warsztatem, ponieważ odpowiedzialność nigdy nie opuszcza posiadacza licencji.