Cum să verifici statutul DVS înainte de o livrare în Londra

Dacă trimiteți un vehicul în Londra Mare, verificați statutul său Direct Vision Standard înainte de a trimite comanda, nu când șoferul este deja pe drum. În practică, asta înseamnă confirmarea ratingului de stele al vehiculului, verificarea dacă un HGV Safety Permit valid este deja în vigoare și asigurarea că orice echipament necesar de către permisul de sistem sigur progresiv a fost de fapt instalat și înregistrat.

Cei mai mulți operatori care caută un verificator DVS încearcă să răspundă la o întrebare operațională. Poate acest vehicul să intre legal în zona DVS din Londra pentru această livrare în această dată? Cea mai sigură modalitate de a răspunde este să tratăm DVS ca parte a controlului pre-alocare, alături de MOT, testul anual, asigurare, licența șoferului, Driver CPC, DQC și orice restricții specifice traseului.

Ce este o verificare DVS și când au nevoie operatorii de una

O verificare DVS este o verificare de conformitate conform regulilor Direct Vision Standard ale Transport for London pentru vehiculele de marfă grea care operează în Londra Mare. Operatorii caută de obicei un verificator DVS atunci când trebuie să confirme dacă un vehicul poate fi trimis în zonă fără a risca o contravenție, o lucrare refuzată sau o schimbare de vehicul în ultimul moment.

Pentru operatorii din Marea Britanie, acest lucru este important în principal pentru HGV-uri cu o greutate brută a vehiculului de peste 12 tone care intră sau operează în zona Londra Mare. Nu este un sistem general valabil în întreaga Marea Britanie. Este o cerință specifică Londrei, astfel încât un vehicul care este complet conform pentru scopuri de licență de operator național poate fi totuși neconform pentru o livrare în Londra dacă poziția sa DVS nu a fost verificată.

Punctul verificării este simplu. Regulile DVS se bazează pe ratingul de stele al viziunii directe a vehiculului și, acolo unde este cazul, dacă vehiculul are permisul și echipamentul de siguranță necesar. Un vehicul poate fi conform deoarece are un rating de stele suficient pentru regulile actuale sau pentru că deține un permis valid supus unor condiții. Dacă niciunul nu se aplică, nu ar trebui să fie alocat la lucrare.

Asta este motivul pentru care managerii de transport tind să verifice statutul DVS înainte de:

• acceptarea unei livrări sau colectări în Londra
• alocarea unui vehicul pe un traseu care intră în Londra Mare
• utilizarea vehiculelor subcontractate sau închiriate
• reactivarea unui vehicul de rezervă după o perioadă ca VOR
• schimbarea unei mărci de înmatriculare, tip de caroserie sau înregistrare a flotei
• planificarea transportului peste noapte care traversează zona

Pentru flote mixte, verificările DVS sunt deosebit de importante deoarece regula prinde doar anumite clase și greutăți ale vehiculelor. Furgonetele, autobuzele și autocarele au propriile considerații de conformitate, dar regimul DVS din Londra este specific relevant pentru HGV-urile calificate. Asta înseamnă că planificatorii au nevoie de o listă clară a flotei care să arate care unități necesită controale DVS și care nu.

În cazul în care operatorii lucrează peste granițe, este util să mențină distincția clară. Aceasta nu este o regulă de viziune directă valabilă în întreaga UE aplicată în același mod în statele membre. În Marea Britanie, problema practică este dacă vehiculul se încadrează în schema Londrei și dacă îndeplinește condițiile actuale ale permisului pentru acea călătorie.

Ce informații aveți nevoie înainte de a începe

Înainte de a verifica statutul DVS, aveți informațiile corecte despre vehicul și permis în fața dumneavoastră. Cel mai mult timp pierdut provine din încercarea de a verifica conformitatea cu înregistrări incomplete, mai ales acolo unde o unitate a schimbat operatorul, a avut modificări ale caroseriei sau a fost adăugată recent la flotă.

Cel puțin, am dori următoarele pregătite:

• marca de înmatriculare a vehiculului
• marca și modelul
• greutatea brută a vehiculului
• categoria vehiculului și tipul de caroserie
• numărul VIN sau numărul de șasiu
• numărul flotei, dacă este utilizat intern
• detalii despre operatorul curent
• data așteptată a călătoriei în Londra
• dovezi ale oricărui HGV Safety Permit existent
• detalii despre orice echipament de sistem sigur progresiv instalat

Marca de înmatriculare este punctul de plecare evident, dar nu este întotdeauna suficientă de una singură. Dacă un vehicul a fost achiziționat second-hand, transferat între entități sau a avut modificări de înmatriculare, verificați detaliile de identitate de bază cu V5C și registrul dumneavoastră de active.

De asemenea, ar trebui să aveți înregistrarea permisului în sine, dacă există. Asta înseamnă referința permisului, data emiterii, detalii despre expirare, dacă este relevant, și orice condiții atașate. Păstrați o copie în dosarul vehiculului și în registrul central de conformitate, nu doar în inbox-ul unui planificator.

Documentele de suport pot include:

• certificatul de înmatriculare V5C
• informații despre producător sau dovezi ale ratingului de stele
• confirmarea permisului de la autoritatea emitentă
• înregistrările de instalare pentru camere, senzori, alerte audibile și semnalizare, acolo unde este necesar
• fișe de lucru ale atelierului sau certificate ale instalatorului
• lista de verificare a conformității vehiculului intern
• instrucțiuni de traseu sau client care confirmă că vehiculul va intra în Londra Mare

Dacă verificați vehicule operate de șoferi de agenție, subcontractori sau șoferi-proprietari care lucrează sub controlul dumneavoastră, solicitați aceeași standard de dovezi. Un vehicul închiriat sau subcontractat care intră în Londra pentru munca dumneavoastră trebuie să fie verificat corespunzător înainte de expediere. Nu vă bazați pe asigurări verbale că un permis este „rezolvat”.

Aici este de asemenea unde un sistem central de conformitate ajută. În Operator Compliance, structurăm înregistrările vehiculelor astfel încât managerii de transport să poată vedea termenele limită, documentele și statutul într-un singur loc, mai degrabă decât să verifice foldere separate, e-mailuri și foi de calcul. Aceeași disciplină pe care o aplicați pentru MOT, testul anual și înregistrările de inspecție ar trebui aplicată și dovezilor DVS.

Dacă datele flotei dumneavoastră sunt deja digitalizate, merită să faceți din DVS un câmp definit în înregistrarea principală a vehiculului, alături de clasa de impozitare, datele testului, detaliile asigurătorului și orice restricții de traseu. Asta evită verificări manuale repetate și oferă planificatorilor un statut simplu de conformitate sau de suspendare în momentul alocării. Dacă doriți să vedeți cum organizăm aceste înregistrări, caracteristicile noastre de conformitate a vehiculului și șoferului arată tipul de controale pe care le folosim pentru gestionarea licenței de operator.

Cum să verificați dacă un vehicul îndeplinește regulile DVS

În termeni practici, există trei părți în verificare. În primul rând, confirmați dacă vehiculul este în domeniu. În al doilea rând, confirmați ratingul de stele al vehiculului sau statutul permisului. În al treilea rând, confirmați dacă echipamentul de siguranță necesar este instalat și documentat.

Începeți cu domeniul. Întrebați:

• este acesta un HGV de peste 12 tone greutate brută a vehiculului?
• va intra sau va opera în Londra Mare?
• data călătoriei este în perioada actuală de aplicare a DVS?

Dacă răspunsul este da, treceți la confirmarea conformității.

Următorul pas este ratingul de stele DVS al vehiculului. Pentru mulți operatori, aceasta este informația cheie deoarece determină dacă este necesar un permis și pe ce bază. Ratingul de stele nu este ceva de ghicit din vârstă sau aspect. Folosiți informațiile producătorului și ruta oficială a permisului și păstrați dovezile de suport în dosar.

Apoi verificați dacă un HGV Safety Permit valid este deja în vigoare pentru acea înmatriculare. Dacă este, asigurați-vă că permisul se aplică vehiculului exact care este expediat și că nu a existat nicio schimbare care ar putea afecta valabilitatea. O înregistrare a permisului împotriva unei înmatriculări greșite sau împotriva unei identități anterioare a flotei nu este suficientă.

Dacă vehiculul se califică să opereze doar pentru că echipamente de siguranță suplimentare au fost instalate, verificați că echipamentul este de fapt prezent și documentat. În funcție de cerințele DVS aplicabile, aceasta poate include articole precum:

• sisteme de monitorizare a camerelor
• sisteme de informații pentru unghi mort
• sisteme de informații pentru plecare
• sisteme de avertizare audibilă pentru virajul stâng
• semnalizare de avertizare

Nu vă opriți la „comandat” sau „programat”. Dacă echipamentul este necesar pentru conformitate, vehiculul nu ar trebui tratat ca disponibil până când instalarea este completă și documentată.

Un proces solid de atelier și de conformitate ar include:

1. Instrucțiuni de instalare emise către atelier sau instalator aprobat.
2. Instalarea finalizată și fișa de lucru semnată.
3. Fotografii sau dovezi de instalare încărcate în înregistrarea vehiculului.
4. Aplicarea sau actualizarea permisului completată acolo unde este necesar.
5. Starea vehiculului schimbată în conformă doar după revizuire.

Asta contează deoarece decizia de expediere se face adesea în afara biroului de conformitate. Un planificator care vede o unitate ca disponibilă poate să o aloce, cu excepția cazului în care sistemul arată clar suspendat, neconform sau VOR. DVS ar trebui să contribuie la același control de disponibilitate.

Pentru operatorii care folosesc sisteme integrate, există un argument puternic pentru a trata DVS ca un alt stop strict în fluxul de lucru. Dacă deja urmăriți asigurarea prin verificările askMID, dovezile poliței de la Motor Insurers' Bureau sau MIB, dreptul șoferului prin verificările DVLA și termenele limită ale tahografului, atunci DVS aparține aceleași set de controale operaționale. Nu ar trebui să stea într-o foaie de calcul separată întreținută de o singură persoană.

Aici este de asemenea unde sistemele conectate pot ajuta. Unele flote folosesc un API REST sau webhook-uri pentru a muta schimbările de statut între planificare, atelier și instrumente de conformitate. Altele exportă înregistrări în instrumente interne de raportare sau BI precum Fleetalyse sau Logivo.AI. Punctul important nu este eticheta tehnologică. Este că planificatorul poate vedea, înainte de expediere, dacă vehiculul din Londra este conform.

Dacă aveți nevoie de o verificare vizuală rapidă pentru a vedea dacă traseul intră în zonă, harta noastră a zonei DVS din Londra este utilă pentru planificatori și personalul biroului de trafic.

Ce înseamnă rezultatul pentru planificare și expediere

Odată ce verificarea este completă, rezultatul trebuie să se transforme într-o decizie clară de expediere. Un rezultat DVS este util doar dacă schimbă ceea ce face biroul de trafic în continuare.

Dacă vehiculul trece, însemnând că îndeplinește regulile DVS pentru călătoria planificată în Londra și orice permis este valid, unitatea poate rămâne disponibilă pentru alocare. Înregistrarea vehiculului ar trebui să arate statutul conform, iar planificatorul poate să o aloce în mod normal.

Dacă vehiculul este neconform, eliminați-l imediat din lucrările din Londra. Asta nu înseamnă neapărat că vehiculul este inutilizabil pentru toate lucrările. Poate fi totuși potrivit pentru lucrări în afara Londrei Mari. Ceea ce contează este că controalele dumneavoastră de planificare îl opresc să fie trimis în zonă din greșeală.

Dacă rezultatul arată că un permis lipsește, a expirat, nu este verificat sau este condiționat de echipamente care nu au fost documentate, tratați vehiculul ca indisponibil pentru lucrările din Londra până când problema este rezolvată. În termeni operaționali, asta duce de obicei la una din cele patru acțiuni:

• reallocați lucrarea unui vehicul conform
• schimbați traseul cu o altă unitate deja pe plan
• subcontractați mișcarea unui transportator conform
• întârzierea sau refuzarea lucrării până când conformitatea este în vigoare

Aici este unde un birou de transport bun evită erori costisitoare. O decizie greșită la 16:30 poate însemna un transport de noapte eșuat, un slot de livrare ratat, o plângere a clientului și o expunere la conformitate care ar fi trebuit să fie prinsă în etapa de alocare.

Recomandăm utilizarea unui model simplu de statut intern pentru vehiculele sensibile la DVS, de exemplu:

• Conform pentru Londra
• Conform cu permis
• În așteptare de dovezi
• Neconform pentru Londra
• În afara domeniului

Acele etichete sunt mai ușor de acționat pentru planificatori decât notele lungi dintr-un câmp de document.

Equipele de expediere ar trebui să înțeleagă de asemenea că statutul DVS este sensibil la dată. Un vehicul poate fi conform astăzi și indisponibil mâine dacă o condiție a permisului se schimbă, un sistem de siguranță este îndepărtat pentru reparații sau vehiculul este returnat în serviciu după VOR fără verificarea necesară a echipamentului. De aceea DVS ar trebui revizuit ca parte a controlului de revenire în serviciu, nu doar la prima aplicare.

Pentru vehiculele închiriate și subcontractori, faceți verificarea parte din integrarea și eliberarea lucrării. Nu așteptați până când șoferul este la poartă. Am trata asta în același mod ca verificarea autorității licenței de operator, asigurării, MOT, testului anual și documentelor șoferului. Dacă înregistrările nu sunt prezente, vehiculul nu primește lucrarea din Londra.

Ce înregistrări trebuie să păstreze operatorii după o verificare DVS

După verificare, păstrați suficiente dovezi pentru a arăta ce a fost verificat, când a fost verificat, ce rezultat a fost obținut și cine a acționat asupra acestuia. Aceasta este controlul de bază al operatorului. Dacă mai târziu există o dispută cu un client, o revizuire internă a incidentului sau o examinare mai largă a sistemelor dumneavoastră, aveți nevoie de o înregistrare datată, nu de un raport verbal.

Înregistrările de bază de păstrat sunt:

• rezultatul verificării DVS datat
• numele sau rolul persoanei care a efectuat verificarea
• detalii de înmatriculare și identitate a vehiculului
• dovezi ale ratingului de stele sau confirmarea producătorului
• copie a permisului sau referința permisului
• înregistrări de instalare a echipamentului de siguranță
• statutul intern atribuit vehiculului
• orice restricție de expediere aplicată
• comunicarea trimisă planificatorilor, șoferilor sau subcontractorilor

Păstrați aceste înregistrări în dosarul vehiculului și într-o listă centrală a flotei. Lista centrală este importantă deoarece permite managerilor de transport să auditeze întreaga flotă capabilă pentru Londra dintr-o privire, mai degrabă decât să revizuiască o unitate la un moment dat.

Un bun record de control DVS ar trebui să arate:

• care vehicule sunt în domeniu
• care sunt conforme
• care depind de un permis
• care așteaptă instalare sau dovezi
• care sunt excluse de la alocarea în Londra

Dacă operațiunea dumneavoastră lucrează pe cicluri de planificare săptămânale, poate fi util să revizuiți flotă în domeniu pe săptămâna ISO astfel încât planificatorii să știe care unități sunt aprobate pentru contractele viitoare. Asta este deosebit de util unde vehiculele se rotesc între lucrările regionale și cele din Londra.

Păstrați și comunicarea internă. Dacă un vehicul a fost marcat ca neconform, păstrați e-mailul, nota de sarcină sau alerta sistemului trimisă către planificare și managementul șoferilor. Dacă unui șofer i s-a dat instrucțiunea de a nu intra în Londra Mare cu un vehicul specific, păstrați acea instrucțiune în dosar. Punctul este să arătați că verificarea a dus la control operațional, nu doar la păstrarea pasivă a înregistrărilor.

Pentru pregătirea auditului, am păstra de asemenea:

• capturi de ecran sau exporturi ale listei de statut DVS a flotei
• copii ale oricăror cereri de permis
• semnătura atelierului pentru echipamentul de siguranță
• jurnale de excepție unde un vehicul planificat pentru Londra a fost schimbat
• note de revizuire a managementului unde au fost găsite probleme repetate

Asta se integrează natural cu restul dovezilor de conformitate ale operatorului. Aceeași disciplină de fișier care susține o anchetă a Traffic Commissioner sau o vizită DVSA ar trebui aplicată aici. Dacă sistemele dumneavoastră deja capturează inspecții semnate, analize ale tahografului, verificări ale licenței șoferului și expirarea documentelor, înregistrările DVS ar trebui păstrate la aceeași standard.

Asta este un motiv pentru care am construit Operator Compliance în jurul controlului real al flotei, mai degrabă decât înregistrări generice de tip CRM. Fleeta Limited operează camioane sub o licență de operator, așa că știm diferența dintre un document stocat undeva și un manager de transport care poate dovedi controlul în ziua respectivă. Dacă aveți nevoie de un sistem care să păstreze acele înregistrări vizibile și utilizabile, puteți compara instrumentele de conformitate și controalele operatorului sau vorbiți cu noi despre configurarea flotei dumneavoastră.

O verificare DVS înainte de o livrare în Londra nu este complicată, dar trebuie să fie deliberată. Confirmați domeniul, confirmați ratingul de stele sau permisul, confirmați orice echipament necesar, apoi înregistrați rezultatul într-un mod în care biroul de trafic poate acționa. Făcut corect, asta previne contravențiile evitabile și menține vehiculele corecte disponibile pentru lucrările corecte.

Ce înseamnă DVS în conformitatea flotei?

DVS înseamnă Direct Vision Standard. Este folosit în Londra pentru a evalua cât de mult poate vedea direct un șofer de HGV prin feronerie și ce măsuri de siguranță pot fi necesare.

Este o verificare DVS aceeași cu o verificare MOT sau test anual?

Nu. O verificare DVS se referă la viziunea directă din Londra și conformitatea permisului pentru HGV-uri