Verificați dacă ruta dumneavoastră intră în zona DVS

Dacă trimiteți vehicule în Londra, o verificare a codului poștal este o modalitate rapidă de a vedea dacă o livrare, o colectare, o vizită la un site sau o mișcare de pasageri se încadrează în zona Standardului de Viziune Directă. Ajută planificatorii și managerii de transport să răspundă rapid la prima întrebare, această rută atinge zona de aplicare DVS?

Asta contează deoarece verificarea locației este doar o parte a conformității. Un rezultat al codului poștal nu face un vehicul legal pentru a intra. Trebuie să confirmați dacă vehiculul are nevoie de un permis de siguranță, dacă acel permis este în vigoare și dacă vehiculul specific care este alocat se potrivește cu statutul permisului pe care îl aveți înregistrat. În practică, verificarea codului poștal funcționează cel mai bine atunci când este integrată într-un proces mai larg pentru înregistrările vehiculelor, planificarea rutelor și dovezile de audit, ceea ce este exact tipul de control pe care îl construim în Operator Compliance.

La ce este de fapt un verificator de coduri poștale

Un verificator de coduri poștale Standard de Viziune Directă este acolo pentru a răspunde la o întrebare practică de planificare, nu la una legală în mod izolat. Îți spune dacă un cod poștal cu care te ocupi este probabil să se încadreze în zona DVS, sau dacă planificarea rutei tale necesită o examinare mai atentă deoarece destinația, punctul de colectare sau oprirea se află pe sau aproape de limită.

Pentru operațiunile zilnice, acest lucru este util în mai multe puncte.

Un planificator îl poate folosi atunci când stabilește prețuri pentru muncă. Dacă un client solicită o lucrare în Londra, prima verificare este adesea codurile poștale de colectare și livrare. Dacă destinația se află în zona DVS, lucrarea poate necesita un vehicul cu statutul de permis corect. Dacă colectarea este în afara zonei, dar ruta către site-ul clientului trece în zona, aceeași problemă se aplică.

Un birou de trafic îl poate folosi în timpul alocării vehiculelor. Dacă un vehicul este permis și altul nu, rezultatul codului poștal ajută planificatorul să aleagă unitatea corectă înainte ca lucrarea să fie eliberată. Asta este mult mai bine decât a descoperi problema când șoferul este deja pe drum.

De asemenea, ajută deciziile de subcontractare. Dacă transferăm muncă către un alt operator, trebuie să știm dacă mișcarea intră în zonă pentru a putea pune întrebarea corectă de conformitate în momentul rezervării, nu după ce factura ajunge.

Pentru flotele de pasageri, aceeași logică se aplică. O mișcare de autobuz, autocar, taxi sau închiriere privată poate începe în afara zonei și totuși să intre în ea în timpul lucrării. O verificare a codului poștal oferă dispecerilor un avertisment timpuriu că ruta trebuie să fie corelată cu statutul vehiculului.

Folosită corect, un verificator de coduri poștale este un instrument de filtrare. Ne oferă o primă verificare rapidă astfel încât doar lucrările care necesită o revizuire mai profundă a conformității să fie escalate. Asta economisește timp, dar funcționează doar dacă toată lumea înțelege ce dovedește și ce nu dovedește rezultatul.

Dacă echipa dumneavoastră are nevoie de o verificare vizuală pe lângă o căutare a codului poștal, harta zonei DVS din Londra pentru planificarea rutelor este utilă pentru lucrările la limită și site-urile dificile.

Ce poate și ce nu poate spune verificatorul

Un verificator de coduri poștale poate să-ți spună dacă o locație pare să fie în zona DVS. Poate ajuta la identificarea lucrărilor care sunt probabil să necesite un vehicul conform și aranjamentele corecte de permis înainte de a intra în zonă.

Nu poate confirma că un vehicul este conform.

Această distincție contează. Conformitatea depinde de vehicul, nu doar de locație. Două lucrări către același cod poștal pot avea rezultate diferite dacă un vehicul are statutul de permis corect și celălalt nu. De asemenea, o flotă poate avea statut mixt între vehicule, așa că presupunerea că fiecare camion, furgon sau vehicul de pasageri este acoperit în același mod creează riscuri evidente.

O verificare a codului poștal are, de asemenea, limite practice deoarece codurile poștale nu sunt instrucțiuni perfecte de rutare. Unele acoperă o zonă mai largă decât se așteaptă operatorii. Unele site-uri se află aproape de limită. Unele lucrări sunt rezervate la un cod poștal al biroului central, în timp ce punctul real de livrare este o curte, intrarea în depozit sau o poartă de construcție în altă parte. Dacă echipa de rezervări verifică doar adresa facturii, rezultatul poate să nu reflecte mișcarea reală.

O altă limită este că verificatorul se concentrează de obicei pe destinație sau punctul introdus, nu pe fiecare drum pe care vehiculul l-ar putea folosi. O rută poate intra în zonă chiar și atunci când codul poștal principal al clientului nu o face. De aceea planificatorii ar trebui să gândească în termeni de întreaga mișcare, nu doar de oprirea numită.

Există, de asemenea, o diferență între verificarea zonei DVS și verificarea cerințelor de permis. Verificarea zonei întreabă, această mișcare intră în zonă? Verificarea permisului întreabă, poate acest vehicul specific să intre legal? Acestea sunt pași separați și ar trebui înregistrate separat.

Pentru operatorii din Marea Britanie, aceasta este o problemă de conformitate internă în Londra, mai degrabă decât o regulă generală a UE. Dacă operați și în Europa, nu presupuneți că un proces construit pentru DVS din Londra răspunde regulilor locale de acces urban din alte țări. Nu o face. Același lucru se aplică invers. O verificare a emisiilor scăzute sau a accesului în oraș în Europa nu este același lucru cu o verificare DVS în Londra.

Unde operatorii se pot trezi prinși este tratând un rezultat al codului poștal ca dovadă finală. Nu este dovadă finală pentru aplicare, revizuirea managementului sau dosarul Comisarului pentru Trafic. Este o dovadă operațională că o locație a fost verificată și semnalizată. Dovada mai puternică este întreaga lanț, detaliile lucrării, rezultatul codului poștal, vehiculul alocat, statutul permisului verificat și înregistrarea care arată cine a luat decizia și când.

Când ar trebui operatorii să efectueze o verificare a codului poștal

Cea mai bună perioadă pentru a efectua o verificare a codului poștal este înainte ca lucrarea să devină urgentă.

În etapa de ofertare, ajută să înțelegem dacă munca ar putea necesita un vehicul cu un anumit statut. Asta contează atunci când flota disponibilă este mixtă, când vehiculele cu permis sunt limitate sau când poate fi necesar un subcontractor. De asemenea, evită promisiunea unui interval de timp care poate fi respectat doar folosind un vehicul care nu ar trebui să intre în zonă.

În etapa de rezervare, verificarea ar trebui repetată dacă detaliile lucrării s-au schimbat sau dacă cererea inițială a folosit o adresă diferită. Acest lucru este comun atunci când un client oferă mai întâi un cod poștal al biroului central și mai târziu furnizează punctul real de livrare, intrarea în site sau locația evenimentului.

În etapa de planificare a rutei, ar trebui să facă parte din procesul de eliberare al planificatorului. Înainte ca un vehicul să fie alocat, planificatorul verifică dacă vreo oprire de pe rută intră în zona DVS. Dacă da, planificatorul confirmă statutul permisului vehiculului alocat înainte ca munca să fie trimisă șoferului.

Când subcontractăm, ar trebui să efectuăm verificarea înainte ca instrucțiunile să fie trimise. Dacă mișcarea intră în zonă, subcontractorul trebuie să confirme că vehiculul pe care intenționează să-l folosească este eligibil pentru a intra. Acest lucru este deosebit de important atunci când subcontractorul ar putea schimba vehiculele după ce rezervarea a fost acceptată.

Pentru schimbările de ultim moment, o verificare proaspătă este esențială. O deviere în aceeași zi, un cod poștal de livrare schimbat, un interval ratat care necesită o intrare diferită în site sau o colectare de întoarcere adăugată la rută pot schimba poziția de conformitate. Acestea sunt exact momentele când oamenii se bazează pe memorie și presupuneri.

Lucrul de noapte și lucrul în weekend necesită aceeași disciplină. Eșecurile de conformitate apar adesea atunci când echipa obișnuită de birou nu este prezentă și deciziile sunt luate rapid de personalul de serviciu. Dacă procesul depinde de un planificator experimentat care își amintește limita din memorie, nu este un proces robust.

Șoferii proprietari și operatorii mai mici ar trebui să urmeze aceeași principiu. Chiar dacă o persoană se ocupă de ofertare, planificare și conducere, verificarea ar trebui să fie efectuată în momentul în care lucrarea este acceptată și apoi confirmată dacă detaliile se schimbă.

Dacă doriți ca partea de permis să fie clar definită, ghidul nostru pentru verificarea cerințelor de permis de siguranță DVS pentru mișcările HGV acoperă următorul pas după rezultatul codului poștal.

Cum să folosiți rezultatele codului poștal într-un proces de conformitate

Rezultatul codului poștal devine util atunci când este transformat într-un flux de lucru repetabil.

Un proces simplu arată astfel.

În primul rând, înregistrați codul poștal al lucrării sau codurile poștale în fișierul lucrării. Dacă există mai multe locații relevante, puncte de colectare, puncte de livrare, ieșiri din depozit, locații de evenimente, porți de site, toate ar trebui să fie listate suficient de clar pentru ca o altă persoană să înțeleagă mișcarea.

În al doilea rând, efectuați verificarea codului poștal și înregistrați rezultatul. Acea înregistrare ar trebui să arate ce a fost verificat, cine a verificat și data. Dacă sistemul dumneavoastră permite atașamente sau note, păstrați o captură de ecran sau un rezultat salvat acolo unde este practic. Punctul nu este birocrația de dragul birocrației. Punctul este ca un manager să poată vedea mai târziu că verificarea a avut loc înainte ca vehiculul să se miște.

În al treilea rând, dacă rezultatul indică că mișcarea intră sau poate intra în zona DVS, planificatorul trebuie să verifice statutul vehiculului alocat. Aici înregistrările flotei contează. Biroul de transport ar trebui să fie capabil să vadă exact ce vehicul este folosit, ce statut de permis este înregistrat împotriva acestuia și dacă există restricții sau probleme în așteptare.

În al patrulea rând, dacă vehiculul alocat nu este potrivit, realocați înainte de expediere. Dacă nu este disponibil un vehicul potrivit, lucrarea trebuie să fie reprogramată, subcontractată sau escaladată. Ceea ce nu ar trebui să se întâmple este ca un planificator să trimită cel mai apropiat vehicul disponibil și să sperăm că ruta poate fi ajustată în ziua respectivă.

În al cincilea rând, păstrați dovezile împreună cu restul înregistrărilor de transport. Într-o operațiune bine gestionată, aceasta se află alături de MOT, testul anual, inspecția, defectele, asigurarea și dovezile șoferului. Pentru flotele mixte, este de asemenea util să legați statutul de conformitate al vehiculului de disponibilitatea operațională, astfel încât un vehicul nepermis să poată fi tratat la fel ca o restricție VOR pentru anumite tipuri de muncă.

Asta este un motiv pentru care am construit Operator Compliance în jurul controlului efectiv al transportului, mai degrabă decât a unei liste generice de sarcini. Dacă un planificator, manager de transport sau manager de conformitate trebuie să arate ce verificări au fost efectuate, răspunsul ar trebui să fie într-un singur loc cu înregistrările vehiculului și lucrării, nu îngropat în e-mailuri sau într-un caiet de notițe.

În termeni practici, un proces bun are nevoie de responsabilitate numită. Echipa de rezervări poate aduna codul poștal. Planificatorul poate efectua verificarea. Managerul de transport poate revizui excepțiile. Dar cineva trebuie să dețină decizia finală de a elibera vehiculul. Dacă asta este lăsată vag, apar lacune imediat ce biroul devine ocupat.

Pentru operatorii mai mari, ajută să standardizăm verificarea în aceeași ritm de management săptămânal pe care îl folosiți deja pentru starea de funcționare și conformitatea șoferilor. Unele flote lucrează pe o structură săptămânală ISO pentru raportare. Asta poate face mai ușor să auditați câte lucrări din Londra au fost verificate, câte au necesitat escaladare și dacă vreuna a fost schimbată după planificare.

Dovezile contează dincolo de managementul intern. Dacă o problemă este vreodată revizuită de un client, un asigurător, DVSA sau Comisarul pentru Trafic, o înregistrare datată a procesului decizional este mult mai puternică decât a spune că biroul verifică de obicei aceste lucruri. Aceeași mentalitate se aplică deja în cazul înregistrărilor Driver CPC, verificărilor DQC, verificărilor de licență DVLA, analizei tahografului și verificării asigurării prin askMID sau Motor Insurers' Bureau, cunoscut și sub numele de MIB. Verificarea zonei DVS ar trebui tratată cu aceeași disciplină de rutină.

Unde afacerile doresc ca sistemele să schimbe date automat, acest lucru poate fi, de asemenea, integrat în fluxuri de lucru mai largi printr-un API REST sau webhook-uri, în funcție de modul în care sunt configurate sistemele de planificare și conformitate. Punctul important nu este metoda tehnică. Este că rezultatul ar trebui să devină parte din înregistrarea de transport, nu să rămână o acțiune separată, necontrolată.

Greșeli comune care creează riscuri evitabile

Cea mai comună greșeală este să te bazezi pe memorie.

Cineva din birou crede că știe dacă un cod poștal este în zona respectivă, pentru că a planificat lucrări acolo înainte. Asta poate fi adevărat cel mai mult din timp, dar memoria nu este un control. Se destramă atunci când codul poștal este aproape de limită, când lucrarea folosește o intrare diferită sau când un nou membru al personalului preia rezervarea.

O altă greșeală comună este să verifici doar codul poștal al depozitului sau doar adresa biroului principal al clientului. Niciunul nu îți spune suficient dacă mișcarea reală merge în altă parte. Site-urile de construcții, parcurile comerciale, zonele industriale și locațiile de evenimente sunt frecvente zone problematice deoarece adresa comercială și punctul de acces al vehiculului nu sunt întotdeauna aceleași.

Locațiile de limită creează propriul risc. Dacă un cod poștal se află aproape de marginea zonei DVS, nu tratați primul rezultat ca fiind final. Verificați mai atent site-ul exact și ruta planificată. O revizuire vizuală pe o hartă este adesea rezonabilă aici.

O altă greșeală este să presupunem că fiecare vehicul din flotă are același statut. Flotele mixte sunt normale. Vehiculele se schimbă. Unități noi sosesc. Unități mai vechi pleacă. Unele sunt alocate unei contracte și nu alteia. Dacă biroul lucrează pe baza presupunerii în loc de o înregistrare live a vehiculelor, planificatorii vor aloca în cele din urmă unitatea greșită.

Subcontractarea este un alt punct slab. Operatorii uneori verifică codul poștal singuri, dar nu reușesc să verifice că vehiculul real al subcontractorului este cel cu statutul corect. Un subcontractor care spune „suntem acoperiți pentru Londra” nu este același lucru cu confirmarea vehiculului specific utilizat pentru acea mișcare.

Schimbările de ultim moment sunt locul unde procesele bune adesea eșuează. Un planificator poate efectua corect verificarea inițială, apoi un client schimbă codul poștal, adaugă o altă oprire sau solicită o poartă diferită după ce vehiculul a fost alocat. Dacă nimeni nu repetă verificarea, înregistrarea inițială devine înșelătoare deoarece nu mai corespunde mișcării.

Întreținerea slabă a înregistrărilor este o problemă mai tăcută, dar serioasă. Dacă verificarea este efectuată, dar nu înregistrată, managerii nu pot dovedi că a avut loc. Asta face revizuirea internă mai dificilă și îți slăbește poziția dacă urmează o plângere, o investigație sau un audit.

Răspunsul nu este un proces complicat. Este unul consistent. Verificați locația reală. Înregistrați rezultatul. Asociați-l cu vehiculul real. Reverificați dacă lucrarea se schimbă. Păstrați dovezile împreună cu restul fișierului de conformitate.

Asta este abordarea pe care o adoptăm în Operator Compliance, deoarece conformitatea în transport funcționează cel mai bine atunci când verificările de rutină sunt integrate în același sistem ca restul obligațiilor operatorului. Dacă doriți să vedeți cum structurăm înregistrările și responsabilitatea în cadrul flotelor, șoferilor și vehiculelor, citiți mai multe despre cum este construită platforma noastră de conformitate de către operatori pentru operatori.