Înregistrări manuale ale tahografului care rezistă la un control DVSA

O înregistrare manuală pe un tahograf digital este acolo pentru a completa înregistrarea activității șoferului atunci când cardul nu a fost în unitatea principală pentru o parte a zilei sau a turei. Dacă acel timp lipsă nu este contabilizat corect, înregistrarea arată o lacună. La un control rutier DVSA sau la o vizită a operatorului, lacunele neexplicate sunt exact ceea ce atrage atenția.

Punctul practic este simplu. O înregistrare manuală a tahografului trebuie să spună aceeași poveste ca ziua reală a șoferului. Dacă șoferul a început lucrul departe de vehicul, a luat o odihnă zilnică înainte de a se întoarce la acesta, a călătorit cu feribotul sau a avut orice altă perioadă fără card care ar trebui să apară în cronologie, trebuie să fie introdusă corect și în ordine înainte ca vehiculul să se miște.

Ce este o înregistrare manuală și de ce contează

O înregistrare manuală este o înregistrare a activității adăugată de șofer la un tahograf digital pentru a acoperi o perioadă în care cardul șoferului nu a fost introdus. Este cel mai adesea completată atunci când cardul este introdus din nou în tahograf după o perioadă departe de vehicul sau după ce cardul a fost retras la sfârșitul unei ture anterioare și următoarea tură începe în altă parte.

Scopul este de a crea o înregistrare completă a activităților șoferului conform regulilor privind orele de conducere și regulile privind timpul de muncă, acolo unde este relevant. Pentru cele mai multe vehicule de marfă și vehicule de transport de pasageri din Marea Britanie, aceasta înseamnă că înregistrarea tahografului ar trebui să arate, în ordine:

• conducere
• alte lucrări
• disponibilitate
• pauză sau odihnă

O înregistrare completă a activităților este importantă din trei motive.

În primul rând, este o înregistrare legală. Dacă un șofer a efectuat alte lucrări înainte de a ajunge la vehicul sau a luat o odihnă zilnică înainte de a relua serviciul, acel timp trebuie să fie reflectat corect. O perioadă goală nu este neutră. Este o înregistrare incompletă.

În al doilea rând, este o problemă de aplicare. Examinatorii DVSA la marginea drumului sau examinatori de trafic și examinatori de vehicule în timpul unei investigații a operatorului vor căuta continuitate. Dacă cardul șoferului a fost retras ultima dată la 18:10 în Birmingham și este introdus a doua zi dimineața la 07:00 în Bristol, vor dori să vadă cum a fost înregistrat timpul intermediar. Dacă lipsește, operatorul poate avea dificultăți în a arăta că odihna a fost luată corect sau că nu s-au efectuat alte lucrări.

În al treilea rând, este o problemă de licență a operatorului. Comisarul de trafic se așteaptă ca operatorii să aibă sisteme care să mențină înregistrările orelor șoferilor precise, revizuite și acționate. Înregistrările tahografului nu sunt separate de conformitatea mai largă. Ele se află alături de verificările licenței, înregistrările Driver CPC și DQC, datele MOT sau ale testului anual, dovezile de inspecție și raportarea defectelor. De aceea am construit instrumente de analiză a tahografului care sprijină verificările de conformitate ale operatorului în cadrul sistemului mai larg Operator Compliance.

Unde regulile diferă între Marea Britanie și cadrul mai larg al UE, nevoia de bază pentru o înregistrare completă a activităților rămâne aceeași. Regimul exact al orelor șoferilor poate diferi în funcție de tipul de operațiune și geografie, dar o înregistrare a tahografului digital trebuie să contabilizeze corect timpul șoferului.

Când trebuie șoferii să facă o înregistrare manuală

Șoferii nu au nevoie de o înregistrare manuală de fiecare dată când ating tahograful. Au nevoie de una atunci când există o perioadă care ar trebui să fie pe cronologia activității, dar nu a fost înregistrată automat de unitatea principală.

Situațiile comune includ următoarele.

O tură începe departe de vehicul. De exemplu, un șofer începe ziua la depozit încărcând, participând la o întâlnire, efectuând sarcini în curte sau călătorind pentru a colecta vehiculul. Dacă cardul șoferului nu este încă în tahograf, acea perioadă nu este înregistrată automat. Odată ce cardul este introdus, șoferul ar trebui să introducă acel timp lipsă, de obicei ca alte lucrări sau disponibilitate, în funcție de ceea ce s-a întâmplat de fapt.

Un șofer se întoarce după o odihnă zilnică sau săptămânală. Dacă cardul a fost retras la sfârșitul turei anterioare și șoferul a luat între timp o odihnă înainte de a se întoarce la vehicul, acea perioadă de odihnă trebuie adesea introdusă pentru ca cronologia de la ultima retragere până la introducerea curentă să fie completă.

A existat o perioadă fără card în timpul zilei. Acest lucru se poate întâmpla dacă șoferul îndepărtează cardul pentru a schimba vehicule, părăsește un vehicul și mai târziu preia altul sau este departe de vehicul pentru muncă care nu este captată automat.

A existat călătorii cu feribotul sau trenul. Pentru operațiunile care folosesc regulile de întrerupere a feribotului, înregistrarea trebuie să corespundă cu ceea ce s-a întâmplat de fapt. Funcția tahografului pentru feribot sau tren ar trebui utilizată acolo unde este cazul, iar orice perioade de odihnă întrerupte sau fără card trebuie înregistrate corect.

Tahograful nu a putut înregistra activitatea automat. Acest lucru se poate întâmpla după o defecțiune, un card de șofer deteriorat, pierderea sau furtul unui card sau în cazul în care se așteaptă un înlocuitor și regulile permit conducerea cu înregistrări tipărite. În aceste cazuri, șoferul trebuie să creeze în continuare o înregistrare completă și credibilă folosind printurile necesare și informațiile scrise de mână.

Șoferii trebuie să fie, de asemenea, atenți după ce se întorc din boală, concediu anual sau o perioadă de muncă fără conducere. Nu fiecare absență necesită o înregistrare manuală a tahografului în același mod, dar operatorul are nevoie în continuare de o înregistrare clară care să explice lacuna în activitatea de conducere. În funcție de perioadă și operațiune, pot fi necesare înregistrări de susținere pentru ca cronologia șoferului să aibă sens atunci când este revizuită ulterior.

Ce informații ar trebui introduse

O înregistrare manuală ar trebui să înregistreze activitatea care a avut loc de fapt, nu activitatea care pare cea mai ușor de selectat pe ecran.

În practică, tipurile cheie de activitate sunt:

• alte lucrări, pentru încărcare, descărcare, documente, verificări ale vehiculului, curățenie, instruire, sarcini de depozit sau orice muncă pentru angajator
• disponibilitate, atunci când șoferul așteaptă și știe dinainte durata probabilă, cum ar fi așteptând să încarce sau călătorind ca parte a unei operațiuni cu mai mulți oameni unde nu lucrează
• pauză sau odihnă, atunci când șoferul este cu adevărat într-o pauză sau perioadă de odihnă calificată
• conducere, care este de obicei înregistrată automat atunci când vehiculul se mișcă, dar poate necesita dovezi prin print în situații excepționale, cum ar fi defectele cardului

Înregistrarea manuală ar trebui să acopere perioada lipsă de la ultimul punct înregistrat până la timpul curent de introducere, în ordinea corectă și fără suprapuneri sau lacune neexplicate.

Șoferii ar trebui, de asemenea, să introducă informațiile despre țară cu acuratețe. Pe multe tahografe digitale, șoferul este întrebat despre țara de început și sfârșit sau țara la introducere și retragere. A obține greșit țara este o problemă comună și evitabilă. Dacă tura a început în Anglia, Scoția sau Țara Galilor, setarea corectă din Marea Britanie trebuie selectată așa cum este cerut de unitate. Dacă serviciul a început în străinătate, aceasta ar trebui introdusă corect și ea.

Înregistrarea ar trebui să corespundă cronologiei reale. Dacă șoferul a terminat ieri la 17:30, a condus acasă cu o mașină privată, a dormit, s-a prezentat la un client la 06:00, a așteptat până la 07:00 și apoi a preluat vehiculul la 07:15, înregistrarea manuală ar trebui să reflecte acea secvență. Nu ar trebui să marcheze pur și simplu întreaga perioadă ca odihnă dacă s-au efectuat lucrări înainte de a prelua vehiculul.

Pentru operatori, testul este dacă înregistrarea ar avea sens pentru cineva care o vede mai târziu fără explicații suplimentare. Dacă răspunsul este nu, înregistrarea trebuie îmbunătățită sau dovezile de susținere trebuie păstrate împreună cu aceasta.

Cum să completați înregistrările manuale fără a crea lacune

Obiceiul cel mai sigur este să completați înregistrarea lipsă înainte de a muta vehiculul. Odată ce vehiculul este pe drum, devine mai greu să corectezi erorile și mai ușor să uiți ce s-a întâmplat.

O abordare practică este:

1. Verificați ultima oră de retragere a cardului.

Când cardul este introdus, verificați ultima retragere înregistrată pe ecranul tahografului. Acesta este punctul de la care noua înregistrare trebuie de obicei să înceapă.

1. Lucrați înainte în timp, nu înapoi din memorie.

Începeți de la ora retragerii și identificați fiecare perioadă în ordine. De exemplu, odihnă de la 18:00 la 05:30, alte lucrări de la 05:30 la 06:15, disponibilitate de la 06:15 la 06:45.

1. Selectați activitatea corectă pentru fiecare perioadă.

Nu folosiți pauză sau odihnă ca o soluție universală. Dacă șoferul a lucrat, selectați alte lucrări. Dacă șoferul a așteptat și condițiile legale pentru disponibilitate sunt îndeplinite, selectați disponibilitate.

1. Introduceți locațiile sau țările cu atenție.

Confirmați introducerea țării la începutul și sfârșitul serviciului acolo unde tahograful o cere. Un cod de țară greșit este o eroare mică care indică adesea o inexactitate mai largă.

1. Confirmați înregistrarea manuală pe unitate.

Majoritatea tahografelor digitale oferă un ecran final de confirmare. Șoferii ar trebui să-l revizuiască înainte de a accepta, mai degrabă decât să facă clic pentru a economisi timp.

1. Revizuiți cronologia afișată sau luați un print dacă este necesar.

Dacă secvența pare greșită, corectați-o înainte de a conduce. În cazuri de incertitudine, un print cu o explicație scrisă de mână poate fi o dovadă utilă de susținere, semnată de șofer.

1. Păstrați orice documente de susținere.

Biletele de feribot, fișele de lucru, foile de timp, înregistrările de atelier și jurnalele de semnare la depozit pot ajuta toate la explicarea unei înregistrări manuale mai târziu, dacă DVSA întreabă.

Această rutină este deosebit de importantă pentru șoferii de agenție, șoferii de rezervă și șoferii care se mută între vehicule. Ei sunt mai predispuși să aibă perioade fără card și mai predispuși să fie provocați dacă înregistrările sunt inconsistente.

Pentru birourile de transport, ajută să-i instruiți pe șoferi folosind modelele reale de tahografe din flotă. Calea din meniu diferă între producători, chiar dacă obiectivul legal este același. Un șofer care înțelege unitatea principală specifică este mai puțin probabil să creeze o lacună falsă dintr-o greșeală de apăsare a butonului.

Greșeli comune în înregistrările manuale care cauzează probleme

Cea mai frecventă problemă este o lacună neexplicată între ultima retragere a cardului și următoarea introducere. Chiar și atunci când șoferul nu a greșit nimic în realitate, o perioadă lipsă în înregistrare creează un risc evitabil.

O altă greșeală comună este utilizarea activității greșite. Uneori, șoferii înregistrează tot timpul lipsă ca odihnă pentru că pare mai sigur. Nu este. Dacă un șofer a participat la depozit, a încărcat vehiculul, a completat documentele sau a călătorit pentru a colecta un vehicul ca parte a muncii, aceasta nu este odihnă.

Datările și orele greșite cauzează, de asemenea, probleme. O eroare simplă la zi, lună sau ora de început poate face să pară că șoferul a avut îndatoriri suprapuse sau odihnă insuficientă. Aceste greșeli sunt ușor de ratat dacă nimeni nu verifică înregistrarea prompt.

Greșelile de țară sunt mai comune decât își dau seama mulți operatori. Introducerea greșită a țării de început sau de sfârșit poate părea minoră, dar subminează încrederea în restul înregistrării, în special în lucrările internaționale.

O altă problemă este dependența de memorie mult timp după eveniment. Dacă un șofer încearcă să reconstruiască mai multe zile din memorie, șansa de inexactitate crește brusc. De aceea, înregistrările manuale ar trebui să fie efectuate imediat când cardul este introdus și de ce orice eveniment neobișnuit ar trebui să fie susținut cu un print sau o notă scrisă în acel moment.

De asemenea, vedem probleme în care operatorii nu urmăresc erorile repetate. O înregistrare manuală slabă poate fi o problemă de formare a șoferului. Aceeași problemă care apare săptămână după săptămână devine o problemă de management. Analiza tahografului ar trebui să evidențieze milele lipsă repetate, activitățile lipsă, conflictele de carduri și modificările suspect de frecvente pentru ca o debriefing să poată fi efectuată și înregistrată. Ghidul nostru pentru infracțiunile tahografului și debriefingurile șoferilor acoperă partea de urmărire care contează adesea la fel de mult ca greșeala inițială.

Ce ar trebui să verifice și să păstreze managerii de transport

Managerii de transport nu ar trebui să se bazeze doar pe prezența unei înregistrări manuale. Întrebarea este dacă înregistrarea este plauzibilă, completă și susținută.

În analiza tahografului, verificați pentru:

• lacune între retragerea și introducerea cardului
• activități care nu se potrivesc cu restul modelului turei
• utilizarea repetată a odihnei unde s-ar aștepta alte lucrări
• introduceri de țară care nu se potrivesc cu munca
• conflicte între înregistrările manuale și mișcarea vehiculului
• erori repetate de același șofer sau pe aceeași rută sau contract

De asemenea, este util să verificați înregistrările manuale în raport cu alte înregistrări, inclusiv:

• programul de rotație și ture
• foile de timp
• înregistrările de încărcare și livrare
• rezervările de atelier
• rezervările de feribot sau tren
• confirmările rezervărilor agenției
• declarațiile semnate ale șoferului, acolo unde este cazul

Dacă există o situație neobișnuită sau excepțională, păstrați dovezile împreună cu înregistrarea șoferului. Un print semnat, o notă a unui defect de card sau documentele care arată de ce șoferul a fost departe de vehicul pot face diferența între o explicație credibilă și o discrepanță nerezolvată.

Pentru conformitatea cu licența operatorului, păstrarea și semnarea contează la fel de mult ca și colectarea. Înregistrările trebuie descărcate, revizuite și acționate într-un sistem clar. Aceasta include documentarea debriefingurilor, formarea remedială și problemele repetate. De asemenea, înseamnă păstrarea dovezilor tahografului alături de restul dosarului de conformitate, nu în izolare.

Asta este un motiv pentru care mulți operatori se îndepărtează de foi de calcul și jurnale separate. Problemele tahografului nu există de una singură. Același birou de transport urmărește, de asemenea, datele MOT sau ale testului anual, inspecțiile PMI, verificările licenței șoferului cu DVLA, datele de expirare ale Driver CPC și DQC, verificările asigurării vehiculului care pot implica askMID și dovezile de politică legate de Biroul Asigurătorilor de Vehicule Motorizate sau MIB. Munca este mai ușor de controlat atunci când un sistem reunește termenele limită, documentele, excepțiile și semnăturile. Am prezentat această abordare integrată în un sistem pentru verificările licenței și înregistrările tahografului.

La Operator Compliance, am construit platforma în jurul modului în care operatorii trebuie să prezinte efectiv dovezile, deoarece Fleeta Limited operează camioane sub o licență de operator. De aceea, sistemul este conceput pentru a păstra înregistrările semnate, urmărirea termenelor limită și revizuirea tahografului într-un singur loc, conform așteptărilor practice pe care operatorii le cunosc din vizitele DVSA și examinările Comisarului de trafic. Pentru flote care integrează date din alte sisteme, sprijinim, de asemenea, fluxuri de lucru structurate printr-un REST API și webhooks, iar produsele conectate, cum ar fi Fleetalyse și Logivo.AI, pot face parte din imaginea mai largă a conformității.

Un proces de înregistrare manuală a tahografului care rezistă la un control DVSA nu este complicat, dar necesită disciplină. Șoferii trebuie să introducă perioadele lipsă imediat, în ordinea corectă, folosind activitatea corectă. Managerii de transport trebuie să revizuiască acele înregistrări, să conteste înregistrările slabe și să păstreze suficiente dovezi pentru a explica cronologia. Când aceasta devine o practică normală, controalele de pe marginea drumului sunt mai ușoare, analiza este mai clară, iar dosarul operatorului este mai puternic atunci când cineva cere să-l vadă.

Au nevoie întotdeauna șoferii de o înregistrare manuală dacă cardul a fost scos?

Dacă șoferul a efectuat lucrări sau a avut o perioadă relevantă de înregistrat în timp ce cardul a fost scos, activitatea lipsă trebuie de obicei introdusă pentru ca înregistrarea să fie completă.

Poate un șofer să facă o înregistrare manuală după ce vehiculul s-a mișcat?

Este cel mai bine să fie făcută înainte de a conduce, astfel încât cronologia activității să fie completă de la începutul turei. Lăsând-o pe mai târziu, crește riscul de erori sau lacune.

Ce ar trebui să înregistreze un șofer dacă a efectuat lucrări de depozit înainte de a conduce?

Această perioadă este de obicei înregistrată ca alte lucrări, nu ca odihnă. Înregistrarea ar trebui să reflecte ceea ce s-a întâmplat de fapt și să se potrivească cu întreaga cronologie a turei.

Se verifică înregistrările manuale la marginea drumului?

Da. DVSA poate revizui înregistrarea șoferului și căuta lacune neexplicate, activități incorecte sau inconsecvențe între datele tahografului și relatarea șoferului.

Ce dovezi ar trebui să păstreze operatorii pentru a susține înregistrările manuale?

Păstrați înregistrările care ajută la explicarea zilei, cum ar fi fișele de lucru, orele, activitatea din depozit, informațiile despre rotație și orice printuri tahograf sau note folosite pentru a rezolva o lacună.