Cardul de companie Tacho: Un ghid practic pentru operatorii din Marea

Luni dimineața, într-un birou de transport, rareori începe cu o pagină goală. Managerul de transport verifică ce carduri de șoferi trebuie descărcate, ce unități de vehicule se apropie de data de descărcare, dacă un vehicul a fost mutat între depozite și dacă rapoartele de încălcare de săptămâna trecută au fost semnate. Cardul companiei tacho se află în centrul acestei rutine, dar cardul în sine nu este sistemul de conformitate. Este cheia de acces a operatorului, iar dovezile devin utile doar atunci când cineva le descarcă, analizează, revizuiește și le stochează corespunzător.

Pentru operatorii de vehicule de marfă și PSV, acest proces se leagă direct de licența operatorului. Fișierele de tahograf se află alături de înregistrările inspecției de siguranță, rapoartele de defecte, verificările licenței de șofer și CPC, datele de întreținere și pachetul lunar de conformitate. Un card într-un sertar, un fișier neetichetat pe un stick USB sau un raport nesemnat nu oferă managerului de transport un record defensibil atunci când DVSA întreabă cum controlează afacerea flota sa.

Cuprins

• Ce face un card de companie tacho pentru flota ta
  • Rolul practic al cardului
• Cine are nevoie de un card de companie și cum să obțină unul
  • Cerere, control și reînnoire
• Reguli de descărcare, blocare și păstrare timp de 12 luni
  • Pasul de blocare
• De la descărcare la raport de încălcare semnat
  • Construiește traseul dovezilor
• Conectarea cardului companiei la conformitatea mai largă a operatorului
  • Pachetul lunar
• Capcanele comune care îi prind pe operatori
  • Cinci puncte slabe și controlul care abordează fiecare dintre ele
• Gestionarea procesului manual sau cu o platformă
  • Compararea practică
• Stabilirea unui flux de lucru pentru cardul companiei
  • Fă dovezile găsibile

Ce face un card de companie tacho pentru flota ta

Prima întrebare este simplă: ce controlează cardul companiei tacho? Oferă operatorului acces la datele unității de vehicul, identifică afacerea care folosește acel acces și permite aplicarea blocării companiei. Valoarea de conformitate provine din fluxul de lucru complet, de la inserarea cardului și descărcarea fișierelor până la potrivirea înregistrărilor, analiza activității și păstrarea dovezilor.

Cardul este numit și card de tahograf de companie sau de control. Se deosebește de un card de șofer, care înregistrează activitatea unui șofer individual, și de cardurile de atelier sau de aplicare, care au funcții separate. Emiterea se face în numele companiei, acționând ca o cheie electronică pentru datele tahografului operatorului. Conform cadrului din Marea Britanie stabilit în Regulamentele privind taxele pentru cardurile de tahograf pentru vehicule de pasageri și de marfă, identifică afacerea și controlează accesul la informațiile unității de vehicul. Nu este un card general de stocare a datelor.

Rolul practic al cardului

Introduceți cardul companiei în oricare dintre sloturile pentru carduri și operatorul poate descărca date din unitatea vehiculului. Cardul permite, de asemenea, operatorului să aplice blocarea companiei unității vehiculului, protejând datele operatorului de accesul neautorizat. Ghidul GOV.UK pentru operatorii de vehicule confirmă că cardurile de companie sunt folosite pentru a descărca datele unității de vehicul și pentru a bloca detaliile șoferilor.

Cardul poate:

• Retragere de date: Recupera fișierele unității de vehicul și susține colectarea fișierelor cardului de șofer prin procesul de descărcare corespunzător.
• Identificarea operatorului: Asociază funcția de descărcare și blocare cu compania numită pe card.
• Protejarea accesului: Blochează datele companiei în unitatea vehiculului astfel încât același acces la cardul companiei să fie necesar ulterior.
• Susținerea unui calendar: Oferă echipei de conformitate un element clar de monitorizat alături de vehicule, șoferi și date limită.

Cardul dovedește accesul și controlul. Nu dovedește că operatorul a analizat datele sau a acționat asupra unei încălcări.

Descărcările de la distanță și cititoarele de carduri urmează același principiu. Hardware-ul și procesul de citire a cardului tahograf oferă punctul de colectare. Cineva trebuie să potrivească fiecare fișier cu vehiculul sau șoferul corect, să confirme că blocarea companiei este prezentă, să analizeze activitatea și să păstreze traseul de audit. Acest record este ceea ce susține pachetul lunar de conformitate și oferă operatorului dovezi de control.

Regulă practică: Tratați cardul companiei ca pe o acreditivă de acces controlat, nu ca pe o dovadă că sarcina de conformitate este finalizată.

Cine are nevoie de un card de companie și cum să obțină unul

Dacă un operator de vehicule trebuie să descarce propriile date tahograf, afacerea are nevoie de un card de companie. Acesta acoperă operatorii de vehicule de marfă și vehicule de pasageri care au o prezență de afaceri în Marea Britanie. Legislația care stabilește sistemul de carduri de companie necesită ca solicitantul să aibă conexiunea de afaceri necesară în Marea Britanie.

Aplicarea se face prin serviciul digital de tahograf al DVLA sau prin ruta de aplicare relevantă. Aveți informațiile despre licența operatorului, detalii despre companie și informațiile despre titularul de card desemnat pregătite înainte de a începe. Cardul este emis în numele companiei, deci nu înlocuiește un card de șofer. Verificați ghidul de aplicare DVLA pentru procesul actual și cerințele de susținere. Pentru o privire mai atentă asupra diferitelor tipuri de carduri, consultați acest ghid despre cardurile digitale de tahograf.

Cerere, control și reînnoire

Un card de companie rămâne valabil timp de cinci ani. Puneți reînnoirea pe calendarul central de conformitate cu mult înainte de expirare, în special dacă mai multe depozite depind de carduri separate. Un titular de card numit poate gestiona un card individual, în timp ce operatorul rămâne responsabil pentru modul în care toate cardurile companiei sunt stocate, emise și utilizate.

O companie poate solicita până la 2,232 de carduri într-o singură aplicație. Cardurile împărtășesc același număr de card, în timp ce numerele de emisie diferite identifică fiecare card. Această aranjare poate fi potrivită pentru o flotă mare sau mai multe locații de operare, dar necesită un registru clar. Înregistrați titularul de card, locația de stocare, data de expirare și descărcările finalizate cu fiecare card. Acest lucru oferă o verificare directă a controlului în revizuirea descărcărilor de luni, în loc să lăsați proprietatea cardului la memorie.

Un card pierdut sau furat ar trebui tratat ca un incident de control până când cererea de înlocuire și acoperirea descărcărilor afectate au fost verificate. Informațiile DVLA pentru utilizatorii de carduri de companie confirmă ruta online de înlocuire și cerința de a returna cardurile atunci când compania încetează activitatea. Îndepărtați cardurile expirate, deteriorate sau nealocate din circulație și actualizați registrul.

Reguli de descărcare, blocare și păstrare timp de 12 luni

Revizuirea descărcărilor de luni ar trebui să înceapă cu două ceasuri separate. Cardul de șofer conține aproximativ 28 de zile de activitate, iar unitatea vehiculului trebuie descărcată nu mai târziu de fiecare 90 de zile calendaristice, conform ghidului de descărcare a tahografului. Acestea sunt limitele maxime de operare, nu ținte de utilizat pentru fiecare situație. Un șofer care părăsește afacerea, un card deteriorat, o vânzare de vehicul sau un transfer între operatori înrudiți ar trebui să determine o descărcare mai devreme.

Riscul este pierderea accesului la activitate înainte de a fi capturată. O fereastră de card de șofer ratată poate suprascrie evenimentele mai vechi înainte de analiză. Colectarea întârziată a unității de vehicul poate lăsa o lacună în înregistrările disponibile pentru inspecție. Stabiliți calendarul în jurul limitei legale, apoi aduceți descărcările înainte acolo unde o schimbare în oameni, vehicule sau operatori ar putea întrerupe acoperirea.

Pasul de blocare

Blocarea companiei asociază datele unității de vehicul cu operatorul. Introduceți cardul companiei, selectați funcția de blocare a companiei relevantă pe echipamentul de descărcare și verificați că instrumentul înregistrează starea blocării. Ecranele echipamentului diferă, așa că managerul de transport trebuie să știe cum arată o blocare reușită pe sistemul utilizat.

Un vehicul care se mută între afaceri necesită o verificare specifică de predare. Confirmați starea blocării, datele de proprietate sau de închiriere, înregistrarea operatorului și fișierele deja stocate. Cardul companiei nu rezolvă automat datele istorice după o vânzare sau transfer. Ghidul de descărcare și blocare a cardului companiei oferă o referință practică pentru planificarea descărcărilor și verificarea acoperirii.

Păstrați înregistrările tahografului descărcate timp de cel puțin 12 luni. Păstrați fișierele brute cu dovezile necesare pentru a explica ce s-a întâmplat după analiză, inclusiv notele de revizuire și orice răspuns la problemele identificate. Un proces de descărcare doar lasă operatorul incapabil să arate cum au fost gestionate înregistrările.

Un pachet lunar de conformitate ar trebui să facă lanțul ușor de urmărit: fișierul original, data descărcării, rezultatul analizei, comunicarea cu șoferul și acțiunea corectivă. Persoana care revizuiește un fișier mai târziu nu ar trebui să aibă nevoie de memoria originalului downloader pentru a reconstrui decizia.

Un arhivă conformă ar trebui să permită cuiva să găsească fișierul original, analiza, discuția cu șoferul și acțiunea corectivă fără a se baza pe memoria unei singure persoane.

De la descărcare la raport de încălcare semnat

Un fișier brut .ddd arată activitatea înregistrată. Nu arată că operatorul a revizuit înregistrarea, a cerut șoferului o explicație sau a acționat asupra unei probleme. Un proces defensibil leagă, așadar, datele sursă de analiză, răspunsul șoferului și decizia de urmărire. Această legătură este ceea ce contează în timpul unei vizite DVSA sau a unei examinări a Comisarului pentru Transport, unde un dosar de descărcări singur poate să nu explice cum a gestionat operatorul constatările.

Construiește traseul dovezilor

Analizați datele sursă. Verificați înregistrările cardului de șofer și unității de vehicul în raport cu orele de conducere ale șoferilor din UE, AETR, regulile interne GB și regulile de timp de lucru. Revizuirea poate identifica probleme de odihnă sau timp de conducere, evenimente de viteză, intrări manuale lipsă și activitate fără card inserat. Înregistrați data analizei, setul de reguli utilizat și orice limitări în fișier.

Creați un raport de încălcare. Fiecare raport ar trebui să numească șoferul, să identifice data și regula relevantă și să declare acțiunea așteptată. Un avertisment generic trimis întregului depozit oferă dovezi slabe deoarece nu arată că operatorul a evaluat evenimentul individual.

Discutați constatarea cu șoferul. Oferiți șoferului oportunitatea de a explica circumstanțele atenuante, de a corecta o neînțelegere aparentă și de a confirma primirea. Păstrați comunicarea și rezultatul acesteia cu raportul. Lista originală de încălcare nu este suficientă dacă operatorul nu poate arăta ce a fost discutat.

Semnați și arhivați înregistrarea. O semnătură electronică înregistrează recunoașterea raportului și orice explicație oferită. Stocați raportul semnat alături de fișierele sursă și jurnalul de analiză, păstrând înregistrarea completă timp de cel puțin 12 luni, așa cum este cerut de procesul de descărcare și păstrare descris anterior.

Un index de fișiere practic ar trebui să răspundă rapid la aceste întrebări:

• Care șofer sau vehicul este implicat?
• Ce perioadă acoperă fișierul sursă?
• Ce regulă a generat constatarea?
• Când a fost revizuit de manager?
• Unde este răspunsul semnat și dovezile de urmărire?

Momentul revizuirii afectează capacitatea operatorului de a observa comportamente repetate, de a informa șoferul și de a păstra un răspuns înainte de următoarea revizuire internă. O cadentă lunară de conformitate păstrează datele brute, deciziile și remedierile împreună, în loc să lase fișierele neatinse până la un audit.

Semnătura susține traseul dovezilor, dar nu finalizează sarcina de management. Raportul ar trebui să arate persoana implicată, data, constatarea și istoricul auditului. Operatorul trebuie să decidă în continuare dacă este adecvat să se facă o reînvățare, planificarea rutei, acțiuni de management sau o investigație suplimentară.

Conectarea cardului companiei la conformitatea mai largă a operatorului

O descărcare a unității de vehicul poate fi la timp în timp ce sistemul de conformitate mai larg încă are lacune. Dacă managerul de transport nu poate vedea următoarea inspecție de siguranță a vehiculului, istoricul defectelor sau dovezile de întreținere, procesul cardului companiei arată doar o parte din risc.

Construiți calendarul central de conformitate în jurul înregistrărilor legate:

• Inspecții de siguranță: Date planificate, inspecții finalizate, defecte, detalii de rectificare și informații despre reparator.
• Întreținerea vehiculului și remorcii: Intervalele de inspecție, datele testului anual, dovezile testului de frână și vehiculele tempora