Cum să efectuezi un audit al flotei fără a pierde dovezi

Un audit al flotei este o verificare structurată a înregistrărilor care dovedesc că vehiculele, remorcile, șoferii și sistemele de control sunt gestionate corespunzător. Pentru un operator din Marea Britanie, aceasta înseamnă mai mult decât a ordona fișierele. Înseamnă a putea arăta DVSA (Autoritatea pentru Standardele în Transport) și Comisarului pentru Transport că sistemele tale sunt reale, actuale și respectate în practică.

Cea mai ușoară modalitate de a pierde dovezi este de a trata un audit ca pe un exercițiu de birocrație la final. Abordarea mai sigură este să-l desfășori ca pe o verificare a licenței de operator de la început, cu un domeniu clar, un eșantion fix, documente numite, constatări datate și acțiuni care sunt efectiv finalizate. Dacă un examinator întreabă cum știi că inspecțiile au fost efectuate la timp, defectele au fost reparate, problemele cu tahograful au fost revizuite sau verificările CPC pentru șoferi și licențele au fost completate, dosarul tău de audit ar trebui să răspundă la acestea fără a lăsa loc de incertitudini.

Ce înseamnă un audit al flotei pentru un operator din Marea Britanie

Pentru un operator din Marea Britanie, un audit al flotei este o revizuire internă a conformității față de angajamentele din licența de operator și sistemele așteptate conform Ghidului DVSA pentru menținerea stării de funcționare. Este modul în care testăm dacă controalele noastre funcționează înainte ca altcineva să o facă.

Pentru vehiculele de marfă, auditul se concentrează de obicei pe starea de funcționare, intervalele de întreținere, inspecțiile de siguranță, performanța MOT, raportarea defectelor de către șoferi, conformitatea tahografului, acolo unde este cazul, și controalele de management din spatele acestora. Pentru flotele de pasageri, același principiu se aplică, dar dovezile trebuie adesea să acopere planificarea testului anual, întreținerea preventivă, verificările zilnice, orele de lucru ale șoferilor și înregistrările legate de operarea PSV (Serviciul de Transport Public). Pentru flotele mixte, riscul este că un sistem se potrivește unei părți a afacerii, dar lasă lacune în cealaltă. Acesta este exact ceea ce ar trebui să expună un audit.

În termeni de licență de operator, punctul nu este doar dacă un vehicul era legal pe drum într-o anumită zi. Este dacă putem dovedi că sistemele noastre ar menține întreaga flotă conformă în timp. Comisarul pentru Transport este interesat de controlul managementului, nu doar de soluții izolate. O fișă de inspecție perfectă pentru un vehicul nu compensează un planificator de atelier cu date ratate sau un proces de defecte care se bazează pe memorie.

Aceasta este la fel de importantă și pentru operatorii mai mici. Șoferii proprietari și afacerile cu un singur vehicul presupun adesea că știu unde se află totul. Acest lucru poate fi adevărat până când apare o vizită neașteptată din partea DVSA, o anchetă publică, o schimbare a furnizorului de întreținere sau un vehicul scos de pe drum marcat ca VOR (Vehicul Off Road) fără o urmă documentată de reparație. Un audit al flotei transformă controlul presupus în dovezi.

Ce înregistrări ar trebui să verifice un audit al flotei?

Un audit corespunzător ar trebui să acopere înregistrările care arată utilizarea legală, întreținerea planificată, competența șoferului, controlul tahografului și supravegherea managementului. Lista exactă va varia în funcție de operațiune, dar înregistrările de bază sunt previzibile.

Pentru vehicule și remorci, ar trebui să verificăm:

• Listele de vehicule și remorci în raport cu licența de operator și activele reale în serviciu
• Numerele de înmatriculare, numerele de flotă și detaliile VIN sau de șasiu
• Datale MOT și ale testului anual, înregistrările de rezervare și rezultatele de aprobat sau respins
• Programul inspecțiilor de siguranță și fișele de inspecție completate
• Înregistrările inspecției de întreținere preventive, sau PMI
• Dovezi ale testului de frână, acolo unde este necesar de regimul tău de întreținere
• Înregistrările de reparație, fișele de lucru, facturile și semnăturile de aprobat
• Certificatul de calibrare pentru tahografe, acolo unde este relevant
• Înregistrările de asigurare și datele poliței, cu verificări încrucișate unde este necesar împotriva askMID, care se bazează pe datele Biroului Asigurătorilor de Automobile, sau MIB
• Înregistrările VOR care arată când un vehicul a fost scos de pe drum, de ce și când a revenit în serviciu

Pentru șoferi, auditul ar trebui să verifice:

• Verificările licenței de conducere cu date și rezultate, de obicei în raport cu datele DVLA
• Starea CPC pentru șoferi, inclusiv datele de expirare și dovezile de formare completată
• Datale de expirare DQC și copiile unde sunt păstrate
• Înregistrările de inducție pentru șoferi
• Raportele zilnice de defecte semnate, inclusiv rapoartele de defecte nule, dacă acesta este procesul tău
• Infracțiunile tahografului, notele de instruire și acțiunile de urmărire
• Înregistrările șoferilor de agenție, acolo unde se folosește forță de muncă de agenție

Pentru tahografe și orele de lucru ale șoferilor, auditul ar trebui să acopere:

• Programul de descărcare pentru unitățile vehiculului și cardurile șoferilor
• Dovezi că descărcările au fost completate la timp
• Rapoarte de analiză
• Rapoarte de infracțiuni
• Note de investigație pentru probleme repetate sau grave
• Kilometraj lipsă, zile nejustificate și verificări ale introducerii manuale
• Înregistrările Directivei privind Timpul de Lucru, acolo unde operațiunea ta le necesită

Pentru controalele de conformitate, ar trebui să revizuim de asemenea:

• Planificatorul de întreținere și dacă datele au fost stabilite corect
• Reminderele de escaladare pentru testele și inspecțiile viitoare
• Procedurile pentru rezervarea întâlnirilor MOT sau a testelor anuale
• Fluxurile de raportare a defectelor și autorizarea reparațiilor
• Notele de revizuire a managementului, întâlnirile de transport sau revizuirile auditului
• Înregistrările de formare pentru personalul biroului de transport și managerii de transport
• Retenția documentelor și controlul versiunilor

Termenele limită contează. O înregistrare care există, dar a fost creată târziu poate arăta totuși o eșec de sistem. Dacă o inspecție de siguranță era programată la fiecare șase săptămâni, auditul ar trebui să verifice intervalul real, nu doar prezența unei fișe. Dacă o verificare a licenței de șofer era programată lunar pentru un șofer cu risc ridicat, trimestrial pentru altul sau la o dată stabilită intern, auditul ar trebui să testeze acea regulă în raport cu dovezile.

Cum se desfășoară un audit al flotei pas cu pas?

Începe prin a fixa domeniul. Decide dacă auditul acoperă întregul sistem de licență de operator sau o zonă precum întreținerea, șoferii, tahografele sau remorcile. Definește perioada supusă revizuirii, de exemplu, ultimele trei luni, șase luni sau 12 luni. Dacă afacerea are mai multe locații, specifică care depozit sau licență este în domeniu.

Apoi, stabilește eșantionul. Pentru o flotă mică, eșantionul poate fi fiecare vehicul și fiecare șofer. Pentru flote mai mari, selectează o distribuție care reflectă riscul. Include diferite tipuri de vehicule, cel puțin un grup de remorci, active mai noi și mai vechi și șoferi cu diferite tipare, cum ar fi agenție, cu normă întreagă, tramping sau cu jumătate de normă. Include orice activ sau șofer cu probleme anterioare. Dacă un vehicul a fost recent VOR, include-l.

Apoi, adună documentele sursă înainte de a începe verificarea. Extrage planificatorul de întreținere, fișele PMI, certificatele MOT sau ale testului anual, rapoartele de defecte, înregistrările de reparație, verificările licenței, înregistrările CPC pentru șoferi și notele de management. Evită să auditezi doar pe baza rezumatelor. Panourile de control sunt utile, dar dovezile se află în înregistrările de bază.

Acum testează fiecare element împotriva unei liste de verificare. Pentru vehicule și remorci, întreabă:

• A fost fiecare inspecție finalizată până la data limită?
• A fost intervalul corect pentru programul de întreținere declarat?
• Este fișa de inspecție completă și lizibilă?
• Defectele sunt categorisite clar?
• Există dovezi ale rectificării?
• Există o semnătură care arată că vehiculul era apt pentru a reveni în serviciu?
• Au fost rezervări MOT sau ale testului anual făcute la timp?
• Dacă a fost un eșec, există o reexaminare și o urmă de reparație?

Pentru șoferi, întreabă:

• A fost verificarea licenței efectuată când era programată?
• Au fost revizuite și evaluate riscurile pentru endosamente?
• Este CPC pentru șoferi actual?
• Este DQC în termen?
• Raportele de defecte sunt trimise corect și semnate?
• Infracțiunile tahografului sunt revizuite și urmate?

Pentru tahografe, testează atât timpul cât și răspunsul. Un raport care pare conform nu este suficient dacă nimeni nu l-a revizuit. Auditul ar trebui să găsească dovezi că infracțiunile au fost observate, explicate unde este cazul și corectate prin instruire sau măsuri disciplinare, dacă este necesar.

Înregistrează constatările într-un format consistent. Fiecare constatare ar trebui să declare activul sau șoferul, documentul verificat, data, problema, riscul și acțiunea necesară. Evită formulările vagi precum „întreținerea necesită atenție”. Scrie eșecul real, de exemplu „Vehiculul AB12 CDE a avut un PMI programat pe 14 martie, finalizat pe 20 martie, fără o justificare documentată pentru extindere”.

Clasifică constatările. O dată de test anual ratată sau un defect necorespunzător fără dovezi de rectificare este critic. O semnătură lipsă pe o înregistrare completă poate fi minoră, dar dacă apare în întreaga depozit devine o problemă de control. Clasificarea ne ajută să decidem ce trebuie să oprească un vehicul să iasă și ce poate fi corectat prin instruire de proces.

Asignează acțiuni persoanelor numite cu termene limită. O constatare fără un proprietar este doar o notă. Managerul de transport, controlerul de atelier, administratorul flotei sau furnizorul extern de întreținere ar trebui să știe fiecare ce trebuie să repare și până când. Verifică din nou acțiunile după termenul limită și înregistrează închiderea.

În cele din urmă, păstrează împreună pachetul de audit. Dacă DVSA vizitează sau Comisarul pentru Transport întreabă cum monitorizăm conformitatea, raportul de audit, eșantionul de dovezi, jurnalul de acțiuni și notele de închidere ar trebui să fie disponibile într-un singur loc. Aceasta este un motiv pentru care mulți operatori trec de la foi de calcul și dosare separate la software de înregistrare a stării de funcționare care rezistă la audit.

Unde eșuează de obicei auditurile flotei

Cele mai multe audite eșuate nu eșuează pentru că nimeni nu s-a îngrijorat. Ele eșuează pentru că dovezile sunt împărțite între inboxuri, ateliere, fișiere pe hârtie și memorie.

Cel mai comun gol este fișa PMI incompletă. Fișa poate fi prezentă, dar o pagină lipsește, tehnicianul nu a semnat-o, citirea odometrului este absentă sau nu există o înregistrare de reparație legată de defectele găsite. Dacă mai târziu apare o problemă de interdicție, acel link lipsă contează.

Datale ratate MOT sau ale testului anual sunt o altă problemă obișnuită. Operatorii au adesea certificatul de aprobat, dar nu au urma rezervării, sau se bazează pe un calendar de perete fără escaladare dacă cineva este în concediu. Pentru flotele în creștere, reminderele trebuie să fie sistematice. Acoperim acest lucru în un ghid pentru alegerea unui sistem de remindere pentru flotă care menține testele la timp.

Raportarea defectelor este adesea mai slabă decât cred managerii. Șoferii pot raporta problemele verbal, pot trimite fotografii prin mesaj sau pot preda fișe pe hârtie târziu. Reparația poate fi efectuată, dar lanțul este rupt. Un audit ar trebui să fie capabil să arate raportul, decizia privind starea de funcționare, reparația și semnătura de revenire în serviciu. Dacă orice parte lipsește, dovezile sunt slabe.

Dovezile nesemnate sunt un alt punct frecvent de eșec. O listă de verificare fără semnătura șoferului, fără semnătura tehnicianului sau fără data revizuirii managerului poate fi contestată. În munca de licență de operator din Marea Britanie, un document este mai puternic atunci când arată cine a făcut ce, când a făcut-o și cine a verificat-o.

Înregistrările remorcilor sunt adesea neglijate, în special în operațiuni mixte unde remorcile se deplasează între depozite sau subcontractori. Auditul ar trebui să confirme intervalele de inspecție, starea MOT, unde este cazul, înregistrările testului de frână și rectificarea defectelor în același mod ca și vehiculele motorizate.

Un alt eșec este neverificarea excepțiilor. Dacă un vehicul a fost VOR timp de trei săptămâni, auditul ar trebui să întrebe de ce, ce lucrări au fost efectuate, dacă planificatorul a fost actualizat și dacă vreo inspecție rezervată a trebuit să fie reprogramată. Golurile se ascund adesea în excepții, nu în cazuri de rutină.

Controalele tahografului eșuează de asemenea acolo unde există analiză, dar nu există un răspuns din partea managementului. Un dosar plin de rapoarte de infracțiuni nu este o dovadă bună dacă același șofer repetă aceeași problemă timp de luni fără notă de instruire, fără investigație și fără escaladare.

Cât de des ar trebui să se efectueze un audit al flotei?

Nu există un interval legal unic care să se potrivească fiecărui operator, dar ar trebui să existe o frecvență definită a auditului bazată pe risc și obligațiile din licență. Pentru unii operatori, trimestrial este adecvat. Pentru alții, verificările lunare ale controalelor de bază plus o revizuire mai profundă trimestrială sau semestrială sunt modelul mai sigur.

Stabilim frecvența analizând cinci lucruri.

În primul rând, dimensiunea flotei. O flotă mai mare creează mai multe termene limită, mai mulți șoferi și mai multe puncte de eșec. Mai multe vehicule în general înseamnă cicluri de revizuire mai scurte.

În al doilea rând, profilul de risc. Flotele de pasageri, operațiunile cu kilometraj mare, transporturile nocturne, utilizarea șoferilor de agenție și operațiunile cu remorci grele justifică toate verificări mai atente. Același lucru se aplică acolo unde infracțiunile tahografului sau întâlnirile pe drum sunt mai probabile.

În al treilea rând, schimbarea. Un nou manager de transport, un nou furnizor de întreținere, o mutare a depozitului, o restructurare a atelierului sau o implementare a unui nou software ar trebui să declanșeze toate un audit mai devreme. Schimbarea este locul unde controalele deviază.

În al patrulea rând, constatările anterioare. Dacă ultimul audit a găsit inspecții întârziate, raportare slabă a defectelor sau închideri proaste ale reparațiilor, următorul audit ar trebui să fie mai devreme și mai restrâns, pentru a confirma că soluția a funcționat.

În al cincilea rând, expunerea licenței. Dacă avem angajamente de a raporta schimbări, aranjamente specifice de întreținere sau un istoric care ar putea atrage atenția Comisarului pentru Transport, programul de audit ar trebui să reflecte acest lucru.

Pentru operatorii foarte mici, o revizuire completă la fiecare trimestru poate fi suficientă dacă verificările de control săptămânale sunt disciplinate. Pentru afaceri mai mari sau mai complexe, revizuirile lunare de conformitate cu un audit formal al flotei la fiecare trimestru sunt adesea mai realiste. Ceea ce contează este ca intervalul să fie documentat, respectat și ajustat atunci când riscul se schimbă.

Dacă sistemele tale sunt încă construite în jurul calendarilor separate și fișierelor pe hârtie, chiar și o operațiune mică poate constata că revizuirile întârzie. În acest caz, ajută să folosești aplicații de remindere care mențin o flotă mică pregătită pentru audit.

Ce arată dovezile bune de audit

Dovezile bune de audit sunt specifice, datate, complete și ușor de urmărit. Ar trebui să permită unui cititor extern să înțeleagă ce s-a întâmplat fără a avea nevoie ca persoana care le-a creat să explice.

La nivel de document, dovezile bune au:

• Vehiculul, remorca sau șoferul corect identificat
• Data la care a avut loc verificarea sau evenimentul
• Data limită, acolo unde timpul contează
• Numele sau semnătura persoanei care a completat-o
• Numele sau semnătura revizorului, acolo unde revizuirea este necesară
• Descrieri clare ale defectelor, nu formulări vagi
• O înregistrare de reparație sau de urmărire legată
• O notă de închidere care arată că acțiunea a fost finalizată

La nivel de fișier, dovezile bune arată control. Dacă un interval de inspecție este de șase săptămâni, planificatorul, PMI-ul completat, orice reparații și următoarea rezervare ar trebui să se alinieze. Dacă un șofer are o infracțiune, raportul de analiză, nota de discuție și orice recalificare ar trebui să fie toate în secvență.

Controlul documentelor contează mai mult decât se așteaptă mulți operatori. Ar trebui să putem spune ce versiune a unei politici era în vigoare la acel moment, dacă o listă de verificare era actuală și dacă o înregistrare a fost adăugată mai târziu. Acest lucru este mai ușor atunci când sistemul timestamp-ează acțiunile și stochează dovezile semnate central.

Dovezile credibile de audit arată de asemenea revizuirea managementului. O notă a managerului de transport care spune „am revizuit defectele săptămânale și articolele întârziate în săptămâna ISO 32, am urmărit atelierul în legătură cu problema de frână a remorcii T18, am confirmat că vehiculul XY23 ABC rămâne VOR în așteptarea pieselor” este mult mai puternică decât o declarație generică că „întreținerea este monitorizată”.

Pentru afacerile care integrează datele de conformitate în sisteme mai largi, același standard se aplică. Dacă înregistrările se mișcă printr-un API REST sau webhook-uri în raportarea internă, înregistrarea sursă trebuie să rămână intactă, atribuibilă și recuperabilă. Integrarea nu ar trebui să slăbească lanțul de dovezi. Acolo unde operatorii au nevoie de acea conexiune, explicăm acest lucru în cum se integrează webhook-urile în conformitatea flotei în sistemele tale.

Un ultim punct despre regulile din Marea Britanie în comparație cu cele din UE în general. Unii operatori folosesc șabloane sau modele software la nivelul UE. Acest lucru poate fi util, dar standardul de audit trebuie să se potrivească așteptărilor licenței de operator din Marea Britanie, practicii DVSA și ceea ce un Comisar pentru Transport s-ar aștepta să vadă. Termenii, intervalele și cerințele de dovezi ar trebui să reflecte regimul operațional real din Marea Britanie, inclusiv MOT, testul anual, verificările DVLA și înregistrările pe care le-am produce prin VOL sau la o vizită pe teren.

La Operator Compliance, construit de Fleeta Limited, ne modelăm înregistrările în jurul acestor cerințe practice din Marea Britanie. Indiferent dacă gestionezi camioane, furgonete, autobuze, autocare sau active mixte, scopul unui audit al flotei este simplu. Ar trebui să putem dovedi că sistemul nostru de conformitate funcționează, la timp, în scris, cu dovezi care rezistă atunci când sunt testate.