Cum să compari software-ul de verificare a licențelor pentru

Dacă compari software-ul de verificare a licențelor pentru conformitatea flotei, începe cu o întrebare. Ne va ajuta să gestionăm corect licența operatorului sau ne va reaminti doar că o dată se apropie?

Pentru un operator din Marea Britanie, reamintirile contează, dar reamintirile de una singură nu sunt suficiente. Avem nevoie de un sistem care să reunească verificările vehiculului, remorcii și șoferului, să creeze sarcini, să înregistreze cine le-a efectuat, să stocheze documentele și să lase o urmă de audit clară pentru DVSA și Traffic Commissioner (Comisarul pentru trafic). Aceasta este diferența dintre un instrument de agendă și un software adecvat pentru verificările și alertele licenței managerului de transport.

Ce trebuie să facă software-ul pentru managerii de transport

Managerii de transport nu au nevoie de o altă listă de date într-un spreadsheet. Avem nevoie de un singur loc pentru a gestiona înregistrările care stau la baza licenței operatorului și care dovedesc controlul continuu și eficient.

Cel puțin, sistemul ar trebui să acopere:

• vehiculele pe licență
• remorcile, unde este cazul
• șoferii, inclusiv șoferii de agenție dacă sunt folosiți regulat
• datele MOT și ale testului anual
• inspecțiile de întreținere planificate
• raportarea defectelor și înregistrările de rectificare
• verificările licenței șoferului
• starea Driver CPC
• expirarea DQC
• descărcările de tahograf, analiza și urmărirea infracțiunilor
• asigurarea și documentele aferente flotei
• alocarea sarcinilor, semnarea și stocarea documentelor

Pentru operatorii HGV și PSV din Marea Britanie, cadrul de bază este stabilit de regimul de licențiere a operatorilor și de Ghidul DVSA pentru menținerea stării de funcționare. Furgonetele sub o licență națională standard sau internațională standard necesită aceeași disciplină, chiar dacă unele detalii diferă de aranjamentele de testare HGV și PSV. Flotele de taxi și închiriere privată au un mix de reglementări diferit, dar nevoia de a avea un record complet este aceeași.

Un punct de comparație util este dacă software-ul este construit în jurul înregistrărilor operatorului sau dacă conformitatea flotei a fost adăugată la un produs generic de reamintire. Dacă a fost construit pentru lucrările de licență a operatorului, ar trebui să înțeleagă intervalele de inspecție, riscul de interdicție, controlul VOR, dovezile tahografului și faptul că un manager de transport poate avea nevoie să producă rapid un dosar pentru Traffic Commissioner.

Asta este standardul la care lucrăm în Operator Compliance. Deoarece OperatorCompliance a fost construit de Fleeta Limited și noi operăm camioane sub o licență de operator, fluxul de lucru trebuie să reflecte modul în care operatorii se pregătesc efectiv pentru audite, revizuiri de întreținere și examinări publice.

Ce verificări și termene ar trebui să fie acoperite?

Când compari sistemele, uită-te cu atenție la domeniu. Unele produse spun că gestionează conformitatea, dar urmăresc doar câteva date de expirare. În practică, managerii de transport au nevoie de un set mai larg de termene și verificări recurente.

Pentru vehicule și remorci, sistemul ar trebui să acopere datele MOT sau ale testului anual, în funcție de tipul de vehicul și de regim. De asemenea, ar trebui să programeze inspecțiile de siguranță la intervalul ales de operator, cu flexibilitate în funcție de vehicul, remorcă, utilizare și profil de risc. O reamintire rigidă lunar nu este suficientă dacă unele active sunt la intervale de șase săptămâni, altele la intervale de opt săptămâni și unele necesită un control mai strict din cauza vârstei, kilometrilor sau condițiilor de operare.

De asemenea, ar trebui să gestioneze:

• înregistrările testului de frână și datele planificate unde sunt utilizate în regimul tău de întreținere
• datele de calibrare sau de service pentru echipamentele auxiliare, unde este cazul
• datele de impozit pe drum și de reînnoire a asigurării
• datele de returnare a închirierii contractuale sau etapele leasingului
• datele de inspecție LOLER sau alte inspecții specializate unde flota are nevoie de ele

Pentru șoferi, lista practică este la fel de importantă. Sistemul ar trebui să urmărească:

• frecvența verificării licenței șoferului
• categoriile de licență și problemele de drepturi
• termenele Driver CPC
• expirarea DQC
• datele medicale ale șoferului, unde este cazul
• înregistrările de semnare a instruirii și politicii
• dreptul de muncă sau înregistrările de integrare a agenției, dacă procesul tău le necesită

Un sistem puternic nu ar trebui doar să stocheze următoarea dată de expirare. Ar trebui să arate, de asemenea, ultima verificare efectuată, cine a efectuat-o, ce a fost găsit și ce acțiune a urmat. Asta contează atunci când un șofer trece de la risc scăzut la risc mai mare, când apar adnotări sau când un șofer de agenție este rezervat cu un preaviz scurt.

Pentru operatorii care folosesc muncă de agenție regulată, software-ul ar trebui să ne permită să păstrăm înregistrări pe șofer individual, nu doar pe numele agenției. Dacă agenția spune că o licență a fost verificată, trebuie să știm când, pe ce bază și unde se află dovezile. Același lucru se aplică înregistrărilor Driver CPC și DQC.

Ar trebui să verifici, de asemenea, cum gestionează sistemul programele recurente. Un sistem de conformitate util poate funcționa pe baza datei calendaristice și pe baza săptămânii ISO, deoarece mulți planificatori de întreținere și ateliere gestionează programele de inspecție săptămânal, mai degrabă decât la sfârșitul lunii. Dacă planificarea flotei tale se desfășoară pe cicluri săptămânale ISO, acel detaliu mic economisește timp și reduce rezervările ratate.

Dacă vrei o viziune mai largă asupra a ceea ce ar trebui să verifice operatorii pentru șoferi, ghidul nostru pentru verificările licenței șoferilor pentru operatori prezintă punctele practice de păstrare a înregistrărilor.

Cum devin alertele dovada conformității?

O alertă dovedește doar un lucru, că software-ul poate trimite o alertă. Nu dovedește că verificarea a fost efectuată, că un defect a fost reparat sau că managerul de transport a exercitat un control adecvat.

Pentru a deveni dovadă, sistemul are nevoie de o legătură de la reamintire la înregistrarea finalizată.

Asta înseamnă de obicei:

• alerta creează o sarcină
• sarcina este atribuită unei persoane numite
• lucrul este finalizat în raport cu acea sarcină
• documentele de suport sunt atașate
• acțiunea este semnată
• sistemul păstrează o urmă de audit cu marcaj temporal

De exemplu, dacă o inspecție a vehiculului este datorată, sistemul ar trebui să arate când a devenit datorată, cine a fost notificat, când a fost făcută rezervarea, dacă vehiculul a fost scos de pe drum, dacă este necesar, și unde este stocată fișa de inspecție completată sau documentul atelierului. Dacă au fost găsite defecte, urmărirea ar trebui să fie, de asemenea, vizibilă, inclusiv data rectificării și revenirea în serviciu.

Acelasi principiu se aplică și conformității șoferilor. O reamintire că un DQC expiră luna viitoare este utilă, dar adevărata dovadă este copia stocată a cardului reînnoit, data verificării înregistrate, utilizatorul care a verificat-o și istoricul care arată că nu a existat o lacună neexplicată.

Aici este locul unde instrumentele de reamintire de bază adesea eșuează. Ele pot trimite un email cu data, dar nu creează un dosar de conformitate. Dacă DVSA vizitează sau dacă Traffic Commissioner cere înregistrările, trebuie să arătăm procesul, acțiunea și rezultatul.

Stocarea documentelor contează aici. Software-ul ar trebui să păstreze înregistrările împotriva vehiculului, remorcii sau șoferului relevant, nu într-un arbore de foldere separat pe care cineva trebuie să-l caute manual. Ar trebui să accepte dovezile practice pe care operatorii le folosesc efectiv, cum ar fi fișele de inspecție scanate, certificatele MOT, notificările de trecere a testului anual, facturile atelierului, rezultatele verificării licenței, înregistrările CPC și rapoartele tahografului.

De asemenea, ar trebui să păstreze istoricul. Suprascrierea unei înregistrări cu cea mai recentă dată nu este suficientă. Trebuie să putem arăta ce știai la momentul respectiv, ce acțiune am luat și cine a aprobat-o. Asta este ceea ce transformă alertele în dovezi.

Ce separă un instrument de reamintire de bază de un sistem de operator?

Cea mai simplă modalitate de a compara produsele este să întrebi dacă ele gestionează datele sau fluxurile de lucru ale flotei.

Un instrument de reamintire de bază face de obicei trei lucruri. Stochează o dată de expirare, trimite un email înainte de acea dată și poate schimba o lumină de stare de la verde la galben la roșu. Asta poate ajuta pentru sarcini administrative mici și cu risc scăzut, dar nu gestionează o licență de operator.

Un sistem de operator ar trebui să gestioneze viața de lucru a activului sau a șoferului. Asta include:

• programări de întreținere recurente
• raportarea defectelor și rectificarea
• starea VOR și controalele de eliberare
• legătura între alerte și dovezile atașate
• descărcările de tahograf și înregistrările de analiză
• gestionarea excepțiilor atunci când un termen limită este ratat sau un vehicul este oprit
• vizibilitatea managementului în întreaga flotă

Controlul VOR este un bun exemplu. Dacă un vehicul nu trece testul anual, are un defect de siguranță nerezolvat sau ratează o fereastră de inspecție, software-ul ar trebui să susțină o decizie clară VOR și să înregistreze când vehiculul a revenit în serviciu. Un produs care oferă doar reamintiri poate arăta în continuare data în roșu, dar nu va demonstra că vehiculul a fost controlat corect.

Dovezile tahografului sunt o altă linie de demarcație. Pentru operatorii HGV și PSV, conformitatea nu se oprește la datele licenței și vehiculului. De asemenea, trebuie să gestionăm dovezile orelor de conducere, programele de descărcare, rezultatele analizei și acțiunile de urmărire. Un sistem adecvat de operator ar trebui să păstreze aceste înregistrări alături de restul dosarului de conformitate, nu într-un produs deconectat care lasă lacune între înregistrările biroului de transport și înregistrările tahografului. Articolul nostru despre un sistem pentru verificările licențelor și înregistrările tahografului analizează acest punct în detaliu.

Acelasi lucru se aplică și înregistrărilor de defecte. Dacă software-ul nu poate arăta defectul raportat, evaluarea, repararea și semnarea într-un singur lanț, va fi dificil să apărăm procesul în cadrul unei examinări. Acoperim acest lucru în ghidul nostru pentru software-ul de înregistrare a defectelor care rezistă verificărilor.

Pe scurt, un instrument de bază ne spune că ceva este datorat. Un sistem de operator ne ajută să gestionăm flota într-un mod care rezistă la DVSA.

Ce integrare merită să ai?

Integrările sunt utile atunci când elimină munca manuală sau reduc riscul de conformitate. Ele nu sunt utile doar pentru că arată tehnic pe o listă de caracteristici.

Pentru mulți operatori, cea mai practică integrare este cu verificarea licenței DVLA. Dacă sistemul poate extrage sau înregistra rezultatele verificării licenței eficient, asta reduce introducerea duplicată și face întreținerea fișierului șoferului mai ușoară. Valoarea este cea mai mare acolo unde sunt mulți șoferi, rezervări frecvente de agenție sau un program de re-verificare bazat pe risc.

Un API REST merită să existe dacă deja folosești alte sisteme de flotă și vrei ca înregistrările să se miște între ele în mod fiabil. De exemplu, ai putea dori ca înregistrările șoferilor, vehiculelor sau remorcilor să se sincronizeze dintr-o bază de date principală a flotei sau ca starea de conformitate să fie alimentată într-o altă platformă operațională. Dacă rulezi sisteme mixte, un API poate opri actualizarea aceleași informații în trei locuri.

webhooks sunt utile atunci când un eveniment dintr-un sistem trebuie să declanșeze o acțiune în altă parte. O inspecție finalizată, o verificare eșuată sau o schimbare a stării șoferului pot provoca un alt flux de lucru fără a aștepta o exportare manuală.

Asta spus, nu fiecare operator are nevoie de integrații profunde în prima zi. O flotă mai mică cu un singur manager de transport poate obține mai multă valoare din fluxuri de lucru puternice integrate decât dintr-o lungă listă de integrare. Testul corect este dacă conexiunea economisește timp de birou, îmbunătățește acuratețea sau întărește dovezile.

Există, de asemenea, puncte externe de date care pot ajuta în controlul zilnic al flotei. askMID, care este legat de Biroul Asigurătorilor de Automobile și datele MIB, poate fi relevant acolo unde verificările stării asigurării fac parte din proces. Nu este un substitut pentru a deține propriile înregistrări de asigurare, dar poate fi util în fluxuri de lucru specifice.

Dacă folosești instrumente precum Fleetalyse sau Logivo.AI în altă parte în afacere, întreabă cum se conectează sistemul de conformitate cu ele în practică. Poate schimba înregistrările curat sau angajații vor continua să copieze date și fișiere manual? Răspunsul contează mai mult decât lista de etichete de pe o pagină de vânzări.

Pentru mulți operatori, o bună strategie de integrare este simplă. Începe cu legăturile care afectează munca de conformitate activă, cum ar fi verificările DVLA, fluxul de date tahograf și înregistrările de bază ale șoferilor sau vehiculelor. Adaugă conexiuni mai largi mai târziu, dacă susțin un proces real.

Cum să alegi opțiunea potrivită pentru flota ta

Sistemul potrivit depinde de forma flotei și de modul în care este personalul operațiunii.

Dacă ești un șofer proprietar sau un operator foarte mic, nevoia principală este de obicei controlul și vizibilitatea. Vrei fiecare MOT, test anual, inspecție, defect, înregistrare a șoferului și element tahograf într-un singur loc, fără a-ți construi propriul proces administrativ în jurul spreadsheet-urilor și folderelor partajate.

Dacă gestionezi o flotă de transport în creștere, prioritatea este de obicei un flux de lucru repetabil. Persoane diferite rezervă inspecții, încarcă fișe, urmăresc reparațiile și revizuiesc înregistrările șoferilor. Software-ul are nevoie de sarcini clare, permisiuni, semnături și raportare, astfel încât managerul de transport să poată vedea ce s-a realizat și ce este în întârziere.

Pentru operatorii de autobuze și autocare, și pentru flotele mai mari de PSV, planificarea inspecțiilor, controlul defectelor și dovezile tahografului tind să fie centrale. Sistemul ar trebui să facă față volumului și nevoii de a prezenta o istorie curată de întreținere și conformitate a șoferilor.

Pentru flotele de furgonete, întrebarea este adesea dacă operațiunea se încadrează sub licența operatorului și, dacă da, dacă afacerea încearcă să gestioneze responsabilități de tip HGV cu instrumente pentru vehicule ușoare. Dacă flota este pe o licență de operator de vehicule de marfă, software-ul ar trebui să reflecte obligațiile operatorului, nu doar reamintirile de service.

Pentru firmele de taxi și închiriere privată sau agențiile care furnizează șoferi în flote reglementate, controlul fișierului șoferului poate fi factorul decisiv. Este posibil să ai nevoie de înregistrări mai puternice de integrare, verificări mai frecvente ale licenței și o vizibilitate mai bună a celor care sunt de fapt autorizați să lucreze.

Utilizarea șoferilor de agenție este un punct de comparație deosebit de important. Dacă operațiunea ta se bazează pe muncă de agenție, întreabă-te dacă sistemul poate:

• păstra înregistrări pentru șoferii care nu sunt pe salariu
• urmări verificările specifice șoferului și datele de expirare
• stoca dovezile furnizate de agenție
• înregistra propria ta verificare și semnare
• arată cine a condus ce și când

În cele din urmă, gândește-te la dosarul Traffic Commissioner. Dacă ar trebui să prezinți înregistrările tale mâine, ar permite software-ul să produci un dosar clar pe vehicul, remorcă și șofer, cu date, documente și istoricul acțiunilor în ordine? Asta este unul dintre cele mai bune teste pentru a vedea dacă sistemul este potrivit pentru lucrările de licență ale operatorului.

Dacă ești în proces de evaluare a opțiunilor, ghidul nostru pentru alegerea software-ului pentru înregistrările flotei pentru lucrările de licență ale operatorului este un pas util următor, iar pagina noastră pentru managerii de transport care au nevoie de o viziune unică de conformitate asupra șoferilor, vehiculelor și înregistrărilor arată cum structurăm asta în practică.

Cea mai bună alegere nu este sistemul cu cea mai lungă listă de caracteristici. Este cel care ne ajută să menținem controlul în fiecare zi, păstrează dovezile acolo unde le este locul și face ușor să arătăm DVSA, înregistrările VOL, unde este cazul, și Traffic Commissioner că licența operatorului este gestionată corect.