Aplicații de memento pentru a menține o mică flotă pregătită pentru

Dacă gestionezi o mică flotă din Marea Britanie, o aplicație de reamintire te poate ajuta, dar doar dacă face mai mult decât să afișeze date pe un telefon. Pentru munca de licență de operator, sarcina nu este doar să-ți amintești că ceva este dator. Este vorba de a dovedi că ai planificat, ai finalizat la timp, ai înregistrat rezultatul și poți arăta dovezile atunci când DVSA (Autoritatea de Standardizare a Vehiculelor) sau Traffic Commissioner (Comisarul pentru trafic) o cere.

Asta este motivul pentru care mulți operatori depășesc rapid alertele de bază din jurnal. O aplicație adecvată de reamintire pentru licența de operator pentru o mică flotă trebuie să coreleze datele cu vehiculele, remorcile și șoferii, să păstreze documentele din spatele fiecărei sarcini și să lase o urmă clară de audit. Fără asta, reamintirile devin o altă listă de urmărit, iar fișierul tău de conformitate ajunge să fie împrăștiat prin e-mailuri, foi de hârtie și foi de calcul.

Ce are nevoie cu adevărat o mică flotă de la o aplicație de reamintire

O mică flotă are de obicei mai puțini oameni implicați, nu mai puține obligații. Indiferent dacă gestionezi HGV-uri, furgonete sub o licență de operator, PSVs sau o operațiune mixtă, același model apare. Există termene limită recurente, inspecții recurente și înregistrări care trebuie să fie ușor de produs.

În cel mai mic caz, majoritatea operatorilor trebuie să urmărească:

• datele MOT, acolo unde se aplică MOT
• datele testului anual pentru vehicule și, unde este relevant, remorci
• programul inspecțiilor de siguranță bazat pe intervalele de întreținere declarate
• inspecțiile de întreținere preventivă și urmărirea reparațiilor
• înregistrările testelor de frână și dovezile de întreținere suport
• verificările licenței șoferului cu DVLA
• starea Driver CPC și expirarea DQC
• descărcările de tahograf, analiza, infracțiunile și urmărirea
• asigurarea, impozitul și alte documente de operare
• raportarea defectelor, rectificarea și semnarea
• perioadele VOR și dovezile de revenire în serviciu
• datele de continuare a licenței de operator și administrația aferentă prin VOL

Pentru multe flote mici, primul sistem este un planner pe perete, calendar Outlook, Google Calendar sau o foaie de calcul cu celule colorate. Asta poate funcționa pentru unul sau două vehicule dacă o persoană știe totul și nimic nu se schimbă. Începe să eșueze când:

• intervalele de inspecție se schimbă în funcție de utilizarea vehiculului
• o remorcă are propriul său test anual și model de inspecție
• un vehicul iese de pe drum și datele trebuie resetate corect
• un șofer schimbă agenția, depozitul sau categoria de licență
• documentele sunt stocate în mai multe locuri
• cineva întreabă: „Poți să-mi arăți ultimele șase inspecții, defecte și reparații pentru unitatea 12?”

Slăbiciunea reală a reamintirilor din jurnal este că acestea răspund doar la o întrebare, „Când este dator?” Munca de conformitate are nevoie și de răspunsuri la „Ce s-a făcut?”, „Cine a făcut-o?”, „Unde este înregistrarea semnată?” și „Ce s-a întâmplat când ceva a eșuat sau a fost ratat?”

Sub regimul de licențiere a operatorilor din Marea Britanie, asta contează. Comisarul pentru trafic nu este interesat dacă ai intenționat să faci verificarea. Fișierul trebuie să arate că sistemele au fost adecvate și utilizate în practică. Pentru siguranța rutieră, standardul la care lucrează operatorii este modelat de Ghidul DVSA pentru menținerea siguranței rutiere. O reamintire fără înregistrări nu te duce prea departe.

Aici este și locul unde flotele mici diferă de o afacere generică cu reamintiri de servicii. Termenele tale sunt legate de angajamente legale, sisteme de siguranță rutieră și conformitatea șoferilor. O întâlnire ratată la dentist este privată. O inspecție de siguranță ratată sau un fișier slab al șoferului pot deveni o problemă de reglementare publică.

Cum se compară instrumentele de reamintire pentru munca de licență de operator

Există trei categorii largi de instrumente pe care operatorii tind să le compare.

În primul rând, aplicații de calendar de bază. Acestea sunt simple, ieftine și familiare. Poți seta reamintiri recurente pentru MOT, teste anuale, Driver CPC și expirarea DQC, și poate verificări de licență. Pentru o operațiune foarte mică, sunt mai bune decât memoria singură.

Dar aplicațiile de calendar au limite evidente pentru munca de licență de operator:

• nu dețin un registru structurat de vehicule, remorci și șoferi
• nu arată dovezi legate de fiecare reamintire
• nu gestionează defectele, rezultatele întreținerii sau istoricul VOR
• nu oferă rapoarte semnificative pentru pregătirea auditului
• se bazează foarte mult pe o persoană care actualizează manual fiecare schimbare

În al doilea rând, instrumente generice pentru flote. Acestea oferă de obicei înregistrări ale vehiculelor, programe de servicii și un anumit stoc de documente. Unele sunt perfect utilizabile pentru întreținere și planificarea atelierului. Unele acoperă, de asemenea, verificările de licență, asigurarea și permisiunile utilizatorilor.

Problema este că software-ul generic pentru flote este adesea construit în jurul convenienței de întreținere, nu a dovezilor de licență de operator. Poate să-ți reamintească că o inspecție a vehiculului este dator, dar nu te ajută să menții o urmă completă de conformitate în modul în care are nevoie un manager de transport. Înregistrările remorcilor pot fi slabe. Fișierele șoferilor pot fi de bază. Legăturile cu tahograful pot fi absente sau să fie într-un sistem separat fără o punte clară înapoi la gestionarea șoferilor.

În al treilea rând, sisteme dedicate de conformitate. Acestea sunt construite în jurul obligațiilor reale pe care operatorii le gestionează în fiecare săptămână. Asta înseamnă că reamintirile sunt doar un strat. Sistemul ar trebui, de asemenea, să sprijine înregistrările din spatele reamintirii, inclusiv inspecțiile finalizate, defectele semnate, verificările de licență, analiza tahografului și istoricul documentelor.

Pentru munca practică a operatorului, compară instrumentele în funcție de sarcinile pe care le faci de fapt:

Pentru vehicule și remorci:

• Putem seta programe separate pentru MOT și testul anual?
• Putem urmări inspecțiile în funcție de timp, kilometraj, ore sau un model fix ISO?
• Putem păstra înregistrările remorcilor corect, nu ca note împotriva unei unități de tractor?
• Putem înregistra starea VOR și dovezile pentru revenirea în serviciu?

Pentru șoferi:

• Putem programa verificările de licență în funcție de risc sau intervalul politicii?
• Putem stoca dovezile verificărilor DVLA?
• Putem urmări clar datele de expirare ale Driver CPC și DQC?
• Pot fi adăugați șoferi temporari sau de agenție fără a crea haos?

Pentru conformitatea tahografului:

• Poate sistemul să se conecteze la descărcările și analiza tahografului?
• Pot fi urmărite infracțiunile și kilometrajul lipsă în raport cu înregistrarea șoferului?
• Putem vedea dacă descărcările lipsă de card sau vehicul sunt o problemă de reamintire sau o problemă operațională?

Pentru pregătirea auditului:

• Putem produce un fișier curat pentru un vehicul, remorcă sau șofer?
• Putem arăta nu doar data datorată, ci și înregistrarea finalizată și semnătura?
• Putem raporta evenimente ratate, acțiuni restante și defecte recurente?

Am acoperit unele dintre aceste puncte de comparație în detaliu în ghidul nostru despre cum să compari sistemele de conformitate pentru flote pentru munca de licență de operator și recenzia noastră despre cel mai bun software de analiză a tahografului pentru flote mici.

Un punct demn de menționat clar este că limbajul licențierii operatorilor din Marea Britanie nu se potrivește întotdeauna cu formulările mai largi din UE. Orele de conducere și regulile tahografului au rădăcini europene, dar licențierea operatorilor, rolul Comisarului pentru trafic, procesele VOL și multe așteptări legate de fișierele de conformitate sunt specifice cadrelor din Marea Britanie și Irlanda de Nord. Așa că un instrument de reamintire construit pentru „managementul flotei UE” poate să nu acopere ceea ce are nevoie un manager de transport din Marea Britanie zi de zi.

Ce caracteristici contează cel mai mult pentru un manager de transport?

Managerii de transport de obicei nu au nevoie de cea mai lungă listă de caracteristici. Au nevoie de caracteristicile care reduc administrarea în timp ce îmbunătățesc dovezile.

Programele recurente contează mai întâi. Un sistem bun ar trebui să ne permită să setăm evenimente repetate pe vehicul sau remorcă, cu intervale diferite acolo unde este necesar. Asta sună de bază, dar este locul unde multe setări se rup. Dacă fiecare reamintire trebuie editată manual după schimbările din atelier, timpii de nefuncționare sau utilizarea modificată, programul devine nesigur. Avem nevoie de o logică recurentă care să reflecte operațiunile reale.

Stocarea documentelor contează în continuare, dar doar dacă este atașată la înregistrarea corectă. O copie scanată a unui test anual trecut într-un folder partajat este mai bună decât nimic, dar este totuși lent de recuperat. Avem nevoie ca documentele să fie stocate împotriva vehiculului, remorcii sau șoferului, vizibile alături de data datorată și istoricul completării.

Dovezile semnate sunt o linie majoră de demarcație între o aplicație de reamintire și un sistem de conformitate. Pentru defecte, inspecții, reparații și declarații, o semnătură cu marcaj de timp contează. Dacă un șofer raportează un defect și un tehnician îl rezolvă, înregistrarea ar trebui să arate ambele etape. Dacă un PMI este finalizat, fișa de inspecție și orice note de reparație ar trebui să fie împreună. Dacă Comisarul pentru trafic întreabă ce s-a întâmplat după o problemă raportată, avem nevoie de mai mult decât „Reamintire finalizată”.

Înregistrările de defecte și întreținere sunt locul unde mulți operatori descoperă limitele instrumentelor simple. O reamintire care spune „Inspecția este dator vineri” nu capturează:

• dacă vehiculul a participat
• dacă au fost găsite defecte
• dacă acestea erau critice pentru siguranță
• dacă rectificarea a fost finalizată înainte de eliberare
• cine a autorizat revenirea în serviciu

Asta este motivul pentru care tratăm reamintirile ca front-end al unei înregistrări mai largi de întreținere.

Legăturile cu tahograful sunt, de asemenea, importante, mai ales odată ce flota crește dincolo de câteva vehicule. Dacă analiza tahografului se află într-un loc și înregistrările șoferilor în altul, urmărirea devine manuală. Vrem să conectăm descărcările lipsă, infracțiunile, problemele de timp de lucru și acțiunile șoferului la aceeași înregistrare operațională. Dacă compari opțiuni pentru verificarea licenței de asemenea, articolul nostru despre software-ul de verificare a licenței șoferului pentru flote de curierat comparate acoperă punctele practice de căutat.

Permisiunile utilizatorilor devin mai importante mai devreme decât se așteaptă mulți operatori. Chiar și o flotă de cinci vehicule poate avea un manager de transport, un planificator, un contact pentru atelier, un utilizator administrativ și șoferi interacționând cu aceeași informație. Sistemul ar trebui să permită fiecărei persoane să-și facă treaba fără a oferi tuturor acces la tot. Șoferii pot avea nevoie să raporteze defecte. Personalul administrativ poate încărca documente. Managerii pot aproba sau revizui. Permisiunile ajută la menținerea înregistrărilor curate și responsabile.

Raportarea contează pentru că auditurile rareori sunt anunțate în modul în care oamenii ar prefera. Trebuie să putem extrage:

• datele viitoare
• sarcinile restante
• istoricul finalizării inspecțiilor
• tendințele defectelor
• expirările documentelor șoferilor
• excepțiile tahografului
• istoricul VOR

Un manager de transport nu are nevoie de raportare pentru vanitate. Avem nevoie de raportare pentru a observa lacunele înainte ca DVSA să o facă.

Unde flotele mici se prind

Cea mai comună eșec este să presupunem că reamintirile sunt echivalente cu conformitatea. Nu sunt.

O mică flotă începe adesea cu o foaie de calcul pentru vehicule, un jurnal pentru date, un folder pentru documentele scanate și un fișier de atelier pentru fișele de inspecție. Asta poate părea organizat de la distanță. Sub presiune, lacunele apar rapid.

Înregistrările remorcilor sunt un punct slab frecvent. Operatorii sunt de obicei atenți cu unitățile motorizate pentru că sunt vizibile în planificarea zilnică. Remorcile sunt ratate pentru că se mișcă, petrec timp parcate sau sunt tratate ca articole de atelier în loc de active reglementate. Apoi, o dată de test anual, istoricul inspecției sau înregistrarea frânei este incompletă.

De asemenea, adesea nu există o urmă de audit adecvată. O dată se schimbă într-o foaie de calcul, dar nimeni nu poate vedea cine a schimbat-o sau de ce. O reamintire este marcată ca finalizată, dar nu există o fișă de inspecție semnată atașată. Un defect este raportat prin mesaj text, reparat în atelier și niciodată legat împreună într-o singură înregistrare.

Foile de calcul împrăștiate cauzează o altă problemă. Oamenii diferiți întrețin versiuni diferite. O foaie de administrare a șoferului poate să nu se potrivească cu foaia de transport. Planificatorul de atelier poate folosi date de servicii care nu se potrivesc cu intervalele de întreținere declarate. Rezultatul nu este doar ineficiență. Este dovadă contradictorie.

Pregătirea slabă pentru un fișier al Comisarului pentru trafic este cel mai mare risc. Dacă sunt chemați să producă înregistrări, operatorii trebuie să arate control. Asta înseamnă o cronologie clară a:

• întreținerii programate
• inspecțiilor finalizate
• defectelor și rectificărilor
• rezultatelor testului anual și MOT
• verificărilor șoferilor
• managementului tahografului
• acțiunilor de urmărire unde au fost găsite probleme

Setările doar cu reamintiri se luptă aici pentru că sunt construite pentru a provoca acțiuni, nu pentru a dovedi sistemele. Când întrebarea devine „Arată-ne procesul tău și înregistrările care îl dovedesc”, o alertă pe telefon este irelevantă.

Flotele mici sunt, de asemenea, prinse de creștere. La trei vehicule, un sistem manual poate merge greu. La zece, începe să consume timpul de management. La douăzeci, creează zone oarbe. Riscul de conformitate nu crește într-o linie dreaptă, pentru că mai multe vehicule înseamnă de obicei mai mulți șoferi, mai multe remorci, mai multe absențe, mai multe întrețineri subcontractate și mai multe excepții de la rutinele normale.

Cum să alegi un sistem care va funcționa și la 20 de vehicule

Cea mai bună modalitate de a alege este să începi cu operațiunea de mâine, nu cu numărul de astăzi.

Dacă ai cinci vehicule acum, dar te aștepți să ajungi la 20, întreabă-te dacă sistemul poate gestiona:

• tipuri de vehicule mixte, cum ar fi HGV-uri, furgonete și remorci
• modele de întreținere separate pe active
• utilizatori multipli cu permisiuni clare
• înregistrări ale șoferilor care includ verificări de licență, Driver CPC și DQC
• datele tahografului alături de conformitatea vehiculului și șoferului
• stocarea documentelor care rămâne căutabilă
• raportarea care funcționează pentru întreaga flotă

Complexitatea operațională contează mai mult decât dimensiunea pură a flotei. O operațiune PSV de șase vehicule cu șoferi rotativi și planificare strictă a testului anual poate necesita mai multă structură decât o operațiune de zece furgonete cu utilizare simplă. De asemenea, un șofer-proprietar cu un vehicul poate avea nevoie de un fișier complet de conformitate dacă scopul este pregătirea pentru audit, nu doar conveniența.

Privește cu atenție integrările. Dacă folosești deja sisteme separate pentru managementul atelierului, telematică, analiză tahograf sau înregistrări HR, întreabă-te cum se mișcă datele între ele. Un API REST adecvat sau suport pentru webhooks poate economisi mult timp de reintroducere și reduce erorile. Dacă o platformă nu poate schimba date, creșterea înseamnă de obicei administrare duplicată.

Pentru verificările de asigurare și statutul vehiculului, unii operatori doresc, de asemenea, conexiuni la surse precum askMID, care este serviciul public operat în numele Motor Insurers' Bureau, adesea prescurtat la MIB. Asta este util în context, dar nu ar trebui să distragă atenția de la sarcina principală, care este menținerea înregistrărilor de licență de operator complete și utilizabile.

Pune întrebări practice în timpul selecției:

• Cât timp durează să adaugi un nou vehicul, remorcă sau șofer?
• Putem importa înregistrările existente curat?
• Ce se întâmplă când un vehicul este vândut, înlocuit sau pus VOR?
• Putem atașa fișe de inspecție, certificate de test anual și dovezi de defecte ușor de pe un telefon sau desktop?
• Putem exporta înregistrările dacă trebuie să prezentăm un fișier extern?
• Este sistemul construit în jurul cerințelor operatorilor din Marea Britanie, nu doar a sarcinilor generice pentru flote?

De asemenea, merită să verifici dacă software-ul este construit de oameni care înțeleg munca operatorilor din interior. Operator Compliance este construit de Fleeta Limited și l-am modelat în jurul Ghidului DVSA pentru menținerea siguranței rutiere pentru că știm că reamintirile de una singură nu sunt suficiente. Scopul nu este de a crea mai multă administrare. Este de a face ca administrarea să producă un fișier de conformitate defensibil.

Dacă ești încă la începutul procesului, ghidul nostru despre aplicațiile pentru licența de operator și ce aduce licența cu ea și verificările licenței șoferilor pentru operatori pot ajuta la conturarea a ceea ce trebuie să acopere sistemul.

Unii operatori compară, de asemenea, nume de software mai largi, cum ar fi Fleetalyse sau Logivo.AI în timp ce fac selecția. Asta este rezonabil, dar testul ar trebui să revină întotdeauna la sarcinile zilnice ale operatorului. Poate sistemul să mențină vehiculele, remorcile și șoferii la timp? Poate să păstreze dovezile? Poate să arate un fișier coerent când este întrebat?

Asta este standardul pe care îl folosim în OperatorCompliance. O aplicație de reamintire pentru o mică flotă nu ar trebui să se oprească la date. Ar trebui să ne ajute să gestionăm flotă corect acum și să aibă sens și când flota este mai mare, înregistrările sunt mai profunde și întrebările de la DVSA sunt mai dificile.

Este o aplicație de calendar suficientă pentru reamintirile de licență de operator?

De obicei nu, de una singură. Un calendar poate avertiza despre date, dar rareori deține istoricul inspecției, dovezile semnate, înregistrările șoferilor și urma de audit de care operatorii au nevoie pentru a arăta.

Ce ar trebui să urmărească o aplicație de reamintire pentru o mică flotă?

În cel mai mic caz, ar trebui să urmărească datele MOT sau testul anual, inspecțiile de siguranță, verificările licenței șoferului, expirarea Driver CPC, DQC, defectele, evenimentele de întreținere și documentele de suport.

Au nevoie șoferii-proprietari de software dedicat de conformitate?

Mulți încep cu foi de calcul, dar software-ul dedicat devine util atunci când înregistrările trebuie păstrate împreună, reamintirile repetate fiabil și dovezile produse rapid pentru verificări sau audite.

De ce contează reamintirile pentru remorci pentru flotele mici?

Remorcile sunt adesea ratate atunci când operatorii se bazează pe liste separate. Un sistem adecvat ar trebui să programeze inspecțiile, să stocheze înregistrările și să arate conformitatea remorcilor alături de înregistrările vehiculului.

Ar trebui ca software-ul de reamintire să includă înregistrările tahografului?

Pentru mulți operatori, da. Reamintirile sunt mai puternice atunci când sunt legate de analiza tahografului și înregistrările șoferilor, pentru că managerii de transport pot vedea termenele limită și problemele de conformitate într-un singur loc.