Ce înregistrări mențin licența operatorului tău în siguranță?

Dacă te întrebi ce înregistrări ai nevoie pentru o licență de operator de vehicule de marfă, răspunsul scurt este acesta: păstrează suficiente dovezi pentru a arăta că gestionăm vehiculele, remorcile, șoferii, întreținerea și conformitatea corect, în fiecare zi, nu doar când este programată o inspecție. Comisarul pentru trafic și DVSA nu judecă conformitatea pe baza promisiunilor. Ei caută înregistrări datate, sisteme clare și dovezi că defectele, întreținerea, problemele tahografului și obligațiile de licență sunt gestionate.

Pentru majoritatea operatorilor, riscul nu este un document lipsă. Este un model de lacune. O inspecție a vehiculului fără dovezi de frânare, un raport de defect fără rectificare, un dosar de șofer fără o verificare recentă a licenței sau o revizuire a managerului de transport fără un follow-up scris pot indica un control slab. Înregistrările bune arată opusul. Ele arată că știm ce ar trebui să se întâmple, când ar trebui să se întâmple, cine a făcut-o și ce am făcut când ceva a mers prost.

Care înregistrări contează cel mai mult pentru o licență de operator de vehicule de marfă?

Principalele grupuri de înregistrări se împart în cinci domenii practice.

În primul rând, înregistrările de roadworthiness pentru vehicule și remorci. Acestea arată că inspecțiile, serviciile, reparațiile, evenimentele MOT sau de test anual și întreținerea preventivă sunt planificate și finalizate corect. Ele sunt esențiale pentru angajamentele din licență.

În al doilea rând, înregistrările de raportare a defectelor zilnice și rectificarea acestora. Acestea dovedesc că șoferii verifică vehiculele înainte de utilizare, raportează defectele și că ne ocupăm de acele defecte înainte ca vehiculul să revină în serviciu, acolo unde este necesar.

În al treilea rând, înregistrările șoferilor și tahografului. Acestea includ verificări ale dreptului de conducere cu DVLA, dovezi Driver CPC, detalii DQC, descărcări tahografe, analize, investigații ale infracțiunilor și înregistrări ale timpului de lucru acolo unde se aplică regulile.

În al patrulea rând, înregistrările centrului de operare și de management. Acestea arată că licența în sine este gestionată corect, cu numărul corect de vehicule și remorci autorizate, utilizarea corectă a centrului de operare, asigurarea în vigoare și supravegherea activă a managerului de transport.

În al cincilea rând, corespondența și înregistrările de audit. Dacă DVSA vizitează, dacă un furnizor de întreținere se schimbă, dacă se emite o interdicție sau dacă Comisarul pentru trafic pune întrebări, avem nevoie de un dosar care să arate ce s-a întâmplat și ce am făcut în continuare.

Asta este răspunsul practic la întrebarea pe care majoritatea operatorilor o pun atunci când întreabă ce înregistrări au nevoie pentru o licență de operator de vehicule de marfă. Standardul nu este doar să deținem documente. Este să putem demonstra o gestionare continuă și eficientă.

Înregistrările de întreținere a vehiculelor și remorcilor

Înregistrările de întreținere sunt de obicei primul loc unde un examinator va căuta. Avem nevoie de o istorie completă a întreținerii pentru fiecare vehicul și remorcă pe licență, inclusiv active care sunt scoase de pe drum, închiriate sau temporar scoase din uz.

Cel puțin, păstrează următoarele pentru fiecare vehicul și remorcă:

• fișe de inspecție de siguranță
• programări de inspecție de întreținere preventivă
• înregistrări de servicii și reparații
• istoric și rezultate MOT sau de test anual
• dovezi de testare a frânelor
• citiri ale odometrului
• înregistrări ale reparațiilor neprogramate
• perioade VOR și dovezi de returnare în serviciu

Înregistrările de inspecție de siguranță ar trebui să arate data, înregistrarea activului sau numărul flotei, citirea odometrului, standardul de inspecție utilizat, defectele găsite, reparațiile necesare și semnătura unei persoane competente. Dacă inspecțiile sunt externalizate, păstrează fișele de atelier și orice raport al contractorului în întregime, nu doar o factură.

Programul de inspecție contează la fel de mult ca inspecția în sine. Trebuie să arătăm frecvența planificată pentru fiecare vehicul și remorcă, bazată pe utilizare, kilometraj, vârstă, tip de muncă și îndrumările producătorului. Dacă un ciclu de șase săptămâni devine o pauză de opt săptămâni, avem nevoie de un motiv clar și de o înregistrare a ceea ce s-a întâmplat. Intervalele repetate de inspecție ratate sunt un risc comun pentru licență.

Înregistrările de frânare merită o atenție specială. Abordarea actuală a DVSA se așteaptă ca operatorii să dețină dovezi semnificative ale performanței frânelor, nu doar o notă care să spună că frânele au fost verificate. Aceasta poate include rapoarte de testare a frânelor cu role încărcate, rezultate ale decelerometrului, acolo unde este cazul, și detalii ale inspecției frânelor în cadrul înregistrării de întreținere preventivă. Scopul este de a arăta că performanța frânării este măsurată și acționată.

Înregistrările MOT și de test anual ar trebui să includă certificate de trecere, fișe de eșec, elemente de consiliere și dovezi că defectele din eșecuri sau consiliere au fost rectificate. Pentru operatorii PSV, terminologia de test anual este standard. Pentru vehiculele de marfă, operatorii încă spun adesea MOT în utilizarea zilnică, dar înregistrarea testului anual este ceea ce contează în dosar.

Păstrează înregistrările de reparații chiar și atunci când defectul părea minor. O lampă, un oglindă, un dispozitiv de avertizare sau o problemă cu anvelopele pot fi mici în izolare, dar defectele mici repetate pot arăta un control slab al întreținerii. O istorie completă ne ajută să identificăm tendințele pe vehicul, remorcă, atelier sau șofer.

Citirile odometrului sunt adesea trecute cu vederea. Ele contează deoarece susțin planificarea inspecției, intervalele de servicii și credibilitatea înregistrărilor de întreținere. Dacă kilometrajul de pe o fișă de inspecție nu are sens în raport cu istoricul de servicii, aceasta va ridica întrebări.

Înregistrările VOR sunt, de asemenea, dovezi utile. Dacă un vehicul sau o remorcă a fost scoasă de pe drum, dosarul ar trebui să arate când a devenit VOR, de ce, ce acțiune de reparație a fost luată și când a fost autorizată să revină în serviciu. Acest lucru este deosebit de important acolo unde defectul a afectat roadworthiness.

Dacă dorești o listă de verificare mai detaliată a ceea ce ar trebui să fie în spatele fiecărui eveniment de întreținere, ghidul nostru pentru înregistrările de întreținere ale licenței operatorului prezintă documentele esențiale într-un singur loc.

Raportarea defectelor zilnice și dovezile de rectificare

Raportarea defectelor zilnice este locul unde multe sisteme de conformitate fie se mențin, fie se prăbușesc. Avem nevoie de dovezi că șoferii au efectuat verificări înainte de prima utilizare, că defectele au fost raportate prompt și că niciun vehicul sau remorcă nu a fost utilizat într-o stare nesigură.

Înregistrarea poate fi pe hârtie sau digitală, dar ar trebui să arate întotdeauna:

• data și ora verificării
• numele șoferului
• identificarea vehiculului și remorcii
• defectele găsite, dacă există
• declarația de defecte nule, acolo unde sistemul nostru o cere
• acțiunea întreprinsă pentru defectele raportate
• cine a evaluat defectul
• finalizarea reparației și semnătura
• dacă activul a rămas în serviciu, a fost restricționat sau a fost făcut VOR

Raportarea defectelor nule nu este obligatorie în fiecare format, dar dacă o folosim, trebuie să o folosim constant. Un sistem de defecte nule ajută să arate că verificările au avut loc chiar și atunci când nu a fost nimic în neregulă. Fără el, avem nevoie totuși de o altă modalitate fiabilă de a dovedi finalizarea verificărilor.

Defectele raportate trebuie să conducă la o decizie de management. Unele defecte necesită retragerea imediată din serviciu. Altele pot fi monitorizate sau reparate la următoarea oportunitate potrivită, în funcție de roadworthiness și siguranța legală. Cheia este ca înregistrarea să arate decizia, persoana care a luat-o și rezultatul reparației.

Defectele nerezolvate nu trebuie să dispară niciodată într-un stoc. Dacă o defectare este amânată, dosarul ar trebui să arate de ce amânarea a fost acceptabilă, orice restricție de operare aplicată și data planificată de rectificare. Dacă nu există o notă, un examinator poate presupune că defectul a fost ignorat.

Aici este, de asemenea, locul unde riscul de interdicție poate fi redus. Un proces slab de defecte stă adesea în spatele unui PG9. Dacă te ocupi de o interdicție sau vrei să înțelegi cum dovezile de defecte și reparații se leagă de riscul licenței, nota noastră despre ce înseamnă un PG9 pentru vehiculul și riscul tău de licență explică implicațiile practice.

Pentru vehiculele închiriate, șoferii agenți și utilizarea pe termen scurt a remorcilor, același principiu se aplică. Avem în continuare nevoie de dovezi de defecte în propriul nostru sistem. Documentele unei terțe părți nu ne scutesc de responsabilitatea ca operator.

Înregistrările șoferilor, tahografului și timpului de lucru

Înregistrările șoferilor trebuie să arate că fiecare persoană care conduce sub controlul nostru este îndreptățită, calificată și monitorizată corect. Aceasta începe cu licența de conducere.

Păstrează un dosar pentru fiecare șofer angajat, agent sau subcontractor regulat, inclusiv:

• nume complet, adresă și detalii de contact
• detalii despre licența de conducere și verificări de drept
• coduri de verificare sau dovezi de verificare a licenței de la DVLA
• înregistrări ale dreptului de muncă acolo unde este relevant pentru conformitatea angajării
• starea Driver CPC
• detalii DQC și data expirării
• recunoașteri de inducție și politici
• înregistrări ale avizărilor, restricțiilor sau notificărilor medicale
• detalii de furnizare a agenției și datele lucrate, acolo unde este relevant

Verificarea licenței ar trebui să fie bazată pe risc, dar trebuie să fie regulată și documentată. O verificare unică la recrutare nu este suficientă. Ar trebui să înregistrăm data verificată, cine a verificat-o, ce s-a găsit și ce acțiune a urmat. Ghidul nostru pentru verificările licenței șoferilor pentru operatori acoperă dovezile pe care operatorii trebuie de obicei să le păstreze.

Înregistrările Driver CPC și DQC sunt simple, dar importante. Păstrează copii sau detalii verificate ale stării de calificare și datelor de expirare și asigură-te că orice formare finalizată este înregistrată în dosarul șoferului. Dacă un șofer a fost suspendat pentru că un DQC a expirat, acea decizie ar trebui să fie documentată.

Înregistrările tahografului necesită mai mult decât descărcări stocate într-un folder. Ar trebui să putem arăta:

• datele descărcărilor cardului șoferului
• datele descărcărilor unității vehiculului
• că descărcările au avut loc la intervalele necesare
• rezultatele analizei
• infracțiunile identificate
• investigația și follow-up-ul
• debriefingurile șoferilor sau scrisori
• formarea remedială acolo unde este necesar

Frecvența exactă a descărcărilor depinde de operațiune și de sistemul utilizat, dar principiul este simplu. Nu trebuie să lăsăm să se acumuleze lacune de date și trebuie să revizuim ce arată datele. Un dosar plin de infracțiuni fără acțiune de management este o dovadă slabă. Un număr mai mic de infracțiuni cu investigații documentate, coaching și monitorizare repetată este mult mai puternic.

Înregistrările Directivei Timpului de Lucru pot fi, de asemenea, aplicabile, în special pentru lucrătorii mobili în transportul rutier. Acolo unde se aplică, păstrează calculele timpului de lucru, înregistrările de opt-out acolo unde este legal relevant în afara regulilor lucrătorilor mobili și dovezi ale pauzelor, evaluărilor muncii nocturne și monitorizării timpului mediu de lucru săptămânal. Aceasta este o zonă în care regulile specifice din Marea Britanie pentru transportul rutier contează mai mult decât rezumatele generale ale UE, așa că folosește regulile care se aplică operațiunii efective.

Pentru regulile internaționale și ale UE, amintește-ți că cerințele privind orele șoferilor din UE reținute afectează în continuare operatorii din Marea Britanie care folosesc tahografe. Datoria practică de păstrare a înregistrărilor rămâne cam aceeași, chiar dacă Marea Britanie nu mai aplică legea UE ca stat membru.

Un sistem integrat face acest lucru mai ușor. Articolul nostru despre păstrarea verificărilor licenței și a înregistrărilor tahografului într-un singur sistem explică de ce foi de calcul și inboxuri separate creează adesea lacune.

Înregistrările centrului de operare, management și licență

Fișa de licență a operatorului ar trebui să arate cadrul legal și de management din jurul flotei, nu doar vehiculele și șoferii.

Păstrează următoarele înregistrări actualizate și accesibile:

• detaliile discului de licență al operatorului și rezumatul licenței
• numărul de vehicule și remorci autorizate
• tipul de licență și orice condiții sau angajamente
• detalii ale fiecărui centru de operare
• dovezi ale controlului vehiculelor utilizate sub licență
• documente de asigurare
• contracte cu furnizorii de întreținere, dacă sunt externalizate
• detalii de numire și contract ale managerului de transport
• politici interne de conformitate
• rapoarte de audit și acțiuni de follow-up
• corespondență cu DVSA, Biroul Comisarului pentru Trafic și înregistrările VOL, acolo unde este relevant

Ar trebui să putem arăta în orice moment care vehicule sunt specificate în licență, care sunt în utilizare, care sunt VOR și dacă operăm în cadrul autorizației. Dacă a avut loc o schimbare a flotei, înregistrarea de pe VOL ar trebui să se potrivească cu situația reală de pe teren.

Supravegherea managerului de transport necesită dovezi. Nu este suficient să numești un manager de transport pe hârtie. Păstrează note de întâlnire, revizuiri de conformitate, rapoarte KPI, verificări ale performanței întreținerii, rezumate ale infracțiunilor și jurnale de acțiuni. Dacă managerul de transport a identificat o problemă, dosarul ar trebui să arate ce s-a făcut în legătură cu aceasta.

Înregistrările de asigurare ar trebui să includă certificate și programe actuale. Mulți operatori păstrează, de asemenea, verificări împotriva askMID prin Biroul Asigurătorilor de Vehicule, sau MIB, în special acolo unde sunt implicate vehicule închiriate sau adăugate recent. Aceasta nu înlocuiește documentele poliței, dar poate susține verificările operaționale.

Unde folosim software, integrările pot ajuta cu traseele de audit. Operator Compliance susține controlul înregistrărilor pentru vehicule, remorci și șoferi, iar unii operatori conectează, de asemenea, sistemele înconjurătoare printr-o API REST sau webhooks. Scopul nu este tehnologia pentru sine. Este de a avea o înregistrare fiabilă, datată a ceea ce s-a întâmplat și când.

Dacă afacerea folosește instrumente conectate, cum ar fi Fleetalyse sau Logivo.AI în cadrul flotei mai largi, aceeași regulă se aplică. Datele sunt utile doar în scopuri de licență operator dacă devin dovezi clare, revizuite în înregistrarea de conformitate.

Cât timp ar trebui păstrate înregistrările și cum ar trebui organizate?

Regulile de păstrare variază în funcție de tipul de înregistrare, dar abordarea practică cea mai sigură este să păstrezi înregistrările licenței operatorului suficient de mult pentru a arăta o istorie de conformitate constantă și niciodată atât de liber încât dovezile esențiale să nu fie disponibile atunci când DVSA le cere.

Pentru înregistrările de întreținere, așteptarea obișnuită este de cel puțin 15 luni pentru documentația inspecției de siguranță. În practică, mulți operatori păstrează istorii mai lungi deoarece analiza tendințelor și pregătirea pentru anchete publice necesită adesea mai mult decât minimul absolut. Înregistrările tahografului și ale orelor șoferilor sunt de obicei păstrate timp de cel puțin 12 luni, cu înregistrările timpului de lucru păstrate adesea timp de doi ani acolo unde se aplică acele reguli. Înregistrările de angajare și asigurare pot necesita o păstrare mai lungă din alte motive legale.

Perioada exactă contează, dar organizarea contează la fel de mult. Înregistrările ar trebui să fie:

• complete
• datate
• atribuite unei persoane numite
• ușor de căutat după vehicul, remorcă sau șofer
• protejate de modificări fără o urmă de audit
• backup
• disponibile rapid în timpul unei anchete sau vizite

O structură bună este să organizezi pe active și pe șofer, cu un dosar de management al licenței deasupra lor. De exemplu:

• dosar vehicul, inspecții, reparații, MOT, test anual, teste de frână, VOR
• dosar remorcă, inspecții, reparații, lucrări de frânare, VOR
• dosar șofer, verificări de licență, Driver CPC, DQC, follow-up tahograf
• dosar licență operator, autorizații, politici, audituri, corespondență

Formatele de dată ar trebui să fie consistente. Dacă programezi după săptămâna ISO, păstrează acea metodă pe tot parcursul planificatorului de întreținere și rapoartelor, astfel încât să nu existe confuzie cu privire la datele limită. Dacă un document este revizuit, păstrează controlul versiunilor. Dacă un defect a fost închis, păstrează raportul original și dovezile de închidere împreună.

Pregătirea pentru audit înseamnă să poți răspunde la întrebări de bază fără întârziere. Care vehicule au ratat o dată de inspecție? Care șoferi au infracțiuni restante? Care remorci sunt VOR? Când a revizuit ultima dată managerul de transport conformitatea? Dacă nu putem răspunde la acestea în câteva minute, sistemul de înregistrare este probabil prea slab.

La Operator Compliance, construit de Fleeta Limited, am proiectat structura de înregistrare în jurul modului în care operatorii sunt de fapt solicitați să dovedească conformitatea conform Ghidului DVSA pentru menținerea roadworthiness. Asta contează pentru că înregistrările bune de conformitate nu sunt doar un arhivă. Ele sunt dovada funcțională că gestionăm licența corect, în fiecare săptămână, fiecare vehicul, fiecare șofer.

Dacă vrei să rămâi în siguranță cu o licență de operator, păstrează înregistrări care spun întreaga poveste. Nu doar ce a fost planificat, ci ce a fost verificat, ce a fost găsit, ce a fost reparat, cine a revizuit-o și când. Asta protejează licența atunci când DVSA sună și asta oferă Comisarului pentru trafic încredere dacă dosarul este vreodată testat.

Am nevoie de înregistrări separate pentru remorci?

Da. Remorcile ar trebui să aibă propriile înregistrări de inspecție, reparație, defect și test anual. Ele sunt parte a sistemului de roadworthiness și ar trebui să fie urmărite în același mod ca vehiculele motorizate.

Trebuie să păstrez rapoartele de defecte nule?

Dacă sistemul tău folosește raportarea defectelor nule, păstrează acea dovadă constant. Ceea ce contează este să poți arăta că verificările au avut loc și că defectele raportate au fost controlate și rectificate.

Ce înregistrări ale șoferilor sunt cele mai susceptibile să fie verificate?

Verificările licenței șoferilor, starea Driver CPC și DQC, înregistrările tahografului, follow-up-ul infracțiunilor și dovezile că șoferii agenți sau temporari au fost verificați înainte de a conduce.

Pot păstra înregistrările licenței operatorului digital?

Da, atâta timp cât înregistrările sunt complete, sigure, ușor de recuperat și pot fi prezentate clar în timpul unei vizite DVSA sau a unei anchete a Comisarului pentru trafic.

Este un sistem de memento suficient de unul singur?

Nu. Memento-urile ajută cu datele, dar operatorii au nevoie, de asemenea, de dovezile subiacente: inspecții efectuate, defecte raportate, reparații finalizate, verificări revizuite și acțiuni semnate.