Analiza tahografului care rezistă unui control DVSA

Un control DVSA nu se trece doar prin faptul că avem date undeva pe un server. Se trece prin arătarea că descărcăm înregistrările tahografului, le revizuim la timp, identificăm riscuri, discutăm cu șoferii, corectăm obiceiurile proaste și păstrăm dovezi ale acțiunilor noastre. Asta este ceea ce face analiza tahografului în practică.

Pentru managerii de transport, testul real este simplu. Dacă DVSA sau Traffic Commissioner (Comisarul pentru trafic) întreabă ce s-a întâmplat după o încălcare, o excepție de kilometraj lipsă, probleme repetate de introducere manuală sau perioade necunoscute neexplicate, putem arăta raportul, investigația, urmărirea șoferului și rezultatul? Dacă nu, analiza nu și-a îndeplinit rolul.

Ce este cu adevărat analiza tahografului

În conformitatea cu licența operatorului din Marea Britanie, analiza tahografului nu este doar actul de a colecta descărcările de carduri ale șoferilor și unități de vehicule. Este revizuirea continuă a acestor date pentru a putea gestiona orele șoferilor, problemele legate de timpul de lucru, utilizarea vehiculului și standardul de control așteptat pe o licență de operator.

Asta contează pentru că fișierele brute nu explică nimic de la sine. O descărcare poate arăta o reducere aparentă a odihnei, o intrare manuală lipsă, o mișcare a vehiculului fără un card sau un kilometraj care nu se potrivește cu restul înregistrării flotei. Până când cineva nu o revizuiește, nu pune întrebări și nu înregistrează răspunsul, este doar o dovadă neprocesată.

Operatorii folosesc analiza tahografului din mai multe motive practice:

• pentru a depista devierile de ore ale șoferilor devreme
• pentru a identifica comportamente repetate de către șofer, depozit sau vehicul
• pentru a observa lacune în utilizarea cardului, intrările manuale și perioadele necunoscute
• pentru a reconcilia activitatea cu rutele, locurile de muncă, combustibilul și kilometrajul
• pentru a susține debriefing-urile șoferilor și recalificarea
• pentru a demonstra un control eficient al managementului către DVSA
• pentru a construi un dosar defensibil pentru orice anchetă publică înaintea Traffic Commissioner

Pentru operatorii de mărfuri și pasageri din Marea Britanie, aceasta face parte din datoria mai largă a licenței operatorului de a funcționa în siguranță și conform. Așteptarea nu este perfecțiunea. Așteptarea este controlul. Un sistem bine gestionat arată că știm ce ne spun rapoartele, putem distinge un incident izolat de un model și acționăm înainte ca o problemă minoră să devină o problemă de licență.

Există, de asemenea, un punct practic referitor la flotele mixte. Unii operatori operează HGV-uri sau PSV-uri în domeniu alături de furgonete sau vehicule de suport care sunt în afara domeniului tahografului. Analiza tahografului este în continuare importantă deoarece activitatea în domeniu trebuie să se integreze coerent în înregistrarea mai largă a flotei. Dacă un model de șofer, vehicul sau rută pare greșit, înregistrarea tahografului ar trebui să ajute la explicarea acestuia, nu să creeze mai multe întrebări.

În cazul în care regulile din Marea Britanie și UE diferă, trebuie să lucrăm conform regulilor care se aplică operațiunii desfășurate. Pentru lucrările interne din Marea Britanie, managerii de transport se concentrează de obicei pe poziția de aplicare a legii din Marea Britanie și așteptările licenței operatorului. Pentru lucrările internaționale, inclusiv acolo unde se aplică regulile de ore ale șoferilor din UE, procesul de revizuire trebuie să reflecte acest lucru. Punctul cheie este că rutina de analiză trebuie să se potrivească cu regimul legal sub care vehiculul și șoferul operau în acel moment.

Ce ar trebui să revizuiască un manager de transport în rapoarte

Un raport tahografic util nu este cel care produce cele mai multe pagini. Este cel care permite unui manager de transport să revizuiască rapid principalele excepții și apoi să se aprofundeze în detaliile subiacente.

Prima zonă de revizuit sunt încălcările. Aceasta include conducerea zilnică, pauzele, odihna zilnică, odihna săptămânală și orice alte excepții semnalate de pachetul de analiză. Nu ar trebui să ne oprim la numărul principal. Un singur raport cu zece intrări de nivel scăzut poate conta mai puțin decât un eveniment serios sau mai puțin decât un model repetat pe parcursul mai multor săptămâni. Managerul de transport ar trebui să se uite la severitate, frecvență și dacă problema este izolată sau obișnuită.

A doua zonă este kilometrajul lipsă. Lacune mari inexplicate între activitatea tahografică înregistrată și kilometrajul vehiculului pot indica descărcări ratate, utilizarea fără activitatea corectă a cardului, mișcarea în atelier, tratamentul feribotului sau trenului introdus incorect sau o nepotrivire de date de bază. Kilometrajul lipsă nu dovedește o fapta greșită, dar necesită o explicație. Dacă explicația este legitimă, ar trebui să fie înregistrată.

Perioadele necunoscute contează din același motiv. Un raport care arată perioade necunoscute regulate poate indica faptul că un șofer nu face intrări manuale corecte, introduce cardul prea târziu sau nu contabilizează corect alte lucrări, disponibilitate sau odihnă. La un control DVSA, perioadele necunoscute repetate fără urmărire pot sugera un control slab al managementului.

Intrările manuale merită o atenție separată. Ele sunt adesea punctul în care șoferii altfel decenți eșuează. Problema nu este doar dacă există o intrare manuală, ci dacă aceasta are sens în raport cu orele de schimb, odihna anterioară, alte lucrări și următoarea activitate înregistrată. Dacă vedem erori repetate de la același șofer, răspunsul nu este doar să notăm încălcarea. Este să discutăm cu șoferul și să verificăm dacă acesta înțelege ce trebuie introdus și când. Ghidul nostru pentru intrările manuale ale tahografului care rezistă unui control DVSA acoperă aspectele practice.

Modelele de odihnă ar trebui revizuite în timp, nu doar eveniment cu eveniment. Un șofer care conduce regulat aproape de limite, ia pauze târziu sau reduce odihna într-un mod care este tehnic recuperabil poate prezenta în continuare un risc de conformitate. Managerul de transport ar trebui să caute modele legate de oboseală, puncte de presiune pe anumite contracte și orice planificare a rutelor care face conformitatea legală dificilă în practică.

Problemele repetate de către șofer sau vehicul sunt adesea cel mai important semnal de management din întregul set de rapoarte. Exemple includ:

• același șofer care eșuează repetat să facă intrări manuale
• același vehicul care arată repetat mișcări fără un card
• un depozit unde încălcările se concentrează în jurul orelor de început sau de întoarcere
• șoferi de agenție care generează mai multe perioade necunoscute decât șoferii angajați
• o rută sau un program de client care duce la presiuni repetate de pauză sau odihnă

Aici analiza tahografului devine un instrument de management mai degrabă decât un exercițiu de arhivare. Dacă aceeași problemă apare lună după lună, întrebarea nu mai este ce s-a întâmplat. Întrebarea este de ce sistemul nostru a permis să continue.

De asemenea, ajută să comparăm constatările tahografului cu alte înregistrări. Dacă un șofer spune că un defect al vehiculului sau o defecțiune a afectat înregistrarea zilei, ar trebui să putem vedea asta în raportarea defectelor și istoricul VOR. Dacă timpul petrecut în atelier este dat ca motiv pentru mișcarea kilometrajului, înregistrarea de întreținere ar trebui să o susțină. Dacă un șofer susține că a avut instruire sau sarcini non-conducere, aceasta ar trebui să se potrivească cu înregistrările de rotație sau de plată.

Un proces structurat pentru revizuirile încălcărilor tahografului și debriefing-urile șoferilor face acest lucru mult mai ușor de dovedit.

Cât de des ar trebui să fie descărcate și verificate datele tahografului?

Rutina corectă este una care este suficient de regulată pentru a depista problemele devreme și suficient de realistă încât rapoartele să fie efectiv revizuite. Un program care pare strict pe hârtie, dar alunecă în practică, este mai slab decât o rutină pe care putem dovedi că o urmăm în fiecare săptămână.

Ar trebui să separăm trei lucruri. În primul rând, descărcarea datelor de pe cardul șoferului. În al doilea rând, descărcarea datelor unității de vehicul. În al treilea rând, revizuirea rapoartelor și escaladarea excepțiilor. Acestea sunt legate, dar nu sunt aceeași sarcină.

Pentru majoritatea operatorilor, abordarea funcțională este de a stabili un program fix pentru descărcări și un program intern mai scurt pentru revizuirea rapoartelor. În practică, aceasta înseamnă de obicei că nu așteptăm până la următorul ciclu formal de descărcare înainte de a analiza excepțiile serioase. Dacă o descărcare de card vine și arată o problemă semnificativă, ar trebui să fie revizuită prompt, nu lăsată până la sfârșitul lunii.

O rutină rezonabilă include de obicei:

• o frecvență definită pentru descărcările de carduri ale șoferilor
• o frecvență definită pentru descărcările unității de vehicul
• un punct de revizuire pentru rapoartele noi de încălcare și excepție
• o persoană numită responsabilă pentru prima revizuire
• un manager de transport numit responsabil pentru escaladare
• o perioadă țintă pentru debriefing-urile șoferilor și recunoașteri
• un proces pentru acțiuni urgente unde un șofer nu ar trebui să fie planificat până când problema este revizuită

Ar trebui să permitem, de asemenea, descărcări bazate pe evenimente. Dacă un șofer pleacă, un vehicul este vândut, are loc un incident serios sau DVSA solicită înregistrări, așteptarea următorului ciclu de rutină nu este suficientă. Același lucru se aplică atunci când un șofer de agenție a lucrat doar o perioadă scurtă, dar a generat îngrijorări.

Pentru operatorii cu mai multe depozite, șoferi proprietari sau o utilizare intensă a forței de muncă de agenție, consistența contează mai mult decât complexitatea. Cel mai bun sistem este de obicei cel care oferă aceeași cale de revizuire pentru fiecare descărcare de card și vehicul, indiferent de cine l-a încărcat sau de unde a venit.

Aceasta este o motivare pentru care mulți operatori se îndepărtează de foi de calcul separate, mementouri prin e-mail și foldere locale. Un sistem centralizat ne ajută să vedem ce a fost descărcat, ce a fost revizuit, ce este întârziat și ce așteaptă încă recunoaștere. Uneltele noastre de analiză a tahografului pentru conformitatea operatorului sunt concepute să se integreze cu restul dosarului operatorului, mai degrabă decât să lase înregistrările tahografului într-un siloz separat.

Nu oferim sfaturi legale cu privire la intervalele de descărcare aici, iar operatorii ar trebui să lucreze conform regulilor care se aplică vehiculelor și operațiunilor lor. Punctul practic este că, indiferent de programul pe care îl adoptăm, trebuie să putem arăta că este înțeles, urmat și monitorizat.

Ce dovezi ar trebui păstrate pentru DVSA și Traffic Commissioner?

Dacă DVSA vizitează sau un caz ajunge la Traffic Commissioner, nu este suficient să spunem că rapoartele erau disponibile. Trebuie să arătăm un traseu clar de audit de la primirea datelor până la acțiunea de management.

Cel puțin, ar trebui să păstrăm înregistrările de descărcare subiacente și rapoartele de analiză generate din acestea. Dar aceasta este doar începutul. Dovezile mai puternice sunt tot ce arată ce am făcut mai departe.

Asta include de obicei:

• rapoarte de încălcare pe șofer și pe vehicul
• rapoarte de excepție pentru kilometraj lipsă, perioade necunoscute și probleme de intrare manuală
• note ale revizuirii managerului de transport
• formulare de debriefing ale șoferului sau înregistrări ale întâlnirilor
• recunoașteri ale șoferului, fie semnate digital, fie în scris
• copii ale notelor de recalificare sau discuții de grup
• înregistrări de escaladare pentru încălcări repetate sau grave
• dovezi ale oricărei acțiuni disciplinare, acolo unde este cazul
• înregistrări care arată că problema a fost verificată din nou ulterior
• rezumate de management care arată tendințe în întreaga flotă

Pentru un control DVSA, claritatea contează. Un examinator ar trebui să poată alege un șofer, o perioadă de date sau un vehicul și să vadă secvența. Descărcare primită. Raport generat. Excepție identificată. Șofer contactat. Explicație acceptată sau respinsă. Acțiune suplimentară întreprinsă. Urmărire finalizată.

În cazul în care explicația depinde de o altă înregistrare, ar trebui să păstrăm acel link. De exemplu:

• un raport de defect sau defecțiune legat de o perioadă VOR
• documentația din atelier legată de mișcarea vehiculului
• înregistrări de rotație sau sarcini legate de lucrări non-conducere
• detalii despre mișcarea feribotului sau trenului legate de modelul de odihnă al zilei
• înregistrări de rezervare a agenției legate de activitatea unui șofer temporar

Aici un traseu de audit corespunzător ajută la credibilitate. Dacă un raport a fost revizuit cu două luni întârziere, modificat fără urmă sau recunoscut de nimeni, nu va rezista bine sub examinare. În contrast, un dosar complet cu date, acțiuni și utilizatori numiți este mult mai ușor de apărat.

Operatorii ar trebui să păstreze, de asemenea, dovezi ale rutinei de management în sine. Aceasta poate include calendare interne de conformitate, responsabilități atribuite, jurnale de revizuire și dovezi că articolele întârziate au fost urmărite. Dacă Traffic Commissioner întreabă cum funcționează sistemul, ar trebui să putem arăta nu doar cazuri individuale, ci și cadrul din jurul acestora.

La Operator Compliance, considerăm că cele mai puternice dosare sunt cele care combină dovezile tahografului cu restul înregistrărilor operatorului. Asta înseamnă că revizuirea tahografului nu plutește separat de verificările licenței, termenele de întreținere, rezervările MOT, datele testului anual, asigurarea și înregistrările de calificare ale șoferilor.

Unde se încadrează analiza tahografului în conformitatea mai largă a operatorului

Analiza tahografului este o parte a controlului managementului. Devine mult mai utilă atunci când este conectată la restul sistemului de conformitate.

Începeți cu șoferii. Dacă un șofer arată probleme repetate cu tahograful, ar trebui să putem verifica statutul licenței șoferului, datele anterioare de verificare DVLA, poziția Driver CPC și expirarea DQC fără a deschide trei sisteme diferite. Un manager de transport care analizează o tendință de încălcare are adesea nevoie de imaginea mai largă imediat. Este acesta un șofer recent calificat? Un lucrător de agenție? Cineva a cărui instruire CPC este datorată? Cineva deja sub revizuire?

Apoi, priviți vehiculele și remorcile. O excepție tahografică poate avea mai mult sens atunci când este privită în raport cu programele de inspecție, rezervările MOT, datele testului anual, defectele și perioadele VOR. Dacă un vehicul a fost scos de pe drum, în atelier sau aștepta piese, înregistrarea ar trebui să susțină acest lucru. Dacă nu, raportul tahografului poate fi primul semn că dosarul mai larg nu este întreținut corespunzător.

Această viziune mai largă contează, de asemenea, pentru angajamentele licenței operatorului. Un Traffic Commissioner nu va privi controlul tahografului în izolare dacă există și lacune în planificarea întreținerii, înregistrările de inspecție sau administrarea șoferilor. Slăbiciunea într-o zonă adesea provoacă întrebări în alta. De aceea recomandăm păstrarea unui dosar de conformitate coerent, fie că flota este formată din cinci vehicule sau cincizeci.

Pentru mulți operatori, acel dosar trebuie acum să acopere mai mult decât înregistrarea clasică HGV sau PSV. Flotele mixte pot include furgonete, remorci, vehicule de suport PHV sau active specializate. Verificările de asigurare pot implica date askMID de la Motor Insurers' Bureau sau înregistrări MIB utilizate pentru a confirma acoperirea. Echipele de atelier și planificare pot necesita date transmise printr-un REST API sau webhook-uri. Unii operatori doresc, de asemenea, legături cu unelte precum Fleetalyse sau Logivo.AI. Punctul nu este de a crea un stivă tehnologică de dragul ei. Punctul este de a menține dovezile de conformitate conectate.

Aceeași regulă se aplică înregistrării formale a licenței operatorului. Dacă avem nevoie de documente pentru VOL, un audit al site-ului sau o audiere, nu ar trebui să căutăm prin inboxuri, unități partajate și foldere de depozit pentru ultimul debriefing semnat. Ar trebui să știm unde se află înregistrarea și cine a închis-o.

Asta este diferența practică dintre a avea date tahografice și a avea control tahografic. O analiză bună ne spune ce spun datele. Un management bun al conformității se asigură că descoperirea este revizuită, acționată și păstrată ca dovadă.

OperatorCompliance a fost construit în jurul acestei realități zilnice. Fleeta Limited operează camioane sub o licență de operator, așa că sistemul este conceput în jurul înregistrărilor pe care managerii de transport trebuie să le producă atunci când DVSA pune întrebări. Scopul este simplu, păstrați analiza tahografului, înregistrările șoferilor, termenele vehiculului și dovezile semnate într-un singur loc, într-un format care rezistă atunci când cineva verifică.

Dacă procesul dumneavoastră actual se bazează încă pe exporturi separate, mementouri prin e-mail și arhivare manuală, riscul nu este doar că se pierd încălcări. Este incapacitatea de a dovedi că problema a fost gestionată. Aceasta este de obicei zona în care un control DVSA de rutină devine o conversație mai largă despre conformitate.