Regulile de descărcare a tahografului pentru 28 de zile explicate

Cărțile șoferilor trebuie descărcate cel puțin o dată la fiecare 28 de zile calendaristice, în timp ce unitățile vehiculului trebuie descărcate la fiecare 90 de zile. Datele descărcate ale tahografului trebuie analizate și păstrate timp de 12 luni, deoarece memoria limitată a cardului înseamnă că activitatea mai veche poate fi suprascrisă și pierdută.

Un manager de transport descoperă de obicei problema în cel mai prost moment posibil. O vizită DVSA este în curs, examinatorul cere cele mai recente fișiere ale cardului șoferului și urmărirea infracțiunilor, iar cea mai recentă descărcare a unui șofer este în afara feronului necesar. Șoferul poate fi lucrat legal, dar operatorul nu poate dovedi acest lucru deoarece dovezile au dispărut sau nu au fost niciodată revizuite.

Asta e motivul pentru care regulile de descărcare a tahografului pentru 28 de zile nu sunt doar un memento de birou. Ele fac parte din sistemul de licențiere a operatorilor pentru flotele HGV, autobuze și autocare. Operatorul, managerul de transport, șoferii, personalul de conformitate și echipa de întreținere au nevoie cu toții de un registru clar al celor care au descărcat ce, când a fost verificat, ce probleme au fost găsite și cum a răspuns afacerea.

Această ghidare separă cerința legală de controalele practice. De asemenea, se ocupă de distincția care cauzează multe probleme pe drum: descărcarea înregistrărilor la fiecare 28 de zile nu este același lucru cu purtarea înregistrărilor necesare pe drum. Perioada relevantă de purtare poate fi de 28 sau 56 de zile, în funcție de călătorie.

Un calendar de descărcare poate ajuta, dar un calendar singur nu va demonstra controlul. Fișierul trebuie să ajungă, să rămână lizibil, să fie analizat și să conducă la acțiuni documentate acolo unde există o infracțiune sau dovezi lipsă. O prezentare generală practică a descărcării de la distanță este disponibilă în acest ghid despre fluxurile de lucru pentru descărcarea de la distanță a tahografului.

Cuprins

• Introducere De ce regula de 28 de zile îi prinde pe operatori
  • Problema dovezilor în spatele unei descărcări ratate
  • Ce separă acest ghid
• Baza legală din spatele cerinței de descărcare de 28 de zile
  • De la angajamentul de licență la controlul zilnic
  • Lege, orientări și bune practici
• Regulile de descărcare versus regulile de purtare și păstrarea
  • Ce ceas se aplică la ce călătorie
  • Păstrarea este controlul de birou
• Timpul exact când rulează ceasurile de 28 de zile și 90 de zile
  • Timpul cardului șoferului
  • Timpul unității vehiculului
  • Construiește declanșatoarele în administrarea flotei
• Ce se întâmplă când ratați fereastra de 28 de zile
  • Separați problema datelor de acuzația de conducere
• Un sistem practic de conformitate care vă menține în interiorul a 28 de zile
  • Puneți fiecare sarcină temporizată pe un singur calendar de control
  • Faceți primirea și analiza fișierelor explicite
  • Păstrați semnarea și dovezile de susținere
  • Arătați sistemul în timpul unui audit
• Rămânând pregătit pentru audit și pașii următori pentru flota dumneavoastră

Introducere De ce regula de 28 de zile îi prinde pe operatori

Principala sarcină este dovedirea controlului continuu al orelor șoferilor către DVSA și, unde este necesar, către Traffic Commissioner (Comisarul pentru trafic). Asta înseamnă să arăți mai mult decât o colecție de fișiere pe un server. Trebuie să demonstrezi că cărțile șoferilor au fost descărcate la timp, unitățile vehiculului au fost descărcate conform programului lor, înregistrările au fost analizate și urmărirea a fost completată.

Controlul de bază este simplu. Cărțile șoferilor trebuie descărcate cel puțin o dată la fiecare 28 de zile calendaristice, iar datele unității vehiculului trebuie descărcate la fiecare 90 de zile. Înregistrările descărcate trebuie apoi analizate pentru a verifica conformitatea, iar înregistrările tahografului trebuie să rămână disponibile timp de 12 luni. Aceste intervale și cerința de analiză sunt stabilite în orientările GOV.UK pentru tahografe.

Motivul pentru care intervalul cărții șoferului este atât de important este practic, nu administrativ. O carte de șofer conține aproximativ 28 de zile de activitate medie. Odată ce spațiul disponibil este utilizat, cele mai vechi date sunt suprascrise și pierdute, astfel încât o descărcare ratată poate crea o gaură permanentă în dovezile operatorului. Lucrul cu activitate intensă poate reduce perioada practică și mai mult, deoarece cardul poate stoca mai puțin de 28 de zile atunci când schimbările de activitate sunt deosebit de frecvente.

Problema dovezilor în spatele unei descărcări ratate

Considerați o flotă mixtă care efectuează livrări programate, lucrări internaționale ocazionale și contracte PSV. Biroul are un tabel care arată descărcările așteptate ale cardurilor, dar cardul unui șofer de agenție nu a fost colectat înainte ca șoferul să înceteze să accepte ture. Unitatea vehiculului a fost descărcată conform programului, dar datele lipsă ale cardului înseamnă că biroul nu poate finaliza o revizuire de încredere a orelor șoferului pentru acea perioadă.

Această lacună afectează mai multe controale simultan:

• Analiza orelor șoferilor: Analistul poate să nu aibă înregistrarea completă a activității necesară pentru a investiga posibilele infracțiuni.
• Înregistrările timpului de lucru: Operatorul poate să nu aibă dovezile necesare pentru revizuirea timpului de lucru aplicabil.
• Debriefingul șoferilor: Un manager nu poate discuta corect o infracțiune dacă datele sursă sunt incomplete.
• Pachetele de conformitate lunare: Pachetul poate arăta o excepție de descărcare fără o explicație satisfăcătoare sau o acțiune corectivă.

Descărcarea fără analiză este de asemenea o dovadă slabă. Un fișier care stă într-un folder nu arată că cineva a verificat activitățile șoferului, a evaluat rezultatul sau a luat măsuri rezonabile pentru a preveni recidiva.

Ce separă acest ghid

Ceasul de descărcare de 28 de zile se aplică cărților șoferilor. Ceasul de 90 de zile se aplică unităților vehiculului. Fereastra de purtare pe drum este o întrebare separată, iar răspunsul depinde de faptul dacă călătoria este internă în GB, AETR sau lucrări internaționale UK-EU.

Pentru un deținător de licență de operator, cea mai sigură abordare este să aloce fiecare ceas unui proprietar, să înregistreze data limită, să păstreze fișierul original și să păstreze traseul de revizuire. Asta îi oferă managerului de transport ceva mai util decât un bife verde. Îi oferă dovezi ale unui sistem operațional.

Baza legală din spatele cerinței de descărcare de 28 de zile

Angajamentele licenței operatorului sunt punctul de plecare. Un angajament de a respecta orele șoferilor și regulile tahografului, și de a păstra înregistrări corespunzătoare, creează o responsabilitate de management continuă. Intervalul de descărcare a cărții de șofer de 28 de zile transformă această responsabilitate largă într-un control temporizat pe care cineva trebuie să-l monitorizeze.

Cadrele legale conectează mai multe obligații. Operatorul trebuie să organizeze munca astfel încât regulile aplicabile ale orelor șoferilor să poată fi respectate, să facă înregistrările necesare disponibile și să ia măsuri rezonabile pentru a identifica și aborda neconformitățile. Perspectiva Comisarilor pentru trafic asupra siguranței, conformității și responsabilității întărește așteptarea practică ca operatorii și managerii de transport să aibă proceduri solide, monitorizare regulată și acțiuni corective documentate.

De la angajamentul de licență la controlul zilnic

Responsabilitatea se află de obicei la deținătorul licenței operatorului, chiar și atunci când afacerea folosește șoferi de agenție, subcontractori sau vehicule furnizate în baza unor aranjamente comerciale. O altă afacere poate efectua o sarcină, dar deținătorul licenței trebuie să știe ce control a fost atribuit, ce dovezi au fost primite și ce s-a întâmplat când procesul a eșuat.

Managerii de transport oferă supraveghere profesională. Șoferii trebuie să folosească corect cărțile lor și să informeze operatorul despre probleme. Echipele de conformitate trebuie să mențină calendarul, să urmărească datele lipsă și să protejeze traseul de audit. Inginerii de flotă și furnizorii de întreținere pot să nu dețină procesul tahografului, dar schimbările de vehicule, defectele unității și eliminarea vehiculului pot crea evenimente care necesită o descărcare mai devreme.

Secvența practică este:

1. Stabiliți angajamentul într-o procedură. Declarați cine este responsabil pentru cărțile șoferilor, unitățile vehiculului, analiză, revizuirea infracțiunilor și stocarea înregistrărilor.
2. Creați controale temporizate. Urmăriți fiecare carte de șofer în raport cu ultima descărcare reușită și fiecare unitate vehicul în raport cu ultima sa descărcare.
3. Verificați datele sursă. Confirmați că înregistrările așteptate ale șoferului și vehiculului sunt prezente și lizibile.
4. Analizați înregistrările. Revizuiți orele șoferilor, Timpul de lucru, unde este cazul, evenimentele tahografului și excepțiile de date lipsă.
5. Acționați și păstrați dovezile. Debriefingul șoferului, înregistrați explicațiile, obțineți semnătura acolo unde este utilizată și păstrați traseul de audit rezultat.

Lege, orientări și bune practici

Obligațiile legale se află alături de orientările oficiale. GOV.UK explică cadrul de descărcare și producție, în timp ce angajamentul de licență al operatorului oferă contextul de reglementare pentru a demonstra controlul. O afacere poate alege un ritm intern mai strict, memento-uri mai devreme sau controale suplimentare de semnare ca bune practici, dar nu ar trebui să confunde aceste controale interne cu minimul statutar.

Întrebarea utilă în timpul unui audit nu este doar, „Am descărcat cardul?” Este de asemenea, „Putem arăta fișierul așteptat, analiza, decizia luată și persoana responsabilă?” Aceasta este diferența dintre un proces tehnic de descărcare și un sistem de conformitate al licenței operatorului.

Regulile de descărcare versus regulile de purtare și păstrarea

Expresia „regula de 28 de zile” ascunde trei controale diferite. Unul se referă la momentul în care operatorul descarcă un card de șofer. Altul se referă la ceea ce șoferul trebuie să producă pe drum. Un al treilea se referă la cât timp operatorul păstrează înregistrarea descărcată.

Compararea este cea mai importantă în flotele mixte. Un șofer poate să fi avut cardul descărcat la timp, dar afacerea poate întâmpina în continuare dificultăți pe drum dacă șoferul nu poate produce perioada corectă pentru călătorie. De asemenea, afacerea poate produce înregistrări în timpul unei vizite, dar nu reușește să arate că le-a analizat și păstrat corespunzător.

Feronțele de drum sunt descrise în regulile actuale ale tahografului GOV.UK, în timp ce orientările practice privind diferența dintre intervalul de descărcare al operatorului și înregistrările pe care un șofer trebuie să le poarte sunt stabilite în acest ghid despre datele lipsă ale tahografului.

Ce ceas se aplică la ce călătorie

Pentru lucrările interne GB și AETR, șoferul trebuie să fie capabil să producă ziua curentă și ultimele 28 de zile calendaristice atunci când este necesar. Călătoriile internaționale UK-EU folosesc perioada de producție mai lungă de 56 de zile. Aceasta nu transformă fiecare operațiune din Marea Britanie într-o operațiune de 56 de zile, astfel încât o flotă ar trebui să clasifice călătoria mai degrabă decât să aplice o regulă generală.

Un șofer care lucrează în ambele categorii are nevoie de instrucțiuni clare de expediere. Echipa de conformitate ar trebui să știe ce înregistrări ar putea fi solicitate de șofer, iar șoferul ar trebui să știe că o descărcare completă a biroului nu înlocuiește obligația de producție pe drum.

Păstrarea este controlul de birou

Fișierele descărcate ale operatorului trebuie să rămână disponibile pentru inspecție timp de 12 luni. Păstrarea fără analiză nu este suficientă, iar analiza fără păstrare fiabilă lasă operatorul incapabil să dovedească ce a fost revizuit.

Un pachet de dovezi rezonabil leagă fișierul original de rezultatul analizei, decizia privind infracțiunea, comunicarea cu șoferul și orice acțiune corectivă. Această abordare face mai ușor să investigați o descărcare întârziată, o perioadă de kilometraj lipsă sau un eveniment fără card fără a trata fiecare excepție ca dovadă a utilizării deliberate greșite. Orientările privind organizarea înregistrărilor cardurilor tahografului digitale pot ajuta echipele să mențină acea legătură.

Timpul exact când rulează ceasurile de 28 de zile și 90 de zile

Controlul calendaristic este locul unde multe proceduri altfel solide eșuează. Intervalul cărții șoferului este măsurat în zile calendaristice, nu în săptămâni convenabile de birou, iar intervalul unității vehiculului rulează independent. Fiecare șofer și fiecare vehicul au nevoie de propria dată a ultimei descărcări reușite.

Un memento recurent pe tabel pare adesea adecvat până când un șofer își schimbă angajatorul, un vehicul este vândut, o unitate dez