Responsabilitățile managerului de transport din Marea Britanie

Responsabilitățile managerului de transport din Marea Britanie: control continuu și eficient

Un manager de transport trebuie să exercite un control continuu și eficient asupra activităților de transport ale unui operator, acoperind permisele de conducere și orele șoferilor, starea tehnică a vehiculului, conformitatea cu tahograful și păstrarea înregistrărilor. Acesta este un standard statutar stabilit de Traffic Commissioner (Comisarul pentru Transport), nu o descriere a locului de muncă pe care o poți interpreta liber. Dacă greșești, consecințele variază de la o scrisoare de avertizare la o anchetă publică și descalificare.

TL;DR:

• Controlul continuu și eficient necesită supraveghere activă și documentată a șoferilor, vehiculelor și păstrării înregistrărilor, nu doar verificări periodice.
• Managerii de transport trebuie să dețină un CPC valid, să stabilească o legătură reală cu operațiunea și să obțină aprobarea Traffic Commissioner înainte de numirea formală.
• Descărcările regulate și la timp ale datelor tahografului, inspecțiile vehiculelor și verificările permiselor de conducere sunt esențiale pentru menținerea conformității și identificarea infracțiunilor devreme.
• Păstrarea înregistrărilor precise timp de 12 până la 24 de luni și organizarea pachetelor de audit sunt critice pentru a dovedi conformitatea în timpul inspecțiilor sau anchetelor.
• Delegarea trebuie documentată, iar managerii ar trebui să auditeze proactiv sistemele lor în mod regulat, nu doar să reacționeze la vizitele de aplicare a legii sau la încălcări.

Cuprins

• Care sunt responsabilitățile legale de bază ale unui manager de transport?
• Calificare și nominalizare: CPC, legătură reală și aprobată de Traffic Commissioner
• Managementul șoferilor: permise, Driver CPC și competență continuă
• Orele șoferilor și regulile tahografului: descărcări, analiză și gestionarea infracțiunilor
• Întreținerea vehiculului și starea tehnică: PMIs, MOT și gestionarea defectelor
• Înregistrări și documentație: perioade de păstrare și pregătire pentru audit
• Construirea dovezii managementului activ, nu a soluțiilor reactive
• Delegare, capacitate și ce să faceți când autoritatea dvs. este depășită
• O cronologie practică: sarcini zilnice, săptămânale, lunare și anuale
• Perspectiva practicianului: ce separă un audit curat de o anchetă publică
• Cum sprijină OperatorCompliance îndatoririle dvs. legale
• Surse

Care sunt responsabilitățile legale de bază ale unui manager de transport?

„Control continuu și eficient” este expresia care ancorează poziția legală a fiecărui manager de transport din Marea Britanie și provine direct din ghidul Senior Traffic Commissioner. Aceasta înseamnă că nu poți pur și simplu să deții CPC-ul de manager de transport și să verifici o dată pe lună. Trebuie să dirijezi activ și să monitorizezi operațiunea de transport și să poți dovedi acest lucru atunci când un examinator DVSA sau Traffic Commissioner întreabă.

Această dovadă contează mai mult decât își dau seama majoritatea operatorilor. Un manager de transport care semnează documente fără a ști cu adevărat ce se întâmplă în curte nu exercită, în ochii Comisarului, control deloc. Gov conturează rolul în jurul rezultatelor: sunt vehiculele impozitate, MOT-uite și asigurate, au șoferii dreptul legal de a conduce, sunt respectate orele și regulile tahografului, iar înregistrările sunt păstrate pentru perioadele cerute de lege.

Delegarea este permisă și, în flotele mai mari, inevitabilă. Un manager de transport care supraveghează 80 de vehicule nu poate verifica personal fiecare fișier tahograf sau raport de inspecție. Ceea ce se așteaptă de la Comisar este o lanț documentat: cine face ce, cât de des și cum revizuiește și semnează managerul de transport acea muncă. Delegarea unei sarcini fără a o audita ulterior este tratată ca abandonarea controlului, nu ca împărtășirea acestuia.

Traffic Commissioners evaluează dacă controlul continuu și eficient există cu adevărat folosind mai mulți indicatori practici:

• Orele dedicate operațiunii în raport cu dimensiunea și complexitatea flotei, verificate în raport cu alte locuri de muncă pe care le deține managerul de transport.
• Prezența fizică sau documentată, inclusiv vizite pe teren, întâlniri de management și dovezi ale instrucțiunilor directe către personal.
• Sisteme în vigoare pentru verificările permiselor, planificarea întreținerii, analiza tahografului și gestionarea infracțiunilor.
• Autoritate financiară și operațională, ceea ce înseamnă că managerul de transport poate efectiv să oprească un vehicul necorespunzător din punct de vedere tehnic, nu doar să recomande acest lucru.
• Un istoric de acțiuni corective, arătând că atunci când ceva nu merge bine, se rezolvă și se documentează, nu doar se notează și se uită.

În cazul în care acești indicatori sunt slabi, Traffic Commissioner poate concluziona că managerul de transport numit există doar pe hârtie. Această constatare a declanșat anchete publice chiar și în cazul în care nu a existat nicio defecțiune a vehiculului sau infracțiune a șoferului.

Calificare și nominalizare: CPC, legătură reală și aprobată de Traffic Commissioner

Înainte ca cineva să poată fi numit manager de transport pe o licență de operator, trebuie să dețină Certificatul de Competență Profesională pentru Manageri de Transport. Există calificări CPC separate pentru operațiunile vehiculelor de marfă și pentru vehiculele de transport de pasageri, iar deținerea uneia nu te califică să acționezi ca manager de transport pentru cealaltă. Conform ghidului GOV.UK pentru a deveni manager de transport, Traffic Commissioner trebuie să aprobe formal nominalizarea înainte ca aceasta să aibă efect legal, iar aprobarea nu este un simplu ștampilat.

Procesul se desfășoară în general prin aceste etape:

1. Obțineți CPC-ul relevant. Calificarea este testată prin organismele de certificare relevante și acoperă legislația privind licențierea operatorilor, standardele vehiculelor, orele șoferilor și managementul afacerilor.
2. Stabiliți o legătură reală cu operațiunea. Traffic Commissioner dorește dovezi că managerul de transport este capabil în mod realist să exercite control, nu doar numit din comoditate. Aceasta ar putea include un contract de muncă, un acord de consultanță cu ore definite sau dovada prezenței regulate la centrul de operare.
3. Trimiteți nominalizarea împreună cu cererea de licență de operator sau ca o variație. Operatorul trebuie să notifice formal Traffic Commissioner, iar declarația managerului de transport face parte din acea trimitere.
4. Răspundeți la orice solicitare de dovezi suplimentare. Comisarii pot solicita detalii despre orele lucrate, alte roluri deținute și cum va fi menținută supravegherea în mai multe locații, dacă este relevant.
5. Mențineți reputația pe parcursul numirii. Reputația nu este evaluată o dată și uitată. Condamnările, descalificările anterioare sau dovezile unei gestionări slabe în altă parte a carierei unui manager de transport pot fi puse în discuție în orice moment.

Refuzurile și provocările de reputație tind să se concentreze în jurul unui număr mic de probleme recurente. Un manager de transport nominalizat în prea multe centre de operare fără o explicație credibilă despre cum va acoperi toate acestea este un semnal comun. De asemenea, un manager de transport care a fost anterior descalificat sau care a fost numit manager de transport într-o perioadă în care un operator a fost găsit cu grave deficiențe de conformitate. Dovezile slabe sau inexistente ale unei legături reale, cum ar fi o nominalizare fără documente de angajare și fără înregistrări ale vizitelor pe teren, sunt o altă cauză frecventă de refuz.

Există, de asemenea, o obligație de notificare continuă pe care mulți operatori o ignoră. Dacă orele de lucru sau rolul unui manager de transport se schimbă semnificativ, de exemplu, trecerea de la un program full-time la un aranjament de consultanță part-time, Traffic Commissioner trebuie informat. Nefacerea notificării unei reduceri a orelor care subminează dovezile originale de „legătură reală” poate declanșa o revizuire a reputației, independent de orice altă problemă de conformitate din flotă.

Managementul șoferilor: permise, Driver CPC și competență continuă

Fiecare șofer din flotă are nevoie de un permis valid pentru categoria de vehicul pe care o conduce, iar sarcina managerului de transport este să știe acest lucru în permanență, nu doar la momentul angajării. Aceasta înseamnă efectuarea unei verificări a permisului DVLA înainte ca un șofer să înceapă, apoi repetarea verificărilor la o frecvență care reflectă riscul. Un șofer cu puncte de penalizare aproape de un prag sau unul semnalat în timpul unei verificări anterioare, în general, trebuie verificat mai des decât un deținător de permis curat.

Conformitatea cu Driver CPC se află alături de aceasta. Șoferii profesioniști ai celor mai multe vehicule de marfă de peste 3.5 tone și autobuze sau autocare care transportă pasageri au nevoie de ore de formare periodice completate într-un ciclu de cinci ani. Un manager de transport care nu poate produce dovezi ale statutului actual Driver CPC pentru fiecare șofer relevant are o lacună de conformitate activă în momentul în care un ofițer DVSA întreabă.

Practicile bune în ceea ce privește înregistrările șoferilor includ de obicei:

• Un jurnal de verificare a permiselor care înregistrează data, metoda (verificare online DVLA sau serviciul codului de partajare al Agenției de Licențiere a Șoferilor și Vehiculelor) și rezultatul pentru fiecare șofer, actualizat conform unui program documentat.
• Certificatul Driver CPC sau înregistrările de formare păstrate centralizat, cu datele de reînnoire semnalate cu mult înainte de termenul de cinci ani.
• Înregistrările de integrare care arată că noii șoferi au fost informați despre verificările de inspecție, regulile orelor șoferilor și procedurile de raportare ale companiei.
• Un jurnal disciplinar care surprinde orice încălcare a orelor șoferilor, eșec de raportare a defectelor sau probleme cu permisele, cu acțiunea întreprinsă.
• Dovezi ale verificărilor continue de competență, cum ar fi plimbări periodice, revizuiri ale comportamentului tahografului sau discuții în grup legate de probleme recurente.

Pro Tip: Stabiliți frecvența verificărilor permiselor în funcție de bandă de risc, mai degrabă decât o regulă unică. Șoferii cu 3 până la 6 puncte sunt verificați mai des decât cei cu un permis curat; este un pas administrativ mic care are o greutate reală dacă un Traffic Commissioner întreabă vreodată cum gestionați riscul permiselor.

Verificarea recrutării contează și aici, în special pentru operatorii care aduc șoferi din agenții sau recent calificați. Ghidul privind selectarea șoferilor profesioniști poate ajuta la rafinarea întrebărilor adresate în timpul interviului, înainte ca un șofer să ajungă vreodată lângă un vehicul. Obținerea verificării corecte la ușa din față reduce volumul de probleme pe care un manager de transport trebuie să le gestioneze reactiv mai târziu.

Orele șoferilor și regulile tahografului: descărcări, analiză și gestionarea infracțiunilor

Datele tahografului trebuie descărcate conform unui program fix, iar lipsa respectării acestui program este în sine o deficiență de conformitate, indiferent de ceea ce arată datele în cele din urmă. Cardurile șoferilor trebuie descărcate cel puțin o dată la 28 de zile, iar unitățile vehiculului cel puțin o dată la 90 de zile, un ritm rezumat clar în ghidul OperatorCompliance privind regula 28/90. Dacă ratați aceste feronii, pierdeți vizibilitatea orelor șoferilor în timp real, ceea ce este exact momentul în care infracțiunile rămân neobservate.

Un proces de tahograf funcțional are patru pași care se repetă pe un ciclu:

• Descărcare: cardurile șoferilor și unitățile vehiculului sunt extrase conform regulii 28/90, nu lăsate să se acumuleze.
• Analiza: datele sunt verificate în raport cu regulile orelor șoferilor pentru limitele de conducere zilnice și săptămânale, pauze și perioade de odihnă.
• Documentare: fiecare infracțiune este înregistrată cu explicația șoferului, chiar și atunci când se dovedește a fi o excepție legitimă.
• Acțiune: infracțiunile repetate sunt abordate prin formare, proces disciplinar sau, în cazuri grave, referire pentru o examinare suplimentară.

Feroniile de descărcare de 28 de zile și 90 de zile nu sunt arbitrare. Acestea sunt intervalele maxime care permit în continuare unui manager de transport să observe un model de comportament de conducere slab înainte de a deveni o încălcare gravă și susținută, observată doar la MOT sau la un control pe drum. Un șofer care se confruntă în tăcere cu lipsa de odihnă zilnică timp de șase săptămâni consecutive este o conversație de reglementare foarte diferită dacă o observi în săptămâna a doua față de a o descoperi doar la un control DVSA.

Statistic Callout: Regula 28/90 în practică Descărcări de carduri de șofer: maximum o dată la 28 de zile. Descărcări de unități de vehicul: maximum o dată la 90 de zile. Acestea sunt limitele legale, nu frecvența recomandată; multe flote bine gestionate descarcă săptămânal sau la două săptămâni pentru a identifica problemele mai repede, așa cum este detaliat în ghidul OperatorCompliance pentru analiza tahografului.

Păstrarea înregistrărilor este la fel de importantă ca descărcarea în sine. Înregistrările tahografului trebuie păstrate și făcute disponibile pentru inspecție, iar înregistrările infracțiunilor ar trebui să arate nu doar că a avut loc o încălcare, ci și ce s-a făcut în legătură cu aceasta. La audit, personalul Traffic Commissioner sau un examinator DVSA va dori de obicei să vadă istoricul descărcărilor, raportul de infracțiune, dovezi că șoferul a fost informat și orice acțiune ulterioară. O grămadă de fișiere descărcate fără analiză atașată spune unui regulator că datele sunt colectate, dar nu utilizate, ceea ce subminează standardul de „control continuu și eficient” la fel de mult ca și neefectuarea descărcărilor deloc.

Întreținerea vehiculului și starea tehnică: PMIs, MOT și gestionarea defectelor

Menținerea vehiculelor în stare tehnică este cea mai vizibilă parte a muncii unui manager de transport și este construită în jurul unui planificator de întreținere care programează fiecare inspecție de siguranță, MOT sau test anual și data de calibrare în avans. Ghidul GOV.UK privind responsabilitățile managerului de transport este explicit că această funcție de planificare revine managerului de transport, nu unui atelier sau contractor care acționează singur.

Construirea și gestionarea acelui planificator în practică înseamnă de obicei:

1. Maparea flotei pe un calendar ISO săptămânal în continuu, astfel încât intervalul de inspecție de siguranță al fiecărui vehicul, data MOT sau testul a