Избягвайте проверки от DVSA: Правила за удостоверяване на дейности

Избягвайте проверки от DVSA: Правила за удостоверяване на дейности за британски флоти

Удостоверението за дейности е валидно само когато шофьорът наистина не е могъл да запише период на тахографа, използвайки неизменен шаблон на Европейската комисия, подписан от оператора и шофьора преди началото на пътуването. DVSA го приема за употреба в Обединеното кралство, но го третира като документ, който заслужава проверка, а не като рутинна замяна за правилни записи на тахографа.

TL;DR:

• Удостоверенията трябва да бъдат попълнени и подписани преди началото на дейността, използвайки оригиналния, неизменен шаблон на Европейската комисия, с подписите на шофьора и оператора.
• Формулярът е валиден само за истински технически или практически невъзможности, като отсъствие от превозното средство или повреди на тахографа, а не за удобство или обичайна употреба.
• Повтарящата се зависимост от удостоверения вместо правилни записи на тахографа може да сигнализира за проблеми с управлението на тахографа, които вероятно ще привлекат повишено внимание по време на одити.
• Точното водене на записи включва съпоставяне на удостоверения с данни за заплати, отпуски и тахографи, и съхраняване на подписани оригинали за проверка.
• Цифровите инструменти и софтуер, които автоматично четат изтегляния и съхраняват подписани записи, помагат за поддържане на комплект записи, готови за одит, и намаляват често срещаните грешки.

Съдържание

• Какво е формулярът за удостоверяване на дейности?
• Кога можете да използвате удостоверение вместо ръчен запис?
• Как да попълните удостоверение правилно
• Практически примери и често срещани грешки, които да избягвате
• Задължения за водене на записи и какво търсят проверките за спазване
• Как операторите поддържат записи, готови за одит, без да разчитат на хартия
• Защо строгата практика на удостоверяване е по-важна, отколкото операторите мислят
• Управлявайте удостоверенията и записите на часовете на шофьорите без преследване на хартия
• Източници
• Често задавани въпроси

Какво е формулярът за удостоверяване на дейности?

Формулярът за удостоверяване на дейности е стандартен документ на Европейската комисия, който отчита периоди, които шофьорът не е могъл да запише на тахографа, независимо дали поради отпуск, болест или техническа повреда. Правната му основа е в рамките на регламента на ЕС за времето на шофиране и той работи както е предвидено, само когато нищо в текста не е променено.

Регламент (ЕС) № 165/2014 прави ръчните записи на тахографа основно задължение за шофьорите; удостоверението съществува като резервна опция, а не като паралелна. Вторичното законодателство на Обединеното кралство пренася тези задължения в националното право чрез Регламента за часовете на шофьорите, изменен през 2022 г., за да отрази запазената рамка на ЕС след Брекзит.

Критично е, че шаблонът на Европейската комисия трябва да остане точно както е публикуван. Промяната на оформлението, добавянето на полета или преформулирането на секции го прави невалидно. Само подписан оригинал има значение. Копия, сканирания, представени вместо оригинала, или формуляри, попълнени след събитието, нямат стойност при проверка на пътя.

Кога можете да използвате удостоверение вместо ръчен запис?

Удостоверенията съществуват за истински технически или практически невъзможности, а не за удобство. Типични валидни сценарии включват шофьор, който е отсъствал от превозното средство през целия период, за който става въпрос, повреда на тахографа, която предотвратява ръчен запис, или шофьор, който изобщо няма достъп до превозното средство по време на годишен отпуск или болест.

Записите на цифровия тахограф остават основното законово изискване съгласно Регламент (ЕС) № 165/2014, и тази йерархия е важна по време на проверките. Шофьор, който разумно би могъл да направи ръчен запис, но вместо това е използвал удостоверение, не е изпълнил стандарта, който правилата очакват.

Операторите, които виждат удостоверения да се появяват седмица след седмица за същия шофьор или превозно средство, трябва да третират това като предупредителен знак, а не като модел. Удостоверение за счупен четец на карти е защитимо. Повтарящата се зависимост от удостоверения вместо ръчни записи сочи към проблем с управлението на тахографа, който DVSA ще забележи по време на всеки одит, и предизвиква по-внимателна проверка на всеки друг запис, който имате.

Как да попълните удостоверение правилно

Правилното попълване на документацията е по-важно, отколкото повечето оператори предполагат, тъй като лошо попълнено удостоверение често се третира като липса на запис. Следвайте тази последователност всеки път:

1. Попълнете го преди пътуването. Формулярът трябва да бъде попълнен и подписан преди шофьорът да тръгне, а не да бъде датиран обратно след това, за да покрие пропуск, който някой е забелязал по-късно.
2. Получете и двата подписа. Представителят на компанията и шофьорът подписват. Ако шофьорът е самоосигуряващ се, той подписва два пъти, веднъж като „компания“ и веднъж като шофьор, потвърдил и двете роли на същия документ.
3. Запазете шаблона неизменен. Името на компанията, адресът и данните на шофьора се попълват в съществуващите полета. Нищо в структурата на формуляра не се променя.
4. Използвайте един формуляр за всяка дейност. Отпуск, болест и друга работа изискват отделно удостоверение с свои собствени дати.
5. Носете оригинала. Шофьорът съхранява подписания оригинал в превозното средство и го представя по време на всяка проверка от DVSA, а не копие, съхранявано на телефон.

Практически примери и често срещани грешки, които да избягвате

Представете си шофьор, който взема седмица годишен отпуск. Тази седмица изисква едно удостоверение, покриващо целия период на отпуск, датирано правилно и подписано преди началото на отпуска, а не отделен формуляр за всеки ден. Сравнете това с шофьор, който прекарва едно следобед на складови задължения извън кабината. Тази ситуация изисква собствено удостоверение, покриващо само тази дейност и този времеви период, отделено от всякакви записи за отпуск или болест.

Грешките, които водят до отхвърляне, почти винаги са предотвратими:

• Използване на изменена или преформатирана версия на шаблона вместо оригиналното оформление.
• Подписване на формуляра след като дейността вече е приключила.
• Комбиниране на две различни дейности, като болест и друга работа, на един формуляр.
• Оставяне на подписания оригинал в депото, вместо да го носите в превозното средство.

Съвет: Дръжте малък запас от празни, неизменени шаблони за удостоверение във всяка кабина. Шофьор, който трябва да търси правилния формуляр под натиск, е много по-вероятно да попълни грешната версия или да пропусне подпис.

Задължения за водене на записи и какво търсят проверките за спазване

Шофьорите трябва да притежават пълни записи, обхващащи текущия ден и предишните 28 календарни дни, и това изискване важи за удостоверения точно толкова, колкото и за разпечатки от тахографа или цифрови изтегляния, съгласно Gov. Удостоверението не е еднократна услуга за шофьора; то става част от официалния комплект записи, който проверяващият може да поиска на място.

Непълно или неправилно попълнено удостоверение често се третира като липса на запис на тахографа, което може да доведе директно до забранително известие или глоба, вместо до учтиво искане за поправка на документацията. Най-сигурният подход е да се съпоставят всяко удостоверение с данни за заплати, резервации за отпуск и записи за болест, и да се съхранява заедно с релевантните изтегляния на тахографа, така че одиторът да може да види цялата картина на едно място, а не да я сглобява от отделни системи.

Как операторите поддържат записи, готови за одит, без да разчитат на хартия

Кратка вътрешна политика решава повечето от тези проблеми: посочете един подписващ, съхранявайте всеки подписан оригинал централно и записвайте конкретната причина за всяко удостоверение, вместо да оставяте „защо“ на паметта. Съпоставянето на удостоверения с данни от тахографа затваря пропуска, който проверяващите търсят първо.

Цифровите инструменти помагат тук по конкретен начин. Софтуерът за анализ на тахографа, който автоматично чете .DDD изтегляния, сигнализира за пропуски, които иначе биха изисквали удостоверение на хартия, а електронно подписаните отчети премахват риска от загуба на формуляр между депото и кабината. Многоезичното приложение за шофьори също намалява грешките при попълване сред шофьорите, които се чувстват по-уверени да четат формуляри на полски, румънски, литовски или български, отколкото на английски.